Outlook أفضل الممارسات: كتابة بريد إلكتروني رائع

في هذه المقالة

الإجراءات الواجب تنفيذها

ستساعد القواعد التالية رسائل البريد الإلكتروني على أن تبدو احترافية وترسل رسالتك عبرها.

  1. اقرأ الرسالة قبل إرسالها.

  2. فليكن الموضوع وصفياً ويذكر الإجراءات المطلوب تنفيذها. على سبيل المثال: يحتوي "المديرون: الرجاء إرسال تواريخ اجتماع مجلس الإدارة" على اسم المجموعة وعلى إجراء بحيث يمكن للمستلمين معرفة ما يحتاجون إلى القيام به بسرعة. تتضمن البادئات المفيدة الأخرى "FYI:" و"Action مطلوبة".

  3. إذا كان الإجراء مطلوبا، ف ذكر ما تريده في سطر الموضوع.

  4. غيّر موضوع الرسالة في حال تغيّر موضوع المحادثة.

  5. فلتكن كافة الرسائل قصيرة وواضحة.

  6. تنظيم محتوى الرسالة من الأكثر أهمية إلى الأقل.

  7. فكر في غامق المعلومات المهمة.

  8. ضع عناصر الإجراءات أو الأسئلة على أسطر منفصلة بحيث تبرز وتلاحظ.

  9. غامق أسماء الأشخاص عند طرح الأسئلة. على سبيل المثال: "باوند: ما هي حالة المشروع؟" إذا كنت تستخدم Outlook 2016 مع Microsoft 365 ، ف فكر في استخدام @Mentions.

  10. قم بقصر عدد الأشخاص الذين ترسل رسالة منهم على الأشخاص الذين يحتاجون إلى قراءتها.

    • ضع الأشخاص الذين يحتاجون إلى إعلامهم على السطر نسخة.

    • ضع الأشخاص الذين يحتاجون إلى الاستجابة أو اتخاذ إجراء على السطر إلى.

  11. استخدام التوقيع عندما يكونذلك مناسبا ، ولكن احتفظ بتوقيعك بسيطا وقصيرا ومحترفا، و خاليا من الرسومات، إذا أمكن.

  12. إذا كنت تريد ردا فوريا، فلا ترسل بريدا إلكترونيا. استخدم الهاتف أو أرسل رسالة فورية.

  13. إذا كنت في محادثة بريد إلكتروني بها أكثر من 10 رسائل بدون حل، ف فكر في الاتصال باجتماع أو إعداده لمناقشة المشكلة. لا يُعد البريد الإلكتروني دائماً وسيلة فعالة لحل المسائل المعقّدة.

  14. أكّد استلام الرسائل التي تتطلب استجابة أكثر شمولية. إذا كنت منشغلاً جداً ويتعذر عليك إرسال رد كامل على الفور، فقم بإعلام المرسل أنك تدرس المسألة وأنك ستردّ عليه بحلول وقت أو تاريخ معين. وضع علامة على الرسالةلتذكير نفسك بالرد لاحقا.

  15. استخدم أهمية عالية ( الأيقونة "أهمية عالية" في Outlook ) بشكل منتق.

    ملاحظة: حتى لو قمت بإعداد قاعدة إرسال متأخرة، يؤدي وضع علامة على رسالة ذات أهمية عالية إلى إرسالها على الفور.

  16. إذا كنت تسأل سؤالا وكان هناك عدة أشخاص قد يردون عليه، فاختر شخصا واحدا فقط بدلا من إرسال سؤالك إلى مجموعة.

المفتاح لكتابة رسائل بريد إلكتروني جيدة هو التعاطف مع المستلمين.

المتابعة: وضع علامة عند الإرسال

عند إرسال رسالة إلى شخص تحتاج إلى رد منه، نفذ الإجراءات التالية:

  1. وضع علامة لنفسك عند إرسال .

  2. غير اسم مهمة البريد الإلكتروني التي تم وضع علامة عليها في شريط To-Do للبدء بالمتابعة.

  3. ضع عليها علامة الفئة @Waiting.

عندما تقوم بهذه الخطوات الثلاث، ستعرف أن الإجراء التالي هو إرسال رسالة أخرى أو البحث عن استجابة.

تلميح    إن تذكير نفسك بإرسال رسالة أخرى غالباً ما يكون أكثر فعالية من وضع علامة على الرسالة للمستلم. وبشكل مماثل، عندما تقطع وعداً بتنفيذ إجراء ما في رسالة، ضع علامة لنفسك عليها لكي تظهر كمهمة في شريط المهام لتذكيرك بها.

أعلى الصفحة

عدم

  1. لا تستخدم المكتبة.

  2. لا تقوم بتضمين مديرك في كل رسالة ترسلها.

  3. لا ترسل رسالة عندما تكون غاضبا. من الأفضل أن تكتبها وتحفظها في مجلد المسودات وترجع إليها لاحقاً.

  4. لا تتوقع ردا سريعا عند إرسال رسائل طويلة (أكثر من فقرتين).

  5. لا ترسل رسالة متابعة بعد أقل من يوم من الرسالة الأولى. إذا لم تسمع مرة أخرى في الوقت المناسب، فحاول استخدام الهاتف أو المراسلة الفورية.

  6. لا تستخدم إيصالات القراءة أو إيصالات التسليم في كل رسالة ترسلها. استخدمها فقط إذا لم تكن متأكداً من أن المستلمين سيتلقون الرسالة.

  7. لا ترفق علامة أو أهمية الأيقونة "أهمية عالية" في Outlook كل رسالة ترسلها. فسيتعلم المستلمون تجاهلها.

  8. لا تستخدم كل CAPS.

  9. لا ترسل المرفقات، بل أرسل الارتباطات بدلا من ذلك.

  10. لا توسع قوائم التوزيع أو مجموعات جهات الاتصال. يؤدي توسيع قوائم التوزيع إلى صعوبة قراءة الرسائل ويتسبب في الانتقال إلى مجلدات البريد الخطأ.

  11. لا تستخدم السخرية. قد يسيء فهم الدعابة لديك.

  12. لا تكتب شيئا لا تريد أن يقرأه جميع الأشخاص في شركتك. لن تعرف أبدا أين قد تنتهي رسالة البريد الإلكتروني.

  13. لا تستخدم الخطوط ذات المؤشر أو عالية الفنية التي يصعب قراءتها.

  14. لا تستخدم الخطوط الحمراء، لأنه يصعب قراءتها ويمكن تفسيرها على أنها هامة.

  15. لا ترسل الرد على الكل إلى قائمة توزيع أو مجموعة جهات اتصال تطلب إزالتها. لا تقم بذلك إطلاقاً.

أعلى الصفحة

قواعد مجموعات جهات الاتصال وقوائم التوزيع (DLs)

  • إذا كنت تستجيب لمجموعة جهات اتصال كبيرة، فاتبع كل رسائل البريد الإلكتروني Dos و Dons.

  • إذا كنت بحاجة إلى مزيد من المعلومات من فرد واحد أو كنت تقوم بالتحري عن المشكلة بشكل منفصل، فرد على قائمة التوزيع بأكملها لتعلم الجميع أنك تقوم بالاستجابة، ثم قم بالرد على الفرد بشكل منفصل. تأكد من الاستجابة لقائمة التوزيع بعد حل المشكلة باستخدام الحل. يسمح القيام بذلك بالإشارة إلى الدقة من قبل أشخاص آخرين في قائمة التوزيع.

كيفية إعادة توجيه الأشخاص

إذا أرسل شخص ما رسالة إلى قائمة توزيع أنت عضو فيها، وكان من الأفضل الرد على الرسالة من قبل شخص آخر أو قائمة توزيع أخرى، ف قم بما يلي:

  1. قم بالرد باستخدام قائمة التوزيع الصحيحة أو الشخص على السطر إلى.

  2. الحصول على ردود مرسلة إلى قائمة التوزيع الصحيحة أو الشخص الصحيح.

  3. لا تضع قائمة التوزيع الأصلية على السطر "النسخة المفصولة" لأنه لن يتم تصفية رسالتك حسب قواعد الأشخاص الآخرين. بدلا من ذلك، اترك قائمة التوزيع على السطر إلى أو نسخة.

كيفية الإزالة من DL

إذا تلقيت بريدا من قائمة توزيع لا تريد أن تكون عليها، أرسل رسالة إلى مسؤول الشبكة أو إلى مالك قائمة التوزيع واطلب إزالتها. لا ترد على قائمة التوزيع بأكملها. للعثور على مالك قائمة DL، انقر نقرا مزدوجا فوق اسم قائمة التوزيع.

أعلى الصفحة

كيفية استخدام التعليقات المضمّنة

تعد إضافة التعليقات الم خطية إلى البريد الإلكتروني الذي تتلقاه طريقة ملائمة للإجابة على الأسئلة والرد مباشرة على المشاكل. ومن أفضل الممارسات أن تنفذ الإجراءات التالية:

  1. في رسالتك، اذكر أنك تضيف تعليقات مضمّنة. على سبيل المثال، اكتب العبارة التالية "راجع التعليقات الإضافية أدناه."

  2. قم بتمييز النص ليبدو مختلفاً عن الرسالة الأصلية. تشمل بعض الاقتراحات ما يلي:

    • تغيير لون الخط

    • تعليق اسمك أو اسمك الأول مسبقا بين قوسين، على سبيل المثال، [مليسا]، [MM]

    • تغيير الخط إلى مغامق أو غامق أو كليهما

  3. لا تحذف أي شيء لم تكتبه.

صورة

أعلى الصفحة

متى يجب استخدام النسخة المخفية

استخدم ميزة "عملية إرسال الرسائل" لإزالة الأشخاص من محادثة بريد إلكتروني عندما تعتبر أنهم لم يعودوا بحاجة إلى البريد الإلكتروني الإضافي أو إذا تم تغيير موضوع المحادثة.

على سبيل المثال، إذا كنت أحد الأشخاص الخمسة الذين يتلقون سؤالا وتريد الإجابة عليه، فنقل الأشخاص الأربعة الآخرين إلى السطر "مفجب" وأورد شيئا مثل "مهى وجيمس وجينفر. إليك الإجابة..." عندئذ ستكون الرسائل المستقبلية بينك وبين المرسل الأصلي فقط.

لا تستخدم "مف ب"، لتدع جهة خارجية (مثل مديرك) تعرف عن رسالة حساسة. قد لا يدرك مستلم "الم/مستلم"، أنه قد تلقى "مستلم"، وقد يرد على الجميع، مع الكشف عن أنه تلقى "م.م." قد يصادف ذلك سلوكا متسللا من جانبك.

بدلا من استخدام "معلومات مرسلة" لإعلام جهة خارجية عن مشكلة ما، قم ب إعادة توجيه الرسالة بعد إرسالها.

أعلى الصفحة

التحضير للعطلة

إذا كنت تستخدم Outlook مع Microsoft 365 أو حساب Outlook.com أو Hotmail.com أو Live.com أو حساب Microsoft Exchange، يمكنك إعداد رسالة خارج المكتب لكي يعلم الأشخاص من داخل مؤسستك أنك قد اختفي.

كأفضل ممارسة، اتبع النصيحة في إضافة وقت بعيدا عن المكتب إلى تقويمات زملاء العمل Outlook العمل.

إذا قمت أنت أو المسؤول بإنشاء تقويم عطلة مشترك، فتأكد من نشر إجازتك هناك. إذا كان الجميع يستخدمون التقويم المشترك، فلن تحتاج إلى إرسال طلب اجتماع منفصل ليعرف الجميع أنك خارج الاجتماع، كما تقترح المقالة المشار إليها سابقا، ولكن يمكن أن تكون رسالة البريد الإلكتروني بمثابة تذكير جيد.

حول الكاتب

باتريشا Eddy هي كاتبة المحتوى Outlook. باتريسيا Eddy هي كاتبة المحتوى Outlook سطح المكتب. وهي كاتبة سابقة Outlook MVP ومؤلفة العديد من الكتب على إصدارات قديمة جدا من Outlook. وهي تعيش في سياتل حيث تستمتع بقراءة الغيتار وعزفه.

أعلى الصفحة

هل تحتاج إلى مزيد من المساعدة؟

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Microsoft Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

ما مدى رضاك عن جودة الترجمة؟
ما الذي أثّر في تجربتك؟

نشكرك على ملاحظاتك!

×