Въведение в Access

Запознаване с обектите от база данни

Снимка на устройство Surface Book

Опитайте!

Access предоставя шест обекта на база данни, които при комбиниране ви помагат да се възползвате напълно от данните си. Научете каква е ролята на всеки обект.

Таблици

Access организира вашата информация в таблици: списъци с редове и колони, напомнящ на бележник на счетоводител или електронна таблица. Всяка таблица съхранява информация за конкретна тема, така че повечето бази данни включват повече от една таблица.

Фрагменти от таблици продукти, клиенти и поръчки

Всеки ред в таблицата се нарича записи всяка колона се нарича поле. Запис съдържа цялата конкретна информация за конкретен обект, като например клиент или поръчка. Поле е единичен елемент от информацията за този обект. В таблицата "Продукти" например всеки ред, или запис, ще съдържа информацията за един продукт. Всяка колона, или поле, ще съдържа някакъв вид информация за продукта, например неговото име или цена. Ако все още не сте запознати с тях, Научете основите на базите данни.

Заявки

В добре проектираната база данни, данните, които искате да представите чрез формуляр или отчет, са разположени обикновено в множество таблици. Можете да използвате заявка, за да извлечете тази информация от различни таблици и да я съберете за показване във формуляр или отчет.

Заявката може да бъде заявка за резултати от данни от вашата база данни или може да се използва за извършване на действие върху данните или може да е и в двете. Използвайте заявки, за да получите отговори на прости въпроси, да извършвате изчисления чрез данни, да комбинирате данни от различни таблици и да добавяте, променяте или изтривате данни от база данни.

Има много типове заявки, но двата основни типа са:

Основни типове заявки

Използване

Избиране

Да извличат данни от таблица или да извършват изчисления.

Действие

Да добавят, променят или изтриват данни. Всяка задача има конкретен тип заявка за действие. Заявките за действие не са налични в уеб приложенията на Access.

Формуляри

Формулярите са като витрини в магазините – улесняват преглеждането или достигането до желаните от вас елементи на базата данни. Подобни на хартиени формуляри, формулярите на Access са обекти, чрез които вие или други потребители можете да добавяте, редактирате или показвате данни, съхранени във вашата настолна база данни на Access. Важно е да проектирате своя формуляр с мисъл за използване. Например, ако е за много потребители, един добре проектиран формуляр помага да се направи въвеждането на данни точно, бързо и ефективно.

Отчети

Отчетите предлагат начин за преглед, форматиране и обобщаване на информация от вашата база данни на Access. Например създайте прост отчет на телефонни номера за всички ваши контакти или обобщен отчет за общите продажби в различните региони и периоди от време.

Отчетите са удобни, когато искате да представите информацията във вашата база данни, за да:

  • Показване или разпространение на резюме на данни.

  • Архивиране на снимки на данните.

  • Предоставяне на подробни данни за отделни записи.

  • Създаване на етикети.

Макроси

Макросът е инструмент, който ви позволява да автоматизирате задачи и да добавяте функционалност към вашите формуляри, отчети и контроли. Например, ако добавите команден бутон към формуляр и асоциирате събитието на OnClick към макрос, то след това извършва командата всеки път, когато бутонът е щракване.

Access предоставя среда за проектиране, за да ви помогне да създадете макроси. По същество можете да използвате опростен език за програмиране, за да създадете списък с действия, които да изпълните. Някои действия изискват допълнителна информация, като например кои полета да се показват в "попълване". Средата за проектиране улеснява създаването на макроси, като изберете от списъците с действия и попълнете информацията.

Макросите се използват за автоматизиране на серия от действия, за извършване на промени в данни в база данни и др. Чрез изгледа за проектиране макросите предоставят подмножество от командите, които са налични във Visual Basic for Applications (VBA). Повечето хора намират по-лесно да изграждат макрос, за да добавят функционалност към формуляри, отчети и контроли, отколкото да пишат VBA кода, но винаги можете да конвертирате макросите във VBA от изгледа за проектиране.

Да предположим, че искате да отворите отчет директно от един от вашите формуляри за въвеждане на данни. Добавяне на бутон към вашия формуляр и след това създаване на макрос, който отваря отчета. Макросът може да бъде самостоятелен макрос (отделен обект в базата данни), който след това е свързан със събитието OnClick на бутона или да бъде вграден директно в събитието OnClick на самия бутон. И в двата случая, когато щракнете върху бутона, макросът се изпълнява и отваря отчета.

Модули

Модулите са VBA кодове, които сте написали за автоматизиране на задачи във вашето приложение и за извършване на по-високи функции за край. Можете да пишете модули във вашия програмен език за VBA. Модулът е колекция от декларации, изявления и процедури, които се съхраняват заедно като единица.

Забележка:  Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас? Ето статията на английски за справка.

Бъдете на крачка напред с Microsoft 365

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×