تعديل قاعدة البيانات الجديدة التي تم إنشاؤها من قالب

كل قالب مضمن مع Access هو تطبيق تعقب كامل يحتوي على جداول ونماذج والتقارير والاستعلامات وصيغ الماكرو والعلاقات المحددة مسبقا. وقد تم تصميم هذه القوالب بحيث تكون مفيدة على الفور بحيث يمكنك إنشاء قاعدة بيانات جديدة تستند إلى قالب والتهيئة بسرعة. ومع ذلك، قد ترغب في بعض الأحيان في تعديل قاعدة البيانات الجديدة — على سبيل المثال، لإضافة حقل أو إعادة تسميته أو تغيير تقرير.

تشرح هذه المقالة كيفية إجراء التعديلات الأكثر شيوعا التي قد ترغب في تطبيقها على قاعدة بيانات تم إنشاؤها من قالب. راجع الارتباطات إلى المقالات للحصول على معلومات أكثر تعمقا حول مناطق معينة.

ماذا تريد أن تفعل؟

التعرف على أساسيات الجداول والحقول

عند إنشاء قاعدة بيانات، يتم تخزين البيانات في الجداول — قوائم الصفوف والأعمدة المستندة إلى الموضوع. يمكنك تخزين عناصر المعلومات التي تريد تعقبها في الحقول (تسمى أيضا الأعمدة). على سبيل المثال، في جدول جهات الاتصال، يمكنك إنشاء حقول "اسم العائلة" و"الاسم الأول" و"رقم الهاتف" و"العنوان". بالنسبة إلى جدول "المنتجات"، يمكنك إنشاء حقول "اسم المنتج" و"اسم المنتج" و"السعر".

من المهم أن تختار الحقول بعناية. على سبيل المثال، عادة ما يكون إنشاء حقل لتخزين قيمة محسوبة فكرة سيئة. في معظم الحالات، يمكنك Access حساب القيمة عند الحاجة إليها. عند اختيار الحقول، حاول تخزين المعلومات في أصغر الأجزاء المفيدة. على سبيل المثال، بدلا من الاسم الكامل في حقل واحد، فكر في تخزين الاسم الأول واسم العائلة بشكل منفصل. بشكل عام، إذا كنت بحاجة إلى الإبلاغ عن عنصر معلومات أو فرزه أو البحث عنه أو إجراء عملية حسابية له، فضعه في حقل بمفرده.

لمزيد من المعلومات حول تصميم قاعدة بيانات واختيار الحقول، راجع المقالة أساسيات تصميم قواعد البيانات.

الحقل له خصائص تعريف معينة. على سبيل المثال، لكل حقل اسم يعرف الحقل داخل جدول بشكل فريد. كما أن الحقل به نوع بيانات تم اختياره لمطابقة المعلومات التي سيتم تخزينها. يحدد نوع البيانات القيم التي يمكن تخزينها والعمليات التي يمكن تنفيذها على تلك القيم، بالإضافة إلى مقدار مساحة التخزين التي يجب تخصيصها لكل قيمة. كما أن كل حقل له مجموعة مقترنة من الإعدادات تسمى خصائص تعرف مظهر الحقل أو سمات سلوكه. على سبيل المثال، تحدد الخاصية "تنسيق" تخطيط عرض الحقل، أي كيفية ظهوره عند عرضه.

إضافة حقل إلى جدول

يمكنك بسهولة إضافة حقل إلى جدول في طريقة عرض ورقة البيانات. ومع ذلك، يمكنك أيضا إضافة حقل إلى جدول في طريقة عرض التصميم. في طريقة عرض ورقة البيانات، يمكنك إضافة الحقل بكتابة بعض البيانات في الخلية أسفل عنوان العمود "انقر لإضافة". يمكنك أيضا إضافة حقل إلى جدول في طريقة عرض التصميم.

لمعرفة المزيد حول إضافة حقل إلى جدول في طريقة عرض ورقة البيانات، راجع المقالة "إضافة عمود أو حذفه في ورقة بيانات".

لمعرفة المزيد حول إضافة حقل إلى جدول في طريقة عرض "التصميم"، راجع المقالة "إنشاء جدول" وإضافة حقول.

ملاحظة: عند إضافة حقل جديد إلى جدول، لا يضاف الحقل تلقائيا إلى النماذج والتقارير الموجودة. يجب إضافة الحقل يدويا إلى هذه النماذج والتقارير لكي يظهر فيها.

حذف حقل من جدول

إذا كان ذلك ممكنا، يجب تجنب حذف حقل من قاعدة بيانات تم إنشاؤها من أحد القوالب التي تم توفيرها — فمن المحتمل أن يكون الحقل موظف في كائنات قاعدة البيانات الأخرى، مثل النماذج والتقارير. وبالتالي، فإن حذف الحقل سينشئ نتائج عند محاولة استخدام كائنات قاعدة البيانات الأخرى التي تستخدم الحقل — لن تعمل كائنات قاعدة البيانات كما هو متوقع. يجب إزالة أي مراجع إلى الحقل من كافة العناصر التي تستخدمه لكي تعمل هذه العناصر الأخرى بشكل صحيح.

عندما تقرر أنه يجب حذف حقل من قاعدة بيانات تم إنشاؤها من قالب، يمكنك القيام بذلك إما في طريقة عرض ورقة البيانات أو طريقة عرض التصميم. تذكر أنه إذا كانت كائنات قاعدة البيانات الأخرى تشير إلى الحقل المحذوف، فيجب تعديل هذه الكائنات الأخرى لإزالة المرجع. على سبيل المثال، إذا كان أحد التقارير يتضمن عنصر تحكم مرتبطا الحقل المحذوف و قمت بتشغيل التقرير، تظهر رسالة خطأ، لأنه يتعذر على Access العثور على بيانات الحقل.

عندما تحذف حقلا، ستحذف كل المعلومات المخزنة في هذا الحقل بشكل دائم. ولهذا السبب، يجب توخي الحذر عند حذف الحقول، كما يجب إنشاء نسخة احتياطية من قاعدة البيانات قبل حذف الحقل.

قبل أن تتمكن من حذف حقل، يجب أن تضمن عدم مشاركته في أي علاقات جدول. إذا حاولت حذف حقل توجد له علاقات، يحذرك Access من ضرورة حذف العلاقات أولا.

للحصول على إرشادات مفصلة خطوة بخطوة حول كيفية حذف علاقة جدول، راجع المقالة "إنشاء علاقة أو تحريرها أو حذفها".

للحصول على إرشادات مفصلة خطوة بخطوة حول كيفية حذف الحقول من الجداول، راجع المقالة "حذف حقل".

إعادة تسمية حقل أو جدول

إذا أمكن، يجب تجنب إعادة تسمية حقل أو جدول في قاعدة بيانات تم إنشاؤها من أحد القوالب التي تم توفيرها — فمن المحتمل أن يكون الحقل أو الجدول موظف في كائنات قاعدة البيانات الأخرى، مثل النماذج والتقارير. وبالتالي، قد تنشئ إعادة تسمية الحقل أو الجدول نتائج عند محاولة استخدام كائنات قاعدة البيانات الأخرى التي تستخدم الحقل أو الجدول. قد لا تعمل العناصر الأخرى كما هو متوقع إذا كانت لا تزال تشير إلى الاسم القديم. لكي تعمل العناصر الأخرى بشكل صحيح، يجب تغيير الاسم القديم إلى الاسم الجديد. إذا تم تحديد خانة الاختيار "إجراء التصحيح التلقائي للاسم" في الفئة "قاعدة البيانات الحالية" في مربع الحوار "خيارات Access"، سيتم تنفيذ جزء كبير من هذا العمل تلقائيا.

قد ترغب في تغيير النص الذي يظهر في عنوان عمود في طريقة عرض ورقة البيانات. يمكنك القيام بذلك دون الحاجة إلى إعادة تسمية الحقل. إذا كنت تريد تغيير النص فقط في عنوان العمود، ولا تريد إعادة تسمية الحقل، فشاهد المقطع "تغيير النص" الذي يظهر في عنوان العمود.

عند الضرورة، يمكنك إعادة تسمية جدول في "جزء التنقل"، أو إعادة تسمية حقل إما في طريقة عرض "ورقة البيانات" أو طريقة عرض "التصميم". قبل القيام بذلك، يجب أن تفكر في تشغيل الخيار "التصحيح التلقائي الاسم"، إذا لم يكن قد تم تشغيل هذا الخيار بالفعل.

تشغيل الخيار "التصحيح التلقائي لاسم"

عند إعادة تسمية كائن قاعدة بيانات، مثل حقل أو جدول أو نموذج أو تقرير، عادة ما تريد نشر تغيير الاسم في قاعدة البيانات بأكملها. وإلا، فإن العناصر التي تشير إلى الاسم القديم لن تعمل كما هو متوقع. Access الميزة "التصحيح التلقائي ل الاسم"، التي تساعد على نشر تغييرات الاسم. بشكل افتراضي، يتم تشغيل التصحيح التلقائي للاسم لكل قواعد البيانات الجديدة في Access. ومع ذلك، إذا تم إيقاف تشغيله، يمكنك القيام بما يلي تشغيله.

تشغيل الخيار "التصحيح التلقائي لاسم"

  1. انقر فوق ملف >‏ خيارات

  2. في مربع الحوار "خيارات Access"، في الجزء الأيسر، انقر فوق "قاعدة البيانات الحالية".

  3. ضمن "خيارات التصحيحالتلقائي لاسم"، حدد خانة الاختيار "تعقب اسم التصحيح التلقائي للمعلومات"، ثم حدد خانة الاختيار "إجراء التصحيح التلقائي لاسم".

  4. إذا كنت تريد الاحتفاظ جدولا يسجل كل تغيير يتم إجراءه بواسطة التصحيح التلقائي لاسم، فحدد خانة الاختيار "التصحيح التلقائي لتغييرات اسم السجل".

  5. انقر فوق موافق.

  6. لحفظ التغييرات، انقر فوق "حفظ" على "شريط أدوات الوصول السريع".

ملاحظة: ميزة التصحيح التلقائي "الاسم" ليست هي نفسها ميزة التصحيح التلقائي. تصحح ميزة التصحيح التلقائي "الاسم" المراجع بين العناصر. تصحح ميزة "التصحيح التلقائي" الكلمات أو العبارات التي بها أخطاء إملائية بشكل متكرر.

إعادة تسمية حقل في طريقة عرض ورقة البيانات

  1. في جزء التنقل، انقر نقرا مزدوجا فوق الجدول الذي تريد إعادة تسمية الحقل فيه.

    يتم فتح الجدول في طريقة عرض ورقة البيانات.

  2. انقر بضغطة زر الماوس الأيمن فوق عنوان العمود الخاص بالحقل الذي تريد إعادة تسميته، ثم انقر فوق "إعادة تسمية الحقل" من القائمة المختصرة.

  3. اكتب الاسم الجديد لهذا الحقل، ثم اضغط على ENTER.

إعادة تسمية حقل في طريقة عرض التصميم

  1. في "جزء التنقل"، انقر ب زر الماوس الأيمن فوق الجدول الذي تريد إعادة تسمية الحقل فيه، ثم انقر فوق "طريقة عرض التصميم" من القائمة المختصرة.

    يتم فتح الجدول في طريقة عرض التصميم.

  2. انقر فوق الخلية في العمود "اسم الحقل" الخاص الحقل الذي تريد إعادة تسميته.

    تلميح: لتحديد اسم الحقل بأكمله، قم ب للتو إلى يسار الحرف الأول في الاسم حتى يتغير الماوس إلى سهم، ثم انقر فوقه.

  3. حرر النص لإعادة تسمية الحقل.

  4. لحفظ التغييرات، انقر فوق "حفظ" على "شريط أدوات الوصول السريع".

إعادة تسمية جدول

يمكنك إعادة تسمية جدول ومعظم عناصر قاعدة البيانات الأخرى مباشرة من جزء التنقل.

  1. في "جزء التنقل"، انقر ب زر الماوس الأيمن فوق الجدول الذي تريد إعادة تسميته، ثم انقر فوق "إعادة تسمية" من القائمة المختصرة.

    ملاحظة: يجب إغلاق كل الكائنات المفتوحة التي تشير إلى الجدول قبل أن تتمكن من إعادة تسميته.

  2. اكتب الاسم الجديد، ثم اضغط على ENTER.

  3. لحفظ التغييرات، انقر فوق "حفظ" على "شريط أدوات الوصول السريع".

تغيير النص الذي يظهر في عنوان عمود

التسمية التوضيحية هي عنوان أو عنوان يمكنك تعيينه إلى حقل من خلال تعيين خاصية التسمية التوضيحية الخاصة به. إن التسمية التوضيحية مستقلة عن اسم الحقل — لكل حقل اسم حقل ويمكن أن يكون له أيضا تسمية توضيحية. على سبيل المثال، قد ترغب في أن يكون اسم الحقل كلمة واحدة بدون مسافات مضمنة. يمكنك بعد ذلك استخدام خاصية التسمية التوضيحية لإنشاء اسم وصفي أكثر يتضمن مسافات. يعرض Access التسمية التوضيحية مكان اسم الحقل في طريقة عرض "ورقة البيانات" وفي التسميات العناوين في الاستعلامات والنماذج والتقارير.

إذا لم يتم توفير نص لل خاصية التسمية التوضيحية، يتم استخدام اسم الحقل بشكل افتراضي.

إذا كنت تريد تغيير الاسم الذي يظهر في عنوان عمود في طريقة عرض ورقة البيانات، يمكنك القيام بذلك دون تغيير اسم الحقل عن طريق تعيين خاصية التسمية التوضيحية الخاصة به. لتغيير خاصية التسمية التوضيحية الخاصة به، يمكنك القيام بما يلي:

  1. في "جزء التنقل"، انقر ب زر الماوس الأيمن فوق الجدول الذي تريد تغيير التسمية التوضيحية فيه، ثم انقر فوق "طريقة عرض التصميم" من القائمة المختصرة.

    يتم فتح الجدول في طريقة عرض التصميم.

  2. انقر فوق الخلية في عمود "اسم الحقل" الخاص الحقل الذي تريد تعيين خاصية التسمية التوضيحية الخاصة به.

  3. في المقطع السفلي، ضمن "خصائص الحقل"،على علامة التبويب "عام"، انقر فوق "تسمية توضيحية".

  4. اكتب تسمية توضيحية جديدة لهذا الحقل.

  5. لحفظ التغييرات، انقر فوق "حفظ" على "شريط أدوات الوصول السريع".

في المرة التالية التي تفتح فيها الجدول في طريقة عرض ورقة البيانات، ستظهر التسمية التوضيحية بدلا من اسم الحقل في عنوان العمود.

أعلى الصفحة

إضافة حقل إلى نموذج أو تقرير

عندما تنشئ قاعدة بيانات تستند إلى قالب، ستحتوي قاعدة البيانات على عدد من النماذج والتقارير المضمنة التي تم تصميمها مسبقا التي يمكنك العمل عليها على الفور. ومع ذلك، قد تجد أنك تريد إضافة حقل إضافي إلى نموذج أو تقرير. عند إضافة حقل إلى نموذج أو تقرير، يمكنك إنشاء ما يسمى عنصر التحكم.

عناصر التحكم عبارة عن عناصر تعرض البيانات وتنفذ الإجراءات وتتيح لك إمكانية عرض المعلومات التي تعمل على تحسين واجهة المستخدم، مثل التسميات والصور. يمكن أن تكون عناصر التحكم مرتبطة وغير منضمة ومحسوبة.

للحصول على قائمة كاملة بأنواع عناصر التحكم التي يمكنك استخدامها في النماذج والتقارير، راجع المقالة "مقدمة حول عناصر التحكم".

إضافة حقل إلى نموذج أو تقرير في طريقة عرض التخطيط

بعد إنشاء نموذج أو تقرير، يمكنك بسهولة ضبط تصميمه من خلال العمل في طريقة عرض التخطيط. باستخدام البيانات المباشرة الفعلية كدليل، يمكنك ضبط عرض الحقول وإعادة ترتيب الحقول. يمكنك وضع حقول جديدة في النموذج أو التقرير، كما يمكنك تعيين خصائص النموذج أو التقرير وعن عناصر التحكم الخاصة به.

للتبديل إلى طريقة عرض التخطيط، في جزء التنقل، انقر ب زر الماوس الأيمن فوق النموذج أو التقرير، ثم انقر فوق طريقة عرض التخطيط من القائمة المختصرة. بدلا من ذلك، يمكنك النقر فوق الزر "طريقة عرض التخطيط" على شريط معلومات Access، أو يمكنك النقر بزر الماوس الأيمن فوق علامة تبويب المستند للشكل أو التقرير ثم النقر فوق "طريقة عرض التخطيط" من القائمة المختصرة.

فتح ورقة الخاصية

  • ضمن علامة التبويب تصميم، في المجموعة أدوات، انقر فوق ورقة الخصائص.

    اختصار لوحة المفاتيح اضغط على F4.

يمكنك استخدام جزء "قائمة الحقول" لإضافة حقول من الاستعلام أو الجدول الأساسي إلى التصميم. لعرض جزء "قائمة الحقول"، على علامة التبويب "تنسيق"، في المجموعة "عناصر التحكم"، انقر فوق "إضافة حقول موجودة". يمكنك بعد ذلك سحب الحقول مباشرة من جزء "قائمة الحقول" إلى التصميم.

عرض جزء "قائمة الحقول"

  • على علامة التبويب تصميم، في المجموعة أدوات، انقر فوق إضافة حقول موجودة.

إضافة حقل من جزء "قائمة الحقول"

  • لإضافة حقل واحد، اسحب الحقل من جزء "قائمة الحقول" إلى المقطع حيث تريد عرضه في النموذج أو التقرير.

  • لإضافة عدة حقول دفعة واحدة، اضغط باستمرار على CTRL ثم انقر فوق الحقول التي تريدها. اسحب الحقول المحددة إلى النموذج أو التقرير.

عندما تضع الحقول في مقطع، ينشئ Access عنصر تحكم مربع نص مرتبط لكل حقل، كما يضع عنصر تحكم تسمية بجانب كل حقل بشكل تلقائي.

لمزيد من المعلومات حول النماذج والتقارير، راجع المقالات "إضافة حقل إلى نموذج أو تقرير" و"إنشاء نموذج في Access"وإنشاء تقرير بسيط.

إضافة حقل يخزن المستندات أو الملفات أو الصور

يمكنك استخدام Access لإضافة حقل باستخدام نوع البيانات "مرفق" لتخزين مستند أو ملف أو صورة واحدة أو أكثر. يمكنك استخدام حقل مرفق لتخزين ملفات متعددة في حقل واحد. يمكنك حتى تخزين أكثر من نوع واحد من الملفات في هذا الحقل. على سبيل المثال، في قاعدة بيانات مرشح للعمل، يمكنك إرفاق سيرة ذاتية واحدة أو أكثر، بالإضافة إلى صورة، بسجل كل جهة اتصال.

إضافة حقل مرفق إلى جدول

  1. في "جزء التنقل"، انقر ب زر الماوس الأيمن فوق الجدول الذي تريد إضافة الحقل فيه، ثم انقر فوق "طريقة عرض التصميم" من القائمة المختصرة.

    يتم فتح الجدول في طريقة عرض التصميم.

  2. في العمود "اسم الحقل"، انقر فوق الصف الفارغ الأول وا اكتب اسما الحقل الجديد.

  3. انقر فوق الخلية المجاورة في العمود "نوع البيانات"، ثم حدد "مرفق" في القائمة.

  4. لحفظ التغييرات، انقر فوق "حفظ" على "شريط أدوات الوصول السريع".

    قد يعرض Access رسالة تعلمك بأنه لا يمكنك التراجع عن تغييراتك بعد حفظ الجدول. وهذا يعني أنه لا يمكنك تحويل الحقل إلى نوع بيانات آخر، ولكن يمكنك حذف الحقل، إذا كنت تعتقد أنك ارتكبت خطأ ما.

  5. انقر فوق "نعم" لتأكيد التغيير.

بعد إضافة الحقل "مرفق" إلى الجدول، يمكنك استخدام مربع الحوار "مرفقات" لإضافة مستندات أو ملفات أو صور إلى سجل.

إضافة مرفق إلى حقل

  1. في جزء التنقل، انقر نقرا مزدوجا فوق الجدول الذي تريد إضافة المرفق له.

    يتم فتح الجدول في طريقة عرض ورقة البيانات.

  2. في الجدول، انقر نقرا مزدوجا فوق حقل المرفق.

    يظهر مربع حوار المرفقات.

  3. انقر فوق إضافة.

    يظهر مربع الحوار اختيار ملف.

  4. استخدم القائمة "البحث في" للاستعراض بحثا عن الملف أو الملفات التي تريد إرفاقها بالسجل، وحدد الملف أو الملفات، ثم انقر فوق "فتح".

    تجدر الإشارة إلى أنه يمكنك تحديد ملفات متعددة من أي نوع بيانات معتمد.

  5. في مربع حوار المرفقات، انقر فوق موافق لإضافة الملفات إلى الجدول.

    يضيف Access الملفات إلى الحقل ويزيادات الرقم الذي يشير إلى المرفقات وفقا لذلك.

  6. كرر هذه الخطوات كلما اقتضت الحاجة لإضافة ملفات إلى الحقل الحالي أو حقول أخرى في الجدول.

لمزيد من المعلومات حول حقول المرفقات، راجع المقالة "إرفاق الملفات والرسومات بالسجلات في قاعدة البيانات".

أعلى الصفحة

تغيير طريقة ظهور الحقل

يمكنك تخصيص طريقة ظهور الحقل عند عرضه. على سبيل المثال، يمكنك تعيين تنسيقات العرض لاستخدامها في قاعدة البيانات بأكملها، كما في النماذج والتقارير، أو عند فتح جدول في طريقة عرض ورقة البيانات. لتعيين تنسيق عرض، عليك تعيين الخاصية "تنسيق" في الحقل. بعد ذلك، يتم توارث الخاصية "تنسيق" الخاصة بهذا الحقل تلقائيا بواسطة النماذج والتقارير الجديدة التي تقوم بإنشاءها.

تعيين تنسيق العرض في طريقة عرض ورقة البيانات

  1. في جزء التنقل، انقر نقرا مزدوجا فوق الجدول الذي يحتوي على الحقل الذي تريد تعيين تنسيقه.
    يتم فتح الجدول في طريقة عرض ورقة البيانات.

  2. انقر فوق الحقل الذي تريد تعيين تنسيق العرض الخاص به.

  3. على علامة التبويب "حقول"، في المجموعة "تنسيق"، انقر فوق السهم في القائمة المنسدلة إلى جانب "تنسيق"،ثم حدد تنسيقا.

    يتم عرض الحقل بتنسيق العرض الجديد.

تعيين تنسيق العرض في طريقة عرض التصميم

  1. في "جزء التنقل"، انقر ب زر الماوس الأيمن فوق الجدول الذي يحتوي على الحقل الذي تريد تغيير تنسيق العرض الخاص به، ثم انقر فوق "طريقة عرض التصميم" من القائمة المختصرة.

    يتم فتح الجدول في طريقة عرض التصميم.

  2. انقر فوق الحقل الذي تريد تعيين تنسيق العرض الخاص به.

  3. ضمن "خصائص الحقل"،على علامة التبويب "عام"، انقر فوق المربع "تنسيق".

  4. انقر فوق القائمة المنسدل وحدد تنسيق عرض.

  5. لحفظ التغييرات، انقر فوق "حفظ" على "شريط أدوات الوصول السريع".

أعلى الصفحة

هل تحتاج إلى مزيد من المساعدة؟

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

×