Когато съдържанието на сайта е логически организирано и е лесно за намиране, е по-лесно да се поддържат и управляват и потребителите на сайта са по-продуктивни. Като администратор на колекция от сайтове или собственик на сайт, може да поискате да планирате стратегията си за сайта, преди да създадете своя сайт. В тази статия ще разгледаме:
Какъв вид съдържание ще имате в сайтовете?
След като сте дали някои мисли за броя и типа на желаните от вас сайтове, направете някои планове за съдържанието, което ще се съхранява в тези сайтове. Целта на това планиране на съдържанието е да се определи:
-
Какви видове списъци, библиотеки или страници искате да създадете в сайтовете, за да организирате съдържанието Библиотеките могат да се използват за съхраняване на документи и други файлове, а списъците може да са полезни за проследяване на задачи или проблеми. Страниците са отделни елементи в сайт, където можете да показвате съдържание, приложения, връзки и др.
-
Какви видове приложения искате да включите SharePoint вградени приложения, като например библиотеки с документи и списъци, но можете също да създадете свои собствени приложения или да закупите приложения от трети страни в магазина на SharePoint.
-
Дали искате да създадете типове съдържание Типовете съдържание ви помагат да персонализирате начина, по който обработвате и проследявате определени видове съдържание.
Организацията ви може да искате да извършите този тип планиране по централизиран начин (особено за типовете съдържание), но това е и видът планиране, което трябва да насърчите индивидуалните собственици на сайта да изпълняват, тъй като те са отговорни за персонализирането на сайтове.
Какви типове приложения искате да добавите?
Освен да размишлявате върху типовете съдържание, може да помислите за другите видове информация, които ще се съхраняват в сайтовете, или за типовете задачи, които хората във вашата организация биха желали да използват за управление на сайтове. Това ще ви помогне да планирате различните видове приложения, които може да искате да добавите към сайтовете, за да започнете. Например, ако знаете, че искате да се съхранява документ, то вероятно ще искате да добавите библиотека с документи. Ако знаете, че искате да следите важните дати, вероятно ще искате календар.
Не е нужно да добавяте всички приложения, които може да ви потрябват незабавно. Собствениците на сайтове могат да добавят и премахват нови приложения във времето, тъй като се нуждае от промяна на бизнеса. Но ранното планиране относно начина, по който искате да персонализирате съдържанието на вашите сайтове, може да ви помогне да се гарантира, че сайтовете ще бъдат незабавно полезни за потребителите.
SharePoint включва вградени приложения, които са полезни за редица бизнес цели, от съхранение и управление на документи, до управление на проекти и проследяване към комуникация. Можете да добавите няколко екземпляра на тези типове приложения към сайт. Можете също да купувате и добавяте приложения от други разработчици от SharePoint магазина към вашия сайт.
За повече информация вижте Добавяне на приложение към сайт и закупуване на приложение от SharePoint магазина.
Трябва ли да дефинирате типове съдържание?
Типовете съдържание разрешават на потребителите на сайта бързо да създават специализирани видове съдържание с помощта на командата нов елемент или нов документ в списък или библиотека. Типовете съдържание са полезни, защото предоставят на собствениците на сайта начин да се гарантира, че съдържанието е съобразно между сайтовете. Типовете съдържание също позволяват един списък или библиотека да съдържа множество типове елементи или типове документи. Собствениците на сайтове могат да конфигурират предварително определени подробности за съдържанието, когато настройват типове съдържание за сайт, списък или библиотека.
Собствениците на сайтове могат да дефинират типове съдържание за елементи от списък, документи или папки.
Можете да намерите за полезно да определите типовете съдържание за част от вашето съдържание, ако то отговаря на някой от следните критерии:
|
Ако това е вярно: |
Типовете съдържание може да ви бъдат полезни по следните начини: |
|---|---|
|
Разполагате с определени типове документи, които имат стандартизиран формат или предназначение, и искате те да бъдат съобразени във вашата организация. |
Конфигуриране на типове съдържание на сайт за тези типове документи на нивото на екипния сайт, така че те да бъдат налични за използване във всички подсайтове на екипния сайт. По този начин всички потребители във вашата организация ще създадат тези документи по един и същ начин. |
|
Имате конкретни шаблони, които хората трябва да използват за определени видове документи. |
Да добавяте тези шаблони на документи към съответните типове съдържание, така че всички нови документи, създадени от типа съдържание, да използват шаблона. |
|
Има стандартен набор от информация, която искате да следите за конкретни типове документи или елементи. |
Добавете колони към своя тип съдържание, за да проследите тази информация. Ако някоя от информацията е особено важна, можете да укажете тези колони, както е необходимо. Можете също да предоставите стойности по подразбиране за определени колони, когато конфигурирате типа съдържание. |
|
Има дефиниран бизнес процес за това как се обработват или преглеждат определени типове документи. |
Обмислете конфигурирането на работни потоци за определени типове съдържание. Можете да използвате работни потоци за управление на бизнес процеси, като преглед или одобряване на документи. |
След като идентифицирате съдържание, за което може да поискате да дефинирате типове съдържание, трябва да помислите къде искате да дефинирате типовете съдържание. Ако дефинирате типове съдържание на сайт на нивото на екипния сайт, те ще бъдат широко достъпни за повторна употреба в списъците и библиотеките във всички подсайтове на вашия екипен сайт. Отделните собственици на сайтове могат да дефинират типове съдържание на сайт и за сайтовете си, въпреки че тези типове съдържание ще бъдат налични за използване в списъци и библиотеки само в този сайт и всички сайтове под него.
Можете да намерите за полезно да създадете електронна таблица или таблица, която съдържа информацията, която искате да включите, когато дефинирате типовете съдържание. Например можете да започнете със създаването на нещо основно като таблицата по-долу и след това да го адаптирате така, че да включва каквато и да е допълнителна информация, която може да ви бъде полезна за проследяване, като например сайтовете или екипите, които ще използват типовете съдържание:
|
Нов тип съдържание |
Родителски тип съдържание |
Колони |
Шаблон на документ |
Работни потоци |
|---|---|---|---|---|
|
Задайте името на типа съдържание, което искате да създадете. |
Задайте родителския тип съдържание, от който ще бъде създаден. |
Избройте новата или съществуваща колона, която искате да добавите към типа съдържание. |
Задайте дали ще има шаблон на документ, асоцииран с типа съдържание. |
Задайте дали ще има работни потоци, асоциирани с типа съдържание. |
За повече информация относно работата с типове съдържание вижте Създаване или персонализиране на тип съдържание.
Как вашите потребители ще намират и имат достъп до съдържание?
Помислете за това как потребителите на сайта ще намират и използват съдържанието на вашите сайтове в SharePoint. Този тип планиране ще ви помогне да вземате решения как да конфигурирате навигацията, както и да търсите в екипния сайт и неговите подсайтове.
Какви сайтове искате да включите във вашата глобална навигация?
За да планирате навигацията си, е възможно да намерите за полезно създаването на диаграма на сайтовете във вашата йерархия на сайта. Ако вече сте създали диаграма, докато планирате сайтовете, можете да започнете с тази диаграма и да я промените. Включване на всички подсайтове на вашия екипен сайт. Можете също да включите всички важни списъци или библиотеки, които съществуват в екипния сайт и неговите подсайтове. Това ще ви помогне да идентифицирате накратко важните дестинации, които потребителите на сайта могат да търсят, ако започнат от началната страница на вашия екипен сайт.
Горната навигационна лента на сайт предоставя това, което е известно като глобална навигация.
По подразбиране всеки сайт използва собствената си Горна навигационна лента, но вие можете да решите дали да разрешите на сайтовете да наследяват най-горната навигация от родителския сайт, така че да се съгласуват възможностите за навигация във всички сайтове. Можете да конфигурирате кои сайтове да се показват в горната навигационна лента. Можете също да включите връзки към други URL адреси, които искате, в случай че искате да интегрирате връзките към външни ресурси в навигацията на вашия сайт. За повече информация относно персонализирането на горната навигационна лента вижте Персонализиране на навигацията на вашия екипен сайт.
Ако имате много подсайтове за своя екипен сайт, може да не искате да ги излагате всичките в горната лента за връзки, защото това може да е изумително за потребителите на сайта. Но също така не искате да направите важни сайтове или съдържание неразкрити. Използвайте диаграмата на йерархията на сайта, за да идентифицирате ключовите сайтове, които искате да изложите във вашата глобална навигация.
Как хората ще навигират в сайтовете?
Освен горната навигационна лента, сайтовете показват и навигационен елемент в лявата страна на страницата, наречен "бързо стартиране".
Обикновено бързото стартиране показва връзки, които са специфични за текущия сайт, и може да се използва за осветяване на съдържанието, което е най-важно. Когато създавате нов списък или библиотека, под Последни в "Бързо стартиране" автоматично се показва нова връзка. Само най-новите пет връзки се показват в частта Последни.
Можете да персонализирате "бързо стартиране", за да добавяте или премахвате връзки към списъците и библиотеките в сайта. Можете също да групирате връзките под заглавия по избор. Ако изберете всички подсайтове да наследяват глобалната навигация, то ще бъде важно за собствениците на сайта да персонализират навигацията в "бързо стартиране", защото това ще бъде основният начин, по който потребителите ще намират съдържание в даден сайт, когато го посещават. Ако решите да не имате подсайтове, които наследяват глобалната навигация от екипния сайт, потребителите ще могат да използват както горната лента за връзки, така и бързото стартиране в подсайта, за да намират съдържанието вътре в него. За повече информация за редактирането на връзките в "бързо стартиране" вижте Персонализиране на навигацията на вашия екипен сайт.
За какво трябва да мислите, когато планирате търсене?
Вашите потребители е по-вероятно да искат да използват SharePoint, когато могат лесно да намират нужната им информация. Като използвате функции за съдържание, като например типове съдържание или чрез добавяне на колони с метаданни към списъци и библиотеки, можете да помогнете да се направи съдържанието по-откриваемо чрез търсенето.
Администраторите на колекцията от сайтове и администраторите на сайтове могат да изпълнят редица конфигурации, за да персонализират средата за търсене за потребителите.
|
За да направите това: |
Вижте тази тема: |
|---|---|
|
Персонализиране на стила и настройките, които оказват влияние върху резултатите от търсенето, можете да персонализирате центъра за търсене и уеб частите, използвани на страниците на центъра за търсене. |
|
|
Създайте правила за заявки, за да подобрите начина, по който търсенето отговаря на намерението на потребителя. |
|
|
Персонализиране на източниците на резултати за търсения. |
|
|
Преглеждане, създаване или промяна на контролирани свойства или съпоставяне на обходени свойства с контролирани свойства. |
|
|
За да експортирате и импортирате персонализирани настройки на конфигурацията на търсенето между сайтовете. Настройките, които експортирате и импортирате, включват всички персонализирани правила за заявки, източници на резултати, типове резултати, модели на класиране и настройки на търсенето на сайта. |
Експортиране и импортиране на персонализирани настройки на конфигурацията на търсенето |
Как съдържанието става налично при търсене
Услугата за търсене е планирана за обхождане на SharePoint съдържание на всеки пет минути. След като даден елемент бъде добавен към SharePoint сайт, ще има период от време, преди той да бъде индексиран и върнат в резултатите от търсенето. Този период от време е различен в зависимост от текущите потребителски дейности. Задачи като мигриране, надстройка и поддръжка на сайта увеличават натоварването на канала за индексиране. Новите елементи на съдържание трябва обикновено да се показват в резултатите от търсенето в рамките на един час.
Какво трябва да направят потребителите със съдържанието?
Като зададете някои основни въпроси за това кои потребители на сайта трябва да направят със съдържанието, можете да определите как може да се наложи да конфигурирате определени сайтове, списъци или библиотеки, както и какви функции може да се наложи да използват потребителите на сайта.
|
Въпроси за изследване: |
Съображения за конфигурация на съдържанието: |
|---|---|
|
Трябва ли да проследявате версии на определени видове документи или елементи от списък? |
|
|
Потребителите на сайта ще се нуждаят ли от възможност да работят или да си сътрудничат едновременно по определени видове документи? |
|
|
Трябва ли определени видове съдържание да бъдат одобрявани, преди да станат широко достъпни |
|
|
Някои видове документи подлежат ли на определени бизнес процеси или човешки работни потоци? |
|
|
Ще използвате списъци за шофиране или управление на процеси |
|
|
Ще има ли чувствително съдържание в сайтовете, които трябва да бъдат ограничени от общия достъп |
|
|
Потребителите ще трябва ли да получават актуализации за промени в съдържанието? |
|
