التعرّف على عناصر قاعدة البيانات

الجداول

ينظم Access معلوماتك في جداول: قوائم الصفوف والأعمدة التي تذكر لوحة محاسب أو جدول بيانات. يخزن كل جدول معلومات حول موضوع معين، لذلك تتضمن معظم قواعد البيانات أكثر من جدول واحد.

يسمى كل صف في الجدول سجلا، ويسمى كل عمود حقلا. يحتوي السجل على كل المعلومات الخاصة بكيان معين، مثل عميل أو طلب. الحقل هو عنصر واحد من المعلومات حول ذلك الكيان. في جدول المنتجات، على سبيل المثال، يمكن أن يحتوي كل صف أو سجل على معلومات حول منتج واحد. يحتوي كل عمود أو حقل على نوع من المعلومات حول المنتج، مثل الاسم أو السعر. إذا لم تكن ملما بها بالفعل، فتعرف على أساسيات قواعد البيانات.

الاستعلامات

في قاعدة بيانات مصممة بشكل صحيح، غالباً ما تتواجد البيانات التي تريد عرضها عبر نموذج أو تقرير في جداول متعددة. يمكنك استخدام استعلام لسحب هذه المعلومات من جداول مختلفة وتجميعها لعرضها في نموذج أو تقرير.

يمكن أن يكون الاستعلام طلبا للحصول على نتائج بيانات من قاعدة البيانات، أو يمكن استخدامه لتنفيذ إجراء على البيانات، أو قد يكون كلاهما. استخدم الاستعلامات للحصول على إجابات على الأسئلة البسيطة، أو إجراء عمليات حسابية باستخدام البيانات، أو دمج بيانات من جداول مختلفة، وإضافة بيانات من قاعدة بيانات أو تغييرها أو حذفها منها.

هناك العديد من أنواع الاستعلامات، ولكن النوعين الأساسيين:

النماذج

تشبه النماذج حالات العرض في المتاجر، فهي تسهل عرض عناصر قاعدة البيانات التي تريدها أو الوصول إلى تلك العناصر. على غرار النماذج الورقية، تكون نماذج Access كائنات يمكنك أنت أو المستخدمون الآخرين من خلالها إضافة البيانات المخزنة في قاعدة بيانات Access لسطح المكتب أو تحريرها أو عرضها. من المهم تصميم النموذج مع وضع الاستخدام في الاعتبار. على سبيل المثال، إذا كان ذلك لعدة مستخدمين، فإن النموذج المصمم بشكل جيد يساعد على جعل إدخال البيانات دقيقا وسريعا وفعالا.

التقارير

توفر التقارير طريقة لعرض المعلومات وتنسيقها وتلخيصها من قاعدة بيانات Access. على سبيل المثال، قم بإنشاء تقرير بسيط لأرقم الهواتف لكل جهات الاتصال الخاصة بك أو تقرير ملخص حول إجمالي المبيعات عبر مناطق وفترات زمنية مختلفة.

تكون التقارير في متناول يديك عندما تريد تقديم المعلومات في قاعدة البيانات من أجل:

• عرض ملخّص بيانات أو توزيعه.

• أرشفة لقطات البيانات.

• توفير تفاصيل حول سجلات فردية.

• إنشاء تسميات.

وحدات الماكرو

الماكرو هو أداة تسمح لك بأتمتة المهام وإضافة وظائف إلى النماذج والتقارير و عناصر التحكم. على سبيل المثال، إذا قمت بإضافة زر أمر إلى نموذج وأقرن الحدث OnClick للزر إلى ماكرو، فإنه ينفذ أمر في كل مرة يتم فيها النقر فوق الزر.

يوفر Access بيئة تصميم لمساعدتك على إنشاء وحدات الماكرو. بشكل أساسي، يمكنك استخدام لغة برمجة مبسطة لإنشاء قائمة إجراءات لتنفيذها. تتطلب بعض الإجراءات معلومات إضافية، مثل الحقل الذي تريد عرض التعبئة فيه. تسهل بيئة التصميم عملية إنشاء وحدات الماكرو، عند تحديدها من قوائم الإجراءات وتعبئتها بالمعلومات.

يتم استخدام وحدات الماكرو لأتمتة سلسلة من الإجراءات، ولتغيير البيانات في قاعدة بيانات، والمزيد. من خلال طريقة عرض التصميم، توفر وحدات الماكرو مجموعة فرعية من الأوامر المتوفرة في Visual Basic for Applications (VBA). يجد معظم الأشخاص أنه من الأسهل إنشاء ماكرو لإضافة وظائف إلى النماذج والتقارير و عناصر التحكم بدلا من كتابة التعليمات البرمجية ل VBA، ولكن يمكنك دائما تحويل وحدات الماكرو إلى VBA من داخل طريقة عرض التصميم.

لنفترض أنك تريد فتح تقرير مباشرة من أحد نماذج إدخال البيانات. أضف زرا إلى النموذج، ثم أنشئ ماكرو يفتح التقرير. يمكنك للماكرو إما أن يكون ماكرو مستقل (كائن منفصل في قاعدة البيانات)، الذي يكون مرتبطاً بعد ذلك إلى OnClick حدث الزر، أو يمكن تضمين الماكرو مباشرة إلى OnClick حدث الزر نفسه. في كل الأحوال، عندما تنقر فوق الزر، يتم تشغيل الماكرو ويتم فتح التقرير.

الوحدات النمطية

الوحدات النمطية هي التعليمات البرمجية ل VBA التي تكتبها لأتمتة المهام في التطبيق وأداء وظائف أعلى. يمكنك كتابة الوحدات النمطية بلغة برمجة VBA. الوحدة النمطية هي مجموعة من الإعلانات والعبارات والإجراءات المخزنة معا كلحدة واحدة.