Листът с данни е прост изглед на данните, подредени в редове и колони. Ако щракнете двукратно върху таблица в навигационния екран, Access показва таблицата като лист с данни. Поради компактното представяне на данни листовете с данни работят добре, когато се използват като подформуляра за показване на данни от страната "много" на релация "един към много". Тази статия описва как можете да добавяте листове с данни към вашите формуляри в Access.
Какво искате да направите?
Показване на пример на лист с данни във формуляр
Да предположим, че искате да създадете формуляр, който показва данни за продуктови категории, както и за всички продукти в тези категории. Данните в таблицата "Категории" представляват страната "един" на релацията, а данните в таблицата "Продукти" представляват страната "много" на релацията. Всяка категория може да има много продукти.
1. Главният формуляр показва данни от страната "един" на релацията.
2. Листът с данни показва данни от страната "много" на релацията.
Плъзгане и пускане на лист с данни във формуляр
Най-бързият начин да добавите съществуващ лист с данни във формуляр е да отворите формуляра в изглед за проектиране и след това да щракнете, задържите и плъзнете съществуващ формуляр на лист с данни от навигационния екран в областта за проектиране на формуляра.
Ако настроите правилно релациите, преди да започнете тази процедура, Access автоматично задава свойствата Подчинени полета на връзката и Основни полета на връзката с правилните стойности, които ще свържат главния формуляр към листа с данни.
Свойствата Дъщерни полета на моята връзка и Основни полета на връзката са празни
Ако Access не може да определи как да свърже контролата на подформуляра с главния формуляр, оставя свойствата Подчинени полета на връзката и Основни полета на връзката на контролата на подформуляра празни. Трябва да зададете тези свойства ръчно.
Вмъкване на лист с данни в съществуващ формуляр с помощта на изглед на оформление
Ако вече сте дефинирали релациите между таблиците във вашата база данни, можете бързо да добавите лист с данни към съществуващ формуляр с помощта на изглед на оформление. Когато добавите поле от страната "много" на релация към формуляр, който се базира на страната "един" на релацията, Access автоматично създава лист с данни, за да покаже свързаните записи.
-
Отворете съществуващия формуляр в изглед на оформление, като щракнете с десния бутон върху него в навигационния екран и след това щракнете върху Изглед на оформление в контекстното меню.
Ако екранът Списък на полетата не се показва:
-
Натиснете ALT+F8.
– или –
В раздела Структура, в групата Инструменти щракнете върху Добавяне на съществуващи полета.
Обърнете внимание, че екранът Списък на полетата разделя таблиците на раздели: Полета, достъпни за този изглед и под него Полета, достъпни в свързани таблици. В дъното на екрана Списък на полетата всички други таблици, които не са пряко свързани с главната таблица, са изброени под Полета, достъпни в други таблици.
-
-
В раздела Полета, достъпни в свързани таблици разгънете таблицата, съдържаща първото поле, което искате, във вашия лист с данни, и плъзнете полето във формуляра. Access създава лист с данни и добавя полето към него.
-
За да добавите допълнителни полета към новия лист с данни, трябва първо да щракнете върху листа с данни, за да го изберете. Обърнете внимание, че Access пренарежда екрана Списък на полетата, така че полетата, достъпни за листа с данни, да са най-отгоре. От раздела Полета, достъпни за този изглед плъзнете всички други полета, които искате, в листа с данни. Докато плъзгате всяко поле в листа с данни, Access начертава лента за вмъкване, за да ви покаже къде ще бъде вмъкнато полето, когато отпуснете бутона на мишката.
-
Продължете да добавяте полета към главния формуляр или листа с данни, като първо щракнете върху главния формуляр или лист с данни, за да го изберете, и след това плъзнете полето от екрана Списък на полетата.
Разделът Полета, достъпни в други таблици на екрана Списък на полетата съдържа таблици, които не са пряко свързани с таблицата или заявката, на която се базира избраният формуляр. Ако сте дефинирали всички валидни релации между таблиците в прозореца "Релации", тогава полетата в раздела Полета, достъпни в други таблици , вероятно няма да са валидни селекции за формуляра, който създавате. Ако плъзнете поле от тази секция във формуляра, Access показва диалоговия прозорец Задаване на релация . Преди да продължите, трябва да въведете полето или полетата, които свързват двете таблици една с друга. Ако направите това, екранът Списък на полетата повече няма да бъде сортиран в раздели в зависимост от предварително зададените релации. Може да е най-добре да щракнете върху "Отказ" в този диалогов прозорец и вместо това да изследвате отново релациите между таблиците. За повече информация относно релациите вж. статията Създаване, редактиране или изтриване на релация.
Вмъкване на лист с данни в съществуващ формуляр с помощта на изглед за проектиране
Използвайте тази процедура, за да добавите лист с данни, който е базиран директно на таблица или заявка, към съществуващ формуляр в изглед за проектиране.
-
Отворете формуляра в изглед за проектиране, като щракнете с десния бутон върху формуляра в навигационния екран и след това щракнете върху Режим на проектиране.
-
В раздела Проектиране , в групата Контроли , ако е избран инструментът Използване на съветници за контроли , щракнете върху него, така че да не е избран.
Защо?
Ако се използва, съветникът за контроли на подформуляра изгражда отделен обект формуляр и базира контролата на подформуляра върху този обект формуляр. За разлика от това тази процедура създава лист с данни, който се базира директно на таблица или заявка, а не на формуляр.
-
В раздела Структура, в групата Контроли щракнете върху бутона Подформуляр/Подотчет.
-
В мрежата за проектиране на формуляра щракнете там, където искате да бъде вмъкнат листът с данни.
-
Препозициониране и преоразмеряване на контролата на подформуляра чрез плъзгане на манипулаторите по ръбовете и ъглите на контролата.
-
Редактирайте прикачения етикет за контролата на подформуляра, като първо щракнете върху етикета, щракнете двукратно върху него, за да изберете текста му, и след това въведете нов етикет. Ако предпочитате да изтриете етикета, щракнете върху етикета веднъж и след това натиснете клавиша DELETE.
-
Ако списъкът със свойства още не е показан, натиснете F4, за да го покажете.
-
Ако контролата на подформуляра не е избрана в момента, щракнете върху нея веднъж, за да я изберете.
-
В раздела Данни на списъка със свойства щракнете върху падащия списък Обект източник и след това щракнете върху таблицата или заявката, която искате да покажете в листа с данни. Ако например искате да покажете данни от таблицата "Поръчки", щракнете върху Таблица "Поръчки".
-
Ако настроите правилно релациите, преди да започнете тази процедура, Access автоматично задава свойствата Подчинени полета на връзката и Основни полета на връзката с правилните стойности, които ще свържат главния формуляр към листа с данни.
Свойствата Дъщерни полета на моята връзка и Основни полета на връзката са празни
Ако Access не може да определи как да свърже контролата на подформуляра с главния формуляр, оставя свойствата Подчинени полета на връзката и Основни полета на връзката на контролата на подформуляра празни. Трябва да зададете тези свойства ръчно, като направите следното:
-
Отваряне на главния формуляр в изглед за проектиране.
-
Щракнете веднъж върху контролата на подформуляра, за да я изберете.
-
Ако в момента не се показва списък със свойства, натиснете F4.
-
В раздела Данни на списъка със свойства щракнете върху (...) до полето на свойството Подчинени полета на връзката .
Появява се диалоговият прозорец Свързване на полета на подформуляр.
-
В падащите списъци Основни полета и Дъщерни полета изберете полетата, с които искате да свържете формулярите. Ако не сте сигурни кои полета да използвате, щракнете върху Предлагане , за да накарате Access да определи полетата за свързване. Когато приключите, щракнете върху OK.
Ако не виждате полето, което искате да използвате за свързване на формулярите, може да се наложи да редактирате записа източник на главния или дъщерния формуляр, за да сте сигурни, че полето е в него. Ако например формулярът е базиран на заявка, уверете се, че свързващото поле присъства в резултатите от заявката.
-
Запишете главния формуляр и превключете към изглед за формуляри, за да проверите дали формулярът работи, както очаквате.
-
-
Запишете формуляра, като щракнете върху Запиши в лентата с инструменти за бърз достъп или като натиснете CTRL+S.
-
Превключете на изглед на формуляр и се уверете, че листът с данни работи, както очаквате.
Разбиране на разликите между разделен формуляр и формуляр, който съдържа лист с данни
Формуляр, съдържащ лист с данни, показва данни от различни (но обикновено свързани) източници на данни. Например един формуляр може да показва служители и може да има лист с данни, който показва всички задачи, възложени на всеки служител. Листът с данни има различен източник на данни от формуляра, който го съдържа. За разлика от това разделеният формуляр има две секции (формуляр и лист с данни), но едни и същи данни се показват и в двете секции. Двата секции се проследяват една с друга и ви дават два различни изгледа на данните наведнъж.
За повече информация относно създаването и работата с разделен формуляр вж. статията Създаване на разделен формуляр.
