هدف إدارة المشروع: إضافة أشخاص وتعيينهم إلى مهام

تلميحات حول إدارة المشاريع يجب أخذها في الاعتبار قبل البدء...

إذا كنت جديدا على إدارة المشاريع إذا كنت مستخدما جديدا لإدارة المشاريع، فقد تدرك أن هناك ما يدعو للقلق أكثر من مجرد إضافة المهام، مثل عدد الأشخاص الذين يجب وضعهم عليها، وكيفية حساب عطلات الأشخاص ووقت عطلتهم، وكيفية ومكان وضع المعلومات الشخصية مثل أرقام الهواتف وعناوين البريد الإلكتروني ومعلومات الرواتب.

إليك بعض التلميحات لمساعدتك على البدء.

• تعرف على أنواع الموارد التي يمكنك تعيينها للمهام    بعد جمع المعلومات التي تحتاجها حول مهام المشروع، حدد أنواع الموارد التي ستحتاجها.

  • موارد الأشخاص    هذه هي الموارد التي نفكر فيها عادة على أنها تعمل على المهام. ويستدعي مديرو المشاريع أحيانا موارد العمل هذه، بدلا من المواد والمعدات.

  • موارد المؤسسة    هذه الموارد هي موارد عمل تتم إدارتها ومشاركتها عبر المؤسسة. يتم استخدام موارد المؤسسة مع Project Professional.

  • الموارد المادية    تتضمن هذه الموارد أجهزة الكمبيوتر أو الآلات المستخدمة لإكمال العمل على المهام.

  • موارد عامة    تحدد هذه الموارد متطلبات التوظيف للمهام وليس أفرادا محددين، مثل النجارين أو المطورين.

• ضع في اعتبارك كيفية تغيير عدد الموارد للمدد عند وضع موارد متعددة على مهمة، تتوقع تقصير مدة المهمة. ولكن، في العديد من الحالات، قد يؤدي تعيين عدة أشخاص للعمل على مهمة إلى حدوث تأثير عكسي. فقد يؤدي ذلك إلى زيادة التكاليف والمراسلات وأمور أخرى تتسم بعدم الكفاءة. على سبيل المثال، لا تؤدي مضاعفة عدد المهندسين العاملين على تصميم جسر تعرفة مرورية جديد إلى تنفيذ المشروع بشكل أسرع. يسمح لك Project بالتحكم في ما يحدث لمدد المهام بعد إضافة المهام.

• ضع في اعتبارك كيف تؤثر قدرات الشخص على مدد المهام يمكن أن تؤثر تجربة الشخص مباشرة على مدة المهمة. قدl تتوقع أن يقوم شخص يتمتع بخبرة خمس سنوات بإكمال مهمة خلال فترة زمنية أقل مقارنة بشخص لا تتجاوز خبرته السنتين.

إذا كنت مدير مشروع متمرس مع تكبير المشاريع، هناك المزيد من الأشياء التي يجب التفكير فيها. أنت قلق الآن بشأن استخدام الموارد في الأقسام الأخرى، وتعيين الموردين، وتتبع عمل مائة شخص، وإنشاء تقارير للمدراء التنفيذيين، والعديد من التعقيدات الأخرى التي لم تفكر فيها حتى الآن. لحسن الحظ، يحتوي Microsoft Project على أدوات الخبراء التي ستحتاجها.

إليك بعض التلميحات التي تساعدك على تنمية خبراتك.

• مراجعة تقديرات المدة وتحسينها    استخدم المعلومات التي تجمعها حول مشروعك الحالي والمشاريع المماثلة لتحسين تقديرات المدة. تعتمد دقة تقديراتك لمتطلبات الموارد (وتكاليف المشروع في نهاية المطاف) إلى حد كبير على دقة تقديرات مدة المهمة.

• تعقب تقدم الموارد    تأكد من أن الأشخاص في مشروعك يرسلون تحديثات منتظمة لحالة المهمة. تساعدك طرق العرض والتقارير في Microsoft Project على عدم فقدان تعقب ما يفعله الجميع.

• تحديد مشاكل التحميل الزائد للموارد    يمكن أن يساعدك Project في تحديد الوقت الذي يعمل فيه الأشخاص على عدد كبير جدا من المهام في الوقت نفسه.

• راقب الخط الأساسي    توفر لك الخطوط الأساسية لقطة لمشروعك بحيث يمكنك مقارنة التقدم الحالي مع ما خططت له منذ البداية.

• توزيع العمل عن طريق التسوية    عندما يعمل الأشخاص على عدد كبير جدا من المهام في الوقت نفسه، يمكن ل Project ضبط التعيينات إلى حمل عمل أكثر واقعية. يعد تسوية تعيينات الموارد إحدى الطرق حتى للخروج من الحمل.

• تصدير بيانات المشروع إلى Excel لمزيد من التحليل يمكن أن يساعدك Excel عندما تحتاج إلى مزيد من التحليل لمعلومات Project. على سبيل المثال، يمكنك تصدير معلومات المهمة والموارد إلى Excel للحصول على تقارير القيمة المكتسبة المتقدمة، ثم عرض المعلومات باستخدام خطوط المؤشرات لمعرفة كيفية إنفاق التكاليف بالنسبة إلى مقدار العمل المكتمل.
  
  
  
  تدريب الموظفين ذوي المهارات الجديدة    تستثمر المؤسسات الكبيرة الوقت والمال لتدريب موظفيها على مهارات جديدة والعمل عبر بيئات متنوعة. يمكن أن يكون تدريب الموظفين الحاليين طريقة فعالة من حيث التكلفة لتحسين الأداء من جلب أشخاص جدد.