التخطيط لهدف المستخدم من مشروعك

إن بدء التخطيط لمشروعك قبل فتح Microsoft Project يُعد فكرة جيدة.

لتسجيل أفكارك المبكرة حول أهداف المشروع، استخدم تطبيقاً مثل Word أو Excel أو OneNote أو Outlook.

بعد أن يقتنع الجميع بأفكارك، يمكنك بدء التخطيط لجدولك باستخدام Project.

للاطلاع على مزيد من المقالات التي تعرّفك على إدارة المشاريع، عد إلى خريطة طريق المشروع.

تلميحات حول إدارة المشروع قبل بدء . . .

  • تأكد من أن لديك مشروعا    تأكد من أن ما تفكر فيه هو مشروع فعلي. يحتوي المشروع على ثلاث خصائص:

    • إنه مؤقت وفريد    تصميم مصنع تصنيع السيارات هو مشروع لأنه نشاط لمرة واحدة. تصنيع السيارات في المصنع هو سلسلة متكررة من الأنشطة وبالتالي ليس مشروعا.

    • يحتوي على تسليمات محددة بوضوح    تعطي التسليمات تركيز المشروع والغرض منه. لن يشعر أصحاب المصلحة بأن استثماراتهم في مشاريعهم جديرة بالاهتمام إذا لم يتم ذكر التسليمات بوضوح.

    • له بداية ونهاية    بدون تاريخ انتهاء المشروع، لن يتمتع أصحاب المصلحة والمستثمرين بنتائج المشروع وفوائده التي حققها استثمارهم.

      إليك بعض الأمثلة التي من شأنها مساعدتك على تحديد إن كان ما تفكر به عبارة عن مشروع.

أنشطة ليست عبارة عن مشاريع

مشاريع معرّفة بشكل واضح

تصنيع السيارات

  • سيقوم المشروع بترقية مصنع لزيادة الفعالية.

  • سيقوم المشروع بإقامة مرفق للصيانة بالقرب من مرافق التصنيع.

تقليل المخاطر الناجمة عن المنافسة

  • سيقوم المشروع باستبدال برنامج الأمان.

  • سيقوم المشروع بتوظيف أخصائيي أمان من الصناعات ذات الصلة.

  • تحديد قيود المشروع    تُعد القيود بمثابة عوامل تحدد خيارات مدير المشروع على صعيد تصميم المشروع وإدارته. تحتوي معظم المشاريع على ثلاثة قيود:

    • فترة زمنية محدودة    عادة ما تقوم تواريخ انتهاء التسليمات الرئيسية بإصلاح الطول الإجمالي للمشروع.

    • الأشخاص المحدودون والموارد الأخرى    عادة ما يكون لدى مديري المشاريع عدد محدود من الأشخاص لتنفيذ العمل على مشروع، أو ميزانية محدودة.

    • نطاق صغير    عادة ما يكون المشروع مقيدا بالمقدار الذي يمكن للفريق إنجازه. إذا كان المشروع يحتوي على عدد كبير جدا من التسليمات أو الميزات، فقد لا يكون هناك وقت كاف في الجدول لإنجاز جميع المهام.

يؤدي إدخال تغيير على قيد واحد عادةً إلى التأثير في القيدين الآخرين ويمكنه التأثير في الجودة الإجمالية. على سبيل المثال، يؤدي تخفيض مدة المشروع إلى إجبار مدير المشروع على اتخاذ قرارات حول عدد العاملين الذين يحتاج إليهم لإكمال تسليمات المشروع. في حال عدم وجود عددٍ كافٍ من العاملين، فقد يؤدي تقصير المشروع إلى فرض مقايضات أخرى مثل تخفيض نطاق عمل المشروع.

  • تحديد المساهمين في وقت مبكر    لا شيء يضر بالمشروع أكثر من الفشل في تحديد من هم أصحاب المصلحة المهمون وكيفية التواصل معهم بشكل أفضل. إذا فشلت في تحديد المساهمين المهمين بعد بدء المشروع، يمكن أن يتوقف المشروع، أو أن يصبح أكثر من الميزانية مع اقتراح أهداف المشروع وأساليبه الجديدة.

الخطوة 1: تسجيل أفكارك المبكرة

التقاط الأفكار المبكرة في OneNote

سجّل ملاحظاتك باستخدام OneNote في الوقت الذي تفكر فيه بمشروعك والأمور التي تريد إنجازها. بإمكان ملاحظاتك أن تحتوي على رسائل بريد إلكتروني أو ارتباطات إلى مواقع ويب أو مقاطع فيديو أو مواصفات مبكرة.

استيراد بيانات Excel إلى Project

تبدأ المشاريع أحياناً على شكل قوائم بسيطة في Excel. ولكن عندما تنمو، يمكنك استيرادها إلى Project حيث يمكنك تنظيم مهامك وجدولتها بفعالية أكبر.

استخدام Microsoft 365 على أي كمبيوتر لتسجيل ملاحظات المشروع في أي مكان

العمل مع مواصفات المشروع المبكرة باستخدام Microsoft 365. طالما كنت تعمل على كمبيوتر شخصي مزوّد باتصال بالإنترنت، يمكنك العمل على مستنداتك باستخدام الإصدارات الكاملة من Word أو Excel أو PowerPoint أو OneNote—تحت الطلب، من أي مكان.

استخدام Office Online في مستعرض ويب

استخدام Office للويب بدون Microsoft 365. فطالما كان لديك حساب Microsoft، بإمكانك استخدام إصدارات ويب من Word أو Excel أو PowerPoint أو OneNote لتسجيل أفكارك المبكرة حول المشروع.

أعلى الصفحة

الخطوة 2: التواصل مع المساهمين

إعداد تقرير حول التقدم المبكر

بصرف النظر عن المكان الذي وصلت إليه في عملية التخطيط للمشروع، فإن التقرير المقدّم بطريقة جيدة يساعد على كسب موافقة المساهمين على تسليمات المشروع.

الانضمام إلى اجتماع عبر الإنترنت

إذا تعذّر على المساهمين الحضور، فاستخدم الاجتماعات عبر الإنترنت للاتصال بهم. ويمكنك مشاركة شرائح PowerPoint أو أوراق Excel أو ملاحظات OneNote لمناقشة خطط المشروع المبكرة. يمكن الأشخاص المشاركة في اجتماعات Microsoft Teams عبر الإنترنت في مكتبه أو على الطريق أو على جهازه المحمول.

الدردشة مع أحد أعضاء فريق المشروع

عندما تظهر أسئلة أثناء العمل على جدول مشروع، قم بالدردشة معهم عبر الإنترنت باستخدام Teams.

أعلى الصفحة

الخطوة 3: بدء مشروع

النسخ واللصق من Word أو Outlook أو PowerPoint إلى Project

انسخ قائمة المهام في Word أو Outlook أو PowerPoint والصقها في Project لبدء جدول بسرعة. سيحتفظ Project ببنية المخطط التفصيلي وتنسيقه (فقط في Project 2013 والإصدارات الأحدث).

إنشاء مشروع جديد من مشروع أو قالب آخر

أنشئ مشروعاً جديداً يستند إلى قالب معبأ مسبقاً بمهام من مشاريع مماثلة لمشروعك. وقد أنشأ خبراء الصناعة العديد من هذه المشاريع لمساعدتك على بدء العمل بسرعة.

استيراد بيانات Excel إلى Project

انقل قائمة مهام بدأتها في Excel إلى Project. وسيحافظ Project على بنية المخطط التفصيلي وتنسيقه.

استيراد قائمة مهام SharePoint كمشروع مبكر

تبدأ المشاريع أحيانا كقوائم مهام في SharePoint لمشاركتها مع أشخاص بدون Project. بعد أن تنمو قائمة المهام وتصل إلى حجم معين، انقلها إلى Project لمتابعة العمل عليها هناك.

هدف إدارة المشروع: إنشاء جدول مشروع جديد

بعد بدء مشروعك في Project، يمكنك البدء في إضافة المهام وتنظيمها وربطها معا وإضافة أشخاص وغير ذلك.

العودة إلى خريطة طريق المشروع

هل تحتاج إلى مزيد من المساعدة؟

توسيع المهارات

استكشاف التدريب >

الحصول على الميزات الجديدة أولاً

الانضمام إلى MICROSOFT INSIDERS >

هل كانت المعلومات مفيدة؟

ما مدى رضاك عن جودة اللغة؟
ما الذي أثّر في تجربتك؟

نشكرك على ملاحظاتك!

×