توضيح إعدادات "الأرشفة التلقائية"

تساعد "الأرشفة التلقائية" على إدارة المساحة الموجودة في علبة البريد أو على خادم البريد الإلكتروني الذي تستخدمه عن طريق نقل العناصر تلقائياً إلى أي موقع أرشيف. استناداً إلى الخيارات، تكمل "الأرشفة التلقائية" أحد الإجراءين التاليين أو كليهما:

  • نقل العناصر من موقعها الأصلي، أحد المجلدات النشطة لديك بشكل عام، إلى مجلد أرشيف.

    أين تنتقل العناصر الخاصة بي؟

    ملف الأرشيف هو نوع من ملفات بيانات Outlook (.pst). في المرة الأولى التي يتم فيها تشغيل "الأرشفة التلقائية"، يتم تلقائياً إنشاء ملف الأرشيف في: C:\Users\YourUserName\Documents\Outlook Files\archive.pst

    يتعذر عليّ العثور على المجلدات المدرجة في هذه المقالة

    بعض المجلدات قد تكون مجلدات مخفية. للحصول على مزيد من المعلومات حول عرض المجلدات المخفية في Windows، اطلع على إظهار الملفات المخفية.

  • حذف العناصر التي انتهت فيها فترات التقادم بشكل دائم.

ملاحظات: 

  • إذا قمت باختيار أن يتم حذف العناصر، فلا تتم أرشفتها. إذا قمت باختيار أرشفة العناصر، فلا يمكن حذفها عن طريق الأرشفة التلقائية. بمجرد أرشفة العناصر، يمكنك فقط حذفها يدوياً.

  • إذا كان لديك حسابات Exchange متعددة في ملف تعريف Outlook الخاص بك وتكوين "البحث التلقائي" لحساب واحد، سيتم تطبيق الإعدادات نفسها تلقائيا على كل حسابات Exchange الأخرى. 

لمزيد من المعلومات حول ميزة "أرشفة تلقائية"، راجع أرشفة العناصر القديمة تلقائيا.

فترات التقادم لعناصر Outlook

يتم تضمين أي عنصر في Outlook تجاوز فترة التقادم الخاصة به في "الأرشفة التلقائية" التالية، إلا إذا تم وضع علامة على العنصر بشكل خاص لاستبعاده. تكون فترة التقادم الافتراضية لكل مجلد في Outlook كما يلي:

مجلد

فترة التقادم

علبة الوارد والمسودات

6 أشهر

العناصر المرسلة والعناصر المحذوفة

شهران

علبة الصادر

3 أشهر

التقويم

6 أشهر

المهام

6 أشهر

الملاحظات

6 أشهر

دفتر اليومية

6 أشهر

ملاحظة: المجلدات التي تقوم بإنشائها التي تحتوي على نوع العناصر نفسه مثل علبة الوارد أو التقويم أو المهام أو الملاحظات أو دفتر اليومية لديها فترة التقادم الافتراضية نفسها المكونة من ستة أشهر. على سبيل المثال، مجلد بريد تقوم بإنشائه لتقارير حالة تلقيتها من زميل أو مجلد جهات اتصال تقوم بإنشائه لجهات الاتصال الشخصية.

تحديد عمر عنصر ما

نوع العنصر

متى تبدأ فترة التقادم

رسالة بريد إلكتروني

في تاريخ/وقت الاستلام أو في آخر تاريخ قمت فيه بتغيير الرسالة وحفظها، أيهما يأتي لاحقاً. يعتبر وضع علامة على أي رسالة كمقروءة أو غير مقروءة مثالاً لتغيير الرسالة.

موعد أو حدث أو اجتماع بالتقويم

في التاريخ الذي قمت فيه بآخر تغيير وحفظ للعنصر، أيهما يأتي لاحقاً. العناصر المتكررة لا تتم أرشفتها تلقائياً. بغض النظر عن تاريخ الحفظ الأخير، سيتم أرشفة عناصر التقويم التي حدثت بالفعل فقط.

مهمة

في تاريخ الاكتمال أو في آخر تاريخ قمت فيه بتغيير المهمة وحفظها. المهام التي لم يتم وضع علامة مكتمل عليها لا تتم أرشفتها تلقائياً. تتم أرشفة المهام المعينة إلى أشخاص آخرين إذا تم وضع علامة مكتمل عليها فقط.

ملاحظة

عند آخر تاريخ قمت فيه بتغيير الملاحظة وحفظها.

إدخال دفتر يومية

في التاريخ الذي تم فيه إنشاء إدخال دفتر اليومية أو في آخر تاريخ قمت فيه بتغيير الإدخال وحفظه.

جهة اتصال

لا تتم أرشفة جهات الاتصال بشكل افتراضي. ومع ذلك، يمكنك أرشفتها يدوياً.

أعلى الصفحة

خيارات وإعدادات "الأرشفة التلقائية"

اطلع على الأوصاف التالية للإعدادات والخيارات التي يمكنك تطبيقها عند تخصيص "الأرشفة التلقائية".

مربع الحوار "إعدادات الأرشفة التلقائية"

تشغيل "البحث التلقائي" كل n أيام    اختر عدد مرات تشغيل "البحث التلقائي". قد تبطئ أرشفة العديد من العناصر في الوقت نفسه أداء الكمبيوتر. لذلك، من الأفضل استخدام "البحث التلقائي" بشكل متكرر لتقليل عدد العناصر التي تمت معالجتها.

لإيقاف تشغيل ميزة "الأرشفة التلقائية"، قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار تشغيل الأرشفة التلقائية في أيام n‏.

المطالبة قبل تشغيل "البحث التلقائي"    اختر ما إذا كنت تريد ظهور رسالة تذكير قبل أن تقوم ميزة "البحث التلقائي" بمعالجة عناصر Outlook. عند ظهور المطالبات، يمكنك النقر فوق "لا" على رسالة التذكير لإلغاء جلسة عمل "البحث التلقائي".

حذف العناصر منتهية الصلاحية (مجلدات البريد الإلكتروني فقط)    يكون هذا الخيار م إيقاف التشغيل بشكل افتراضي. حدد خانة الاختيار هذه لحذف الرسائل بعد مرور فترة العمر.

أرشفة العناصر القديمة أو حذفها    حدد هذا الخيار إذا كنت تريد تعيين الإعدادات التالية أو تغييرها. إذا تم مسح خانة الاختيار هذه، يتم تشغيل "البحث التلقائي" باستخدام الإعدادات الافتراضية.

إظهار مجلد الأرشيف في قائمة المجلدات     حدد خانة الاختيار هذه لكي يتم إدراج مجلد الأرشيف مع مجلدات العمل الأخرى في جزء التنقل. إذا لم تستخدم هذا الخيار، يمكنك مع ذلك فتح مجلد الأرشيف — انقر فوق علامة التبويب "ملف"، ثم على علامة التبويب "فتح"، انقر فوق "فتح ملف بيانات Outlook".

تنظيف العناصر الأقدم من    حدد العمر الذي تريد أرشفة العناصر عنده، في الأيام أو الأسابيع أو الأشهر. يمكنك تكوين فترة من يوم واحد بحد أقصى 60 شهرا.

نقل العناصر القديمة إلى    حدد خانة الاختيار هذه لأرشفة العناصر القديمة بدلا من حذفها تلقائيا. يظهر المجلد الافتراضي في المربع. لاستخدام مجلد آخر، أدخل موقع المجلد في المربع أو انقر فوق "استعراض". تحديد هذا الخيار يمسح تحديد خيار حذف العناصر بشكل دائم.

حذف العناصر نهائيا     يحذف هذا الخيار أي عناصر منتهية الصلاحية. ولا يتم نقلها ولا يتم الاحتفاظ بنسخة أرشيف. تحديد هذا الخيار يمسح تحديد "نقل العناصر القديمة إلى الخيار".

تطبيق هذه الإعدادات على كل المجلدات الآن    يطبق هذا الخيار إعدادات "البحث التلقائي"، بما في ذلك تغييراتك، على كل المجلدات. لتحديد إعدادات فريدة لمجلد واحد أو أكثر، لا تحدد هذا الخيار. بدلا من ذلك، انقر ب زر الماوس الأيمن فوق المجلد، وانقر فوق "خصائص"، ثم انتقل إلى علامة التبويب "بحث تلقائي" لتغيير الإعدادات لكل مجلد تريد تغييره.

أعلى الصفحة

هل تحتاج إلى مزيد من المساعدة؟

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×