الأسباب التي تدعوك إلى ترقية قوائم التوزيع إلى المجموعات في Outlook‏

بالنسبة إلى السنوات التي ريليد فيها المؤسسات في مجموعات التوزيع للتواصل والتعاون مع مجموعات من الأشخاص داخل الشركة وخارجها. ومع ذلك ، فان ال Microsoft 365 المجموعات في Outlook تقدم حلا أكثر فعاليه للتعاون.

تلميح: إذا كنت تبحث عن معلومات حول استخدام مجموعات جهات اتصال Outlook لإرسال رسالة بريد إلكتروني إلى قائمة من الأشخاص -مثل مجموعة من الأصدقاء- فاطلع على إنشاء مجموعة جهة اتصال أو قائمة توزيع في Outlook للكمبيوتر الشخصي.

ما هي المجموعات ال Microsoft 365 ه ؟

عند اعداد مجموعهMicrosoft 365 في Outlook ، يمكنك اختيار مجموعه من الأشخاص تريد التعاون في العمل معهم واعداد مجموعه من الموارد بسهوله للأشخاص الذين تريد مشاركتهم. لا داع للقلق بشأن تعيين الأذونات يدوياً لجميع تلك الموارد نظراً لأن إضافة أعضاء إلى المجموعة تمنحهم الأذونات التي يحتاجونها للأدوات التي تقدمها مجموعتك تلقائياً.

تتضمن الموارد الاضافيه هذه:

  • علبه الوارد المشتركة -حيث تحدث المحادثات التي توفرها عاده في قوائم التوزيع. علبه الوارد المشتركة هذه قابله للبحث بالبالكامل لإنشاء أرشيف المعيشة لرسائل المجموعة. يمكن لنيوكوميرس المجموعة البحث أو التمرير للخلف عبر المحفوظات لكي تبدا بسرعة في ما يتم نشره في المجموعة مسبقا. راجع: الحصول علي محادثه جماعيه في Outlook.

    تلميح: إذا كان المستخدمون لا يزالوا يرغبون في ظهور رسائل المجموعة في علبه الوارد الشخصية الخاصة بهم ، حيث كانوا لديهم قائمه التوزيع ، سيحتاج كل منهم إلى الاشتراك في المجموعة عن طريق النقر فوق الزر " العضوية " علي الشريط في Outlook.

  • مكتبه الملفات المشتركة -تملك المجموعة مكتبه ملفات SharePoint حيث يمكن للمستخدمين تخزين المستندات والمصنفات والعروض التقديميه أو الصور أو اي نوع آخر من أنواع الملفات التي يحتاجون إلى العمل عليها ومشاركتها والتعاون فيها. راجع: مشاركه ملفات المجموعة.

  • التقويم المشترك -تحصل مجموعتك علي تقويم مشترك لنشر الاحداث ذات الصلة بالمجموعة. تتم دعوه كل عضو قام بالاشتراك في المجموعة تلقائيا إلى الاحداث التي تم نشرها إلى التقويم بحيث تظهر هذه الاحداث أيضا علي التقويمات الشخصية الخاصة بها إذا أردت ذلك. راجع: جدوله اجتماع علي تقويم مجموعه في Outlook.

  • دفتر ملاحظات Onenote مشترك -تحتوي المجموعة تلقائيا علي دفتر ملاحظات onenote مشترك حيث يمكن لأعضاء المجموعة جمع المعلومات والتعاون في الحصول عليها. تستخدم العديد من المجموعات دفتر الملاحظات لإنشاء موقع wiki باستخدام الاسئله المتداولة والموارد الأخرى.

  • وصول الضيوف -يمكنك أضافه جات الاتصال الخارجية إلى مجموعات التوزيع قبل ، ولكن كل منها كانت بريدا الكترونيا. باستخدام المجموعات ، يمكنك تقديم وصول إلى الضيوف إلى محادثات البريد الكتروني والملفات ودفتر ملاحظات OneNote المشترك. راجع: وصول الضيوف في مجموعات Microsoft 365.

  • يمكن العثور علي المحتوي -المجموعات في Outlook عامه بشكل افتراضي مما يعني انه من السهل علي الأشخاص الآخرين في مؤسستك اكتشاف المواد الموجودة في المجموعة والانضمام اليها أو مراجعتها. إذا كان محتوي المجموعة أكثر حساسية ، يمكنك تبديل المجموعة إلى خاص ، مما يؤدي إلى إخفاء المحتويات من غير الأعضاء ويتطلب مالك المجموعة الموافقة علي اي طلبات للانضمام اليها.

  • إنشاء الخدمة الذاتية -لا حاجه إلى الحصول علي بوجيد من المستخدمين لإنشاء المجموعات. يمكن للمستخدمين إنشاء المجموعات الخاصة بهم عند الحاجة. إذا أردت التحكم في المستخدمين في مؤسستك الذين يمكنهم إنشاء مجموعات ، فيمكنك الاطلاع علي: أداره الأشخاص الذين يمكنهم إنشاء مجموعات Microsoft 365.

هذه هي القليل من الميزات التي تجعل المجموعات حلا أكثر فعاليه من مجموعات التوزيع.

أداره المجموعات

يقدمMicrosoft 365 عددا من الاداات والإمكانيات المفيدة لأداره المجموعات وأدارتها بسهوله. للحصول علي مزيد من المعلومات حول كل من هذه الميزات ، انقر فوق العناوين أدناه.

يعتبر الاحتفاظ بالدليل ضمن عنصر التحكم مهما في كل مسؤول. اليك بعض الاداات التي Microsoft 365 تقدمها لمساعدتك علي الاستفادة بسهوله أكبر:

  • نهج التسمية يسمح لك نهج التسمية بتحديد ما هي الأسماء المقبولة لمجموعاتك وغيرها. يمنع المستخدمين من إعطاء أسماء منتهكه أو محظوره إلى المجموعات. بالاضافه إلى ذلك ، يمكنك فرض البادئات القياسية للشركة أو اللاحقات إلى أسماء المجموعات.

    العضوية الديناميكية -تسمح لك العضوية الديناميكية بتعيين عضويه المجموعة حسب القاعدة ، مما يؤدي إلى أضافه (أو أزاله) أعضاء المجموعة استنادا إلى بيانات التعريف (مثل القسم أو الدور) في active directory. راجع استخدام السمات لإنشاء قواعد متقدمة للحصول علي مزيد من المعلومات حول إنشاء عضويه ديناميكية.

  • العضوية المخفية -إذا كان لديك سبب تريد ان تكون عضويه مجموعتك سريه ، علي سبيل المثال ، إذا كان الأعضاء طلابا ، فيمكنك إخفاء العضوية من خارج الأطراف.

  • أذونات الإنشاء -قد يكون هناك بعض الأشخاص في مؤسستك الذين لا تريد تمكينهم من إنشاء مجموعات جديده. هناك العديد من الأساليب لأداره أذونات الإنشاء في الدليل. راجع أداره إنشاء مجموعه Microsoft 365.

  • سجلات التدقيق -يمكنك الحصول علي مزيد من الثقة التي تسمح للمستخدمين بإنشاء المجموعات وأداره عضويه المجموعات لان Microsoft 365 المجموعات التالية تسمح لك بتعقب الأشخاص الذين قاموا بإنشاء مجموعه معينه أو حذفها أو اجراء تغييرات علي عضويه المجموعة. راجع: البحث في سجل التدقيق في مركز توافق & أمان Microsoft 365.

توفر لك أداره التسليم بعض الطرق للتعامل مع كيفيه إرسال الرسائل أو تلقيها بواسطة المجموعة. بالاضافه إلى ذلك ، هناك أدوات لمراقبه تدفق تلك الرسائل.

  • إرسال بالنيابة عن -يسمح لك هذا الاعداد بإرسال رسائل البريد الكتروني كما لو كانوا ياتيون من المجموعة أو بالنيابة عنها.

  • قيود المرسل -تتيح لك هذه الإعدادات التحكم في الأشخاص المسموح لهم بإرسال الرسائل إلى المجموعة. يمكن تكوين المجموعة للسماح بالبريد الكتروني من خارج الأطراف ، ولكن قد ترغب في تقييد ذلك بالأطراف الخارجية المحددة فقط.

  • دعم المستخدمين الخارجيين -بدعوة الضيوف إلى مجموعتك ، يمكنك اختيار تضمينهم في محادثات البريد الكتروني في المجموعة. راجع: وصول الضيوف في مجموعات Microsoft 365.

  • قواعد النقل -تعمل قواعد النقل للمجموعات تماما كما هي الحال بالنسبة إلى خادم Exchange. بإمكان القواعد البحث عن الرسائل التي تفي بشروط معينه ومن ثم تنفيذ إجراءات علي هذه الرسائل.

  • Mailtips -mailtips رسائل البريد الاخباريه التي يتم عرضها للمستخدمين اثناء قيامهم بإنشاء رسالة. يمكنها المساعدة في تقليل الNDRs عن طريق تحذير المستخدم إذا كان من المحتمل ان تكون رسالته الأطراف الخارجية أو تجاوز الحصص النسبية للرسائل.

  • العديد من عناوين الوكيل -يمكن ان تحتوي المجموعة علي أسماء مستعاره تماما مثل علبه بريد المستخدم. يمكن ان تكون عناوين الوكيل الاضافيه مفيده لقبول الرسائل المرسلة إلى تلك الأسماء المستعارة الأخرى أو تسهيل الوصول إلى مجموعه ذات اسم الإملاء أو الصعب. راجع: دعم المجالات المتعددة لمجموعات Microsoft 365-تعليمات المسؤول

  • الحد الأقصى لحجم الإرسال/التلقي -يمكن ان تساعد هذه الحصص النسبية في تقليل المشاكل المتعلقة بتلقي المجموعات أو الرسائل الكبيرة جدا للغاية من أجل أداره متطلبات التخزين والنطاق الترددي بشكل أفضل.

يوفر لكMicrosoft 365 أيضا بعض الاداات لأداره نوع المحتوي الذي تتم مشاركته في مجموعتك.

  • إرشادات الاستخدام -ستتمكن من تحديد إرشادات الاستخدام ل Microsoft 365 المجموعات — لثقف المستخدمين عن أفضل الممارسات التي تساعد في الاحتفاظ بمجموعاتهم فعاله وثقفها علي نهج المحتوي الداخلي.

  • تصنيف البيانات -ستتمكن من إنشاء نظام تصنيف البيانات قابل للتخصيص ل Microsoft 365 المجموعات التي تسمح بفصل المجموعات بحسب نوع النهج (علي سبيل المثال ، "غير مصنف" أو "سري للشركة" أو "السرية العليا"). بهذه الطريقة ، تستطيع المجموعات الخاصة بك ان تعرض نهج المحتوي الآخر في مؤسستك. يسمح النهج القابل للتوسيع لمؤسسك بتكوين نقطه نهاية يتم استدعاؤها عند إنشاء مجموعه أو تغييرها ، ويمكنك بعد ذلك تنفيذ النهج الخاصة بك لإنشاء مجموعه أو تغييرها.

أداره التغييرات

في بعض الأحيان ، لا يمكن للمستخدمين الاتصال بالتغييرات بحيث يكون من المهم التواصل مع الأعضاء الموجودين في قوائم التوزيع الخاصة بك للسماح لهم بمعرفه ما يجب توقعه. اليك بعض المعلومات التي يجب تضمينها في هذه الرسالة ، إلى جانب بعض الإجابات التي قد تجدها مفيده:

ما هي المجموعات في Outlook ؟

الMicrosoft 365 المجموعات في Outlook عبارة عن حل تعاون واحد للفرق/المجموعات التي تريد مكانا لمشاركه المناقشات والملفات والتقويمات والملاحظات بطريقه موحده يسهل العثور عليها.  ربما تحتفظ علبه الوارد للمجموعة بالميزات الفردية بمحفوظات المناقشات ، مما يسهل عمليه البحث في المناقشات السابقة.

لماذا نجري هذا التغيير؟

طلب الأشخاص بشكل متكرر القدرة علي البحث في الرسائل المنشورة في قائمه التوزيع الخاصة بنا للعثور علي المعلومات التي تمت مناقشتها في الماضي. ان ترقيه قائمه التوزيع إلى مجموعه تعني انه لا يجب علي الأشخاص المطالبة بالاسئله أو الرد عليها.

ستتضمن أيضا المجموعة الجديدة تقويما لاحداث مجموعتنا ، ومكتبه الملفات المشتركة ودفتر ملاحظات OneNote حيث يمكننا التعاون وجمع المعلومات للرجوع اليها في المستقبل.

هل احتاج إلى القيام بأي شيء للانضمام إلى هذه المجموعة إذا كنت عضوا بالفعل في قائمه التوزيع ؟

لا ، إذا كنت عضوا بالفعل في قائمه التوزيع ، ستكون عضوا في المجموعة الجديدة.

كيف يمكنني الوصول إلى المجموعة الجديدة في Outlook ؟ ماذا عن Outlook علي الويب ؟

للوصول إلى المجموعة الجديدة في Outlook ، ما عليك سوي الانتقال إلى الفئة مجموعات باتجاه أسفل جزء التنقل علي اليمين. إذا استخدمت هذه المجموعة في الغالب يمكنك تثبيتها كمفضله بالنقر بزر الماوس الأيمن فوقها واختيار إظهار كمفضله.

بالاضافه إلى ذلك ، تتوفر لديك عملاء الاجهزه المحمولة المجانية ل Microsoft 365 المجموعات المتوفرة علي كل نظام أساسي للاجهزه المحمولة (iOS و Android وغير ذلك) بحيث تتمكن من الوصول إلى المجموعة بسهوله اثناء التنقل.

تعذر الاستمرار في البريد الكتروني فقط

نعم بالطبع. سيستمر عمل الاسم المستعار للبريد الكتروني الذي استخدمته لقائمه التوزيع بشكل جيد للمجموعة في Outlook فقط.

أيضاً...

تذكر ان تخبرهم عند حدوث هذا التغيير ومن هم الأشخاص الذين يجب الاتصال بهم إذا كان لديهم المزيد من الاسئله.

ترحيل قوائم التوزيع الخاصة بك

هل أنت جاهز لترقيه قائمه التوزيع إلى مجموعه ؟ راجع ترحيل قوائم التوزيع إلى مجموعات Microsoft 365-تعليمات المسؤول.

ما الخطوة التالية ؟

بمجرد ترقيه مجموعه التوزيع الخاصة بك إلى مجموعهMicrosoft 365 هناك بعض المهام المتابعة التي قد ترغب في القيام بها للتاكد من انه بسلاسة.

  • تابع العمل مع المستخدمين -قم بإيداعهم في الوقت نفسه بعد اكتمال الترقية ، وبعد ذلك بعد مرور بضعة أيام. إظهار انك تقوم بالاستماع والاستجابة لأي من الاسئله التي من المحتمل انها ستستغرق طريقه طويلة نحو التغيير.

  • مراقبه تقارير المفاوضات ، يحتوي مدخل مسؤول ال Microsoft 365 علي بعض التقارير الجيدة التي يمكنها ان تظهر لك عدد المستخدمين الذين يستخدمون المجموعة ، ومدي تكرار الميزات التي يستخدمونها. يمكن ان تساعدك هذه التقارير في تصميم التدريب علي المتابعة والمستخدم بالاضافه إلى تمييز المكان الذي يحصل فيه المستخدمون علي اقصي قيمه من المجموعة الجديدة. راجع: تقارير النشاط في مركز أداره Microsoft 365.

  • شارك التجربة-اجعل الفرق الأخرى في شركتك تعرف انك قمت بترقيه مجموعه التوزيع الخاصة بك والخطوات التي استغرقتها لاجراء ذلك بنجاح! يمكن ان تساعدك مشاركه هذه المعلومات الفرق الأخرى في متابعه المثال والحصول علي الترقية بنجاح.

راجع أيضاً

هل لديك اسئله حول Microsoft 365 المجموعات ؟

تفضل بزيارة المجتمع التقني لمجموعات Microsoft 365.

نتوق لسماع اقتراحاتك وملاحظاتك

تم التحديث الأخير لهذه المقالة في 16 أكتوبر 2020 كنتيجة لملاحظاتك. إذا وجدت انك قمت بالإرشاد إلى المعلومات المفيدة ، وخاصه إذا لم تكن كذلك ، فالرجاء النقر فوق عناصر تحكم الملاحظات الموجودة أدناه وترك بعض التعليقات الكونستروكتيفيه التالي يمكننا الاستمرار في تحسينها. شكراً!

هل تحتاج إلى مزيد من المساعدة؟

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×