Описание на функцията за автоархивиране в Outlook

Поддръжката за Office 2003 завърши

Microsoft завърши поддръжката за Office 2003 на 8 април 2014 г. Тази промянa се отрази на актуализациите на софтуера ви и на опциите за защита. Научете какво означава това за вас и как да останете защитени.

ВАЖНО: Тази статия е преведена с използване на софтуер за машинен превод на Microsoft и може да бъде коригирана чрез технологията Рамка за превод от общността (CTF). Microsoft предлага статии, преведени машинно, допълнително редактирани от общността, и статии, преведени от хора, за да може да предостави достъп на много езици до всички статии в нашата База знания. Статиите, преведени машинно и редактирани допълнително, може да съдържат грешки в лексиката, синтаксиса и/или граматиката. Microsoft не носи отговорност за каквито и да било неточности, грешки или вреди, предизвикани от неправилен превод на съдържанието или използването му от нашите клиенти. Повече за CTF – на http://support.microsoft.com/gp/machine-translation-corrections/bg.

Щракнете тук, за да видите версия на тази статия на английски: 830119
За Microsoft Outlook 2000 версия на тази статия вижте 239652.
За Microsoft Outlook 2002 версия на тази статия вижте 290847.
Кратко изложение
Тази статия описва функцията автоархивиране във версии на Microsoft Outlook, изброени в раздела "Важи за".
Допълнителна информация
Вашата пощенска кутия на Microsoft Outlook нараства със създаването на документи по същия начин, както купчината документи на бюрото ви. В неавтоматизирания свят Препоръчано от време на време можете да прегледате вашите документи и да приберете тези, които са важни, но рядко се използват. Можете да изхвърлите документи, които не са толкова важни, като вестници и издания, в зависимост Препоръчано от датата на издаването им.

Бързо можете да извършите същия процес в Outlook 2003 и в по-новите версии. Можете ръчно да прехвърлите старите елементи за съхраняване на файлове върху менюто файлАрхив или да имате стари елементи, автоматично се прехвърлят чрез функцията автоархивиране. Елементите се считат за стари, когато достигнат възраст, определена Препоръчано от вас. С функцията автоархивиране можете да изтриете или преместите старите елементи. Outlook може да архивира всички видове елементи, но той само може да локализира файлове, съхранени в папка в електронната поща, като например електронна таблица на Microsoft Excel или колективна папка за документи на Microsoft Word, който е прикачен към имейл съобщение. Файл, който не се съхраняват в имейл папка, не може да се архивира.

Функцията автоархивиране има две стъпки. Първо, включете функцията автоархивиране. Второ, можете да зададете свойствата за функцията автоархивиране за всяка папка, която искате да архивирате.

На ниво папка можете да определите елементите, които трябва да бъдат архивирани и колко често да се архивират. Можете автоматично да архивирате отделни папки или да конфигурирате настройката за автоархивиране по подразбиране за всички папки и след това да конфигурирате настройките за автоархивиране за отделни папки, за които не искате да използвате настройките за автоархивиране по подразбиране. Функцията автоархивиране се стартира автоматично, когато стартирате Outlook. Outlook проверява свойствата за автоархивиране на всяка папка по дата на завършване и премества старите елементи в архивен файл. Елементите, които са преместени в папка "Изтрити елементи", се изтриват.

Outlook 2003 и Outlook 2007
по подразбиране няколко папки на Outlook са създадени с включена функция автоархивиране . Следва външен списък на папките, които имат функцията автоархивиране, включена по подразбиране за всяка папка според периода на остаряване:

Папката "Календар" (6 месеца)
Папката "Задачи" (6 месеца)
Папката "Дневник" (6 месеца)
Папката "Изпратени" (2 месеца)
папка "Изтрити елементи" (2 месеца)

Папките "Входящи", "Бележки", "Контакти" и "Чернови" нямат автоматично включена функция автоархивиране. Не можете да използвате функцията автоархивиране за папката "Контакти", тъй като тази папка няма такова свойство.

Outlook 2010 и по-нови версии
по подразбиране е изключена функцията автоархивиране в Outlook 2010 и по-нови версии. Въпреки това по подразбиране е разрешена функцията автоархивиране в Outlook 2003 и Outlook 2007. Следователно ако не забранява функцията автоархивиране в Outlook 2003 или Outlook 2007 и да преминете към Outlook 2010 или по-нови версии, функцията автоархивиране остава разрешен.

Разликата между архивиране CompletePC (пълно архивиране на компютъра) и експортиране на елементи

Когато архивирате елементи, можете да ги архивирате само във файл в лични папки (.pst). Когато експортирате елементи, можете да експортирате елементи на много различни типове файлове, включително .pst файлове и текстовите файлове с определени граници. Във вашия нов архивен файл се поддържа структурата на папките. Ако има папка над тази, която искате да архивирате (като подпапка), папката се създава в архивния файл, но не се архивират елементи в нея, а само тези Препоръчано от подпапката. По този начин същата структурата на папките съществува в архивния файл и във вашата пощенска кутия. Папките са оставени на място след като архивирани, дори ако те са празни. Можете да архивирате само един тип на файл, .pst файл.

Когато експортирате елементи, първоначалните елементи се копират в експортирания файл, но те не се премахват Препоръчано от текущата папка.

Как да включите функцията автоархивиране

Outlook 2010 и по-нови версии:
  1. Щракнете върху файл и след това върху Опции Препоръчано от менюто файл .
  2. Щракнете върху Разширени раздел.
  3. Щракнете върху автоархивиране.
  4. Изберете автоархивиране всеки отметка в квадратчето и след това въведете число в полето дни , за да зададете колко често се изпълнява автоархивиране процес.
  5. Ако искате да бъдете уведомявани, преди да се архивират елементи, щракнете, за да изберете Prompt Before автоархивиране квадратчето.
  6. В по подразбиране архивен файл въведете име за влизане на архива да се предаде на Преглед да изберете Препоръчано от списъка.
  7. Щракнете върху OK два пъти.
Outlook 2007 и Outlook 2003:
  1. В менюто инструменти изберетеОпциии след това щракнете върху раздела други .
  2. Щракнете върху автоархивиране.
  3. Изберете автоархивиране всекиотметка в квадратчето и след това Задайте колко често автоархивиране процес ще изпълни bytyping число в полето дни .
  4. Ако искате да бъдете уведомявани, преди да се архивират елементи, щракнете, за да поставите отметка в квадратчето Prompt Before автоархивиране .
  5. В полето архивен файл по подразбиране въведете afile име за влизане за архивирани елементи да се прехвърлят или щракнете върхуПреглед , за да изберете Препоръчано от списъка.
  6. Щракнете върху OK два пъти.
Сега, след като сте включили функцията автоархивиране, трябва да зададете свойствата на автоархивиране за всяка папка.

Важно: Данните Препоръчано от Outlook (.pst) файла, който сте избрали като архивен файл по подразбиране, трябва да се намират на локалния компютър. Използването на мрежови .pst файлове се поддържа само с Outlook 2010 и при специфични условия. За Още действия информация относно ограниченията за използване на .pst файлове по мрежата щракнете върху следния номер на статия в база знания на Microsoft.

297019 Ограничения при използване на файлове с лични папки (.pst) през LAN и WAN връзки

Как да настроите автоархивиране свойствата на папка

Outlook 2010 и по-нови версии:

Метод 1:
  1. Изберете папката, която искате да автоархивиране.
  2. Щракнете върху папка , след което щракнете върхуАвтоархивиране.
Метод 2:
  1. С десния бутон върху папката, която искате да автоархивиране и след това щракнете върху свойства.
  2. Щракнете върху автоархивиране раздел.
  3. За да зададете автоархивиране свойствата за тази папка, щракнете, за да изберетеИзчисти по-стари Препоръчано от квадратчето.
  4. За да укажете кога елементи трябва да бъдат прехвърлени автоматично в архивен файл, въведете число в месеци кутия.
  5. За да определите файл, в който архивираните елементи да бъдат прехвърлени, щракнете върху Премести старите елементи в.
  6. В Премести старите елементи в въведете име за влизане на архива или върху Преглед да изберете Препоръчано от списъка и щракнете върху OK.
Outlook 2007 и Outlook 2003:
  1. В Списъка с папкищракнете с десния бутон върху thefolder, които искате да автоархивиране и щракнете върхусвойства.
  2. Щракнете върху раздела автоархивиране .
  3. За да зададете свойствата на автоархивиране за тази папка, clickto изберете Изчисти по-стари Препоръчано от.
  4. За да укажете кога елементи трябва да бъдат automaticallytransferred в архивен файл, въведете число в полето за месеца.
  5. Файл за архивирани елементи, които се transferredto, щракнете върху Премести старите елементи в.
  6. В полето Премести старите елементи в въведете име за влизане за архивирани елементи, или щракнете върху Преглед , за да изберете Препоръчано от външен списък и след това щракнете върху OK.
OL2007 OL2003 OL2010 OL2013 OL2016

Предупреждение: Тази статия е преведена машинно

Свойства

ИД на статията: 830119 – Последен преглед: 09/23/2015 07:41:00 – Редакция: 3.0

, , Microsoft Outlook 2010, Microsoft Outlook 2010 with Business Contact Manager, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2007 with Business Contact Manager, Microsoft Office Outlook 2003, Microsoft Office Outlook 2003 with Business Contact Manager

  • kbconfig kbemail kbbackup kbinfo kbmt KB830119 KbMtbg
Обратна връзка