أفضل الممارسات في Outlook: كتابه بريد الكتروني رائع

أفضل الممارسات في Outlook: كتابه بريد الكتروني رائع

في هذه المقالة

الإجراءات الواجب تنفيذها

Don'ts

كيفيه استخدام قوائم التوزيع ومجموعات جات الاتصال (دلس)

كيفية استخدام التعليقات المضمّنة

متى يجب استخدام النسخة المخفية

التحضير لأجازه

الإجراءات الواجب تنفيذها

ستساعد القواعد التالية علي مشاهده رسائل البريد الكتروني الخاصة بك والحصول علي الرسالة عبرها.

  1. اقرأ الرسالة قبل إرسالها.

  2. فليكن الموضوع وصفياً ويذكر الإجراءات المطلوب تنفيذها. علي سبيل المثال: "المديرون: الرجاء إرسال ريتريات اللوحة" إلى اسم المجموعة والاجراء حتى يتمكن المستلمون من معرفه ما يحتاجونه بسرعة. تتضمن البادئات الأخرى المفيدة "معلومات المعلومات:" و "الاجراء مطلوب."

  3. إذا كان الاجراء مطلوبا ، فقم بالحالة التي تريدها في سطر الموضوع.

  4. غيّر موضوع الرسالة في حال تغيّر موضوع المحادثة.

  5. فلتكن كافة الرسائل قصيرة وواضحة.

  6. تنظيم محتوي الرسالة من الأكثر اهميه إلى الأقل.

  7. خذ في الاعتبار غامق المعلومات الهامه.

  8. ضع عناصر الإجراءات أو الاسئله علي أسطر منفصلة بحيث يتم إبرازها والحصول علي ملاحظه.

  9. أسماء الأشخاص الغامقين عند طرح الاسئله. علي سبيل المثال: "باسل: ما هي حاله المشروع ؟" إذا كنت تستخدم Outlook 2016 مع Microsoft 365 ، فيمكنك استخدام @Mentions.

  10. يمكنك تحديد عدد الأشخاص الذين ترسل اليهم رسالة إلى أولئك الذين يحتاجون إلى قراءتها.

    • ضع الأشخاص الذين يجب ان يتم اعلامهم علي السطر " نسخه ".

    • ضع الأشخاص الذين يحتاجون إلى الاستجابة أو اتخاذ اجراء علي السطر إلى .

  11. استخدم توقيعا signature عندما يكون مناسبا، ولكن مع الاحتفاظ بتوقيعك بسيط ، وبسيط ، واحترافي ، وإذا أمكن ، يمكنك تحرير الرسومات.

  12. إذا كنت تريد استجابه فورية ، فلا ترسل بريدا الكترونيا. استخدم الهاتف أو أرسل رسالة فورية.

  13. إذا كنت تستخدم محادثه بريد الكتروني تحتوي علي أكثر من 10 رسائل بدون حل ، فيمكنك الاتصال باجتماع أو اعداده لمناقشه المشكلة. لا يُعد البريد الإلكتروني دائماً وسيلة فعالة لحل المسائل المعقّدة.

  14. أكّد استلام الرسائل التي تتطلب استجابة أكثر شمولية. إذا كنت منشغلاً جداً ويتعذر عليك إرسال رد كامل على الفور، فقم بإعلام المرسل أنك تدرس المسألة وأنك ستردّ عليه بحلول وقت أو تاريخ معين. ضع علامة علي الرسالةلتذكيرك بالرد لاحقا.

  15. استخدم اهميه عاليه ( الأيقونة "أهمية عالية" في Outlook ) باقتصاد.

    ملاحظة: حتى إذا قمت باعداد قاعده إرسال مؤجله ، فان وضع علامة علي رسالة باهميه عاليه يؤدي إلى إرسالها علي الفور.

  16. إذا كنت تطرح سؤالا وكان هناك العديد من الأشخاص الذين يمكنهم الاستجابة ، فاختر شخصا واحدا فقط بدلا من إرسال سؤالك إلى مجموعه.

المفتاح الخاص بكتابه رسائل البريد الكتروني الجيدة هو امباثيزي مع المستلمين.

المتابعة: وضع علامة عند الإرسال

عند إرسال رسالة إلى شخص تحتاج إلى رد منه، نفذ الإجراءات التالية:

  1. وضع علامة عليه بنفسك عند الإرسال.

  2. تغيير اسم مهمة البريد الكتروني التي تم وضع علامة عليها في شريط المهام لبدء المتابعة.

  3. ضع عليها علامة الفئة @Waiting.

عندما تتخذ هذه الخطوات الثلاثة ، ستعلم ان الاجراء التالي الذي قمت به هو إرسال رسالة أخرى أو البحث عن استجابه.

تلميح    إن تذكير نفسك بإرسال رسالة أخرى غالباً ما يكون أكثر فعالية من وضع علامة على الرسالة للمستلم. وبشكل مماثل، عندما تقطع وعداً بتنفيذ إجراء ما في رسالة، ضع علامة لنفسك عليها لكي تظهر كمهمة في شريط المهام لتذكيرك بها.

أعلى الصفحة

Don'ts

  1. لا تستخدم القرطاسية.

  2. لا تقم بتضمين مديرك علي كل رسالة ترسلها.

  3. لا تقم بإرسال رسالة عندما يرغب. من الأفضل أن تكتبها وتحفظها في مجلد المسودات وترجع إليها لاحقاً.

  4. لا تتوقع استجابه سريعة عند إرسال رسائل طويلة (أكثر من فقرتين).

  5. لا ترسل رسالة متابعه اقل من يوم بعد الرسالة الاولي. إذا كنت لا تسمع مره أخرى في الوقت المناسب ، فجرب استخدام الهاتف أو المراسلة الفورية.

  6. لا تستخدم إيصالات القراءة أو إيصالات التسليم في كل رسالة تقوم بإرسالها. استخدمها فقط إذا لم تكن متأكداً من أن المستلمين سيتلقون الرسالة.

  7. لا تقم بإرفاق علامات أو اهميه عاليه الأيقونة "أهمية عالية" في Outlook لكل رسالة ترسلها. فسيتعلم المستلمون تجاهلها.

  8. لا تستخدم الأحرف الكبيرة.

  9. عدم إرسال المرفقات — إرسال الارتباطات بدلا من ذلك.

  10. لا تقم بتوسيع قوائم التوزيع أو مجموعات جات الاتصال. يؤدي توسيع قوائم التوزيع إلى جعل الرسائل صعبه القراءة وتتسبب في انتقالها إلى مجلدات البريد غير الصحيحة.

  11. لا تستخدم ساركاسم. من المحتمل ان تكون الفهم.

  12. لا تكتب شيئا لا تريد ان يقراه كل شخص في شركتك. لا تعرف أبدا علي المكان الذي قد تنتهي فيه رسالة البريد الكتروني.

  13. لا تستخدم الخطوط الفنية الأكثر ملاءمة أو التي يصعب قراءتها.

  14. لا تستخدم الخطوط الحمراء ، لأنه من الصعب قراءتها ويمكن تفسيرها كهامه.

  15. لا تقم بإرسال رد للكل إلى قائمه توزيع أو انه يطالبك بازاله مجموعه جات الاتصال. لا تقم بذلك إطلاقاً.

أعلى الصفحة

قواعد لمجموعات جات الاتصال وقوائم التوزيع (دلس)

  • إذا كنت تستجيب لمجموعه جات اتصال كبيره ، فاتبع كل مهام البريد الكتروني والdon'ts.

  • إذا كنت بحاجه إلى مزيد من المعلومات من شخص واحد أو إذا لم تتحقق المشكلة بشكل منفصل ، فيمكنك الرد علي قائمه التوزيع بالبالكامل لاعلام الجميع بانك تستجيب والرد علي الفرد بشكل منفصل. تاكد من الاستجابة إلى قائمه التوزيع بعد حل المشكلة بالحل.القيام بذلك يسمح بالرجوع إلى الحل من قبل أشخاص آخرين علي قائمه التوزيع.

كيفية إعادة توجيه الأشخاص

إذا أرسل أحد الأشخاص رسالة إلى قائمه توزيع كنت عضوا فيها ، وكانت الرسالة قد تم الرد عليها بشكل أفضل من قبل شخص آخر أو قائمه توزيع أخرى ، فقم بما يلي:

  1. الرد بقائمه التوزيع الصحيحة أو الشخص علي السطر " إلى ".

  2. إرسال الردود إلى قائمه التوزيع الصحيحة أو الشخص.

  3. لا تضع قائمه التوزيع الاصليه علي سطر النسخة المخفية لأنه لن تتم تصفيه رسالتك بواسطة قواعد الأشخاص الآخرين. بدلا من ذلك ، اترك قائمه التوزيع في السطر إلى أو نسخه .

كيفيه الازاله من DL

إذا تلقيت بريدا من قائمه توزيع لا تريد ان تكون قيد التشغيل ، فيمكنك إرسال رسالة إلى مسؤول الشبكة أو إلى مالك قائمه التوزيع وطلب ازالته. لا تقم بالرد علي قائمه التوزيع بالبالكامل. للعثور علي مالك القائمة الخاصة بالتوزيع الخاص به ، انقر نقرا مزدوجا فوق اسم قائمه التخصيص.

أعلى الصفحة

كيفية استخدام التعليقات المضمّنة

تعد أضافه التعليقات المضمنة إلى البريد الكتروني التي تتلقاها طريقه ملائمة للاجابه علي الاسئله والاستجابة مباشره للمشاكل. ومن أفضل الممارسات أن تنفذ الإجراءات التالية:

  1. في رسالتك، اذكر أنك تضيف تعليقات مضمّنة. على سبيل المثال، اكتب العبارة التالية "راجع التعليقات الإضافية أدناه."

  2. قم بتمييز النص ليبدو مختلفاً عن الرسالة الأصلية. تشمل بعض الاقتراحات ما يلي:

    • تغيير لون الخط

    • قم بتعليق اسمك أو الأحرف الاولي في أقواس ، علي سبيل المثال ، [ميليسا] ، [MM]

    • تغيير الخط إلى مائل أو غامق أو كلاهما

  3. لا تحذف اي شيء لم تكتبه.

صورة

أعلى الصفحة

متى يجب استخدام النسخة المخفية

استخدم ميزه النسخة المخفية لأزاله أشخاص من محادثه عبر البريد الكتروني عندما تعتقد انها لم تعد بحاجه إلى البريد الكتروني الإضافي أو إذا تغير موضوع المحادثة.

علي سبيل المثال ، إذا كنت أحد الأشخاص الذين يتلقوا سؤالا وكانت تريد الرد عليه ، فانقل الاربعه أشخاص آخرين إلى سطر النسخة المخفية وحدد شيئا مثل "bcc'ing عيسى و عمرو و جيمس و جينيفير. اليك الاجابه... " ستكون الرسائل المستقبلية بينك والمرسل الأصلي فقط.

لا تستخدم النسخة المخفية للسماح لجهة خارجيه (مثل مديرك) بالتعرف علي رسالة هامه. قد لا يدرك مستلم النسخة المخفية انه تم تلقي نسخه مخفيه له وقد يستجيب للجميع ، أو انه قد تلقيت نسخه مخفيه. قد ياتي هذا علي انه سلوك سنيكي علي الجزء الذي تفضله.

بدلا من استخدام النسخة المخفية لاعلام جهة خارجيه بالمشكلة ، يمكنك أعاده توجيه الرسالة بعد إرسالها.

أعلى الصفحة

التحضير لأجازه

إذا كنت تستخدم Outlook مع Microsoft 365 أو حساب Outlook.com أو Hotmail.com أو Live.com أو حساب Microsoft Exchange ، فيمكنك اعداد رسالة خارج المكتب للسماح للأشخاص الموجودين في مؤسستك بانك قد ذهبت.

باعتبارك أفضل ممارسه ، اتبع النصيحة في أضافه الوقت بعيدا عن التقويمات الخاصة بالزملاء في Outlook.

إذا إنشات أنت أو المسؤول الخاص بك تقويم عطله مشترك ، فتاكد من نشر الاجازه هناك. إذا كان الجميع يستخدمون التقويم المشترك ، فلا تحتاج إلى إرسال طلب اجتماع منفصل لاعلام الجميع بانك بعيد عنك ، بما ان المقالة التي تمت الاشاره اليها سابقا ، ولكن بإمكان رسالة بريد الكتروني ان تعمل كتذكير جيد.

حول الكاتب

باتريسيا ادي هو كاتب محتوي العميل المتوقع ل Outlook. باتريسيا ادي هو كاتب المحتوي الخاص بالعميل المتوقع في Outlook لسطح المكتب. فهذا هو MVP Outlook السابق ومؤلف من العديد من الكتب علي الإصدارات القديمة من Outlook. كانت الآن في سياتل حيث انجويس قراءه موالف وتشغيله.

أعلى الصفحة

ملاحظة:  وقد تمت ترجمة هذه الصفحة آلياً وقد تحتوي على أخطاء نحوية أو أخطاء تتعلق بالدقة. إن هدفنا هو أن يكون هذا المحتوى مفيداً لك. هل يمكنك إعلامنا إذا ما كانت المعلومات مفيدة؟ فيما يلي المقالة باللغة الإنجليزية لتكون مرجعاً لك.

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×