Архивиране на данни на Access

Можете да запазите вашите бази данни на Microsoft Access организирани и управляеми, като периодично архивирате стари или неактивни записи. Можете да архивирате всички таблици в база данни, конкретни таблици или само определени записи – например записи, по-стари от определена дата. Тази тема обяснява как да използвате три различни опции за архивиране на данните във вашата база данни на Access.

В тази статия

Кога трябва да помислите за архивиране?

Периодично замести таблица

Периодично заместете всички таблици

Периодично да местите записи в архивна таблица

Кога трябва да помислите за архивиране?

Когато база данни на вашия компютър съдържа данни, които не планирате да използвате повече, но искате да запазите тези данни под ръка, ако имате нужда от нея в даден момент или за да се запознаете с правила за съхранение на данни, архивирането е добър начин да запазите тези данни. Архивирането често се използва за запазване на данни въз основа на условие за дата, като например в края на месеца.

Начини за архивиране на данни

В таблицата по-долу са описани методите за архивиране на данни, описание на метода, обяснение кога трябва да използвате всеки от методите и други специфични съображения за метода.

Метод

Описание

Използвайте кога...

Други съображения

Периодично замести таблица

Периодично прави архивно копие на конкретна таблица и замества тази таблица с ново, празно копие на таблица.

Всички записи в таблица отговарят на условията, които използвате, за да определите дали да архивирате.

ПРИМЕР: имате таблица, в която се съхраняват дневни екстремни температури. Всяка година архивирате таблицата и започвате прясна с празна една.

  • Може да се наложи да поработите около целостта на справките. Вижте раздела за работа около целостта на връзката за повече информация.

Периодично заместете всички таблици

Периодично Направете архивно копие на сървърната база данни и след това заместете задната част на базата данни с ново, празно. Изисква разделена база данни (база данни, състояща се от: архивиращ файл на база данни, който съдържа всички таблици; и файл от клиентска база данни, който съдържа всички други обекти на базата данни).

Всички записи в повечето таблици в база данни отговарят на условието, което използвате, за да определите дали да архивирате.

ПРИМЕР: вашата база данни се състои от няколко таблици с различни видове метеорологични данни. Всяка година архивирате всички таблици.

  • Ако имате таблици за справки (таблици, които използвате, за да съхранявате стойности за търсене, такива пощенски кодове или отдели), може да се наложи да импортирате тези данни в новата сървърна база данни.

  • Трябва ръчно да архивирате базата данни. Не можете да използвате макрос за този метод.

Периодично да местите записи в архивна таблица

Периодично изпълнява заявка, която избира записите за архивиране, и добавя данните към архивирана таблица и след това изпълнявате заявка, за да избира същите записи (от първоначалната таблица) и да ги изтрива.

Някои от записите в таблица отговарят на условието, което използвате, за да определите дали да архивирате.

ПРИМЕР: искате да архивирате транзакциите в библиотека (извличане), ако датата на проверката е поне една година.

  • Може да се наложи да работите около цялост на връзките, особено ако записите, които искате да архивирате, са на една страна на релация "един към много". Вижте раздела за работа около целостта на връзката за повече информация.

Предупреждение: Ако трябва да използвате параметри в заявките си, трябва да създадете формуляр, който да обработва параметрите. В противен случай рискувате загуба на данни.

Работа около целостта на справките

Ако записите, които искате да архивирате, са свързани със записи в други таблици, може да се наложи да заобиколите релацията. Ако записите, които искате да архивирате, са "дъщерни" записи (те принадлежат на страната "много" на релация "един към много" ), вероятно ще можете безопасно да ги архивирате без притеснения. Ако записите, които искате да архивирате, са "родителски" Records (те принадлежат на "една" част на релация "един към много" ), когато архивирате ги свързаните с тях "дъщерни" записи може да:

  • Не можете да изтривате записите "родител". Това може да доведе до проблеми, ако вече сте добавили записите "родител" в таблицата за архивиране.

    -или-

  • Станете "сираци" – записи, които принадлежат на "родител", който не съществува. Това може да доведе до проблеми с целостта и функционалността на данните във вашата база данни, която използва записите "сираци".

За да отчетете целостта на връзката, направете следните стъпки:

  1. Определете кои "дъщерни" записи принадлежат на записите, които искате да архивирате. Например за да архивирате записи на активи, които са отпуснати в библиотека, първо определете дали има отворени сделки за тези активи, т. е. дали активите са извлечени, но не са върнати.

  2. Направете едно от следните неща:

    • Ако записите "дъщерни" винаги могат да се изтрият безопасно, уверете се, че релацията прилага целостта на връзките с каскадни изтривания. Това гарантира, че всички свързани "дъщерни" записи ще бъдат изтрити.

    • Ако записите "дъщерни" не винаги могат да се изтрият безопасно, помислете за архивиране на всички таблици в базата данни.

    • Създайте заявка, която избира записи от тип "родител", които нямат записи "дете". След това използвайте тази първа заявка, за да създадете вашите заявки за архивиране (вижте секцията периодично да местите записи в таблица за архивиране), вместо да използвате таблицата "майка".

Най-горе на страницата

Периодично замести таблица

Ако искате да архивирате всички данни в таблица, можете периодично да заместите таблицата с празно копие.

Важно: Ако таблицата, която архивирате, е свързана с други таблици, може да се наложи да поработите около целосттана връзката.

  1. В навигационния екран изберете таблиците, които искате да архивирате, натиснете CTRL + C и след това натиснете CTRL + V.

  2. В диалоговия прозорец поставяне на таблица като под Опции за поставянеизберете само структураи след това щракнете върху OK.

    Access names копието като копие на първоначалната таблица име.

  3. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху първоначалната таблица и след това щракнете върху Преименуване в контекстното меню.

    Дайте на таблицата друго име, за да укажете какво съдържа, като например "DailyTemperatureExtremes_archive_2019".

  4. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху празното копие и след това щракнете върху Преименуване в контекстното меню. Преименувайте го с името на оригиналната таблица.

Най-горе на страницата

Периодично заместете всички таблици

Ако използвате разделена база данни, можете периодично да заместите всички таблици, като заместите задната крайна база данни с празно копие.

За да направите това, първо Подгответе празното копие. Освен ако структурата на вашата база данни не се промени, можете да използвате повторно това празно копие при всяко архивиране. За да архивирате просто преименувайте съществуващата сървърна база данни, за да укажете, че това е архив, и запишете празното копие като нова сървърна база данни.

Подготовка на празно копие на бек-енд база данни

Първо, импортирайте дефинициите на таблицата за всички таблици в сървърната база данни.

  1. В раздела файл щракнете върху Създай, изберете празна база даннии след това щракнете върху Създай.

  2. Затвори таблица1.

  3. В раздела външни данни , в групата Импортиране на & връзка щракнете върху Access.

  4. В диалоговия прозорец получаване на външни данни – база данни на Access изберете Импортиране на таблици, заявки, формуляри, отчети, макроси и модули в текущата база даннии след това щракнете върху Преглед.

  5. В диалоговия прозорец Отваряне на файл изберете задната част на базата данни. Щракнете върху Отвори , за да затворите диалоговия прозорец Отваряне на файл , след което щракнете върху OK.

  6. В диалоговия прозорец Импортиране на обекти щракнете върху Опции.

  7. Под Импортиране на таблициизберете само дефиниция.

  8. В раздела таблици щракнете върху Избери всички, щракнете върху OKи след това щракнете върху Затвори.

Събиране на данни към всички таблици за справки в празното копие 

За всяка таблица за справки направете следните стъпки:

  1. Свързване към таблицата за справки в съществуващата сървърна база данни.

  2. Създайте заявка за добавяне, която сумира всички записи от оригинала към копието.

Заместване на задната част на базата данни с празно копие

Първо, преименувайте съществуващата сървърна база данни, за да укажете, че сега е архив. След това отворете празното копие и го запишете с помощта на оригиналното обратно име на базата данни.

  1. Щракнете върху раздела файл и след това щракнете върху Запиши базата данни като. Възможно е да бъдете подканени да затворите всички отворени обекти; Ако е така, щракнете върху OK. Отваря се диалоговият прозорец Запиши като .

  2. В полето Запиши в (в горната част на диалоговия прозорец Запиши като ) се уверете, че записвате файла на същото ниво като първоначалната сървърна база данни.

  3. В полето име на файл въведете името на първоначалната сървърна база данни.

  4. В полето Запиши като тип изберете база данни на Access (*. accdb).

Най-горе на страницата

Периодично да местите записи в архивна таблица

Това е процес с четири стъпки, който изисква да направите празно копие на таблицата, съдържаща записите, които искате да архивирате, като създадете заявка за добавяне, за да копирате записите от първоначалната таблица в таблицата за архивиране, като създадете заявка за изтриване, за да премахнете архивираните записи от орай. таблица с Джина и накрая създаване на макрос за изпълнение на заявките, които могат да се изпълняват, когато искате да архивирате. Този пръв поглед сложен процес може да бъде лесен, ако следвате стъпките в реда, в който са показани по-долу:

Стъпка 1: създаване на архивна таблица

Стъпка 2: създаване на заявка за добавяне, за да копирате данните в таблицата за архивиране

Стъпка 3: създаване на заявка за изтриване за премахване на данни от първоначалната таблица

Стъпка 4: създаване на макрос за изпълнение на заявки за добавяне и изтриване

Стъпка 1: създаване на архивна таблица

За да запазите всичките архивирани записи в една таблица, направете тази стъпка веднъж. Създадената от вас в тази стъпка архивирана таблица ще съдържа всички ваши архивирани записи.

За да изтриете старата си архивна таблица, когато създавате нова, вместо да правите тази стъпка, можете да използвате заявка за създаване на таблица, за да копирате данните в своята таблица за архивиране. За да направите това, преминете към стъпка 2.

За да използвате нова таблица за архивиране всеки път, когато архивирате, но за да запазите и старите си архивирани таблици, преименувайте старата таблица за архивиране, преди да създадете нова. Ако архивирате въз основа на дата, като обмисляте да наименувате старите си архивирани таблици според диапазона от дати, който те представят.

  1. В навигационния екран изберете таблицата, която има записи за архивиране, натиснете CTRL + C и след това натиснете CTRL + V.

  2. В полето име на таблица изтрийте думите Копиране и добавяне на долна черта и думата "Архив" към името на съществуваща таблица, след което щракнете върху OK. Например, ако първоначалната таблица е с име транзакции , таблицата за архивиране се нарича Transactions_archive.

    Поставяне на таблицата като

  3. В диалоговия прозорец поставяне на таблица като под Опции за поставянеизберете само структура.

Стъпка 2: създаване на заявка за добавяне, за да копирате данните в таблицата за архивиране

  1. В раздела Създаване, в групата Заявки щракнете върху Проектиране на заявка.

  2. Използвайте диалоговия прозорец Показване на таблица , за да добавите таблицата със записи, които искате да архивирате, и Затворете диалоговия прозорец Показване на таблица .

  3. В прозореца за проектиране на заявки щракнете двукратно върху звездичката (*) в таблицата, която току-що сте добавили. Името на таблицата и звездичката се показват в първата колона на мрежата за проектиране на заявки.

    Забележка: Звездичката показва, че заявката трябва да включва всички полета от таблицата в изхода на заявката. Когато използвате звездичката, ако се добавят или премахват полета от таблицата, изходът на заявката се настройва съответно.

  4. В прозореца за проектиране на заявки щракнете двукратно върху полето, което искате да използвате за указване на условие, което записите трябва да отговарят, преди да ги архивирате. Ако например вашата таблица транзакции има поле, наречено " отметнато", и искате да архивирате всички записи, където тази дата е повече от една година, можете да щракнете двукратно върху полето и то да се появява в следващата празна колона на мрежата на заявката за проектиране.

    Мрежа на заявка за проектиране

    Повторете тази стъпка, ако искате да използвате критерии с допълнителни полета.

  5. Използвайте реда с критерии , за да зададете критерии за полетата, които току-що добавихте. Например можете да укажете, че проверяваната дата трябва да бъде по-стара от 1 януари 2019 с помощта на израза < # 1/1/2019 # в реда критерии .

    Ако стойностите на критериите се променят при всяко архивиране, трябва да направите заявката си за въвеждане. За да направите това, трябва да използвате параметър в реда критерии , така че заявката да иска въвеждане. За да използвате параметър, използвайте израз, както обикновено, но вместо зададена стойност, използвайте кратък въпрос, ограден с квадратни скоби. Например можете да използвате израза < [архивирани транзакции, завършени преди:], подобно на:

    Израз с параметър

    За повече информация относно използването на параметри вижте статията Въведение в заявките.

    Можете също да използвате или реда, за да зададете алтернативни условия. За повече информация относно използването на критерии вж. статията Примери на критерии за заявки.

    Съвет: Ако използвате поле за дата, за да зададете критерии, и искате да архивирате всички записи, които са по-стари от текущата дата, въведете <date () в реда критерии за полето дата.

  6. Направете едно от следните неща:

    Ако вече сте създали таблицата за архивиране, използвайте заявка за добавяне, за да добавите зададените записи към тази таблица:

    1. В раздела Структура, в групата Тип заявка щракнете върху Добавяне.

    2. В диалоговия прозорец Добавяне , в полето име на таблица изберете името на архивираната таблица и след това щракнете върху OK.

      Добави към

      В мрежата на заявката за проектиране се показва Редът Добави към .

    3. Изчистете отметката от квадратчето Добави към за всички полета, които сте използвали, за да зададете критерии. (Само звездичката трябва да има стойност за Добавяне към.)

      Редът ''Добави към'' на мрежата на заявка за проектиране

      Ако не сте създали таблицата за архивиране, използвайте заявка за създаване на таблица, за да създадете таблицата за архивиране с помощта на зададените записи:

    4. В раздела Структура, в групата Тип на заявката щракнете върху Създаване на таблица.

    5. В диалоговия прозорец Създаване на таблица , в полето име на таблицата въведете името на архивната таблица и след това щракнете върху OK.

  7. Натиснете CTRL+S, за да запишете заявката.

Стъпка 3: създаване на заявка за изтриване за премахване на данни от първоначалната таблица

  1. В раздела Създаване, в групата Заявки щракнете върху Проектиране на заявка.

  2. Използвайте диалоговия прозорец Показване на таблица , за да добавите таблицата, която съдържа записи, които искате да архивирате. Затворете диалоговия прозорец Показване на таблица.

  3. В прозореца за проектиране на заявки щракнете двукратно върху звездичката (*) в таблицата, която току-що сте добавили. Името на таблицата и звездичката се показват в първата колона на мрежата за проектиране на заявки.

  4. В прозореца за проектиране на заявки щракнете двукратно върху същите полета, които сте използвали, за да зададете условие в заявката за добавяне.

  5. Използвайте реда с критерии , за да зададете критерии за полетата, които току-що добавихте. За повече информация относно използването на критерии вж. статията Примери на критерии за заявки.

    Важно: Ако заявката за добавяне или създаване на таблица е използвала параметър, уверете се, че вашата заявка за изтриване прави това. Също така не забравяйте, че въвеждате една и съща стойност и за двете заявки. Ако въведете различни стойности на параметрите, е възможно да загубите данни. За да помогнете за предотвратяване на загуба на данни, помислете за използване на формуляр за събиране на стойности, за да се направи заявка да се поиска формулярът за входните стойности. За повече информация вижте статията Въведение в заявките.

  6. В раздела Проектиране, в групата Тип на заявката щракнете върху Изтриване.

    Редът за Изтриване се показва в мрежата на заявката за проектиране.

    Редът ''Изтриване'' в мрежата за проектиране на заявката

  7. Натиснете CTRL+S, за да запишете заявката.

Стъпка 4: създаване на макрос за изпълнение на заявки за добавяне и изтриване

  1. В раздела Създаване, в групата Макроси и код щракнете върху Макрос.

  2. Щракнете върху стрелката за падащо меню до Add New Actionи след това щракнете върху OpenQuery.

    Появява се действието OpenQuery и показва аргументите си.

  3. В полето име на заявката изберете заявката за добавяне или създаване на таблица, която създадохте в стъпка 2.

  4. Щракнете върху стрелката за падащо меню до Add New Actionи след това щракнете върху OpenQuery.

    Появява се действието OpenQuery и показва аргументите си.

  5. В полето име на заявката изберете заявката за изтриване, която създадохте в стъпка 3.

  6. Натиснете CTRL + S, за да запишете макроса.

    Когато искате да архивирате записи, изпълнете макроса.

Най-горе на страницата

Забележка:  Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас? Ето статията на английски за справка.

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×