استخدام جات اتصال الاعمال في business Contact Manager

يمكنك استخدام سجلات جات الاتصال المهنية لتنظيم الكثير من المعلومات حول الأشخاص الذين تتعامل معهم وتخزينها.

تصف هذه المقالة كيفيه إنشاء سجلات جديده وإكمال نموذج جهة اتصال العمل.

ماذا تريد أن تفعل؟

إنشاء سجلات جات اتصال مهنية جديده

تحرير سجلات جات الاتصال المهنية

تصفيه قائمه جات الاتصال المهنية

يمكنك تنفيذ الإجراءات التالية مع سجلات جات اتصال الاعمال:

  • أضفها باستخدام مجموعه متنوعة من الطرق.

  • تعيينها إلى موظف أو زميل في العمل.

  • ربط الحسابات بها.
    من خلال ربط سجلات جات اتصال العمل بسجلات الحساب ، يمكنك توصيل المعلومات المتعلقة بجات الاتصال المهنية باستخدام معلومات حول الشركات التي تعمل عليها. علي سبيل المثال ، عند ربط جهة اتصال واحده أو أكثر بسجل حساب ، تتضمن محفوظات الاتصالات الخاصة بسجل الحساب عناصر محفوظات الاتصالات لكل من جات الاتصال المهنية المرتبطة بهذا الحساب.

  • ربط عناصر محفوظات الاتصالات بجات الاتصال المهنية وتعقب رسائل البريد الكتروني وتصفيه قائمه عناصر محفوظات الاتصالات.
    يمكنك تعقب العديد من الانشطه الخاصة بك (بما في ذلك المكالمات الهاتفية أو رسائل البريد الكتروني أو الرسائل أو الملفات) المرتبطة بجهة الاتصال المهنية في صفحه المحفوظات في سجل جهة الاتصال المهنية.

    يمكنك ربط رسائل البريد الكتروني تلقائيا بسجلات جات اتصال العمل. لمزيد من المعلومات ، راجع ربط رسائل البريد الكتروني وتعقبها في Business Contact Manager.

  • تحويل جهة اتصال مهنية إلى عميل متوقع أو سجل آخر يستند إلى نوع السجل "جهة اتصال مهنية".

  • تحرير المعلومات في سجلات جات الاتصال المهنية.

  • تخصيص نموذج جات الاتصال المهنية عبر أضافه حقول وعناصر إلى قوائم الحقول أو ازالتها.
     

أعلى الصفحة

إنشاء سجلات جات اتصال مهنية جديده

يمكن ان تساعدك سجلات جات الاتصال المهنية علي تعقب المعلومات المتوفرة لديك حول الأشخاص الذين تتعامل معهم.

في هذا المقطع

أضافه سجل جديد لجهة اتصال العمل يدويا

استيراد جات الاتصال المهنية من برنامج آخر

نقل جات اتصال Outlook إلى Business Contact Manager أو نسخها

إنشاء سجل جات اتصال مهنية من رسالة بريد الكتروني

تحويل سجل عميل متوقع إلى سجل جهة اتصال مهنية

هناك العديد من الطرق للحصول علي معلومات حول سجلات جات الاتصال المهنية. يمكنك كتابه معلومات في سجلات أو استيراد بيانات من Outlook أو برامج أخرى ونسخ جهة اتصال Outlook.

يمكن ان تتضمن المعلومات:

  • معلومات العمل ، مثل شركه جهة الاتصال المهنية أو مؤسستها.

  • معلومات شخصيه مثل تاريخ الميلاد.

  • عناصر محفوظات الاتصالات ، مثل رسائل البريد الكتروني والمواعيد.

  • اي تفاصيل تسجلها في الحقول المخصصة التي تضيفها إلى النموذج.

    تلميح: يمكنك تخصيص نماذج جات الاتصال المهنية باضافه الحقول الخاصة بشركك ، أو نقل المقاطع للتركيز علي المعلومات الأكثر اهميه بالنسبة لك. علي سبيل المثال ، قد ينشئ فلوريست حقلا يسمي "زهره مفضله" وقد تقوم متخصص التسخين بإنشاء حقل يسمي "فورنيس Model". 

أعلى الصفحة

أضافه سجل جديد لجهة اتصال العمل يدويا

تستغرق عمليه فتح نموذج جهة اتصال مهنية فارغه فقط وإدخال بعض أجزاء البيانات الاساسيه. يؤدي حفظ النموذج إلى إنشاء سجل جهة اتصال مهنية جديد. بعد ان تقوم بتطوير علاقتك مع الشخص ، يمكنك أعاده فتح السجل وأضافه المزيد من التفاصيل.

رسم

ستلاحظ وجود العديد من التشابات بين نموذج جهة اتصال العمل ونموذج جهة اتصال Outlook.

فتح نموذج جهة اتصال مهنية

  1. في جزء التنقل ، ضمن Business Contact manager، انقر فوق أداره جات الاتصال.

  2. علي الشريط ، في المجموعة جديد ، انقر فوق جهة اتصال مهنية جديده.

أعلى الصفحة

إكمال نموذج جهة الاتصال المهنية

بالاضافه إلى معظم النماذج الأخرى ، يتضمن نموذج جهة اتصال العمل صفحه عاموتفاصيلومحفوظات .

يمكنك تخصيص النموذج عن طريق نقل المقاطع والحقول وأعاده تسميه الحقول وأضافه عناصر إلى القوائم. 

الصفحة "عام"

        مقطع جهة اتصال مهنية

  1. ادخل الاسم الكامل والمسمي الوظيفي لجهة الاتصال المهنية. حدد الملف باسم ، كما تفعل في نموذج جهة اتصال Outlook.

    الاسم الكامل هو الحقل الوحيد المطلوب. ان أضافه معلومات إلى حقول أخرى أمر اختياري.

  1. تعيين جهة الاتصال المهنية     لتعيين جهة الاتصال المهنية لموظف آخر ، في الحقل تم التعيين إلى ، انقر فوق اسم الموظف.

    ملاحظة: الأسماء الموجودة في القائمة " معين إلى " هي الموظفين الذين قمت بمشاركه قاعده بيانات Business contact Manager الخاصة بهم. لمزيد من المعلومات حول المشاركة ، راجع مشاركه بيانات Business Contact Manager مع مستخدمين آخرين.

    مقطع "معلومات الشركة"

    يمكنك استخدام اما الحقل " الشركة " أو حقل " الحساب " لتخزين اسم شركه جهة الاتصال المهنية. استخدم الحقل "الشركة" إذا لم تكن تستخدم سجلات الحسابات.

    مقطع الحسابات المرتبطة

    رسم

  1. ربط جهة الاتصال المهنية بحساب     انقر فوق الحساب لربط جهة الاتصال المهنية ب حساب.

  2. في مربع الحوار تحديد حساب لربطه بجهة اتصال العمل هذه ، انقر فوق الحساب، ثم انقر فوق ارتباط ب.
    ان قيمه ربط جات الاتصال المهنية بحساب هي ان محفوظات الاتصالات الخاصة بجهة الاتصال المهنية مدرجه أيضا في محفوظات الاتصالات الخاصة بسجل الحساب. إذا كانت أكثر من جهة اتصال مهنية مرتبطة بالحساب نفسه ، سيتم أيضا ادراج محفوظات الاتصالات لكل جهة اتصال عمل مرتبطة في محفوظات الاتصالات الخاصة بالحساب. يمكنك ذلك من رؤية كل محفوظات الاتصالات وكل جات اتصال الاعمال المقترنة بمؤسسه في مكان واحد. للحصول علي مزيد من المعلومات حول اختيار سجل لربطه ، راجع ربط السجلات في Business Contact Manager.

    الإنترنت وأرقام الهواتف والعناوين ومقاطع بطاقة العمل

  3. ادخل عناوين البريد الكتروني وصفحه ويب وأرقام الهواتف وعناوين الاعمال والمنزل. ادخل المعلومات لإكمال بطاقة العمل ، تماما كما تفعل في نموذج جهة اتصال Outlook.
    يشير السهم الموجود إلى جانب اسم حقل (مثل البريد الكتروني) إلى انه يمكنك اجراء إدخالات متعددة في الحقل.

    تلميح: إذا أدخلت أكثر من عنوان واحد لجهة اتصال مهنية ، فحدد خانه الاختيار هذا هو العنوان البريدي لإنشاء العنوان الذي يتم استخدامه اثناء دمج البريد.

    المقطع "معلومات المصدر"

    رسم

  4. في المقطع معلومات المصدر، أدخل المعلومات في الحقول التالية:

    • المصدر     انقر فوق الأسلوب أو الاجراء الذي تعرف عليه جهة الاتصال المهنية هذه. علي سبيل المثال ، إعلان أو كلمه من الفم.

    • تبدأ بـ     انقر فوق هذا الزر لتحديد نشاط التسويق أو سجل الاعمال الآخر (مثل جهة الاتصال المهنية الأخرى) التي جعلت جهة الاتصال المهنية هذه لشركك.

      تلميح: يتيح إدخال اسم نشاط تسويقي لـ Business Contact Manager for Outlook تعقّب نوع السجلات الناتجة من النشاط وعددها. كما يربط أيضا سجل نشاط التسويق إلى جهة الاتصال المهنية. للحصول علي مزيد من المعلومات حول أنشطه التسويق ، راجع التسويق لمنتجاتك وخدماتك في Business Contact Manager.

      المقطع "تعليقات"

  5. في المقطع تعليقات ، اكتب ملاحظات ، وألصق التعليقات من ملفات أخرى ، أو ارفق الملفات أو عناصر Outlook أو بطاقات العمل.

    رسم

    تلميح: إذا كان هناك أكثر من زميل واحد يعمل مع جهة اتصال مهنية ، فقد يكون من المفيد ملاحظه عند إدخال تعليق. انقر فوق إضافة طابع زمني لتسجيل التاريخ والوقت لكل إدخال.

  6. عند الانتهاء من إدخال المعلومات ، انقر فوق حفظ & إغلاق.

أعلى الصفحة

صفحة "التفاصيل"

  1. علي الشريط ، في المجموعة إظهار ، انقر فوق تفاصيل لعرض صفحه التفاصيل .

  2. ادخل مزيد من المعلومات حول وظيفة الشخص ، والبيانات ، مثل تاريخ الميلاد ، وحاله السداد ، سواء كان السجل نشطا ، وحدد أسلوب الاتصال المفضل.

صفحة "المحفوظات

  1. على الشريط، في المجموعة إظهار، انقر فوق المحفوظات لعرض صفحة "المحفوظات".

  2. أضف عناصر محفوظات الاتصالات أو اعرضها، من عناصر محفوظات الاتصالات هذه رسائل البريد الإلكتروني أو ملاحظات العمل أو المواعيد.

    كيف أضيف عنصر محفوظات اتصالات؟

    1. ضمن محفوظات الاتصالات، انقر فوق جديد، ثم انقر فوق نوع العنصر الذي تريد إضافته.

    2. اكتب المعلومات في النموذج، ثم انقر فوق حفظ وإغلاق.

      لمزيد من المعلومات حول عناصر محفوظات الاتصالات، راجع تعقب الاتصالات بالعملاء في Business Contact Manager.

  3. إذا كنت تبحث عن عنصر معين، فيمكنك البحث في قائمة عناصر محفوظات الاتصالات أو تصفيتها.

    1. كيف أبحث في قائمة عناصر محفوظات الاتصالات؟

      • في مربع البحث ، اكتب المعلومات التي تبحث عنها ، ثم انقر فوق الزر بحث الأيقونة "بحث" .

        ملاحظة: يتم البحث في الحقلين الموضوع ومرتبط بـ. لسرد كل العناصر من نوع معين، مثل رسائل البريد الإلكتروني، استخدم عامل تصفية.

    2. كيف أقوم بتصفية قائمة عناصر محفوظات الاتصالات؟

      • على الشريط، انقر فوق علامة التبويب عرض.

      • في المجموعة تصفية، قم بواحد مما يلي:

        • انقر فوق نوع عامل التصفية، مثل نوع العنصر الذي تريد تطبيقه، ثم انقر فوق عامل التصفية.

        • انقر فوق تصفية، ثم حدد معايير التصفية.

          لمزيد من المعلومات حول التصفية، انظر تصفية السجلات في Business Contact Manager.

أعلى الصفحة

استيراد جات الاتصال المهنية من برنامج آخر

يمكنك استيراد جهة اتصال مهنية وأنواع أخرى من السجلات من برامج مثل العمل! و Microsoft Excel.

للحصول علي معلومات حول كيفيه استيراد بيانات من برامج أخرى ، أو مجلد جات اتصال Outlook ، راجع استيراد البيانات إلى Business Contact Manager.

أعلى الصفحة

نقل جات اتصال Outlook إلى Business Contact Manager أو نسخها

  1. في جزء التنقل، انقر فوق الزر جهات الاتصال.

  2. في قائمه جات الاتصال ، انقر فوق جهة الاتصال التي تريد نقلها إلى Business Contact Manager for Outlook.
    كيف يمكنني تحديد أكثر من سجل واحد ؟

    لتحديد سجلات متجاورة، اضغط على المفتاح SHIFT، ثم انقر فوق السجلين الأول والأخير من المجموعة التي تريد إضافتها. لتحديد سجلات غير متجاورة، اضغط على المفتاح CTRL، ثم انقر فوق السجلات الفردية. لتحديد كافة السجلات، انقر فوق أحد السجلات، ثم اضغط على CTRL+A.

    لنسخ المحتويات الكاملة لمجلد جات اتصال Outlook إلى Business Contact Manager ، قم باستيراد مجلد جات اتصال Outlook إلى جات الاتصال المهنية. للحصول علي معلومات حول كيفيه الاستيراد ، راجع استيراد البيانات إلى Business Contact Manager.

  3. علي الشريط ، في مجموعه الاعمال ، قم بواحد مما يلي.

    • نقل جهة الاتصال    

      1. انقر فوق إنشاء سجل.

      2. أشر إلى الانتقال إلى Business Contact Manager، ثم انقر فوق جهة الاتصال المهنية أو نوع السجل الذي تريده.

    • نسخ جهة الاتصال    

      1. انقر فوق إنشاء سجل.

      2. أشر إلى نسخ إلى Business Contact Manager، ثم انقر فوق جهة الاتصال المهنية أو نوع السجل الذي تريده.

إذا كنت تريد الوصول إلى جات الاتصال المهنية علي هاتفك المحمول تماما كما تفعل مع جات اتصال Outlook ، فيمكنك استخدام ميزه مزامنة جات الاتصال المهنية لتضمين جات الاتصال المهنية في مجلد جات اتصال Outlook. للحصول علي معلومات حول مزامنة جات اتصال العمل ، راجع الوصول إلى جات الاتصال الخاصة بالعمل عن بعد: استخدام المزامنة في Business Contact Manager.

هام: يمكنك الانتهاء من الوصول إلى السجلات المكررة في مجلد جات الاتصال في حال تم تمكين ميزه مزامنة جات اتصال العمل. تتضمن ميزه "مزامنة جات اتصال العمل" سجلات جات اتصال العمل تلقائيا في مجلد جات الاتصال في Outlook. عند نقل جات الاتصال أو نسخها إلى مجلد جات الاتصال المهنية ، سيتم عرضها في مجلد جات الاتصال كجات اتصال مهنية أيضا.

أعلى الصفحة

إنشاء سجل جات اتصال مهنية من رسالة بريد الكتروني

يمكنك إنشاء سجل جهة اتصال مهنية من رسالة بريد الكتروني من عميل جديد.

  1. في جزء التنقل ، انقر فوق علبه الوارد.

  2. انقر نقرا مزدوجا فوق رسالة بريد الكتروني لفتحها.

  3. على الشريط، وفي المجموعة العمل، انقر فوق إنشاء سجل.

  4. انقر فوق جهة اتصال العمل، أو نوع سجل جهة الاتصال المهنية الذي تريد إنشاؤه باستخدام عنوان البريد الكتروني علي السطر " من " في الرسالة.

يمكنك إنشاء جات اتصال مهنية من عناوين بريد الكتروني أخرى في رسالة بالنقر بزر الماوس الأيمن فوق الاسم ، والاشاره إلى إنشاء في Business Contact Manager، ثم النقر فوق جهة اتصال العمل.

أعلى الصفحة

تحويل سجل عميل متوقع إلى سجل جهة اتصال مهنية أو تحويل عميل متوقع إلى جهة اتصال مهنية

بشكل عام ، يتم تخزين معلومات حول عميل محتمل في سجل عميل متوقع. عندما يصبح هذا الشخص عميلا فعليا ، يمكنك تحويل سجل العميل المتوقع إلى سجل جهة اتصال مهنية.

يمكنك أيضا تحويل جهة اتصال مهنية إلى عميل متوقع أو نوع سجل آخر يستند إلى نوع السجل "جهة اتصال مهنية".

يمكنك إنشاء أنواع سجلات جديده مثل الموظف أو المورد عن طريق البدء باستخدام نموذج جهة الاتصال المهنية. 

  1. في جزء التنقل، ضمن Business Contact Manager، انقر فوق إدارة اتصالات العملاء.

  2. في مساحة العمل ، انقر فوق علامة التبويب العملاء المتوقعون .

  3. انقر نقرا مزدوجا فوق السجل الذي تريد تحويله.

  4. علي الشريط ، في المجموعة تحرير ، انقر فوق تحويل إلى، ثم انقر فوق جهة الاتصال المهنية.

  5. حرر السجل الجديد إذا لزم الأمر.

  6. عند الانتهاء، انقر فوق حفظ وإغلاق.

أعلى الصفحة

تحرير سجلات جات الاتصال المهنية

اثناء العمل مع جات الاتصال المهنية ، يمكنك معرفه المزيد حول هذه الميزات ، ومن المحتمل ان تتضمن الطريقة التي يفضل فيها الاتصال وأسماء المساعدين وأرقام الهواتف الجديدة وما إلى ذلك. الاستمرار في استخدام تدفق المعلومات هذا هو مهمة يوميه يمكنك تبسيطها عن طريق تحديث سجلات جات الاتصال المهنية وحفظها بشكل مستمر. يمكنك فتح سجل جهة اتصال مهنية لأضافه المعلومات أو تحريرها ، أو للاطلاع علي عناصر محفوظات الاتصالات ، مثل رسائل البريد الكتروني المرتبطة بجهة الاتصال المهنية.

  1. في جزء التنقل، ضمن Business Contact Manager، انقر فوق إدارة اتصالات العملاء.

  2. في مساحة العمل ، انقر فوق علامة التبويب جات الاتصال المهنية ، ثم:

    • قم بالتمرير إلى جهة الاتصال المهنية التي تريد فتحها ، ثم انقر نقرا مزدوجا فوقها.

      -أو-

    • استخدم مربع البحث لكتابه معلومات حول جهة الاتصال المهنية التي تبحث عنها ، ثم انقر نقرا مزدوجا فوق السجل.

  3. أضف معلومات أو حررها كما تقتضي الحاجة.

    تلميح: إذا كان لديك عنوان بريد إلكتروني للحساب، فيمكنك التأكد من تضمين رسائل البريد الإلكتروني المرسلة إلى الحساب والواردة منه في محفوظات الاتصالات التابعة للسجل. في المجموعة تحرير، انقر فوق تعقب البريد الإلكتروني ثم انقر فوق إدارة الارتباط والتعقب. حدد خانة الاختيار التابعة لعنوان البريد الإلكتروني للحساب، ثم انقر فوق موافق. للحصول علي مزيد من المعلومات حول ربط رسائل البريد الكتروني تلقائيا بالسجلات ، راجع ربط رسائل البريد الكتروني وتعقبها في Business Contact Manager.

  4. عند الانتهاء ، انقر فوق حفظ & إغلاق.

تلميح: باستخدام ميزه تسمي التحرير المجمع ، يمكنك تحرير محتويات حقل في سجلات جات اتصال مهنية متعددة. يعتبر هذا الأمر مفيدا ، علي سبيل المثال ، إذا كنت تريد إدخال عنوان ويب لجات اتصال العمل الدستة التي تعمل جميعا في نفس الشركة. للحصول علي مزيد من المعلومات حول كيفيه تحرير سجلات متعددة في الوقت نفسه ، راجع تحرير العديد من السجلات في الوقت نفسه في Business Contact Manager.

أعلى الصفحة

تصفيه قائمه جات الاتصال المهنية

ليس عليك التمرير عبر كل جات اتصالك المهنية للعثور علي ما تريده. بدلا من ذلك ، يمكنك تصفيه اي قائمه جات اتصال مهنية بحيث تظهر السجلات التي تثير اهتمامك فقط.

  1. في جزء التنقل، ضمن Business Contact Manager، انقر فوق إدارة اتصالات العملاء.

  2. في مساحة العمل ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق علامة التبويب جات الاتصال المهنية ، ثم انقر فوق تعديل.

  3. في مربع الحوار تعديل علامة التبويب ، انقر فوق تصفيه.

  4. في مربع الحوار تصفيه جات الاتصال المهنية ، يمكنك استخدام أحد الخيارين التاليين أو كليهما:

    • تصفيه بسيطه     تحديد فئات معينه مسبقا أو مسحها.

    • تصفية متقدمة     أنشئ عوامل تصفيه متعددة لتحسين التحديد.

يمكن استخدام هذه القائمة التي تمت تصفيتها لإنشاء علامة تبويب مخصصه أو قائمه اتصالات أو قائمه بريديه. يمكن أيضا استخدامه كاساس لتقرير أو أداه ذكية.

لمزيد من المعلومات حول التصفية، انظر تصفية السجلات في Business Contact Manager. للحصول علي مزيد من المعلومات حول التقارير ، راجع استخدام التقارير والمخططات في Business Contact Manager. للحصول علي مزيد من المعلومات حول الاداات الذكية ، راجع استخدام الاداات الذكية في Business Contact Manager.

أعلى الصفحة

ملاحظة:  وقد تمت ترجمة هذه الصفحة آلياً وقد تحتوي على أخطاء نحوية أو أخطاء تتعلق بالدقة. إن هدفنا هو أن يكون هذا المحتوى مفيداً لك. هل يمكنك إعلامنا إذا ما كانت المعلومات مفيدة؟ فيما يلي المقالة باللغة الإنجليزية لتكون مرجعاً لك.

هل تحتاج إلى مزيد من المساعدة؟

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×