Въведение в Access

Първи стъпки в базите данни

Снимка на устройство Surface Book

Опитайте!

Базите данни и уеб приложенията могат да доведат до големи бизнес предимства. Дизайнът на базата данни е от критично значение за постигане на целите ви, независимо дали искате да управлявате информацията за служителите, да предоставяте седмични отчети срещу данни или да следите поръчките на клиенти. Инвестирането на времето за разбиране на проектирането на бази данни ще ви помогне да изградите бази данни, които работят отдясно за първи път и които отговарят на промените.

Важно: Уеб приложенията на Access са различни от настолните бази данни. Тази статия не обсъжда дизайна на уеб приложения.

Понятия и изрази

Нека започнем с изучаването на някои основни понятия и понятия. За да проектирате полезна база данни, създавате таблици, които се фокусират върху една тема. Във вашите таблици ще заснемете всички необходими данни за тази тема в полета, които съдържат най-малката възможна единица данни.

Релационни бази данни

База данни, в която данните се разделят на таблици, които са нещо като таблици. Всяка таблица има само една тема, като например клиенти (една таблица) или продукти (друга таблица).

Записи и полета

Място за съхранение на дискретни данни в таблица. Редове (или записи) съхраняват всяка уникална точка от данни, като например името на клиент. Columns (или Fields) изолирате информацията, която се заснема за всяка точка от данни, в най-малката възможна единица – собственото име може да е една колона и фамилното име може да е друго.

Първичен ключ

Стойност, която гарантира, че всеки запис е уникален. Например може да има двама клиенти със същото име Елизабет Андерсен. Но един от записите на Елизабет Андерсен има числото 12 като първичен ключ, а другият има първичен ключ на 58.

Взаимоотношения родител-наследник

Общи релации между таблиците. Например един клиент може да има множество поръчки. Родителските таблици имат първични ключове. Дъщерните таблици имат чужди ключове, които са стойности от първичния ключ, който показва как дъщерните записи на таблиците са свързани към родителската таблица. Тези клавиши са свързани чрез релация.

Какво представлява добрият проект на база данни?

Два принципа са основни за добрия дизайн на базата данни:

  • Избягвайте дублираната информация (наричани също излишни данни). Изгуби място и увеличава вероятността за грешки.

  • Уверете се, че данните са правилни и пълни. Непълна или погрешна информация преминава през заявки и отчети и може да доведе до неправилна информираност.

За помощ относно следните проблеми:

  • Разделяне на информацията за бази данни в базирани на теми таблици с тесен фокус. Избягвайте да дублирате информацията в няколко таблици. (Например имената на клиенти трябва да отиват само в една таблица.)

  • Обединявайте таблиците, като използвате клавишите вместо да дублирате данни.

  • Включване на процеси, които поддържат и гарантират верността и целостта на информацията за базата данни.

  • Проектирайте вашата база данни със предвид нуждите ви за обработка на данни и отчети.

За да подобрите дълготрайната полезност на вашите бази данни, следвайте тези пет стъпки за проектиране:

Стъпка 1: Определете предназначението на вашата база данни

Преди да започнете, трябва да имате цел за вашата база данни.

За да поддържате своя дизайн съсредоточен, обобщавате предназначението на базата данни и често препращате към резюмето. Ако искате малка база данни за домашен бизнес, например, можете да напишете нещо по-просто, например "базата данни за клиенти запазва списък с информация за клиента за целите на създаването на пощенски съобщения и отчети". За корпоративна база данни може да ви трябват много абзаци, за да опишете кога и как хората с различна роля ще използват базата данни и нейните данни. Създайте конкретна и подробна декларация за мисии, за да препратите по време на процеса на проектиране.

Стъпка 2: намиране и организиране на необходимата информация

Съберете всички видове информация, която искате да запишете, като например имена на продуктите и номера на поръчки.

Започнете със своята съществуваща информация и методи за проследяване. Например може би в момента записвате поръчки за покупка в книга или държите информацията за клиента на хартиени формуляри. Използвайте тези източници, за да изследвате информацията, която в момента заснемете (например всички полета във вашите формуляри). Там, където в момента не улавяте важна информация, помислете за информацията, която ви е необходима. Всеки отделен тип данни става поле във вашата база данни.

Не се тревожете как да направите своя първи списък идеален – можете да го прецизирате с течение на времето. Но имайте предвид всички хора, които използват тази информация, и поискайте идеите си.

След това помислете какво искате да излезете от базата данни и типовете отчети или пощенски съобщения, които искате да произведете. След това се уверете, че улавяте информацията, необходима за постигането на тези цели. Например, ако искате отчет, който показва продажби по регион, трябва да запишете данните за продажби на регионално ниво. Опитайте да скицирате отчета с действителната информация, която искате да видите. След това посочете данните, които ви трябват, за да създадете отчета. Направете същото нещо за съобщения или други резултати, които искате, от базата данни.

Пример

Да предположим, че давате на потребителите възможност да се включат в периодичните актуализации по имейл и искате да отпечатате списък с тези, които са се включили. За да се свържете с "да" и "не", ви трябва колоната "Изпрати имейл" в таблицата "клиент".

За желаещите да получават имейли, ви трябва имейл адрес, който изисква също поле. Ако искате да включите подходящ поздрав (като например г-н, г-жа или MS.), включете поле за поздрав. Ако искате да адресирате клиенти по тяхното собствено име в имейли, добавете поле за собствено име.

Съвет: Не забравяйте да прекъснете всяка част от информацията в нейната най-малка полезна част, като например собствено име и фамилно име за таблица на клиент. Като цяло, ако искате да сортирате, търсите, изчислявате или докладвате въз основа на даден елемент от информация (например фамилното име на клиента), трябва да го направите в негово собствено поле.

Стъпка 3: разделяне на информацията в таблици

Разделете вашите информационни елементи в главни обекти или предмети, като например продукти, клиенти и поръчки. Всеки участник става таблица.

След като получите своя списък с изискваната информация, определете основните юридически лица (или теми), които са ви необходими, за да организирате данните си. Избягвайте да дублирате данни в различни обекти. Например Предварителният списък за база данни за продажби на продукти може да изглежда така:

Екранна снимка на информационните елементи, групирани по теми

Основните юридически лица са: клиенти, доставчици, продукти и поръчки. Така че започнете с тези четири таблици: един за фактите за клиенти, един за факти за доставчици и т. н. Това може да не е вашият окончателен дизайн, но е добра отправна точка.

Забележка: Най-добрата база данни съдържа множество таблици. Избягвайте изкушението да направите цялата си информация в една таблица. Това води до дублирана информация, по-голяма размер на базата данни и повишена грешки. Дизайн, за да записвате всеки факт само веднъж. Ако намирате себе си за повтаряща се информация, като например адрес на доставчик, преструктурирайте вашата база данни, за да я разположите в отделна таблица.

За да разберете защо повечето таблици са по-добре от по-малко, имайте предвид, че таблицата е показано тук:

Фрагмент от екрана с данни за продукти и доставчици

Всеки ред съдържа информация за продукта и неговия доставчик. Тъй като може да имате много продукти от един и същ доставчик, информацията за име и адрес на доставчик трябва да се повтаря много пъти. Това ненужно заема дисково пространство. Вместо това запишете информацията за доставчика само веднъж в таблица с отделни доставчици и след това свържете тази таблица към таблицата Products.

Вторият проблем с този проект е очевиден, когато трябва да промените информацията за доставчика. Да предположим, че трябва да промените адреса на доставчик. Тъй като адресът се показва на много места, е възможно да го промените на едно място, но да забравите да го промените на останалите. Записването на адреса на доставчика само на едното от тях разрешава проблема.

И накрая, Представете си, че има само един продукт, доставян от винарската изба на coho, и искате да изтриете продукта, но да запазите информацията за име и адрес на доставчика. С този модел как ще изтриете записа на продукта, без да загубите информацията за доставчика? Не можете. Тъй като всеки запис съдържа факти за даден продукт, като допълнение към фактите за един доставчик, е невъзможно да изтриете такъв, без да изтривате другото. За да запазите тези факти разделени, разделете тази таблица на две: първата за продуктова информация и втората за информация за доставчика. След това, когато изтриете запис на продукт, можете да изтриете само фактите за продукта, но не и фактите за доставчика.

Стъпка 4: превръщане на информационните елементи в колони

Решете каква информация трябва да съхранявате във всяка таблица. Тези отделни части от данните стават полета в таблицата. Например таблицата служители може да включва полета, като например фамилно име, собствено име и дата на наемане.

След като изберете темата за таблица на база данни, колоните в тази таблица трябва да съхраняват само факти за този единичен субект. Например таблица с продукти би трябвало да съхранява факти само за продукти, но не и за техните доставчици.

За да решите каква информация да се проследява в таблицата, използвайте списъка, който създадохте по-рано. Например таблицата клиенти може да включва: собствено име, фамилно име, адрес, изпращане на имейл, поздрав и имейл адрес. Всеки запис (клиент) в таблицата съдържа един и същи набор от колони, така че съхранявате точно същата информация за всеки клиент.

Създайте първия си списък и след това го прегледайте и Прецизирайте. Не забравяйте да прекъснете информацията надолу в най-малката възможна област. Например ако първоначалният ви списък има адрес като поле, прегледайте това надолу в адрес, град, щат и пощенски код – или, ако вашите клиенти са глобални, в още повече полета. По този начин например можете да правите пощенски съобщения в правилния формат или отчет за поръчки по щат.

След като сте уточнили колоните с данни във всяка таблица, сте готови да изберете първичен ключ за всяка таблица.

Стъпка 5: Задаване на първични ключове

Изберете първичен ключ за всяка таблица. Първичният ключ, като например ИД на продукт или ИД на поръчка, еднозначно идентифицира всеки запис. Ако нямате очевиден, уникален идентификатор, използвайте Access, за да създадете такъв вместо вас.

Нужен ви е начин да определите еднозначно всеки ред във всяка таблица. Помнете по-ранния пример, в който двама клиенти имат едно и също име? Тъй като споделят име, ви трябва начин поотделно да идентифицирате всеки един от тях.

Така че всяка таблица трябва да съдържа колона (или набор от колони), която еднозначно идентифицира всеки ред. Това се нарича първичен ключ и често е уникално число, като например ИД на служител или сериен номер. Access използва първични ключове за бързо свързване на данни от множество таблици и събиране на данни за вас.

Понякога първичният ключ се състои от две или повече полета. Например таблица с подробни данни за поръчка, в която се съхраняват редовете за поръчки, може да използва две колони в своя първичен ключ: ИД на поръчката и ИД на продукта. Когато първичен ключ използва повече от една колона, той се нарича също и съставен ключ.

Фрагмент от таблица с продукти на екрана

Ако вече имате уникален идентификатор за информацията в таблица, като например номера на продукти, които еднозначно идентифицират всеки продукт във вашия каталог, използвайте това, но само ако стойностите отговарят на тези правила за първичните ключове:

  • Идентификаторът винаги ще бъде различен за всеки запис. За първичен ключ не се разрешават дублиращи се стойности.

  • Винаги има стойност за елемента. Всеки запис в таблицата трябва да има първичен ключ. Ако използвате няколко колони, за да създадете ключа (като например част от семейството и номер на частта), и двете стойности трябва винаги да бъдат налични.

  • Първичният ключ е стойност, която не се променя. Тъй като клавишите са препращат към други таблици, всяка промяна в първичен ключ в една таблица означава промяна към нея, където и да се препраща. Често използвани промени увеличават риска от грешки.

Ако нямате очевиден идентификатор, използвайте произволно, уникално число като първичен ключ. Например можете да присвоите на всяка поръчка уникален номер на поръчка само за целите на определяне на поръчката.

Съвет: За да създадете уникално число като първичен ключ, добавете колона с помощта на типа данни "автономериране". Типът данни "автономериране" автоматично присвоява уникална числова стойност за всеки запис. Този тип идентификатор не съдържа фактическа информация, описваща реда, който представя. Той е идеален за използване като първичен ключ, тъй като числата не се променят – за разлика от първичен ключ, който съдържа факти по ред, като например телефонен номер или име на клиент.

Искате още информация?

Указания за именуване на полета, контроли и обекти

Въведение в таблиците

Обучение за Excel

Обучение за Outlook

Забележка:  Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас? Ето статията на английски за справка.

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×