الهدف من إدارة المشاريع: تبادل معلومات عن المشروع

التواصل مع أعضاء الفريق

غالبا ما يكون الاتصال بمعلومات المشروع أكثر صعوبة ، سواء كان يتضمن الحصول علي معلومات الحالة من الفريق ، أو الاتصال بحاله المشروع إلى المسؤولين التنفيذيين.

تعرف علي وقت وكيفيه التواصل والإبلاغ عن معلومات المشروع. بخلاف ذلك ، قد سوفيرس التعاون الفعالة وقد يكون نجاح مشروعك في خطر.

للاطلاع على المزيد من المقالات في هذه السلسلة من الدلائل الإرشادية حول إدارة المشاريع، راجع خريطة طريق إدارة المشروع.

تلميحات حول إدارة المشروع قبل البدء . . .

  • سرد المساهمين    قبل ان يبدا المشروع ، اكتشف من هم المساهمون. من الطرق التي يمكنك بها الوصول إلى مكان ما في المشروع هو ان تنسي المساهمين الهامين الذين لديهم تاثير الانتقال/عدم الاستخدام علي مشروعك.

  • الحصول علي خطه اتصالات بشكل مبكر    تصميم خطط الاتصالات والعمليات في مشروعك قبل بدء المشروع. وبشكل أفضل ، تظهر عمليات الاتصال كمهمة في الأسطر الاولي من المشروع بحيث يصبح هذا الجزء الهام من التعاون هو التزام كل شخص.

  • التواصل غالبا    تجميع معلومات حاله المهام بمجرد ان توشك الأسبوع علي الخروج إلى المشاكل التي يجب وضعها قبل التصعيد. إذا قمت بالاتصال بشكل أكثر تكرارا من ذلك ، فقد يتوقف أعضاء الفريق عن إرسال التحديثات بسبب الوقت الإضافي في اعدادها.

  • البحث عن مشاكل    إذا كان كل شيء يبدو جيدا لأنك لم تسمع اي شيء سالب ، فمن المحتمل ان تكون المشكلة في العمل علي الأرجح. حتى الحصول علي أفضل المشاكل في مشاريع التشغيل. المهمة الخاصة بك هي العثور عليها قبل ان تصبح مشاكل أكبر.

  • استخدام التقنيات المناسبة    فهم احتياجات الاتصال الخاصة بأعضاء الفريق والمساهمين. علي سبيل المثال ، قد تحتاج التقارير الخاصة بأعضاء الفريق علي حاله المهمة إلى استخدام البريد الكتروني أو المشروع عبر الإنترنت ، وقد تفضل المدير التنفيذي مخططا أو PivotTableا بشكل جيد. اليك قائمه بالبرامج التي يمكنك استخدامها للمساعدة في الاتصال.

التطبيق

المزايا

المساوئ

Project

  • اجعل أدوات العرض التقديمي المضمنة لكل مستويات المساهمين.

  • يمكنك فهم طرق عرض المخطط الزمني ومخطط الفريق بسهوله.

  • تصدير البيانات إلى Excel و Visio للاتصال بالبيانات المعقدة.

  • قد لا تستخدم شركتك Project.

  • قد تكون المشاريع التي تعمل عليها شركتك صغيره جدا للاستفادة من برامج الجدولة الفعالة.

Project Online

  • أفضل من أجل الاتصالات المتقدمة ومعلومات المشروع الخاصة بالتقارير عبر المؤسسة.

  • يمكن ان يقارن حاله مشاريع متعددة أو قائمه مشاريع.

  • قد تحتاج الشركات الصغيرة إلى مساعده المستشارين علي تثبيت Project Online واستخدامه.

Excel

  • بإمكان Project تصدير البيانات إلى Excel للتحليل المتقدم ، مثل ANOVA وتحليل القيمة المكتسبة.

  • مثالي للتخطيط المبكر للمشاريع أو للتسليمات عاليه المستوي التي يمكن اضافتها لاحقا إلى Project.

  • ينقص Excel ميزات الجدولة التلقائية للمشاريع الأكثر تعقيدا.

Word

  • مثالي اثناء مرحله البدء عندما تحتاج إلى مشاركه مستندات التخطيط مثل الموازنات والتسليمات.

  • ليس مثاليا للعروض التقديميه البصرية للمساهمين التنفيذيين. استخدام وظائف التقارير الخاصة ب Excel أو Visio أو PowerPoint أو Project بدلا من ذلك.

SharePoint

  • يقدم هذه الميزة ميزات المزامنة بدون Project Server. ستنعكس التغييرات في قائمه مهام واحده علي الأخرى.

  • تكلفه التوزيع في كل الشركات. إذا لم يكن لديك موارد الشركة لتثبيت SharePoint ، فيمكنك استخدام Microsoft 365 مع SharePoint online.

PowerPoint

  • مثالي للعروض التقديميه المؤثرة للمساهمين التنفيذيين.

  • قد يرغب المحللون والمهندسون في مزيد من المخططات التفصيلية لتحليل الموازنة المعقدة.

Visio

  • قد يقدم معلومات كثيره جدا للجمهور التنفيذي. استخدم ميزات التقارير الخاصة ب Project بدلا من ذلك.

Microsoft Teams

  • مثالي للفرق في مواقع مختلفه. يمكنك مشاركه معلومات المشروع باستخدام المراسلة الفورية أو الصوت أو الفيديو أو الاجتماعات عبر الإنترنت.

  • قد تحتاج إلى نشر قسم تكنولوجيا التقنية.

نقل معلومات المشروع

التحقق من تحديثات الحالة من Project Online

إذا كان فريقك يستخدم Project Online ، فقم بتنزيل تحديثات حاله المهمة من الخادم قبل التواصل مع فريقك حول تقدم المشروع.

تعقب مدي تقدم الجدول ، من بسيط إلى خبير

هناك طرق بسيطه لتعقب التقدم ، وهناك طرق أكثر تعقيدا. تعرف علي الطريقة التي تناسب المشروع والفريق.

الاتصال بمعلومات القيمة المكتسبة

ان الحصول علي معلومات القيمة المكتسبة هو المزيد من الخيارات الأكثر تقدما ، ولكن من الخطوات الفعالة نحو اكتشاف أداء المشروع الجيد والسيئ. الحقائق العالية المستوي التي تحصل عليها من هذا هو المظهر الذي يريده المساهمون.

إنشاء تقرير مشروع

باستخدام Project ، يمكنك إنشاء تقارير رسوميه ستريكينجه وتخصيصها لأي من بيانات المشروع التي تريدها ، بدون استخدام اي برامج أخرى. اثناء العمل علي المشروع ، تتغير التقارير لتعكس أحدث المعلومات ، بدون تحديثات يدوية مطلوبه!

المزامنة مع قائمة مهام SharePoint

يمكن لأعضاء الفريق عرض الجدول وتحديث عملهم في SharePoint ، وستري التغييرات في Project. والعكس صحيح.

استخدام Microsoft 365

نقل معلومات المشروع باستخدام Microsoft 365. طالما كنت تعمل على كمبيوتر شخصي مزوّد باتصال بالإنترنت، يمكنك العمل على مستنداتك باستخدام الإصدارات الكاملة من Word أو Excel أو PowerPoint أو OneNote—تحت الطلب، من أي مكان.

نشر تغييرات المهام إلى الخادم

عند اجراء تغييرات علي المهام ، قم بنشر هذه التغييرات إلى Project Online بحيث يتوفر لدي الجميع المعلومات الصحيحة لمتابعه عملها.

التواصل مع فرق Microsoft

إذا لم يتمكن الأشخاص من الوصول إلى اجتماع ، فاستخدم الفرق لمشاركه معلومات المشروع. يمكنك مشاركه شرائح PowerPoint أو أوراق Excel أو دفتر ملاحظات OneNote لمشاركه خطط المشروع. بإمكان الأشخاص المشاركة في الاجتماعات عبر الإنترنت في office أو في المنزل أو باستخدام الجهاز المحمول الخاص بهم.

العودة إلى خريطة طريق إدارة المشروع

ملاحظة:  وقد تمت ترجمة هذه الصفحة آلياً وقد تحتوي على أخطاء نحوية أو أخطاء تتعلق بالدقة. إن هدفنا هو أن يكون هذا المحتوى مفيداً لك. هل يمكنك إعلامنا إذا ما كانت المعلومات مفيدة؟ فيما يلي المقالة باللغة الإنجليزية لتكون مرجعاً لك.

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×