تنفيذ إدارة السجلات

يمكنك إدارة السجلات "في مكانها"، مما يعني أنه يمكنك ترك مستند في موقعه الحالي على موقع، أو تخزين السجلات في أرشيف معين، مثل موقع مركز السجلات.

قبل تنفيذ إدارة السجلات، من المستحسن إنشاء خطة إدارة سجلات لمنظمتك أولا. لمساعدتك على اختيار نظام إدارة السجلات المناسب لمنظمتك، راجع اختيار كيفية تخزين السجلات وإدارتها.

ملاحظة: في SharePoint في Microsoft 365 ، قدمنا استخدام تسميات الاستبقاء لإعلان المحتوى كسجلات ،مما يستبدل بفعالية الحاجة إلى استخدام مركز السجلات. إذا كنت تستخدم "مركز السجلات"، يمكنك الاستمرار في استخدامه إلى جانب تسميات الاستبقاء. ولكن من أجل إدارة السجلات، نوصي باستخدام تسميات الاستبقاء بدلا من مركز السجلات.

إنشاء موقع مركز السجلات وتكوينه

يوفر هذا القسم نظرة عامة حول الخطوات الرئيسية التي تحتاج إلى اتخاذها لإنشاء موقع مركز السجلات وتكوينه. انقر فوق الارتباطات للاطلاع على إرشادات معينة حول كل خطوة.

  1. إنشاء موقع "مركز السجلات" باستخدام قالب موقع "مركز السجلات".

  2. أنشئ مكتبات سجلات أو قوائم لإدارة كل نوع سجل محدد في خطة الملفات وتخزينه (def: تصف خطة الملف أنواع المستندات أو العناصر التي تقر بها المؤسسة كسجلات أعمال رسمية. وهي تشير إلى مكان تخزين هذه السجلات، وتوفر معلومات تميز نوع سجل عن الآخر).

  3. أضف نوع محتوى مقترن إلى المكتبات والقوائم.

  4. قم بإنشاء أعمدة الموقع وإضافتها إلى أنواع المحتويات ذات الصلة لتحتوي على بيانات التعريف الخاصة بكل نوع سجل محدد في خطة الملف وعرضها.

  5. أضف نهج إدارة المعلومات إلى نوع محتوى على موقع مركز السجلات.

  6. تكوين "منظم المحتوى" ل توجيه كل نوع سجل إلى الموقع المناسب.

أعلى الصفحة

إنشاء موقع مركز السجلات

نوصي بإنشاء مركز سجلات كمجموعة مواقع ويب من المستوى الأعلى، وليس كموا موقع فرعي. لإنشاء مجموعة مواقع ويب، يجب أن تكون عضوا في مجموعة مسؤولي المزرعة SharePoint على الكمبيوتر الذي يقوم بتشغيل موقع إدارة SharePoint المركزية على الويب.

في SharePoint Online، يمكنك إنشاء موقع مركز السجلات من موقع SharePoint من المستوى الأعلى. انقر فوق + إنشاء موقع، ثم ابدأ في الخطوة 4 أدناه.

  1. ابدأ تشغيل SharePoint 2013 أو 2016 Central Administration.

    • بالنسبة إلى Windows Server 2008 R2:

      • انقر فوق بدء ،وانقر فوق منتجات Microsoft SharePoint 2013 أو منتجات Microsoft SharePoint 2013، ثم انقر فوق SharePoint 2013 Central Administration أو SharePoint 2016 Central Administration.

    • بالنسبة إلى Windows Server 2012:

      • على شاشة البدء، انقر فوق إدارة SharePoint 2013 المركزية أو إدارة SharePoint 2016 المركزية.

        إذا لم تظهر إدارة SharePoint 2013 المركزية أو إدارة SharePoint 2016 المركزية على شاشة البدء:

      • انقر بضغطةزر الماوس الأيمن فوق الكمبيوتر، وانقر فوق جميع التطبيقات،ثم انقر فوق إدارة SharePoint 2013 المركزية أو إدارة SharePoint 2016 المركزية.

  2. على موقع الإدارة المركزية على الويب، في المقطع إدارة التطبيقات، انقر فوق إنشاء مجموعات المواقع.

  3. في الصفحة إنشاء مجموعة مواقع ويب، في المقطع تطبيق ويب، إذا لم يكن تطبيق الويب الذي تريد إنشاء مجموعة المواقع فيه محددا، انقر فوق السهم لأسفل. في قائمة تطبيق ويب، انقر فوق تغيير تطبيق ويب، ثم انقر فوق تطبيق الويب الذي تريد إنشاء مجموعة المواقع فيه.

  4. في المقطع العنوان والوصف، اكتب العنوان والوصف الخاصين بجمعية المواقع.

  5. في المقطع عنوان موقع ويب، حدد المسار الذي يجب استخدامه ل URL (على سبيل المثال، مسار تضمين أحرف البدل مثل /sites/، أو الدليل الجذر (/).

    إذا حددت مسار تضمين أحرف البدل، فيجب أيضا كتابة اسم الموقع لاستخدامه في عنوان URL الخاص بالموقع.

  6. في المقطع تحديد القالب، في القائمة تحديد إصدار التجربة، حدد إصدار تجربة SharePoint من القوالب التي تريد استخدامها.

    حدد إصدار التجربة إذا كنت تريد أن تبدو مجموعة المواقع الموقعة وتشغيلها كمجموعة مواقع في SharePoint Server. يتم تشغيل مجموعة المواقع التي تستخدم إصدارا سابقا من التجربة في إصدار لاحق من SharePoint، ولكن ستعكس واجهة المستخدم وتجربة المستخدم في مجموعة المواقع الموقعة الإصدار السابق. مجموعة مواقع ويب يمكن ترقيتها في أي وقت إلى أحدث إصدار من التجربة.

  7. في المقطع تحديد القالب، حدد علامة التبويب Enterprise، ثم انقر فوق مركز السجلات.

  8. في القسم مسؤول مجموعة المواقع الرئيسية، اكتب اسم المستخدم (في النموذج DOMAIN\username) للمستخدم الذي سيكون مسؤول مجموعة المواقع.

  9. في المقطع مسؤول مجموعة المواقع الثانوية، اكتب اسم المستخدم للمسؤول الثانوي عن مجموعة المواقع. من أفضل الممارسات تعيين مسؤول مجموعة مواقع ثانوية لضمان أن أحد الأشخاص يمكنه إدارة مجموعة المواقع عندما لا يكون مسؤول مجموعة المواقع الرئيسية موجودا.

  10. إذا كنت تستخدم الحصص النسبية لإدارة التخزين لمجموعات المواقع، في المقطع قالب الحصة النسبية، انقر فوق قالب في القائمة تحديد قالب الحصة النسبية.

  11. انقر فوق موافق.

إنشاء مكتبات أو قوائم لإدارة السجلات

المكتبات والقوائم هي عناصر هامة في إدارة السجلات. فهي تعمل كخزنات ملفات لكل نوع من السجلات التي تريد تخزينها أو إدارتها. يساعد ربط أنواع المحتويات (الموضحة لاحقا) بالمكتبات والقوائم على تصنيف سجلاتك بشكل أكبر. نوصي بإنشاء مكتبة مستندات واحدة أو قائمة واحدة لكل نوع محتوى في خطة ملف السجلات.

إضافة نوع محتوى موجود إلى قائمة أو مكتبة

عند إضافة نوع محتوى إلى قائمة أو مكتبة، يمكنك أن تجعل من الممكن لهذه القائمة أو المكتبة أن تحتوي على عناصر من هذا النوع. عند إرسال السجلات إلى مركز السجلات، يتم توجيهها إلى القائمة أو المكتبة ذات الصلة استنادا إلى نوع محتوى المستند.

أعلى الصفحة

إنشاء أعمدة الموقع وإضافتها إلى القوائم أو المكتبات أو أنواع المحتويات

تساعدك الأعمدة على تجميع السجلات أو العناصر الأخرى وتصنيفها وتعقبها. يعرف عمود الموقع عنصر بيانات التعريف الذي يمكن إقترنته بنوع محتوى أو قائمة أو مكتبة. على سبيل المثال، قد ترغب في إضافة أعمدة الموقع لتعريف "الكاتب" أو "تاريخ الانتهاء". أضف عمود موقع إلى نوع محتوى للسجلات إما لتخزين عنصر بيانات تعريف تم إرساله مع سجل، أو لإضافة بيانات تعريف للمساعدة في إدارة السجل.

إنشاء عمود موقع

  1. على موقع مركز السجلات، انقر فوق إعدادات الزر "إعدادات Office 365" ، ثم انقر فوق إعدادات الموقع.

    في موقع SharePoint متصل بالمجموعة، انقر فوقإعدادات، وانقر فوقمحتويات الموقع، ثم انقر فوق إعدادات الموقع.

  2. في الصفحة إعدادات الموقع، ضمن معارض مصممويب، انقر فوق أعمدة الموقع.

  3. في صفحة أعمدة الموقع، انقر فوق إنشاء.

  4. في الصفحة عمود موقع جديد، في المقطع الاسم والنوع، في المربع اسم العمود، اكتب الاسم الذي تريده.

  5. حدد نوع المعلومات التي تريد تخزينها في العمود — على سبيل المثال، العملة أو التاريخ والوقت أو النص.

  6. في المقطع تجميع، حدد المجموعة الموجودة التي تريد تخزين عمود الموقع الجديد فيها أو حدد مجموعة جديدة لإنشاء مجموعة جديدة لتخزين العمود. توفر المجموعات طريقة لتنظيم الأعمدة وجعل العثور عليها أكثر سهولة.

في المقطع إعدادات الأعمدة الإضافية، حدد إعدادات الأعمدة الإضافية التي تريدها. تختلف الخيارات المتوفرة في هذا المقطع استنادا إلى نوع العمود الذي تحدده في المقطع الاسم والنوع. على سبيل المثال، إذا كان نوع المعلومات التي تريد تخزينها في عمود هو اختيار، يمكنك تحديد الخيارات التي تريد تعدادها في المقطع إعدادات الأعمدة الإضافية.

  1. انقر فوق موافق.

إضافة عمود موقع إلى نوع محتوى للسجلات

  1. من الصفحة الرئيسية لموقع مركز السجلات، انقر فوق إعدادات، ثم انقر فوق إعدادات الموقع.

    في موقع SharePoint متصل بالمجموعة، انقر فوقإعدادات، وانقر فوقمحتويات الموقع، ثم انقر فوق إعدادات الموقع.

  2. في المقطع معارض مصمم ويب، انقر فوق أنواع محتويات الموقع.

  3. في الصفحة أنواع محتويات الموقع، انقر فوق نوع محتوى الموقع الذي تريد تكوينه.

  4. بعد تحديد نوع محتوى موقع من الموقع الأصل أو إنشاء نوع محتوى موقع جديد، على صفحة نوع محتوى الموقع المحدد، في المقطع أعمدة، انقر فوق إضافة من أعمدة الموقع الموجودة .

  5. في الصفحة إضافة أعمدة إلى نوع المحتوى، في المقطع تحديد أعمدة، حدد المجموعة التي تريد التصفية عليها من القائمة تحديد أعمدة من.

  6. حدد العمود الذي تريد إضافته من قائمة الأعمدة المتوفرة، ثم انقر فوق إضافة.

  7. في المقطع تحديث القوائم وأنواع محتويات الموقع، حدد ما إذا كان سيتم تحديث أنواع محتويات الموقع الطفلة التي ترث من نوع محتوى الموقع هذا بتغييراتك.

  8. بعد الانتهاء من إضافة الأعمدة التي تريدها، انقر فوق موافق.

ملاحظة: إذا لم يظهر نوع المحتوى الذي تريد تحديده كارتباط (رمادي اللون) في هذه الصفحة، فإن نوع المحتوى ينتمي إلى موقع أصل لموقع "مركز السجلات"، وبالتالي يجب تحديده وتكوينه من الموقع الأصل. يمكنك القيام بذلك بالنقر فوق الارتباط ضمن العمود المصدر إلى جانب نوع محتوى الموقع الرمادي ضمن العمود نوع محتوى الموقع.

أعلى الصفحة

إنشاء سياسات إدارة المعلومات للسجلات

نهج إدارة المعلومات هو مجموعة من القواعد لنوع المحتوى. تمكن سياسات إدارة المعلومات المؤسسات من التحكم في أشياء مثل مدة الاحتفاظ بالمحتوى وتعقبها أو الإجراءات التي يمكن للمستخدمين اتخاذها باستخدام هذا المحتوى.

ملاحظة: يجب أن تكون عضوا في مجموعة المالكين لموقع مركز السجلات لإكمال هذه المهمة.

إضافة نهج إدارة المعلومات إلى نوع محتوى

ملاحظة: لا يمكنك تحديد نهج إدارة المعلومات لنوع محتوى أساسي. يتم تثبيت أنواع المحتويات الأساسية عند إنشاء مجموعة مواقع. يجب إنشاء نوع محتوى مشتق من نوع محتوى أساسي وتطبيق نهج إدارة المعلومات على نوع المحتوى المشتق.

  1. في الموقع، انقر فوق إعدادات الزر "إعدادات Office 365" ، ثم انقر فوق إعدادات الموقع.

    في موقع SharePoint متصل بالمجموعة، انقر فوقإعدادات، وانقر فوقمحتويات الموقع، ثم انقر فوق إعدادات الموقع.

  2. في الصفحة إعدادات الموقع، في المقطع معارض مصمم ويب، انقر فوق أنواع محتويات الموقع.

  3. في صفحة أنواع محتويات الموقع، انقر فوق نوع المحتوى الذي تريد إضافة نهج إدارة المعلومات له.

  4. على الصفحة نوع المحتوى، انقر فوق إعدادات نهج إدارة المعلومات.

  5. في الصفحة تحرير النهج، اكتب وصفا النهج، ثم اكتب بيان نهج مختصر يشرح للمستخدمين سبب النهج. يمكن أن يصل عدد أحرف بيان النهج إلى 512 حرفا.

  6. بعد ذلك، ستحتاج إلى إضافة واحدة أو أكثر من ميزات النهج إلى نهج إدارة المعلومات. عند تمكين الميزات، سيتم تقديم إعدادات إضافية.

إضافة ميزات النهج إلى نهج إدارة المعلومات

إن ميزات النهج التي يمكنك إضافتها إلى نهج المعلومات هي التسميات والتدقيق وانتهاء الصلاحية والرمز الشريطي.

إضافة ميزة نهج استبقاء إلى نهج إدارة المعلومات

  1. في الصفحة تحرير النهج، حدد خانة الاختيار تمكين الاستبقاء.

  2. انقر فوق إضافة مرحلة استبقاء وحدد أحد خيارات فترة الاستبقاء التالية لتحديد وقت انتهاء صلاحية المستندات: لتعيين تاريخ انتهاء الصلاحية استنادا إلى خاصية تاريخ، حدد هذه المرحلة تستند إلى خاصية تاريخ على العنصر، ثم حدد الإجراء( تم إنشاؤه أو تعديله)والمهلة الزمنية (أيام أو أشهر أو سنوات).

  3. اكتب قيمة في المربع بين القوائم لتحديد الفترة الزمنية.

  4. حدد الإجراء الذي يجب أن يحدث عند انتهاء صلاحية المستند.

  5. إذا كنت تريد تكرار الإجراء المحدد، فحدد خانة الاختيار في المقطع تكرار ثم حدد فترة التكرار.

  6. انقر فوق موافق.

أعلى الصفحة

إضافة ميزة نهج تدقيق إلى نهج إدارة المعلومات

  1. في الصفحة تحرير النهج، في المقطع تدقيق، حدد تمكين التدقيق ،ثم حدد خانات الاختيار إلى بجانب الأحداث التي تريد الاحتفاظ بتعقب تدقيق لها.

  2. انقر فوق موافق.

    ملاحظة: لعرض سجلات التدقيق، على الصفحة إعدادات مجموعة المواقع الموقعة، انقر فوق تقارير سجل التدقيق ،ثم حدد التقرير لعرضه.

إضافة ميزة نهج الرمز الشريطي إلى نهج إدارة المعلومات

  1. في الصفحة تحرير النهج، في المقطع الرموز الشريطية، حدد تمكين الرموز الشريطية.

  2. حدد مطالبة المستخدمين بإدراج رمز شريطي... إذا كنت تريد أن تطلب تطبيقات عميل Office من المستخدمين إدراج رمز شريطي في مستنداتهم.

إضافة ميزة نهج التسمية إلى نهج إدارة المعلومات

  1. في الصفحة تحرير النهج، في المقطع تسميات، حدد خانة الاختيار تمكين التسميات.

  2. لمطالبة المستخدمين بإدراج تسمية قبل حفظ مستند أو طباعته، حدد مطالبة المستخدمين بإدراج تسمية قبل الحفظ أو الطباعة.

  3. لمنع تغيير التسميات بعد إضافتها، حدد منع إجراء تغييرات على التسميات بعد إضافتها.

  4. في المربع تنسيق التسمية، اكتب النص الذي تريد ظهوره على التسمية. يمكنك استخدام أي تركيبة من خصائص النص أو المستند الثابتة، باستثناء الخصائص المحسوبة أو المضمنة مثل معرف فريد عمومي (GUID) أو Created By. لبدء سطر جديد، استخدم \n الأحرف.

  5. حدد خطا وحجم الخط ونمط الخط ومبرر لنص التسمية.

  6. اكتب ارتفاع تسمية بوصات في المربع ارتفاع وعرض تسمية بوصات في المربع عرض.

  7. انقر فوق تحديث لعرض التغييرات.

  8. انقر فوق موافق.

تكوين إدارة السجلات في مكانها

عند استخدام "مركز السجلات"، تعمل في مستودع مؤمن، كما يمكنك استخدام عملية "إرسال إلى" للحصول على سجلات في ذلك المستودع. ومع ذلك، يمكن تمكين أي موقع لإدارة السجلات في مكانها كن النظام لإدارة السجلات. في هذا النوع من النظام، بخلاف مركز السجلات، يمكنك تخزين السجلات مع المستندات النشطة في مساحة تعاونية. بعض الفوائد الإضافية لاستخدام نظام إدارة السجلات المكين هي:

  • يمكن أن تكون السجلات موجودة ويمكن إدارتها عبر مواقع متعددة.

  • مع تمكين الإصدار، قد يتم تلقائيا إنشاء إصدارات إضافية جديدة من السجلات.

  • يمكن تنفيذ بحث eDiscovery مقابل كل من السجلات والمستندات النشطة في الوقت نفسه.

  • تحكم أكبر في ما هو السجل في مؤسستك ومن يمكنه إنشاء سجل.

هناك ثلاث خطوات رئيسية لتكوين إدارة السجلات في مكانها:

  1. تنشيط إدارة السجلات في مكانها على مستوى مجموعة المواقع.

  2. تكوين إعدادات تعريف السجل على مستوى مجموعة المواقع.

  3. تكوين إعدادات تعريف السجل على مستوى القائمة أو المكتبة.

    ملاحظة: يجب أن تكون مساهما في القائمة أو مسؤولا لكي تعلن العناصر كسجلات يدويا.

أعلى الصفحة

تنشيط إدارة السجلات المحلية على مستوى مجموعة المواقع

الخطوة الأولى في تكوين نظام إدارة سجلات مكانية هي تنشيط الميزة على مستوى مجموعة المواقع. يمكن تنشيط الميزة الأمر "تسجيل الإعلان/إلغاء الإعلان" على الشريط.

ملاحظة: يجب أن تكون مسؤول مجموعة مواقع ويب لتنفيذ هذه المهمة.

  1. في أعلى مستوى الموقع، انقر فوق إعدادات الزر "إعدادات Office 365" ، ثم انقر فوق إعدادات الموقع.

    في موقع SharePoint متصل بالمجموعة، انقر فوقإعدادات، وانقر فوقمحتويات الموقع، ثم انقر فوق إعدادات الموقع.

  2. ضمن إدارة مجموعة المواقع،انقر فوق ميزات مجموعة المواقع.

  3. بجانب إدارة السجلات في مكان،انقر فوق تنشيط.

تكوين إعدادات تعريف السجل على مستوى مجموعة المواقع

  1. في أعلى مستوى الموقع، انقر فوق إعدادات الزر "إعدادات Office 365" ، ثم انقر فوق إعدادات الموقع.

    في موقع SharePoint متصل بالمجموعة، انقر فوقإعدادات، وانقر فوقمحتويات الموقع، ثم انقر فوق إعدادات الموقع.

  2. ضمن إدارة مجموعة المواقع، انقر فوق إعدادات إقرار السجل.

  3. في الصفحة إعدادات إعلان السجل، إذا كنت تريد وضع قيود على ما يمكن القيام به للعناصر المعلنة كسجلات، فحدد أحد الخيارات الموجودة في المقطع قيود السجل.

  4. في المقطع توفر إقرار السجل، اختر ما إذا كان يجب أن يتوفر الإعلان اليدوي للسجلات في القوائم والمكتبات بشكل افتراضي أم لا. إذا اخترت الخيار غير متوفرفي كل المواقع بشكل افتراضي، يمكن إعلان السجلات فقط من خلال نهج أو سير عمل.

  5. في المقطع أدوار الإعلان، حدد الأدوار التي يمكن أن تعلن السجلات يدويا ولا يتم الإعلان عنها.

  6. حدد موافق.

تكوين إعدادات تعريف السجل على مستوى القائمة أو المكتبة

يمكنك التحكم بشكل أكبر في مكان إعلان العناصر كسجلات من خلال تكوين تعريفات السجلات لقائمة أو مكتبة. عند تكوين قائمة أو مكتبة للإعلان عن السجل، يمكنك إعلان العناصر كسجلات تلقائيا عند إضافتها إلى القائمة أو المكتبة.

  1. من القائمة أو المكتبة حيث تريد تكوين إعدادات إعلان السجل، انقر فوق علامة التبويب مكتبة أو قائمة على الشريط، ثم انقر فوق إعدادات المكتبة أو إعدادات القائمة.

    في SharePoint Online، انقر فوق إعدادات الزر "إعدادات Office 365" ثم انقر فوق إعدادات القائمة أو إعدادات المكتبة.

  2. ضمن صفحة مكتبة المستندات/إعدادات القائمة، ضمن الأذونات والإدارة،انقر فوق إعدادات إعلان السجل.

  3. في المقطع توفر إقرار السجل اليدوي، حدد:

  4. سواء كنت تريد أن تستخدم القائمة أو المكتبة إعدادات إعلان السجل الافتراضية المستخدمة بواسطة مجموعة المواقع الموقعة،

  5. ما إذا كان يجب السماح للمستخدمين دائما بتعريف العناصر كسجلات للقائمة أو المكتبة يدويا، أو

  6. ما إذا كان المستخدمون لا يمكنهم أبدا الإعلان يدويا عن السجلات داخل القائمة أو المكتبة.

  7. في المقطع الإعلان التلقائي، حدد خانة الاختيار إذا كنت تريد إعلان كل العناصر المضافة إلى القائمة أو المكتبة كسجلات تلقائيا.

  8. انقر فوق موافق.

أعلى الصفحة

هل تحتاج إلى مزيد من المساعدة؟

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×