إضافة موارد إلى المشروع

عندما تعيّن أشخاصاً للعمل على مشروعك، ثمة أمران يجب أخذهما في الاعتبار:

  1. إنك تحتاج إلى إضافة أشخاص إلى جدول مشروعك قبل . . .

  2. يمكنك تعيينهم للعمل على المهام.

يشكّل هذا الاختلاف مصدر إرباك شائعاً عند استخدام أي برنامج لإدارة المشاريع.

للاطلاع على المزيد من المقالات في هذه السلسلة من الدلائل الإرشادية حول إدارة المشاريع، راجع خريطة طريق إدارة المشروع.

تلميحات حول إدارة المشاريع يجب أخذها في الاعتبار قبل البدء...

إذا كنت جديدا في إدارة المشاريع إذا كنت تعمل على إدارة المشاريع للمرة الأولى، فقد تدرك أن هناك ما يدعو للقلق أكثر من مجرد إضافة المهام، مثل عدد الأشخاص الذين يجب وضعهم عليها، وكيفية حساب أيام العطل والعطلات للأشخاص، وكيفية وضع المعلومات الشخصية مثل أرقام الهواتف وعناوين البريد الإلكتروني ومعلومات الرواتب وأين يجب وضعها في الاعتبار.

إليك بعض التلميحات لمساعدتك على البدء.

  • تعرف على أنواع الموارد التي يمكنك تعيينها للمهام    بعد جمع المعلومات التي تحتاج إليها حول مهام المشروع، حدد أنواع الموارد التي ستحتاج إليها.

    • موارد الأشخاص    هذه هي الموارد التي نفكر فيها عادة على أنها تعمل على المهام. في بعض الأحيان، يسمي مديرو المشاريع موارد العمل هذه، بدلا من المواد والمعدات.

    • موارد المؤسسة    هذه الموارد هي موارد عمل مدارة ومشتركة عبر المؤسسة. يتم استخدام موارد المؤسسة مع Project Professional.

    • موارد المواد    تتضمن هذه الموارد أجهزة كمبيوتر أو أجهزة تستخدم لإكمال العمل على المهام.

    • موارد عامة    تحدد هذه الموارد متطلبات تعيين الموظفين للمهام وليس للأفراد المحددين، مثل النجارين أو المطورين.

  • التفكير في كيفية تغيير عدد الموارد للمدد عندما تضع موارد متعددة على مهمة، تتوقع تقصير مدة المهمة. ولكن، في العديد من الحالات، قد يؤدي تعيين عدة أشخاص للعمل على مهمة إلى حدوث تأثير عكسي. فقد يؤدي ذلك إلى زيادة التكاليف والمراسلات وأمور أخرى تتسم بعدم الكفاءة. على سبيل المثال، لا تؤدي مضاعفة عدد المهندسين العاملين على تصميم جسر تعرفة مرورية جديد إلى تنفيذ المشروع بشكل أسرع. يسمح لك Project بالتحكم في ما يحدث لمدد المهام بعد إضافة المهام.

  • التفكير في كيفية تأثير قدرات الشخص على مدد المهام يمكن أن تؤثر تجربة الشخص مباشرة على مدة المهمة. قدl تتوقع أن يقوم شخص يتمتع بخبرة خمس سنوات بإكمال مهمة خلال فترة زمنية أقل مقارنة بشخص لا تتجاوز خبرته السنتين.

إذا كنت مدير مشروع مهار مع تكبر المشاريع، هناك المزيد من الأمور التي يجب التفكير فيها. أنت الآن قلق بشأن استخدام الموارد في أقسام أخرى، وتوظيف الموردين، وتعقب عمل مئات من السكان، وإن إنشاء تقارير للمدراء التنفيذيين، وتعقيدات أخرى عديدة لم تكن حتى فكر فيها بعد. لحسن الحظ، لدى Microsoft Project أدوات الخبراء التي ستحتاج إليها.

إليك بعض التلميحات التي تساعدك على تنمية خبراتك.

  • مراجعة تقديرات المدة وتحسينها    استخدم المعلومات التي تجمعها حول مشروعك الحالي ومشاريع مماثلة لتحسين تقديرات المدة. تعتمد دقة تقديراتك لمتطلبات الموارد (وفي النهاية تكاليف المشروع) إلى حد كبير على دقة تقديرات مدة المهمة.

  • تعقب تقدم الموارد    تأكد من أن الأشخاص في مشروعك يرسلون تحديثات منتظمة حول حالة المهمة. تساعدك طرق العرض والتقارير في Microsoft Project على عدم فقدان تعقب ما يقوم به الجميع.

  • تحديد مشاكل زيادة عدد الموارد    يمكن أن يساعدك Project في تحديد وقت عمل الأشخاص على عدد كبير جدا من المهام في الوقت نفسه.

  • راقب الخط الأساسي    توفر لك الخطوط الأساسية لقطة لمشروعك بحيث يمكنك مقارنة التقدم الحالي مع ما خططت له منذ البداية.

  • توزيع العمل من خلال المستويات    عندما يعمل الأشخاص على عدد كبير جدا من المهام في الوقت نفسه، يمكن أن يعدل Project التعيينات إلى حمل عمل أكثر واقعية. إن تعيين موارد المستويات هو إحدى الطرق التي يمكن من خلالها تنفيذ عملية التحميل.

  • تصدير بيانات المشروع إلى Excel لمزيد من التحليل يمكن أن يساعدك Excel عندما تحتاج إلى إجراء المزيد من التحليلات حول معلومات Project. على سبيل المثال، يمكنك تصدير معلومات المهام والموارد إلى Excel للحصول على تقارير قيمة مكتسبة متقدمة، ثم عرض المعلومات باستخدام خطوط خطوط شرارة لمعرفة كيفية أنفقت التكاليف بالنسبة إلى مقدار العمل المكتمل.

    استخدام خطوط المؤشرات في إدارة المشاريعتدريب الموظفين الذين لديهم مهارات جديدة، توظف المؤسسات الكبيرة الوقت والمال لتدريب الموظفين على المهارات الجديدة والعمل

    في بيئات مختلفة. يمكن أن يكون تدريب الموظفين الحاليين طريقة فعالة من حيث التكلفة لتحسين الأداء مقارنة بإحضار أشخاص جدد.

الخطوة 1: إضافة أشخاص إلى مشروع

إضافة أشخاص إلى مشروعك

إنك تحتاج إلى إضافة أشخاص وموارد أخرى أيضاً قبل تعيينها للعمل على المهام. بإمكان الموارد الأخرى أن تتضمّن موارد مادية مثل الأسمنت أو الطلاء، أو موارد تكاليف مثل أجرة السفر أو تكلفة الطعام.

تغيير أيام العمل لتقويم المشروع

بعد إضافة أشخاص إلى مشروع، قم بتعديل تقويمات العمل الخاصة بهم لتأخذ في الاعتبار وقت العمل. يفترض Project أن معظم الأشخاص يعملون أسبوعا قياسيا، من الاثنين إلى الجمعة، من 8 ص إلى 5 م. ولكن ليس عليك الالتزام بهذا الجدول الزمني للعمل.

إضافة أيام العطل والإجازات

يحتاج الجميع إلى إجازات. ويتعرض الجميع للمرض. ويستمتع الجميع بأيام العطلة. لذلك تعلّم كيفية أخذ هذا الوقت غير المجدول في الاعتبار بإضافته إلى الجدول الزمني.

مشاركة الأشخاص باستخدام تجمع موارد

يمكنك إضافة أشخاص إلى مشروعك من تجمع موارد. يتيح لك تجمع الموارد الاحتفاظ بكل المعلومات المتعلقة بالأشخاص في ملف واحد في Project يمكن استخدامه كجزء من المشاريع الرئيسية.

إخفاء عمود معلومات حساسة

يمكنك إضافة معلومات حساسة كالرواتب وأرقام الهواتف إلى مشروع، غير أنه يمكنك إخفاء هذه المعلومات من طرق العرض، دون فقدان المعلومات.

أعلى الصفحة

الخطوة 2: تعيين أشخاص وموارد أخرى إلى المهام

تعيين أشخاص للعمل على المهام

بعد الانتهاء من إضافة المهام إلى جدولك، يمكنك البدء بتعيين أشخاص للعمل عليها.

عرض إتاحة المورد وأحمال العمل الخاصة به

يمكنك العثور على موارد كبيرة أو غير مهيأهة في مشروع أو عبر المشاريع، وترى ما إذا كانت التعيينات التي قمت بها قد نتج عنها أي تعارضات.

إظهار أسماء المهام إلى جانب أشرطة مخطط جانت

يمكنك فهم مخططات جانت بسهولة أكبر إذا ظهرت أسماء المهام إلى جانبها. ويعتبر هذا الأمر مساعداً في التقارير والاجتماعات.

إدخال تكاليف للأشخاص والمواد

عندما تضيف أشخاصاً إلى مشروع، ستضيف التكاليف إليهم. بعد ذلك، عندما تعيّن أشخاصاً للعمل على المهام، يحسب Microsoft Project تلقائياً تكلفة المشروع.

التحقق من تحديثات الحالة

إذا أدخل الأشخاص حالة عملهم في Project Web App، يمكنك رؤية التغييرات التي تم إدخالها على الجدول في Project.

إزالة شخص من المشروع

يتوقف بعض الأشخاص عن العمل على المشاريع أو يغادرون الشركة، أو، ربما هناك أشخاص لم يكونوا موجودين إطلاقاً في المقام الأول، بسبب خطأ إملائي في كتابة أسمائهم. ولهذه الأسباب كلها، قد تحتاج إلى إزالة أشخاص من المشروع.

أعلى الصفحة

الخطوة 3: إدارة الأشخاص والموارد الأخرى

اختيار طريقة العرض المناسبة لعرض الموارد

بعد تعيين أشخاص للعمل على مهام وبعد بدء العمل، استخدم طرق العرض العديدة المتوفرة في Project لمراقبة التقدم الذي يحققه هؤلاء الأشخاص وإدخال تغييرات على الجدول.

تغيير مدة إحدى المهام

يمكن تقصير مدد المهام من أجل معالجة المشاكل المتعلقة بحمل العمل.

توزيع العمل لتسهيل حمل العمل لدى الأشخاص

عندما يعمل الأشخاص في مشروعك على عدد كبير من التعيينات في الوقت نفسه، يمكنك السماح لبرنامج Project بتوزيع العمل بطريقة متساوية أكثر.

تغيير إعداد الجدولة المعتمدة على المجهود لأنواع المهام

عندما تضيف أشخاصاً إلى مهمة أو تزيلهم منها، يقوم Project بإطالة مدة المهمة أو تقصيرها. هذا ما يُعرف بالجدولة المعتمدة على المجهود. إذا كنت لا تريد تغيير مدة المهمة، فيمكنك تغيير الإعداد المعتمد على المجهود للمهمة.

مراجعة تقدم الجدول

لا يُعد تعقب العمل على أحد المشاريع ضرورياً فقط لضمان انتهاء مشروعك في الوقت المحدد. بل يسمح لك أيضاً بأن تتعلّم من الأخطاء التي حصلت في مشروع والنجاحات التي حققها.

حفظ خط أساس

عندما يسألك رئيسك عن مدى تقدم المشروع مقارنةً بالخطة الأساسية، فإن آخر ما قد ترغب في قوله هو أنك لا تعلم. ويمكنك تجنب ذلك بتعيين أساس كلقطة سريعة للجدول الأصلي قبل بدء المشروع.

عرض تقرير المشروع حول التقدم الذي حققه الأشخاص

يمكنك إنشاء تقارير رسومية وتخصيصها لعمليات التقدم الحاصلة في المشروع. ويمكنك عرض هذه التقارير في Project أو تصديرها إلى تطبيقات أخرى مثل PowerPoint أو Excel أو Word.

العودة إلى خريطة طريق إدارة المشروع

هل تحتاج إلى مزيد من المساعدة؟

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Microsoft Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

ما مدى رضاك عن جودة الترجمة؟
ما الذي أثّر في تجربتك؟

نشكرك على ملاحظاتك!

×