Въведение в потребителските роли
Отнася се за
В тази статия
- Общ преглед на потребителските роли
- Сценарии за използване на потребителски роли
- Създаване и присвояване на потребителски роли
Общ преглед на потребителските роли
Потребителска роля е предварително дефинирана категория, която може да бъде присвоена на потребители въз основа на тяхната длъжност или някои други критерии. Ролите обикновено се използват за представяне на персонализирани версии или изгледи на шаблон за формуляр за различни типове потребители. Можете да опростите своите бизнес процеси и да оптимизирате събирането на данни, като добавите потребителски роли към вашия шаблон за формуляр, за да контролирате това, което потребителите могат да виждат, когато отворят формуляр, базиран на вашия шаблон за формуляр. Представете си например, че проектирате шаблона за формуляр за приложение за разрешение, чиито формуляри ще се използват от следните типове потребители:
- Електроизпълнители, които трябва да попълнят заявление за разрешение
- Получаващи агенти, които се уверят, че заявленията на изпълнителите съдържат необходимата информация
- Администратори, които преглеждат подадените заявления за одобрение
Вместо да проектирате три шаблона за формуляр за всеки тип потребител и да управлявате данните от всички тези формуляри, можете да проектирате един шаблон за формуляр, чиито формуляри събират всички данни и да добавите потребителска роля за всеки тип потребител. Ролята на потребителя определя какви данни се показват чрез персонализирани изгледи, базирани на всеки тип потребител.
Забележка
Потребителските роли не трябва да се използват за ограничаване на достъпа до конфиденциални данни във формуляр. Дори ако направите шаблон за формуляр само за четене или скриете определени контроли, които са базирани на потребителски роли, потребителите могат потенциално да използват програма за редактиране на текст, като например Microsoft Notepad, за да преглеждат или променят файла на шаблона за формуляр (.xsn) и да получат достъп до тези данни.
Сценарии за използване на потребителски роли
Има много сценарии, при които потребителските роли са полза за вашите потребители. Например с потребителски роли можете да:
- Показване на уникален изглед за всяка потребителска роля Можете да проектирате шаблон за формуляр, така че да се показват различни изгледи на този шаблон за формуляр, в зависимост от това кой попълва формуляра. Можете например да проектирате изглед за електрически изпълнители, които кандидатстват за разрешение, изглед за агентите, които получават заявленията за разрешение, и изглед за администраторите, които преглеждат цялата информация. Всеки изглед показва само данните, които са подходящи за всяка потребителска роля.
- Показване на различна секция за всяка потребителска роля Можете да проектирате шаблон за формуляр, който ще показва различни секции в зависимост от това кой попълва формуляра. Например раздел в шаблон за формуляр за отчет на разходите, който се отнася само за служителите, може да бъде показан, когато даден служител отвори формуляра. Друг раздел, който се отнася само за ръководителите, които одобряват отчета за разходите, може да бъде показан, когато ръководител отвори формуляра.
- Задаване на проверка на данни за поле, базирано на всяка потребителска роля Можете да проектирате шаблон за формуляр, така че да се прилага различна проверка на данни към контрола, която е обвързана с конкретно поле, в зависимост от потребителската роля на лицето, което попълва формуляра. Можете например да зададете максималната стойност за разходите на ръководителя на едно ограничение и да зададете максималната стойност за едно и също текстово поле по-високо за администратор. Ако ръководител попълни формуляра и надхвърли количеството, се показва диалогов прозорец. Ако администратор попълни формуляра, текстовото поле ще приеме стойност, която иначе би била отхвърлена, ако ръководител попълни формуляра.
- Подаване на данни на формуляр към външен източник на данни, базиран на всяка потребителска роля Можете например да проектирате своя шаблон за формуляр, така че електрическите изпълнители, които трябва да подадат заявление за разрешение, да могат да подават своите попълнени формуляри само на уеб услуга, а получаващите агенти да могат да подават своите формуляри само към SQL база данни. Администраторите могат да подадат своите данни за формуляр в база данни и в имейл съобщение, ако приложението е одобрено, или могат да подадат данните на своя формуляр само в база данни, ако приложението е отхвърлено.
Създаване и присвояване на потребителски роли
Когато създавате нова потребителска роля, можете да й присвоите потребители по следните начини:
- Чрез задаване на потребителски имена от справочната услуга на Microsoft Active Directory (например "sales\andrew"). За да зададете потребителско име в справочната услуга на Active Directory, шаблонът за формуляр трябва да бъде създаден и публикуван в мрежа на Microsoft Windows, която използва Active Directory.
- Чрез задаване на групи от справочната услуга на Active Directory. Можете например да зададете имейл списък за разпространение, който съдържа имената на всички членове на маркетинговия екип. За да зададете група в справочната услуга на Active Directory, шаблонът за формуляр трябва да бъде създаден и публикуван в мрежа на Microsoft Windows, която използва Active Directory.
- Чрез задаване на стойност, която идва директно от поле във формуляра. Полето може да получи данни от Active Directory или потребителят може да въведе данни в контрола, която е обвързана с това поле. Ако например вашият шаблон за формуляр съдържа текстово поле "Администратор ", можете да свържете конкретна потребителска роля с полето, с което е обвързано това текстово поле.
След като добавите потребителска роля, можете да я зададете като една от следните:
Роля по подразбиране На потребителите, на които не е присвоена съществуваща потребителска роля, автоматично се присвоява потребителска роля, зададена като роля по подразбиране. Ролята по подразбиране се използва и за потребители, които са част от група, но работят офлайн. Една потребителска роля винаги се задава по подразбиране.
Роля на инициатор Ако искате да приложите конкретна потребителска роля към потребители, които отварят вашия формуляр за първи път, можете да зададете роля на инициатор. Можете например да дефинирате роля на инициатор с име "Изпълнител", която се прилага за потребители, които попълват нови формуляри за заявления за разрешителни. Потребител, на когото е възложена друга потребителска роля, автоматично се присвоява повторно на изпълнителската роля, когато отвори нов формуляр за подаване на заявление за разрешение. Обаче следващия път, когато този потребител отвори същия формуляр, Microsoft Office InfoPath използва присвоената от него потребителска роля вместо ролята на инициатор.
Ако сте присвоили роли на потребители, базирани на произволна комбинация от потребителски имена, групи или стойности от поле, когато потребител отвори формуляр, базиран на вашия шаблон за формуляр, InfoPath определя ролята, която да възложи на този потребител, като използва следния ред:
Името на потребителя е стойност на поле в шаблона за формуляр.
Името на потребителя е в Active Directory.
Потребителят е член на група на Active Directory.
Забележка
Ако потребителят е член на няколко групи и вие давате потребителски роли, базирани на група, InfoPath проверява списъка с членове на всяка група в реда, в който групата е посочена в диалоговия прозорец Управление на потребителски роли . Например ако потребителят е член както на групата на получаващия агент, така и на администраторската група, а групата на администраторите е в списъка преди получаващата агент група, на потребителя ще бъде присвоена потребителската роля за администраторската група.
Ако нито едно от горните не е вярно, се използва ролята по подразбиране.
След като дефинирате потребителските роли за вашия шаблон за формуляр, можете да зададете правило, което автоматично превключва изгледите въз основа на ролята на потребителя. Можете например да създадете потребителска роля на ръководител и след това да създадете правило за автоматично превключване към изглед на ръководител, когато потребителят, на когото е възложена ролята на ръководител, отвори формуляра. Като алтернатива, можете първо да създадете правилото и след това да дефинирате потребителските роли като част от процеса на създаване на правилото.
Можете също да променяте поведението на контрола въз основа на потребителска роля. Можете например да разрешите контрола само за конкретна потребителска роля, докато други потребителски роли могат да виждат данните в контролата, но не могат да я променят. Възможността да ограничите кой може да въвежда данни в контрола, базирана на потребителски роли, е един начин да гарантирате, че данните, въведени в контрола, идват от легитимен източник. Можете например да имате квадратче за отметка Одобрение в шаблон за формуляр на приложение за разрешение, което може да бъде избирано само от членовете на администраторската потребителска роля, което показва, че разрешението е одобрено. Потребителите, на които са дадени други потребителски роли, като например изпълнители, които подават приложенията, ще виждат само квадратчето за отметка, но няма да могат да го избират или изчистват.