تشرح هذه المقالة كيفية حساب البيانات التي يتم إرجاعها بواسطة استعلام. على سبيل المثال، في نموذج أو تقرير، يمكنك حساب عدد العناصر في واحد أو أكثر من حقول الجدول أو عناصر التحكم. يمكنك أيضا حساب متوسط القيم، والعثور على أصغر القيم وأكبرها وأقدمها وأحدثها. بالإضافة إلى ذلك Access توفر هذه الميزة ميزة تسمى صف الإجمالي الذي يمكنك استخدامه في حساب البيانات في ورقة البيانات دون الحاجة إلى تغيير تصميم الاستعلام.
ماذا تريد أن تفعل؟
فهم طرق حساب البيانات
يمكنك حساب عدد العناصر في حقل (عمود من القيم) باستخدام الدالة Count. تنتمي الدالة Count إلى مجموعة من الدالات تسمى الدالات التجميعية. يمكنك استخدام الدالات التجميعية لإجراء عملية حسابية على عمود من البيانات وإرجاع قيمة واحدة. يوفر Access عددا من الدالات التجميعية بالإضافة إلى Count،مثل:
-
Sum،للحصول على جمع عمود من الأرقام.
-
المتوسط،لمتوسط عمود من الأرقام.
-
الحدالأقصى، للعثور على أعلى قيمة في حقل.
-
الحدالأدنى، للعثور على أقل قيمة في حقل.
-
الانحراف المعياري، لقياس مدى بعد القيم عن القيمة المتوسطة (الوسط).
-
التباين،لقياس التباين الإحصائي لكل القيم في العمود.
Access طريقة لإضافة Count وغيرها من الدالات التجميعية إلى استعلام. يمكنك تنفيذ ما يلي:
-
فتح الاستعلام في طريقة عرض ورقة البيانات وإضافة صف إجمالي. يسمح لك "صف الإجمالي" باستخدام دالة تجميعية في عمود واحد أو أكثر من مجموعة نتائج الاستعلام دون الحاجة إلى تغيير تصميم الاستعلام.
-
إنشاء استعلام إجماليات. يحسب استعلام الإجماليات الإجماليات الفرعية عبر مجموعات السجلات. على سبيل المثال، إذا كنت تريد الحصول على الإجمالي الفرعي لكل المبيعات حسب المدينة أو حسب ربع السنة، يمكنك استخدام استعلام إجماليات تجميع السجلات حسب الفئة التي تريدها ثم جمع أرقام المبيعات. في المقابل، يحسب صف الإجمالي الإجماليات الكلية لأعمدة (حقول) واحدة أو أكثر من البيانات.
ملاحظة: تؤكد مقاطع "كيفية" في هذا المستند استخدام الدالة Count، ولكن تذكر أنه يمكنك استخدام دالات تجميعية أخرى في صفوف "الإجمالي" واستعلاماتك. لمزيد من المعلومات حول استخدام الدالات التجميعية الأخرى، راجع مرجع الدالة Aggregate لاحقا في هذه المقالة.
للحصول على مزيد من المعلومات حول طرق استخدام الدالات التجميعية الأخرى، راجع المقالة عرض إجماليات الأعمدة في ورقة بيانات.
تشرح الخطوات الموجودة في الأقسام التالية كيفية إضافة صف إجمالي وكيفية استخدام استعلام إجماليات لتعد البيانات. عند المتابعة، تذكر أن الدالة Count تعمل على عدد أكبر من أنواع البيانات مقارنة بالوظائف التجميعية الأخرى. على سبيل المثال، يمكنك تشغيل دالة Count مقابل أي نوع من الحقول باستثناء حقل يحتوي على بيانات عددية معقدة ومكررة، مثل حقل قوائم متعددة تقييم.
في المقابل، تعمل العديد من الدالات التجميعية فقط على البيانات الموجودة في الحقول المعينة إلى نوع بيانات معين. على سبيل المثال، تعمل الدالة Sum فقط مع الحقول التي تم تعيينها إلى أنواع البيانات "رقم" أو "عشري" أو "عملة". لمزيد من المعلومات حول أنواع البيانات التي تتطلبها كل دالة، راجع مرجع الدالة التجميعية،لاحقا في هذه المقالة.
للحصول على مزيد من المعلومات العامة حول أنواع البيانات، راجع المقالة تعديل نوع البيانات المعينة لحقل أو تغييره.
حساب عدد البيانات باستخدام صف الإجمالي
يمكنك إضافة صف إجمالي إلى استعلام بفتح الاستعلام في طريقة عرض ورقة البيانات، وإضافة الصف، ثم تحديد الدالة Count أو دالة تجميعية أخرى، مثل Sumأو Minimumأو Maximumأو Average. تشرح الخطوات الموجودة في هذا القسم كيفية إنشاء استعلام تحديد أساسي وإضافة صف إجمالي.
إنشاء استعلام تحديد أساسي
-
من علامة التبويب إنشاء، في المجموعة غير ذلك، انقر فوق تصميم الاستعلام.
-
انقر نقرا مزدوجا فوق الجدول أو الجداول التي تريد استخدامها في الاستعلام، ثم انقر فوق "إغلاق".
يظهر الجدول أو الجداول المحددة كنوافذ في الجزء العلوي من مصمم الاستعلام. يعرض هذا الرسم البياني جدولا نموذجيا في مصمم الاستعلام:
-
انقر نقراً مزدوجاً فوق حقول الجدول الذي تريد استخدامها في الاستعلام.
يمكنك تضمين حقول تحتوي على بيانات وصفية، مثل الأسماء والأوصاف، ولكن يجب تضمين الحقل الذي يحتوي على القيم التي تريد حسابها.
يظهر كل حقل في عمود في شبكة تصميم الاستعلام.
-
من علامة التبويب تصميم، في مجموعة النتائج، انقر فوق تشغيل.
يتم عرض نتائج الاستعلام في عرض ورقة البيانات.
-
بشكل اختياري، ارجع إلى طريقة عرض التصميم واضبط الاستعلام. للقيام بذلك، انقر بزر الماوس الأيمن فوق علامة تبويب المستند للاستعلام، ثم انقر فوق طريقة عرض التصميم. يمكنك بعد ذلك ضبط الاستعلام حسب الحاجة عن طريق إضافة حقول الجدول أو إزالتها. لإزالة حقل، حدد العمود في شبكة التصميم واضغط على DELETE.
-
احفظ الاستعلام بشكل اختياري.
إضافة صف إجمالي
-
افتح الاستعلام في طريقة عرض ورقة البيانات. للقيام بذلك لقاعدة بيانات بتنسيق ملف accdb.، انقر ب زر الماوس الأيمن فوق علامة تبويب المستند للاستعلام وانقر فوق طريقة عرض ورقة البيانات.
-أو-
للحصول على قاعدة بيانات بتنسيق ملف mdb. تم إنشاؤها باستخدام إصدار سابق من Access، على علامة التبويب "الصفحة الرئيسية"، في المجموعة "طرق العرض"، انقر فوق السهم أسفل "طريقة عرض" وانقر فوق "طريقة عرض ورقة البيانات".
-أو-
في "جزء التنقل"، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الاستعلام. يؤدي القيام بذلك إلى تشغيل الاستعلام وتحميل النتائج إلى ورقة بيانات.
-
من علامة تبويب الشريط الرئيسي، في المجموعة سجلات، انقر فوق إجماليات.
يظهر صف إجمالي جديد أسفل الصف الأخير من البيانات في ورقة البيانات.
-
في صف الإجمالي، انقر فوق الحقل الذي تريد جمعه، ثم حدد "عدد" من القائمة.
إخفاء صف الإجمالي
-
من علامة تبويب الشريط الرئيسي، في المجموعة سجلات، انقر فوق إجماليات.
للحصول على مزيد من المعلومات حول استخدام صف الإجمالي، راجع المقالة عرض إجماليات الأعمدة في ورقة بيانات.
حساب عدد البيانات باستخدام استعلام إجماليات
يمكنك حساب البيانات باستخدام استعلام إجماليات بدلا من صف الإجمالي عندما تحتاج إلى حساب بعض السجلات التي يتم إرجاعها بواسطة استعلام أو كلها. على سبيل المثال، يمكنك حساب عدد معاملات المبيعات أو عدد المعاملات في مدينة واحدة.
يمكنك عادة استخدام استعلام إجماليات بدلا من صف الإجمالي عندما تحتاج إلى استخدام القيمة الناتجة في جزء آخر من قاعدة البيانات، مثل تقرير.
حساب عدد السجلات في استعلام
-
من علامة التبويب إنشاء، في المجموعة غير ذلك، انقر فوق تصميم الاستعلام.
-
انقر نقرا مزدوجا فوق الجدول الذي تريد استخدامه في الاستعلام، ثم انقر فوق "إغلاق".
يظهر الجدول في نافذة في الجزء العلوي من مصمم الاستعلام.
-
انقر نقرا مزدوجا فوق الحقول التي تريد استخدامها في الاستعلام، وتأكد من تضمين الحقل الذي تريد حساب عدده. يمكنك حساب عدد الحقول لمعظم أنواع البيانات، الاستثناء هو الحقول التي تحتوي على بيانات عددية معقدة ومكررة، مثل حقل قوائم متعددة تقييم.
-
من علامة التبويب تصميم، في مجموعة إظهار/إخفاء، انقر فوق إجماليات.
يظهر صف الإجمالي في شبكة التصميم، ويظهر "تجميع حسب" في الصف لكل حقل في الاستعلام.
-
في صف الإجمالي، انقر فوق الحقل الذي تريد حساب عدده وحدد "العدد" من القائمة الناتجة.
-
من علامة التبويب تصميم، في مجموعة النتائج، انقر فوق تشغيل.
يتم عرض نتائج الاستعلام في عرض ورقة البيانات.
-
بشكل اختياري، احفظ الاستعلام.
حساب عدد السجلات في مجموعة أو فئة
-
من علامة التبويب إنشاء، في المجموعة غير ذلك، انقر فوق تصميم الاستعلام.
-
انقر نقرا مزدوجا فوق الجدول أو الجداول التي تريد استخدامها في الاستعلام، ثم انقر فوق "إغلاق".
يظهر الجدول أو الجداول في نافذة في القسم العلوي من مصمم الاستعلام.
-
انقر نقرا مزدوجا فوق الحقل الذي يحتوي على بيانات الفئة، وكذلك الحقل الذي يحتوي على القيم التي تريد حسابها. لا يمكن أن يحتوي الاستعلام على حقول وصفية أخرى.
-
من علامة التبويب تصميم، في مجموعة إظهار/إخفاء، انقر فوق إجماليات.
يظهر صف الإجمالي في شبكة التصميم، ويظهر "تجميع حسب" في الصف لكل حقل في الاستعلام.
-
في صف الإجمالي، انقر فوق الحقل الذي تريد حساب عدده وحدد "العدد" من القائمة الناتجة.
-
من علامة التبويب تصميم، في مجموعة النتائج، انقر فوق تشغيل.
يتم عرض نتائج الاستعلام في عرض ورقة البيانات.
-
بشكل اختياري، احفظ الاستعلام.
مرجع الدالة التجميعية
يسرد الجدول التالي الدالات التجميعية التي يوفرها Access للاستخدام في صف الإجمالي وفي الاستعلامات ويصفها. تذكر أن Access يوفر دالات تجميعية للاستعلامات أكثر من التي يوفرها لصف الإجمالي. علاوة على ذلك، إذا كنت تعمل على مشروع في Access (واجهة Access أمامية متصلة بقاعدة بيانات Microsoft SQL Server)، فيمكنك استخدام مجموعة أكبر من الدالات التجميعية التي يوفرها SQL Server. للحصول على مزيد من المعلومات حول هذه المجموعة من الدالات، راجع Microsoft SQL Server Books Online.
|
الدالة |
الوصف |
استخدام مع نوع (أنواع) البيانات |
|
الدالة Sum |
تجمع العناصر الموجودة في عمود. تعمل فقط على البيانات الرقمية والعملة. |
رقم، عشري، عملة |
|
الدالة Average |
تحسب متوسط قيمة عمود. يجب أن يحتوي العمود يجب على بيانات رقمية أو عملة أو تاريخ/وقت. تتجاهل الدالة القيم الفارغة. |
رقم، عشري، عملة، تاريخ/وقت |
|
الدالة Count |
تحسب عدد العناصر الموجودة في عمود. |
كل أنواع البيانات باستثناء تلك التي تحتوي على بيانات عددية معقدة ومكررة، مثل عمود قوائم متعددة تقييم. لمزيد من المعلومات حول القوائم متعددة القوائم، راجع المقالات "دليل الحقول متعددة القوائم" وإنشاء حقل متعدد تقييم أو حذفه. |
|
الدالة Maximum |
تعرض العنصر الذي به أعلى قيمة. للبيانات النصية، أعلى قيمة هي القيمة الأبجدية الأخيرة ويتجاهل Access حالة الأحرف. تتجاهل الدالة القيم الفارغة. |
رقم، عشري، عملة، تاريخ/وقت |
|
الدالة Minimum |
تعرض العنصر الذي به أقل قيمة. للبيانات النصية، أقل قيمة هي القيمة الأبجدية الأولى ويتجاهل Access حالة الأحرف. تتجاهل الدالة القيم الفارغة. |
رقم، عشري، عملة، تاريخ/وقت |
|
دالة Standard Deviation |
يقيس مدى بعد القيم عن قيمة المتوسط (الوسط). للحصول على مزيد من المعلومات حول استخدام هذه الدالة، راجع المقالة عرض إجماليات العمود في ورقة البيانات. |
رقم، عشري، عملة |
|
الدالة Variance |
تقيس الفرق الإحصائي لكل القيم في العمود. يمكنك استخدام هذه الدالة فقط على البيانات الرقمية والعملة. إذا كان الجدول يحتوي على أقل من صفين، يعرض Access قيمة فارغة. للحصول على مزيد من المعلومات حول استخدام دالات الفرق، راجع المقالة عرض إجماليات العمود في ورقة البيانات. |
رقم، عشري، عملة |
