إنشاء قائمة المساهمين في المشروع وإدارتها

قبل جان سيجان، PMP

فما هو إذن الممساهمين في المشروع؟     هناك العديد من التعريفات، وهي تختلف من مصدر إلى مصدر ومن شركة إلى أخرى. يقترح الجميع أن المساهمين هم أشخاص أو مجموعات تهتم بنتائج المشروع. إن إدارة المساهمين مرادفة لإدارة العلاقات: الهدف هو اكتساب الالتزام بالمشروع والمحافظة عليه.

فيما يلي، المساهمين هم أفراد أو مجموعات في المؤسسة تهتم أو ستتأثر نتيجة المشروع. ولكن قبل بدء عملية إنشاء قائمة المساهمين وإدارتها، تأكد من محاذاة تعريف المساهمين مع تعريف مؤسستك.

لماذا تعد إدارة المساهمين مهمة؟

بقدر ما نريد أن نعتقد أن هذا الأمر ليس كذلك، يجب أن نواجه الحقيقة التي تشير إلى أن الجميع لن يكونوا متحمسين للمشروع بنسبة 100 بالمائة. قد يكون على المساهمين تعلم أدوات أو عمليات جديدة أو التخلي عن التحكم أو فقدان وظيفتهم في بعض الحالات القصوى. يقع هذا العبئ على عاتق مدير المشروع والجهات الراعية لتخفيف مخاوف المساهمين، ومن غير المحتمل أن تتمكن من جعل جميع الأشخاص سعداء طوال الوقت. يجب التعامل مع بعضها بطريقة لا يمكنها أن تخرب جهودك.

سيساعدك فهم الدوافع على معالجة المشاكل وتجنب السلوكيات السلبية والالأساليب، مثل:

• تأخير الإدخالات أو الموافقات المطلوبة.

• بدء مشروع متنافس.

• إعادة تعيين الموارد إلى مشاريع أخرى.

• المشاركة في العمل السياسي في غرفة أخرى لتقويض المشروع.

فوائد إدارة المساهمين بفعالية هي:

• تقليل وقت دورة المشروع من خلال الحفاظ على انسداده في السياسة.

• تنظيم عملية الموافقة.

• المساعدة على ضمان توفر موارد المشروع والتركيز عليها.

• الحفاظ على تدفق المعلومات.

أعلى الصفحة

تطوير قائمة المساهمين

في بداية المشروع، اعمل مع راعي المشروع لإنشاء قائمة بكل المساهمين الممكنين. قد تكون هذه القائمة طويلة، وهذا يتوقف على الطريقة التي تحدد بها هذا الدور، وتأثير المشروع على المؤسسة.

إن قائمة المساهمين هي أداة لمدير المشروع ومدخل أساسي لخطة اتصالات المشروع. استنادا إلى تقييم القائمة، يمكنك التخطيط لاستراتيجية اتصالات قوية. ولا تحتاج إلى مشاركة تفاصيل القائمة خارج نطاق راعي المشروع.

مع معظم المشاريع التي تأتي في وضع السياسة، لذلك تتوقع أن تتعثر في بعض المياه غير المبكية عند تقييم المساهمين.

أعلى الصفحة

تقييم قائمة المساهمين

حدد تأثير كل مساهمين، ثم صنفهم حسب مستوى التأثير. سيكون لدى البعض القدرة على الحفاظ على تقدم المشروع. قد يشمل ذلك راعي المشروع أو كبار المديرين. نظرا لمواضعهم وأدوارهم في اتخاذ القرار، سترغب في مراقبة المساهمين عن كثب. قد يكون آخرون أشخاصا قد يعملون في الكواليس لتقويض المشروع وربما إنهاءه، على الرغم من عدم قدرته على سحب توصيل المشروع.

مستوى آخر من المساهمين هم الأشخاص الذين سيسكنون مع المنتج — في بعض الأحيان بشكل يومي. توفر هذه المجموعة إدخالا في شكل متطلبات العمل التي يجب أن يتم توفيرها. ويمكن الحصول على أكبر عدد من المكاسب إذا نجح المشروع، لأنه سيؤثر عليها مباشرة. وعلى الرغم من أن هذه المشاريع لا يمكنها إنهاء مشروع بشكل مباشر أو غير مباشر في أغلب الأحيان، إلا أنها لا تزال ضرورية لنجاحه. إذا لم يتم تلبية احتياجاتهم أو اهتماماتهم، فإنها ستتحرك بسرعة من كونها أكبر منتدهم إلى مشكلتك الكبرى.

هناك طريقة أخرى لتنظيم المساهمين وهي تجميعهم حسب مستوى المشاركة والمسؤولية. قد تشارك مجموعة بنشاط في المشروع وتفعل العمل، وقد تشارك مجموعة أخرى في مرحلة معينة، في حين قد تكون مجموعة أخرى من المساهمين غير المشاركين بشكل نشط ولكن يجب أن يتلقوا اتصالات حول المشروع.

أعلى الصفحة

استخدام RACI لتصنيف المساهمين

المسؤول والمسؤول والمستشار والمطلع (RACI) هي أداة مستخدمة في تصميم المؤسسة لتعيين المساهمين وتعيينهم حسب مستوى مشاركة المشروع ومسؤوليته. إنها طريقة مفيدة لتصنيف المساهمين بحيث تتمكن من تخطيط استراتيجية الاتصالات الأكثر فعالية لكل شخص أو مجموعة. يتم تعريف المساهمين على النحو التالي:

• مسؤول    هذا الشخص مسؤول عن إكمال مهمة.

• حاسبة    سيتم استدعاء هذا الشخص إلى الحساب إذا لم تكتمل المهمة وقد يدير الشخص المسؤول عن إكمال المهمة. Project يكون للمديرين هذا الدور في أغلب الأحيان.

• تم استشارة    على الرغم من أنه غير مسؤول أو مسؤول عن الإكمال، يتم استشارة هذا الشخص حول جوانب المهمة.

• مخبر    يتم الاحتفاظ بصاحب هذا الدور السلبي على اطلاع على المهام ولكنه غير مسؤول أو مسؤول عن المهام.

أعلى الصفحة

وقاية ...

Project إدارة المشاريع إلى إدارة التوقعات. خذ الوقت في وقت مبكر من مشاريعك للعمل مع الجهة الراعية لتحديد المساهمين وتقييمهم. تأكد من تحديث قائمتك طوال فترة المشروع. يجب أن تعرف من هم المساهمين لديك ومن هم اهتماماتهم لإدارة هذه المساهمين بفعالية. سيحفظك من الصعوبات على المدى الطويل وسيضمن نجاح مشروعك.

أعلى الصفحة