في مكان العمل المختلط، قد يكون من الضروري تقييم إيقاع أعمال فريقك والمؤسسات - كما هو الحال في كيفية ووقت إنجاز العمل معا بشكل استراتيجي لضمان الإنتاجية الإجمالية للفريق. قد يعني هذا تحديد الأيام الأفضل للاجتماعات الشخصية ونوع العمل الذي يمكن القيام به عن بعد. من المهم أيضا التفكير في كيفية تخطيط مؤسستك للعمل حول الأهداف والأهداف الشهرية أو ربع السنوية أو نصف السنوية.
لإعداد فريقك للنجاح، ضع في اعتبارك اتخاذ خطوة إلى الوراء لإلقاء نظرة على الصورة الأكبر والإجابة على الأسئلة التالية:
-
كيف يمكننا تصميم جداول الاجتماعات حول أهداف و/أو نقاط تحقق محددة؟
-
متى ستكون الاجتماعات (شخصيا أو عن بعد) ضرورية؟ ومتى تكون اختيارية؟
-
كيف سنعرف متى قمنا بجدولة عدد كبير جدا من الاجتماعات؟
بعد ذلك، راجع الأمثلة التي تشكل سيناريوهات فريق خيالية لتصبح مستوحاة من كيفية استخدام أدوات Microsoft 365 لتخطيط وتصميم جدول اجتماعات فريقك وقنوات التعاون الرسمية.
كيف يتم إعداد فريق التسويق للنجاح
في هذا المثال الخيالي، يصمم فريق التسويق جدول اجتماع الفريق حول إصدارات المنتجات المخطط لها على مدار العام. يقرر الفريق نوع أدوات وقنوات التعاون التي ستتوافق بشكل أفضل مع الأهداف التنظيمية.
أولا، يوثق الفريق الاحتياجات والأهداف المعروفة
العوامل التي تؤثر على كيفية جدولة الفريق لاجتماعات الفريق:
-
يتم إصدار المنتجات على أساس ربع سنوي
-
إصدارات المنتجات في جميع أنحاء العالم، ويتم النظر في الجداول الزمنية الدولية
-
يتم الإبلاغ عن أهداف فريق التسويق مرتين في السنة
-
يفضل الفريق العمل لمدة يومين في الأسبوع لتشكيل المكتب و3 أيام من موقع بعيد
العوامل التي تؤثر على الأدوات وقنوات الاتصال المستخدمة:
-
يعمل الفريق مع العديد من الشركاء الخارجيين من مؤسسات مختلفة
-
سيتم الوصول إلى أصول التسويق من تطبيقات سطح المكتب والأجهزة المحمولة
-
الفريق مسؤول عن إبلاغ حالة المشروع والأخبار التسويقية
-
يحتاج الفريق إلى المساعدة في تخزين الملفات ومشاركتها بأمان عبر المؤسسة
بعد ذلك، يقوم الفريق بإعداد مواقع SharePoint وقنوات Microsoft Teams
يحدد الفريق أولويات ثلاثة سيناريوهات للتعاون وينشئ مزيجا من فريق SharePoint ومواقع التعاون التي تدعم وظائف التسويق المختلفة الموضحة أعلاه.
|
تعاون الفريق |
التعاون التنظيمي |
التعاون الخارجي |
|
|
|
بعد ذلك، يخطط الفريق للاجتماعات ويجدولها
قرر الفريق أن تكرار اجتماعات الفريق هي الأكثر قيمة شخصيا ويجب أن تتم كل أسبوع. اجتماعات الفريق الأخرى خاصة بالمنتجات ويتم عقدها فقط قبل إطلاق المنتج.
مثال على جدول اجتماعات فريق ربع سنوي:
الشهر 1
|
الإثنين |
الثلاثاء |
الأربعاء |
الخميس |
الجمعة |
|
اجتماع الفريق |
اجتماع المنتج أ |
|||
|
اجتماع المنتج أ |
اجتماع المنتج أ |
|||
|
اجتماع الفريق |
اجتماع المنتج أ |
تشغيل المنتج A |
||
الشهر الثاني
|
الإثنين |
الثلاثاء |
الأربعاء |
الخميس |
الجمعة |
|
اجتماع المنتج B |
اجتماع المنتج B |
|||
|
اجتماع الفريق |
||||
|
اجتماع المنتج B |
اجتماع المنتج B |
تشغيل المنتج B |
||
|
اجتماع الفريق |
||||
الشهر الثالث
|
الإثنين |
الثلاثاء |
الأربعاء |
الخميس |
الجمعة |
|
اجتماع الفريق |
||||
|
اجتماع المنتج C |
||||
|
اجتماع الفريق |
اجتماع المنتج C |
اجتماع المنتج C |
||
|
اجتماع المنتج C |
تشغيل المنتج C |
