Ръководство за проектиране на отчети

Направете скица на вашия отчет

Тази стъпка не е задължителна – може да установите, че съветникът за отчети на Access или инструментът за отчети (и двата са налични в раздела Създаване , в групата Отчети ) предоставят достатъчно начален проект за вашия отчет. Ако обаче решите да проектирате отчета, без да използвате тези инструменти, може да решите, че е полезно да направите груба скица на вашия отчет върху лист хартия, като начертаете поле, където всяко поле отива, и напишете името на полето във всяко поле. Като алтернатива можете да използвате програми, като например Word или Visio, за да създадете макета на отчета. Независимо кой метод използвате, не забравяйте да включите достатъчно редове, за да укажете как се повтарят данните.

Например можете да използвате ред за информация за продукта, след това няколко повтарящи се реда за продажбите на този продукт и накрая ред с общите суми на продажбите за продукта. След това последователността се повтаря за следващия продукт и т.н. до края на отчета. Или може би вашият отчет е прост списък на данните в таблицата, в който случай вашата скица може да съдържа само поредица от редове и колони.

След като създадете вашата скица, определете коя таблица или таблици съдържа данните, които искате да покажете в отчета. Ако всички данни се съдържат в една таблица, можете да базирате отчета директно върху тази таблица. По-често желаните данни се съхраняват в няколко таблици, които трябва да обедините в заявка, преди да можете да ги покажете в отчета. Заявката може да бъде вградена в свойството RecordSource на отчета или можете да създадете отделна, записана заявка и да базирате отчета на това.

Решете кои данни да поставите във всеки раздел на отчета

Всеки отчет има един или повече секции на отчета. Секцията, която присъства във всеки отчет, е секцията По-подробно. Този раздел се повтаря веднъж за всеки запис в таблицата или заявката, на която се базира отчетът. Другите раздели са незадължителни и повтарят по-рядко и обикновено се използват за показване на информация, която е често срещана за група записи, страница от отчета или целия отчет.

Следващата таблица описва къде се намира всеки раздел и как обикновено се използва разделът.

За информация относно добавянето или премахването на секции на горен и долен колонтитул на отчет или секции за горен и долен колонтитул на страница вж. раздела Добавяне или премахване на раздели за горен и долен колонтитул на отчет или страница в тази статия. Можете да добавите секции за горен и долен колонтитул на група, като използвате екрана Групиране, сортиране и обща сума в изглед на оформление или изглед за проектиране.

Решете как да подредите подробните данни

Повечето отчети са подредени в таблично или вертикално оформление, но Access ви дава гъвкавостта да използвате почти всяко подреждане на записи и полета, което искате.

Таблично оформление    Табличното оформление е подобно на електронна таблица. Етикетите са отгоре, а данните са подравнени в колони под етикетите. Таблично препраща към табличен вид на данните. Това е типът отчет, който Access създава, когато щракнете върху Отчет в групата Отчети на раздела Създаване . Табличното оформление е добро за използване, ако отчетът ви има сравнително малък брой полета, които искате да покажете в прост списъчен формат. Следващата илюстрация показва отчет за служител, създаден с помощта на таблично оформление.

Вертикално оформление    Вертикалното оформление прилича на формуляр, който попълвате, когато отворите банкова сметка или правите покупка от онлайн търговец. Всяка част от данните е с етикет и полетата са насложени един върху друг. Това оформление е подходящо за отчети, които съдържат твърде много полета, за да се показват в табличен формат – т.е. ширината на колоните ще надхвърли ширината на отчета. Следващата илюстрация показва отчет за служител, създаден с помощта на вертикално оформление.

Смесено оформление    Можете да смесвате елементи от таблични и насложени оформления. Например за всеки запис можете да подредите някои от полетата в хоризонтален ред в горния край на раздела Подробности и да подредите други полета от същия запис в едно или повече оформления с наслагване под горния ред. Следващата илюстрация показва отчет за служител, създаден с помощта на смесено оформление. Полетата "ИД", "Фамилно име" и "Собствено име" са подредени в таблично оформление на контрола, а полетата Длъжност и Служебен телефон са подредени във вертикално оформление. В този пример помощната мрежа се използва, за да се осигури визуално разделяне на полетата за всеки служител.

Двустранно оформление    Ако използвате съветника за отчети, за да създадете своя отчет, можете да изберете да използвате двустранно оформление. Това оформление използва пълната ширина на страницата, за да покаже записите възможно най-компактно. Разбира се, можете да постигнете същите резултати, без да използвате съветника за отчети, но това може да е усърден процес за точно подравняване на полетата. Следващата илюстрация показва отчет за служител, създаден с помощта на двустранно подравненото оформление на съветника за отчети.

Двустранно подравненото оформление е добро оформление, което да използвате, ако показвате голям брой полета в отчета. В предишния пример, ако използвате таблично оформление, за да покажете същите данни, полетата излизат извън края на страницата. Ако използвате вертикално оформление, всеки запис заема много повече вертикално пространство, което прахосва хартията и затруднява четенето на отчета.

Най-горе на страницата

Добавяне на раздели за горен и долен колонтитул на отчет или страница

1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху отчета, който искате да промените, и след това щракнете върху Режим на проектиране в контекстното меню.

2. Проверете кои раздели вече са в отчета. Разделите са разделени със оцветени хоризонтални ленти, наречени селектори на секции. Етикетът на всеки селектор на секции показва каква е секцията непосредствено под него.

   

   Всеки отчет има раздел за подробни данни и може също да съдържа секции горен колонтитул на отчет, горен колонтитул на страница, долен колонтитул на страница и долен колонтитул на отчет. Освен това, ако има нива на групиране в отчета, може да видите горни или долни колонтитули на групата (като например "Файл като горен колонтитул" , показан на илюстрацията по-горе). По подразбиране горните и долните колонтитули на групата се именуват с помощта на името на полето или израза, който е основата на групата. В този случай името на полето за групиране е "Класирай като".

3. За да добавите секции за горен и долен колонтитул на страница или раздели на горен и долен колонтитул на отчет към вашия отчет, щракнете с десния бутон върху някой селектор на раздел и след това щракнете върху Горен/долен колонтитул на страница или Горен/долен колонтитул на отчет в контекстното меню.

   Внимание: Ако разделът вече присъства в отчета, Access ви предупреждава, че ще изтрие съществуващия раздел и контролите, които съдържа.

   Сега можете да премествате съществуващи контроли или да добавяте нови контроли към новите секции.

Access винаги добавя раздели за горен и долен колонтитул на страница и отчет по двойки. Т.е. не можете да добавите секция горен колонтитул на страница или отчет, без да добавите и съответния раздел на долен колонтитул. Ако не са ви необходими и двата раздела, не можете да изтриете секция, но можете да преоразмерите неизползваната секция до височина нула (0), за да избегнете добавянето на допълнителна вертикална разредка към отчета. Позиционирайте показалеца в долната част на неизползвания раздел, докато не се превърне в двупосочна стрелка и след това плъзгайте нагоре, докато секцията не се скрие. Ако има някакви контроли в секцията, трябва да ги изтриете, преди да можете да скриете напълно секцията.

Премахване на секции на горен и долен колонтитул на отчет или страница

1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху отчета, който искате да промените, и след това щракнете върху Режим на проектиране в контекстното меню.

2. Щракнете с десния бутон върху някой селектор на раздел и след това щракнете върху Горен/долен колонтитул на страница или Горен/долен колонтитул на отчет в контекстното меню.

Ако премахвате двойка горен и долен колонтитул и тези раздели съдържат контроли, Access ви предупреждава, че изтриването на разделите също ще изтрие контролите и че няма да можете да отмените действието. Щракнете върху Да , за да премахнете секциите и да изтриете контролите, или щракнете върху Не , за да отмените операцията.

Най-горе на страницата

Задаване на стилове на форматиране за текстово поле, което показва RTF поле

1. Щракнете с десния бутон върху отчета в навигационния екран и след това щракнете върху Изглед на оформление в контекстното меню.

2. Щракнете върху текстовото поле, което показва RTF полето, и след това в раздела Формат , в групата Шрифт щракнете върху стила на форматиране, който искате да приложите.

   Access прилага форматирането към целия текст в полето за RTF текст, който все още не е имал този тип (но не и стойност) форматиране, приложено в изглед, който поддържа въвеждане на данни, като например изглед на лист с данни за таблица или заявка, или изглед на формуляр за формуляр. Например ако част от текста в полето е форматирана с червен цвят на шрифта и приложите син цвят на шрифта към текстовото поле, Access превръща целия текст в синьо, с изключение на този, който е форматиран поотделно като червен. Като друг пример, ако част от текста в полето е форматирана с размер 11 пункта и приложите размер на шрифта с 14 пункта към текстовото поле, Access прилага размера на шрифта с 14 пункта към целия текст, с изключение на този, който е бил форматиран поотделно с 11 пункта.

   Полета за прикачени файлове    Полетата за прикачени файлове използват специална контрола, която не се използва за никой друг тип данни. Можете да прикачите множество файлове към запис с помощта на едно поле за прикачени файлове, но полето може да показва информация само за един прикачен файл в даден момент. По подразбиране контролата за прикачени файлове показва икона или изображение в зависимост от типа на файла на прикачения файл, който в момента се показва от контролата. Ако искате, можете да зададете свойствата за контролата за прикачени файлове, така че всички прикачени файлове да се показват като икони, или така, че полето просто да показва икона на кламер и броя на прикачените файлове. Ако приемем, че вече използвате контрола за прикачени файлове във вашия отчет, можете да използвате следната процедура, за да настроите свойствата на контролата за различни употреби на контролата.

Задаване на свойствата за показване за поле за прикачени файлове

1. Щракнете с десния бутон върху отчета в навигационния екран и след това щракнете върху Изглед на оформление в контекстното меню.

2. Щракнете върху контролата за прикачени файлове. Ако списъкът със свойства още не е показан, натиснете F4, за да го покажете. В списъка със свойства щракнете върху раздела Формат .

   Използвайте таблицата по-долу като ръководство за настройка на свойствата на контролата за прикачени файлове.

   Свойство	Настройка
   Покажи като	Изображение/икона показва графиките като изображения и всички други файлове като икони. Това е настройката по подразбиране. Икона показва всички файлове като икони. Кламерът показва икона на кламер, последвана от броя на прикачените файлове в скоби.
   Картина по подразбиране	За да направите така, че картината по подразбиране да се показва в контролата за прикачени файлове, щракнете върху в полето на свойството, намерете картината, която искате, и след това щракнете върху Отвори. Забележка: Картината по подразбиране не се показва, ако свойството Покажи като е настроено на Кламер.
   Подравняване на картина	Изберете желаното подравняване от списъка. Настройката по подразбиране е Центрирано. Регулирането на тази настройка може да доведе до неочаквани резултати в зависимост от настройката на свойството Режим на размера на картината .
   Режим на размер на картина	Тази настройка е налична само ако свойството Покажи като е настроено на Изображение/икона. Клипът показва изображението в действителния си размер. Изображението се изрязва, ако е твърде голямо, за да се побере в контролата. Разтяга изображението, така че да запълни цялата контрола. Забележка: Освен ако контролата за прикачени файлове не е със същия размер като изображението, използването на тази настройка ще изкриви изображението, като така ще изглежда разтегнато вертикално или хоризонтално. Мащабирането показва изображението възможно най-голямо, без да изрязва или изкриви изображението. Това е настройката по подразбиране.

3. Ако използвате контролата за показване на графики, регулирайте размера на контролата за прикачени файлове, така че да можете да видите желаното от вас количество подробности.

Най-горе на страницата