Съвети за продуциране на големи събрания и събития в Microsoft Teams

Отнася се за
Teams Microsoft Teams

Страхотните виртуални събрания и събития не се случват просто – те изискват предварително планиране и подготовка, за да предоставят възможно най-доброто изживяване. От проверка на оборудването до практикуване на преходи, малко подготовка може да предотврати технически проблеми и да поддържа безпроблемното протичане на вашето събитие.  

Ето някои от нашите най-добри съвети за планиране и провеждане на висококачествени събрания, официални събрания в реално време и уебинари в Microsoft Teams. 

Първи стъпки

Изтеглете Microsoft Teams за настолно приложение за най-надеждните възможности за събрания и събития. Насладете се на пълен достъп до функции и превъзходна производителност. Актуализирайте Teams за най-новите функции за защита и корекции на грешки. 

Планиране на производство на събитие

Преди да започне дадено събитие, установете ролите и отговорностите, репетирайте презентациите и настройте необходимите комуникации за използване по време на събитието. За безпроблемна настройка следвайте практиките по-долу. 

Съвет

За хибридни събития:

  • Извършете предварително проучване на сайта. Проверете AV инфраструктурата на стаята, интеграцията с Teams и физическото оформление.
  • Тествайте и проверете дали цялото оборудване в стаята работи (MTR конзола, микрофони, камери, високоговорители, дисплеи, контролни панели).
  • Документирайте потока на сигнала в стаята (аудио, видео, мрежа) и идентифицирайте всички ограничения или странности.
  • Актуализирайте фърмуера и софтуера на целия хардуер, сертифициран за Teams, и осигурете съвместимост с най-новата версия на Teams.
  • Уверете се, че има кабелна Ethernet връзка, налична за всички устройства, използвани в производството (Teams PC, vMix машина и т.н.).

Настройване на аудио, видео и споделено съдържание

Използването на висококачествено аудио и видео оборудване е от решаващо значение по време на големи срещи и събития. Настройвайте висококачествени микрофони и уеб камери или провеждайте събрания от стая на Teams за хибридни изживявания. Тези съвети ще ви помогнат да комуникирате ясно с аудиторията и представящите по време на събитието. 

Аудио

  • Не пренебрегвайте качеството на аудиото, то е най-важната част от едно голямо събитие. Някои хора може просто да слушат с браузъра във фонов режим.
  • Използвайте висококачествени микрофони. Носимите микрофони са идеални за по-малко опитни презентатори; Ръчните микрофони изискват практика и техника, за да се избегне справяне със шума.
  • За представящи, използващи компютър или друго устройство, използвайте слушалки, сертифицирани за Teams.
  • За презентации в стаята тествайте звука в стаята предварително, за да предотвратите предаването на шум или обратна връзка онлайн.
  • Добавете аудио към събитието с помощта на устройство за заснемане на звук, което е съвместимо с балансирано аудио (XLR конектори) или 1/8" щепсели за слушалки и ви позволява да се включите в компютъра, на който работи Teams, чрез USB.
  • Можете също така да използвате AV система от висок клас и да свържете HDMI или SDI изхода на тази система към Teams чрез основно устройство за заснемане на видео, като HDMI-USB кутия.

Съвет

За хибридни събития:

  • Тествайте индивидуално настройките на аудиото в стаята и онлайн, преди да преминете на живо.
  • Използвайте независими микрофони за лична и виртуална аудитория, но се уверете, че само един доминиращ аудиоизточник е свързан към платформата за събрание.
  • Ако се присъединяват няколко души, накарайте ги да изключат аудиото на компютъра, за да се предотврати ехо или обратна връзка.
  • Носете допълнителни микрофони (например преносими или камери) за панелистите или роуминг Q&A.

Видео

  • Осветете обекта добре – не можете да имате твърде много светлина за повечето фотоапарати. Осветлението може да бъде разликата между това, че дадена продукция се възприема като професионална или любителска.
  • Използвайте три светлини, за да осветявате обекта: ключова светлина, запълваща светлина и задна светлина, за да осигурите добра дълбочина.
  • HDMI устройствата за заснемане могат да се използват и за поточно предаване на изхода от компютър (PC или Mac) в Teams – идеални за показване на висококачествени видеоклипове, демонстрации на софтуер или анимации, които все едно са информационен канал от камера.
  • Не свързвайте HDMI вход директно в събрание на Teams, тъй като Teams не поддържа естествено HDMI източници. Вместо това използвайте HDMI устройство за заснемане, за да внесете HDMI видео на вашия компютър, където то може да се показва като виртуална камера в Teams. Например тази настройка ви позволява да свържете камера за произвеждане с превъзходна оптика и да мащабирате чрез HDMI, подобрявайки качеството на видеото на вашето събрание.

Споделяне на съдържание от екрана

Споделянето на екрана по време на събитие е чудесен начин да демонстрирате продукти и работни потоци или да преведете аудиторията си през важни ресурси.  

Тези съвети ще ви помогнат да представяте ефективно съдържание, докато продуцирате събитието си. 

Ако сте единственият продуцент на събитието, ви препоръчваме да използвате два монитора. Това ви позволява да споделяте съдържание от втория монитор, докато продуцирате събитието от първия монитор. 

Споделяйте аудио от вашето устройство, когато представяте мултимедия.   

За повече указания относно представянето в големи събрания вижте "Съвети за представяне в големи събрания и събития в Microsoft Teams". 

Производствен поток и ден на събитието

  • В деня на събитието препоръчваме групата да се присъедини най-малко 15 минути преди началото на събитието.
  • Използвайте чакалнята , за да се подготвите заедно с други организатори и представящи, преди събитието да започне. Проверете всички микрофони, камери и информационни канали.
  • Оставете цялото аудио заглушено, докато не сте готови да започнете да представяте на живо в началото на събитието.
  • Възлагане на някого да гледа информационни канали в стаята и виртуални за проблеми.

Планиране на технически проблеми

Технически проблеми могат да възникнат, дори и при най-добра подготовка. Стабилният план за архивиране гарантира, че вашето събитие ще продължи да протича безпроблемно, ако нещо се обърка.

  • Винаги имайте втори продуцент, който може да поеме управлението, ако основният продуцент отпадне или се сблъска с технически проблеми.

  • Запазете резервен лаптоп с всички слайдове и мултимедия, предварително зареден и тестван. Подгответе допълнителните микрофони, уеб камери и кабели в случай на отказ на хардуера.

  • Използвайте допълнителна интернет връзка, като например мобилен хотспот, ако основната връзка е прекъсната. Тествайте резервната връзка, преди да стартира събитието.

  • Записвайте предварително важни презентации, така че да можете бързо да превключите към записано видео, ако представящ загуби връзка.

  • Microsoft Teams ще изпрати връзка за присъединяване, когато събитието бъде създадено. Вместо да споделяте директната връзка към календара, създайте URL адрес по избор, като например Bit.ly, за да споделите с участниците.

    • Ако технически проблем или грешка в продуцента изисква създаването на ново излъчване, бързо актуализирайте URL адреса по избор, така че да сочи към новото събитие, без да се налага да се свързвате с участниците отново.

Имате нужда от още помощ?

Услугите за събития на Microsoft Teams могат да предоставят повече поддръжка при планирането или провеждането на големи събрания и събития. За да научите повече, вижте Microsoft Adoption. 

Най-добри практики за големи събрания и събития в Microsoft Teams

Първи стъпки с уебинари в Microsoft Teams

Първи стъпки с официално събрание в реално време в Microsoft Teams