في منظومة Microsoft 365 البيئية، تعد المجموعات وSharePoint وTeams ثلاثة كيانات أساسية يمكنها مساعدتك على التعاون والتواصل بشكل أكثر فعالية مع فريقك.
إن Groups عبارة عن خدمة تسمح لك بجمع الأشخاص والمحادثات والمحتوى معا في مكان واحد. يسمح لك ذلك بإنشاء مساحة عمل مشتركة لفريقك حيث يمكنك مشاركة الملفات وتنسيق المهام وإجراء مناقشات.
SharePoint عبارة عن نظام أساسي للتعاون وإدارة المستندات يستند إلى الويب يسمح لك بتخزين الملفات وتنظيمها ومشاركتها مع فريقك. يمكنك إنشاء مكتبات مستندات وقوائم وصفحات ويب يمكن لفريقك الوصول إليها من أي جهاز.
Teams عبارة عن نظام أساسي للتعاون قائم على الدردشة يتيح لك إجراء المحادثات ومشاركة الملفات والتعاون في العمل على المشاريع مع فريقك في الوقت الحقيقي. فهو يتكامل مع أدوات Microsoft الأخرى، مثل SharePoint وOneNote، بحيث يمكنك الوصول إلى جميع ملفاتك وملاحظاتك في مكان واحد.
تعمل هذه الكيانات الثلاثة معا لتوفير تجربة تعاون سلسة لفريقك. يمكن استخدام المجموعات لإنشاء فرق عمل وتنسيق المهام، بينما يمكن استخدام SharePoint لتخزين الملفات المتعلقة بعمل الفريق وتنظيمها. يمكن استخدام الفرق لإجراء محادثات مستندة إلى الدردشة ومشاركة الملفات والعمل على المشاريع معا في الوقت الحقيقي.
كيف تعمل هذه الخدمات معا؟
تعمل Groups وSharePoint وTeams معا بسلاسة لتوفير مجموعة فعالة من أدوات التعاون التي يمكن أن تساعد الفريق على العمل بفعالية أكبر. فيما يلي بعض الطرق التي تعمل بها هذه الخدمات معا:
المجموعات وSharePoint
تتكامل المجموعات وSharePoint بشكل وثيق، ويمكنك استخدامهما معا للتعاون بشكل أكثر فعالية مع فريقك. وعند إنشاء مجموعة، ينشئ SharePoint تلقائيا موقع SharePoint مطابق يرتبط بالمجموعة. يمكن استخدام هذا الموقع لتخزين وإدارة الملفات ذات الصلة بعمل المجموعة.
يمكنك إضافة مكتبات مستندات SharePoint وقوائمه وصفحاته إلى موقع SharePoint الخاص بالمجموعة، مما سيسهل على جميع أعضاء المجموعة الوصول إليها. يمكنك أيضا استخدام أذونات SharePoint للتحكم في من يمكنه عرض الملفات وتحريرها وحذفها، ويمكنك استخدام التحكم في الإصدار لتعقب التغييرات التي يتم إدخالها على الملفات مع مرور الوقت.
يتكامل SharePoint أيضا مع Microsoft Teams، مما يسمح لك بالوصول إلى موقع SharePoint الخاص بك مباشرة من داخل Teams. وهذا يعني أنه يمكنك مشاركة الملفات من SharePoint مباشرة في Teams، ويمكنك التعاون في العمل على الملفات مع فريقك في الوقت الحقيقي.
الفرق والمجموعات
تم تصميم Microsoft Teams للعمل عن قرب مع المجموعات، مما يعني أنه يمكنك استخدام Teams للتعاون مع أعضاء مجموعة.
عند إنشاء فريق جديد، يتوفر لديك خيار إنشاء مجموعة مقابلة. سيسمح لك ذلك بإجراء محادثات مستندة إلى الدردشة مع أعضاء فريقك ومشاركة الملفات والتعاون في العمل عليها في الوقت الحقيقي. يتكامل Teams أيضا مع أدوات Microsoft الأخرى، مثل OneNote وSharePoint، حتى تتمكن من الوصول إلى جميع ملفاتك وملاحظاتك في مكان واحد.
عند إنشاء قناة جديدة في Teams، تقوم بإنشاء مجلد جديد في موقع SharePoint الخاص بالمجموعة المقابلة. وهذا يعني أنه سيتم تخزين جميع الملفات والمحادثات ذات الصلة بتلك القناة في هذا المجلد، مما يسهل تنظيم عملك وإدارته
Teams وSharePoint
عند إنشاء فريق جديد، يقوم تلقائيا بإنشاء موقع SharePoint مطابق يرتبط بالفريق.
يمكنك استخدام SharePoint لتخزين وإدارة الملفات المتعلقة بعمل فريقك، ويمكنك مشاركة هذه الملفات مباشرة في Teams. يمكنك أيضا استخدام أذونات SharePoint للتحكم في من يمكنه عرض الملفات وتحريرها وحذفها، ويمكنك استخدام التحكم في الإصدار لتعقب التغييرات التي يتم إدخالها على الملفات مع مرور الوقت.
عند إنشاء قناة جديدة في Teams، تقوم بإنشاء مجلد جديد في موقع SharePoint المقابل. وهذا يعني أنه سيتم تخزين جميع الملفات والمحادثات ذات الصلة بتلك القناة في هذا المجلد، مما يسهل تنظيم عملك وإدارته.
شاهد: متى يجب استخدام Teams وSharePoint
الحفاظ على الأمان أثناء التعاون في Groups وSharePoint وTeams
لضمان التعاون الآمن أثناء استخدام المجموعات و SharePoint و Teams
- قم بإعداد المصادقة متعددة العوامل (MFA) التي تضيف طبقة إضافية من الأمان.
- تعريف أذونات واضحة للمستخدمين لضمان إمكانية وصول البيانات الحساسة فقط للمستخدمين المخولين.
لتقييد الوصول الخارجي ووصول الضيف ومراقبته، يمكنك استخدام عناصر تحكم متنوعة. ويشمل ذلك تمكين المشاركة الخارجية على مستويات مختلفة، واستخدام نهج الوصول المشروط لتقييد الوصول، واستخدام مراجعات وصول Azure Active Directory لمراجعة وصول المستخدم الخارجي بانتظام، وتكوين تسجيل التدقيق لمراقبة نشاط المستخدم الخارجي، وتمكين أوصاف الحساسية لتصنيف المحتوى الحساس.
وباستخدام عناصر التحكم هذه، باستطاعة العملاء ضمان عدم منح المستخدمين الخارجيين سوى حق الوصول المناسب إلى مواقع SharePoint ومستنداته، ومن الكشف عن أي سلوك مريب ومعالجته على الفور.