كيفية إنشاء استطلاع "وقت البحث"

FindTime هي أحد الوظائف الإضافية لجدولة الاجتماعات في Outlook. يمكن للمنظم إرسال خيارات متعددة الوقت من خلال FindTime وتصغير رسائل البريد الإلكتروني ذهابا وإيابا في الجدولة.

لجدولة اجتماع في Outlook FindTime:

  1. قم بإنشاء رسالة بريد إلكتروني جديدة أو حدد رسالة بريد إلكتروني للرد عليها.

  2. سرد الأشخاص المطلوبين للاجتماع في "إلى" والمشاركين الاختياريين في "نسخة". 

  3. في علامة التبويب "الصفحة الرئيسية"، حدد "رد مع استطلاع رأي الاجتماع".

    نتائج البحث > الرد باستخدام "استطلاع رأي الاجتماع"

  4. حدد إعدادات
    الاجتماع: مدة اجتماع FindTime

    • المدة:حدد مدة من القائمة.

      • حدد 8 ساعات لاجتماع ليوم كامل.

      • حدد "مخصص" في القائمة المنسدلة "الوقت" لتعيين الوقت الخاص بك. الحد الأقصى للمدة هو 23 ساعة و59 دقيقة.

    • ساعات العمل:تحقق من حصر أوقات الاجتماع المقترحة في أيام وساعات العمل فقط.

      ملاحظة: يتم استرداد ساعات العمل المستخدمة بشكل افتراضي من إعدادات المنظم، وفشل هذه الإعدادات في Exchange. وهي من 8 صباحا إلى 5 م بشكل افتراضي إذا لم يتم العثور على أي إعدادات.

    • المنطقة الزمنية:حدد القائمة المنسدلة للمنطقة الزمنية لتغيير المنطقة الزمنية للاجتماع.

      ملاحظات: 

      • يتم استرداد المنطقة الزمنية المستخدمة من إعدادات المنظم، ولكن يمكنك تحديد منطقة جديدة من القائمة.

      • يتم أخذ التوقيت الصيفي في الاعتبار وتظهر الاجتماعات بعد التبديل السنوية الوقت الصحيح

  5. تبحث FindTime من خلال جداول الحضور (إن وجدت) وتقترح أوقات اجتماعات مناسبة.

    ملاحظة: تستخدم FindTime حسابMicrosoft 365 التجاري للوصول إلى تقويمك وتقويمات الحضور في مؤسستك لتحديد مدى التوفر. التقويمات غير المقترنة Microsoft 365 غير معتمدة.

    استخدم الارتباطات لفرز خيارات الاجتماع.

    خيارات توفر تواريخ FindTime والوقت.

    • التوفر: تسرد أفضل الخيارات (الأوقات التي يكون فيها كل المشاركين المطلوبين في الاجتماع مجانيين) أولا. تتضمن العوامل المستخدمة لتحديد أفضل الخيارات عدد الحضور المجاني، وما هو العدد المطلوب مقابل الحضور الاختياري المجاني، وما إذا كان لدى الحضور المتضارب التزامات مبدئية أو مشغولة في تقويمهم.

    • الوقت:يسرد الخيارات ترتيبا زمنيا.

      ملاحظة: يمكنك التمرير عبر الأيام والأشهر باستخدام الأسهم. يتم خط الأيام المتوفرة باللون الأخضر. يشير اللون الأخضر الداكن إلى الأيام التي تتضمن أكبر عدد من الخيارات ويشير اللون الأخضر والأحمر الأفتح إلى التعارضات الأكثر. يتم وضع علامة على أيام نهايات الأسبوع متوفرة إذا لم يتم تحديد ساعات العمل.

    • تظهر أيقونات الأشخاص ما إذا كان المشاركون في الاجتماع مطلوبين ومدى توفرهم.

      مفتاح أيقونات الأشخاص

      • تحته:مطلوب

      • أخضر:متوفر

      • أصفر:قد يكون مشغولا

      • أحمر: مشغول

      • رمادي: غير معروف

    • يمكنك استخدام الأيقونات للوصول إلى مزيد من المعلومات.

      • حدد أيقونة حالة المدعوين لفتح علبة حالة الحضور.

      • مرر فوق كل أيقونة شخص أو لعرض معلومات التوفر الخاصة به.

      • حدد أيقونة "التقويم" لعرض تقويمك.

  6. حدد بعض الأوقات المناسبة للاجتماعات.

    • يتغير مربع الوقت إلى اللون الأزرق عند تحديده.

      خيارات الاجتماع المحددة

      ملاحظة: من المرجح أن تصل استطلاعات الرأي التي تتضمن 20 اقتراحا أو أقل إلى إجماع الآراء. 

  7. حدد التالي.

  8. أدخل موقع الاجتماع.

    • يتم تمكين الاجتماعات عبر الإنترنت بشكل افتراضي. حدد خانة الاختيار "اجتماع عبر الإنترنت" لتعطيلها. 


      لقطة شاشة ل "جزء استطلاع رأي الاجتماع الجديد"
      عند تحديد "اجتماع عبر الإنترنت"، سوف تجدول FindTimeSkype for Business‏ أوMicrosoft Teams اجتماع. سوف تستخدم FindTime أيهما تم تعيينه من قبل مؤسستك ك قناة الاجتماع الافتراضية عبر الإنترنت. 

      ملاحظة: إذا قمت بحفظ إعدادSkype for Business‏ في لوحة المعلومات، فإن FindTime سيستخدم ذلك بدلا من Microsoft Teams. إذا كنت تريد استخدامMicrosoft Teams ، فاحذفSkype for Business‏ الإعداد في لوحة المعلومات.

  9. حدد إعدادات "الاستطلاع" وا تبديل خيارات التشغيل/إيقاف التشغيل.

    ملاحظة: لا يزال بإمكانك حذف أوقات الاجتماعات المحددة في هذه المرحلة عن طريق تحديد X في القائمة "الأوقات المحددة".

    • أعلمني بتحديثات الاستطلاعات:ستتلقى رسالة بريد إلكتروني في كل مرة يصوت فيها أحد الحضور. تتضمن الرسالة حالة الاستطلاع الحالية بخيار جدولة.

    • الجدول الزمني عندما يصل الحضورإلى إجماع الآراء: يتم جدولة حدث تقويم تلقائيا إذا كان جميع الحضور المطلوبين قد صوتوا لصالح خيار وقت معين. إذا توفرت خيارات متعددة، سيتم جدولة الخيار الأقرب.

    • اضغط على الأوقات المحددة في التقويم:يتم وضع حدث مبدئي على التقويم لكل خيار تقترحه. تتم إزالة كل عمليات الحجز عند جدولة الاجتماع أو إلغاء الاستطلاع.

    • تأمين استطلاع رأي الحضور:لن يتمكن الحضور من اقتراح أوقات جديدة أو تحرير الحضور الآخرين.

    • مطالبة الحضور بالتحققمن هوياتهم: للمساعدة في منع التصويت المجهول، سيطلب من الحضور المصادقة قبل التصويت.

    • إعلامات البريد الإلكتروني بلغة FindTime: سيتم استخدام اللغة التي تستخدمها FindTime لإرسال إعلامات البريد الإلكتروني ذات الصلة. وإلا سيتم إرسال هذه الإعلامات باللغة الإنجليزية.

  10. حدد "إدراج" للبريد الإلكتروني.

  11. يدرج FindTime أوقات الاجتماع المقترحة في بريدك الإلكتروني. حدد "خيارات التحرير" لتغيير إعدادات الاجتماع، إذا لزم الأمر.

    ملاحظة: إذا قمت بإجراء تغييرات وأعادت إدخال أوقات الاجتماع، ستحتاج إلى حذف الدعوة الأصلية يدويا.

  12. حدد "إرسال" لإرسال دعوات الاجتماع وبدء عملية التصويت.

  13. ستتلقى ارتباط مباشر إلى صفحة التصويت لاجتماعك.

هل تحتاج إلى مزيد من المساعدة؟

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×