Когато ръководител на сайт или списъчен ръководител определя правила за етикети за библиотека с документи в сайт на Microsoft Office SharePoint Server 2007 или SharePoint Server 2010, може да се наложи да вмъквате етикети в документи, когато ги записвате или отпечатвате. След като вмъкнете етикета и попълните цялата необходима информация, можете да го заключите, за да предотвратите актуализирането на информацията. За да актуализирате съдържанието на етикета по-късно, трябва да отключите етикета.
Функцията за правила за етикети не е налична в SharePoint 2013 и по-нови версии.
Забележка
Ръководителят на сайта или списъчният диспечер също може да заключи етикета по подразбиране.
Важно
Възможността за заключване или отключване на етикет е налична само в Microsoft Office Professional Plus, Microsoft Office Enterprise, Microsoft Office Ultimate и в самостоятелните версии на Word, Excel и PowerPoint.
Как информацията за етикета е свързана със свойствата на документа?
Полетата в етикета съответстват на колони в библиотеката с документи. Когато вмъквате етикет в документ на Word, работна книга на Excel или презентация на PowerPoint, етикетът се актуализира автоматично с информацията от свойствата на документа. След това даден етикет може да бъде заключен или отключен. Ако етикетът е отключен, информацията за етикета и свойствата на документа остават в синхрон:
- Когато редактирате свойствата на документа в библиотеката, тези актуализации се показват в етикета.
- Когато редактирате информацията към етикета и след това запишете документа, тези актуализации се показват в колоните на библиотеката.
Докато етикетът е отключен, промените в свойствата на документа винаги се отразяват в информацията на етикета, и обратно, както е показано на илюстрацията по-долу.
.
Можете обаче да заключите етикет, така че промените в свойствата му да не се актуализират автоматично в информацията за етикета. Следващата илюстрация показва, че заключен етикет не се актуализира автоматично в отговор на промени в свойствата на документа.
Заключването на етикет е полезно, когато първоначалната стойност на етикета на документа ще се използва като име на елемента – например "Договор за винарска изба Coho" – защото етикетът остава същият дори ако заглавието или други свойства на документа бъдат коригирани. Ако Coho Winery промени името си, ще отключите етикета, за да актуализирате името на документа.
Забележка
Не можете да заключите етикет, докато не попълните цялата информация за етикета. Всички полета в един етикет са задължителни. Също така имайте предвид, че всеки потребител, който има разрешение да редактира файла, може да заключи или отключи етикета.
Заключване на етикет
След като вмъкнете или попълните етикет, можете да го заключите, за да предотвратите автоматичното му актуализиране от свойствата на документа. Етикетите могат да се заключват само когато етикетите са напълно попълнени.
Ако библиотеката все още не е отворена, щракнете върху името й в "Бързо стартиране".
Ако името на вашата библиотека не се показва в "Бързо стартиране", щракнете върху "Преглед на цялото съдържание на сайта" и след това щракнете върху името на вашата библиотека.Посочете документа, щракнете върху стрелката, която се появява, и след това щракнете върху "Редактиране" в името на програмата от Microsoft Office. Например щракнете върху "Редактиране" в Microsoft Office Word.
В документа, работната книга или презентацията щракнете с десния бутон върху етикета и след това щракнете върху "Заключи етикета " в контекстното меню.
Забележка
- Ако етикетът се появява в горния колонтитул на документа, трябва първо да щракнете с десния бутон върху етикета и след това да щракнете върху "Редактиране на горен колонтитул " в контекстното меню.
- Ако етикетът липсва информация, ще бъдете подканени да попълните цялата необходима информация, преди да можете да заключите етикета.
Отключване на етикет
Ако етикетът е заключен, трябва да го отключите, преди да редактирате съдържанието му.
Ако библиотеката все още не е отворена, щракнете върху името й в "Бързо стартиране".
Ако името на вашата библиотека не се показва в "Бързо стартиране", щракнете върху "Преглед на цялото съдържание на сайта" и след това щракнете върху името на вашата библиотека.Посочете документа, щракнете върху стрелката, която се появява, и след това щракнете върху "Редактиране" в името на програмата от Microsoft Office. Например щракнете върху "Редактиране" в Microsoft Office Word.
В документа, работната книга или презентацията щракнете с десния бутон върху етикета и след това щракнете върху Отключи етикет в контекстното меню.
Забележка
Ако етикетът се появява в горния колонтитул на документа, трябва първо да щракнете с десния бутон върху етикета и след това да щракнете върху "Редактиране на горен колонтитул " в контекстното меню.