Използвайте шаблона за база данни с контакти на Access, за да следите имена, адреси, телефонни номера и друга информация. Тази нова версия на популярен шаблон на Access също ви позволява да категоризирате всеки контакт, да изпращате имейл съобщения и да създавате карти с адреси.
Искате да гледате видео за използването на този шаблон? Вижте тази статия " Използване на шаблона за база данни с контакти".
Забележка
Шаблонът за база данни "Контакти" е актуализиран през последните няколко години. Тези инструкции се отнасят за най-новата версия на шаблона, наличен за изтегляне. Ако стъпките по-долу не съвпадат с това, което виждате, вероятно използвате по-стара версия на шаблона.
Първи стъпки
В тази статия ще разгледаме основните стъпки за използване на шаблона за база данни с контакти.
Подготовка на базата данни за използване
- Когато отворите базата данни за първи път, Access показва формуляра за добре дошли. За да предотвратите показването на този формуляр следващия път, когато отваряте базата данни, изчистете квадратчето за отметка "Добре дошли, когато тази база данни е отворена ".
Затворете формуляра за приветствие, за да започнете да използвате базата данни. - За да се уверите, че цялото съдържание на базата данни е разрешено, в лентата за съобщения щракнете върху "Разреши това съдържание".
За повече информация относно разрешаването на съдържание на база данни вж. статията Как да решите дали да се доверите на база данни.
Добавяне на контакти от Microsoft Outlook
Ако използвате Microsoft Outlook, можете да добавите контакти от тази програма, без да се налага да въвеждате отново информацията.
- Във формуляра "Списък с контакти " щракнете върху "Добави от Outlook".
- В диалоговия прозорец "Изберете имена за добавяне " изберете имената, които искате да добавите към базата данни.
- Щракнете върху Добави и после върху OK.
Търсене на контакт
Полето за бързо търсене ви позволява бързо да намерите контакт във формуляра за списък с контакти.
- Във формуляра "Списък с контакти ", в полето за бързо търсене въведете текста, който искате да търсите, и след това натиснете клавиша ENTER.
Access филтрира списъка, за да се покажат само записите, които съдържат текста, който сте търсили. За да се върнете към пълния списък, щракнете върху "Изчисти текущото търсене". (Това е X в полето за търсене.)
Показване или скриване на колони
Във формуляра "Списък с контакти " някои полета (колони) са скрити по подразбиране. За да промените кои полета да се показват:
- Щракнете върху "Покажи/скрий полетата".
- В диалоговия прозорец "Показване на колони" поставете отметка в квадратчето до всяка колона, която искате да покажете. Изчистете квадратчето за отметка, за да скриете колоната.
Показване на данни за контакт
Формулярът " Подробни данни за контакта " ви позволява да видите и да въведете повече информация за всеки контакт. За да покажете формуляра за подробни данни за контакта:
- Във формуляра " Списък с контакти " щракнете върху "Отвори " до контакта, който искате да видите.
Добавяне на картина
Във формуляра " Подробни данни за контакта " можете да добавите картина за контакта.
- Под рамката щракнете върху "Редактиране на картина".
- В диалоговия прозорец "Прикачени файлове" щракнете върху "Добави".
- В диалоговия прозорец "Избор на файл " отидете до папката, която съдържа файла.
- Изберете файла, който искате да добавите, и след това щракнете върху "Отвори".
- В диалоговия прозорец " Прикачени файлове" щракнете върху OK.
Забележка
Можете да прикачите няколко файла към всеки контакт, включително различни типове файлове, като например документи или електронни таблици.
Показване на карта с адреса на контакт
Ако във формуляра " Подробни данни за контакта " сте въвели пощенски адрес за контакта, можете да покажете карта на това местоположение:
- Щракнете върху "Щракнете, за да нанесете".
Показване на отчети
Базата данни за контакти съдържа два отчета: "Указател " и "Телефонен указател". За да покажете отчет:
- В навигационния екран, под "Отчети" щракнете двукратно върху отчета, който искате да покажете.
Можете да създавате собствени отчети по избор. За повече информация вж. статията Създаване на прост отчет.
Промяна на базата данни с контакти
Можете да персонализирате базата данни "Контакти" чрез добавяне на ново поле към таблицата "Контакти" и след това добавяне на това поле към формуляра " Списък с контакти " и формуляра "Подробни данни за контактите ".
Добавяне на поле към таблицата "Контакти"
- Затворете всички отворени раздели.
- В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата "Контакти ".
- Превъртете надясно, докато не видите колоната, наречена "Добавяне на ново поле". Щракнете двукратно върху заглавието на колоната и въведете името на полето.
Първия път, когато въведете данни в колоната, Access задава типа на данните вместо вас.
Добавяне на поле към формуляр
След като едно поле бъде добавено към таблица, можете да го добавите към формуляр.
- Щракнете с десния бутон върху формуляра в навигационния екран и след това щракнете върху "Изглед на оформление".
- В раздела Структура, в групата Инструменти щракнете върху Добавяне на съществуващи полета.
- Плъзнете желаното поле от "Списък с полета" във формуляра.