Всичко за работните потоци "Одобрение"

Всичко за работните потоци "Одобрение"

работните потоциSharePoint могат да ви помогнат да автоматизирате вашите бизнес процеси, като ги направите по-съобразени и по-ефикасни. Работният поток за одобрение ви позволява да маршрутизирате документи и други елементи, съхранявани в SharePoint, към един или повече хора за тяхното одобрение.

Забележка: Работните потоци на SharePoint 2010 се оттеглят от 1 август 2020 за нови наематели и се премахват от съществуващите клиенти на 1 ноември 2020. Ако използвате работни потоци на SharePoint 2010, ви препоръчваме да мигрирате към Power Автоматизирайте или други поддържани решения. За повече информация вижте пенсиониране на работен поток на SharePoint 2010.

За повече информация вижте за работните потоци, включени в SharePoint.

Важно: По подразбиране работният поток "одобрение" не е активиран и не е в списъка в списъчното поле избор на шаблон за работен поток на формуляра за свързване. За да го направите достъпен за използване, администраторът на сайта трябва да ги активира на ниво колекция от сайтове. Отидете на Настройки на сайта > функции на колекция от сайтове > активирате функцията за работни потоци . Освен това SharePoint 2013 предоставя тези шаблони за работни потоци на базата на режима на съвместимост SharePoint 2010. За да създадете SharePoint 2013 базиран работен поток с подобна логика, използвайте SharePoint Designer 2013.

Ако всичко, което трябва да направите, е да изпълните задача от работен поток "одобрение"    Просто превъртете надолу до сегмента пълен и го разгънете. За момента може да нямате нужда от някой от другите сегменти.

Сравнение на ръчен процес с автоматизиран работен поток

работните потоци "SharePoint " са:

  • Ефикасни и съобразени    Работният поток "одобрение" автоматично маршрутизира документа или елемента, присвоява задачи за преглед и проследява техния напредък и изпраща напомняния и уведомявания, когато е необходимо. Дейността в работен поток може да бъде следена и коригирана от страницата на централния статус и хронологията на събитията в работен поток се запазва за 60 дни след завършването.

  • По-малко работа за вас    Един работен поток "одобрение" спестява на вас и на вашите колеги както време, така и проблеми, а в същото време опростява и стандартизира процеса на одобрение.

Предлагаме ви схема на много проста версия на работния поток "одобрение".

Схема на прост работен поток ''Одобрение''

Информацията в тази статия е представена в десет разширяеми сегмента.

Щракнете тук за няколко Съвета, за да получите максимума от тази статия

Ако всичко, което трябва да направите, е да изпълните задача от работен поток "одобрение"    Просто превъртете надолу до сегмента пълен и го разгънете. За момента може да нямате нужда от някой от другите сегменти.

Ако искате да добавите, стартирате, наблюдавате и поддържате работни потоци    Ако все още не сте запознати с тези задачи, може да се наложи да се ориентирате в тази статия, като сегментирате по сегменти, първия път, когато проектирате и добавите работен поток. След като сте запознати с информацията и оформлението на статията, ще можете да отидете направо към сегмента, който ви е нужен, за да ви върнат посещенията.

Одобряване на съдържание и одобрение на публикуване    Възможно е да имате списъци или библиотеки, в които искате да се преразглеждат нови елементи и/или нови версии на текущите елементи за точността на тяхното съдържание или за подходящия за техния стил и форма, преди да бъдат направени видими за всеки, който има достъп до списъка. Този тип процес на проверка се нарича одобрение на съдържание и можете да използвате работен поток "одобрение", за да управлявате одобрението на съдържание в списък или библиотека. (Има и много сходен работен поток за одобрение за публикуване, създаден специално за използване в сайтовете на SharePoint, които публикуват уеб страници в интернет.)

Дума за отпечатването на тази статия    Тази статия е дълга. Ако искате да отпечатате само избрани сегменти, уверете се, че само тези сегменти са разгънати, когато отпечатвате. (Също така, ако искате да включите пълната графика във вашето отпечатано копие, печат с пейзажна ориентация, а не портретна ориентация.)

И дума за търсене    Преди да търсите текст или термин в тази статия, проверете дали всички сегменти, в които искате да търсите, са разгънати.

Работният поток "одобрение" е функция на SharePoint, която маршрутизира документ или друг елемент, съхранен в списък или библиотека на SharePoint, с един или повече лица за тяхното одобрение или отхвърляне. Работният поток автоматизира, опростява и стандартизира целия процес.

Схема на прост работен поток ''Одобрение''

Основния работен поток "одобрение", който е включен с продуктите на SharePoint, като шаблон. Като използвате този шаблон, можете да добавите няколко работни потока за одобрение към вашите сайтове. Всеки работен поток, който сте добавили, е уникална версия на основния работен поток "одобрение", всеки със собствен специализиран начин на работа, базиран на настройките, които указвате, когато го добавите.

Секции в този сегмент

  1. Какво може да прави работният поток "одобрение"?

  2. Какво не може да прави работният поток "одобрение"?

  3. Кой може да използва този тип работен поток?

  4. Как планирате, добавяте, изпълнявате и поддържате този тип работен поток?

1. Какво може да прави работният поток "одобрение"?

  • Когато за първи път добавите работен поток "одобрение" към вашия списък, библиотека или колекция от сайтове, можете да зададете колко души да бъдат включени и да укажете дали задачите му се присвояват една след друга (последователно), или всички наведнъж (паралелно). Можете дори да решите дали да разделите задачите на участниците в два или повече отделни етапа, както и да зададете крайния краен срок и/или часа, позволен за завършването на всяка задача. И всеки път, когато стартирате работния поток ръчно върху даден елемент, можете да промените някоя от тези настройки.

  • Работният поток присвоява задача на всеки зададен участник. Всеки участник избира измежду няколко възможни отговора: одобряване или отхвърляне на елемента, за да поискате промяна на елемента, за да възложите повторно задачата или да отмените или изтриете задачата.

  • Докато работният поток се изпълнява, можете да следите напредъка и да правите корекции (ако е необходимо) от една-единствена страница за състоянието на работния поток.

  • За 60 дни, след като работният поток приключи, в страницата "състояние на работния поток" се показва списъкът с всички събития на работния поток, възникнали в хода на този работен поток (или екземпляр).

Можете също да използвате работен поток "одобрение", за да управлявате процес на одобрение на съдържание за списък или библиотека. За повече информация вижте сегмента за управление на тази статия.

2. Какво не може да прави работният поток "одобрение"?

Участниците в работния поток "одобрение" обикновено не могат да правят промени в елемента, който се преглежда. Вместо това участниците могат да поискат промените да бъдат направени в елемента в хода на екземпляра на работния поток. Ако искате да добавите работен поток, в който участниците да вмъкват коментари и проследени промени в самия елемент, вижте статията, всичко за работните потоци "събиране на обратна информация", в раздела " Преглед ".

Освен това работните потоци "одобрение" не са предназначени за събиране на подписи. Ако искате да използвате работен поток, за да събирате подписи в документ на Microsoft Word, работна книга на Microsoft Excel или формуляр на Microsoft InfoPath, вижте статията,всичко за работните потоци "събиране на подписи" в секцията Вижте също .

Най-горе на сегмента

3. кой може да използва този тип работен поток?

За да добавите работен поток   По подразбиране трябва да имате разрешение за управление на списъци, за да добавите работен поток. (Групата на собствениците има разрешение за управление на списъци по подразбиране; групата "членове" и групата "посетители" не.)

За да стартирате работен поток   Също така по подразбиране трябва да имате разрешение за редактиране на елементи, за да стартирате работен поток, който вече е добавен. (Групата "членове" и групата на собствениците имат разрешение за редактиране на елементи по подразбиране; групата ' ' посетители ' ' не.)

Алтернативно, собствениците могат да изберат да конфигурират определени работни потоци, така че да могат да се стартират само от членовете на групата "собственици". (За да направите това, изберете квадратчето за отметка Изисквай разрешения за управление на списъци, за да стартирате този работен поток , на първата страница на формуляра за свързване.)

Най-горе на сегмента

4. как планирате, добавяте, изпълнявате и поддържате този тип работен поток?

Това са основните етапи:

  • Преди да се изпълнява работният поток (планиране, Добавяне, стартиране)   
    Преди да добавите работен поток, планирате там, където искате да го добавите (за един списък или библиотека или за цялата колекция от сайтове), и подробни данни как ще работи. След като сте добавили и конфигурирали работния поток, всеки, който има необходимите разрешения, може да стартира работния поток за определен елемент. Работният поток може също да бъде настроен да се изпълнява автоматично. Автоматичните изпълнявания могат да бъдат активирани на базата на едното или и двете задействащи събития: при добавянето или създаването на елемент в списък или библиотека или при промяна на който и да е елемент от списък или библиотека.

  • Докато работният поток се изпълнява (завършен, монитор, настройка)   
    Докато работният поток се изпълнява, отделните участници изпълняват възложените задачи. Автоматичните напомняния се изпращат на участниците, които не отговарят на сроковете за задача. Междувременно напредъкът на работния поток може да бъде наблюдаван от страница на централното състояние на работния поток за този конкретен екземпляр на работния поток. Промените в работния поток, докато се изпълнява, могат да бъдат направени от същата страница; а ако е необходимо, работният поток може да бъде отменен или прекратен от там.

  • След като работният поток се изпълнява (преглеждане, отчет, промяна)   
    Когато работният поток завърши, цялата хронология на това изпълнение (или екземпляр) може да бъде преглеждана в продължение на до 60 дни на страницата "състояние на работния поток". От същата страница могат да бъдат създадени статистически отчети за производителността на тази версия на работния поток. И накрая, ако има нещо, което искате да промените по отношение на функциите на работния поток, можете да отворите и редактирате формуляра за свързване, който сте завършили, когато за първи път сте добавили работния поток.

Следната диаграма за преливане илюстрира тези етапи от гледна точка на лицето, което добавя нов работен поток.

Процес на работния поток

В този сегмент определяме решенията, които трябва да вземете, и информацията, която трябва да съберете, преди да добавите версия на работния поток "одобрение".

Ако вече знаете как да добавите този тип работен поток и имате нужда от напомняне само за конкретните стъпки, можете да отидете направо на съответния сегмент Добавяне на (списък/библиотека или колекция от сайтове) на тази статия.

Секции в този сегмент

  1. Шаблони и версии

  2. Въведение във формуляра за свързване

  3. Дванадесет въпроса за отговор

1. шаблони и версии

Работните потоци, включени в продуктите на SharePoint, се задават като образци, на които се основават отделните конкретни работни потоци, които добавяте към вашите списъци, библиотеки и колекции от сайтове.

Всеки път, когато добавите работен поток "одобрение", например ще добавяте версия на общия шаблон на работния поток "одобрение". Дайте на всяка версия свое собствено име и собствени настройки, които задавате във формуляра за свързване, когато добавите тази конкретна версия. По този начин можете да добавите няколко работни потока – всички версии, базирани на шаблона за образец на работния поток "одобрение", но всяка от версиите, които са именувани и съобразени за конкретния начин, по който ще го използвате. Наименуваните версии също могат да бъдат наричани екземплярина работни потоци.

Най-горе на сегмента

2. Въведение във формуляра за свързване

Всеки път, когато добавите нова версия на работния поток, базирана на един от шаблоните за работни потоци, попълвате формуляр за свързване , за да зададете начина, по който искате да работи вашият нов екземпляр.

В следващия раздел ще намерите списък с въпроси, които ще ви подготвят, за да завършите формуляра за свързване. Първо, въпреки това, отделете един момент или два, за да прегледате формуляра и неговите полета.

Първа страница на формуляра за свързване

Първи формуляр за иницииране

Втора страница на формуляра за свързване

Формуляр за въвеждане на информация, специфична за изпълнението

Полетата в червения правоъгълник на тази втора страница също се показват във формуляра за иницииране, който се представя всеки път, когато работният поток се стартира ръчно, и може да бъде редактиран там за този единичен план.

Най-горе на сегмента

3. дванадесет въпроса за отговор

Веднага щом имате отговорите на всички въпроси от този раздел, сте готови да добавите вашия работен поток.

  1. Дали това е правилният тип работен поток?

  2. Един списък или библиотека или цялата колекция от сайтове? а един тип съдържание или всички типове съдържание?

  3. Какво е добро име?

  4. Списъци със задачи и списъци с хронологии: съществуващи или нови?

  5. Как (и от кого) може да бъде стартиран този работен поток?

  6. Дали типовете съдържание, които наследяват този, също получават този работен поток?

  7. Участници: кои са лицата и в какъв ред?

  8. От каква допълнителна информация имат нужда участниците?

  9. Кога са дължими задачите?

  10. Кога завършва този работен поток?

  11. Кой трябва да бъде уведомяван?

  12. Ще управлява ли този работен поток одобрението на съдържание?

01. дали това е правилният тип работен поток?

Има няколко шаблона на работен поток, които имат думата "одобрение" в имената си. Тази статия се отнася за шаблона на работния поток, който се появява в менюто като одобрение – SharePoint 2010. Ако не сте сигурни, че този тип работен поток е най-добрият избор за вас, прегледайте обратно към сегмента " Научете " на тази статия. За повече информация за другите шаблони на работни потоци, които са налични, вижте статията, за работните потоци, включени в SharePoint, в секцията Вижте също .

Най-горе на сегмента

02. един списък или библиотека или цялата колекция от сайтове? и Един тип съдържание или всички типове съдържание?

Можете да направите вашата нова версия на работния поток "одобрение" да бъде налична само в един-единствен списък или библиотека, а можете и да го направите достъпен в цялата колекция от сайтове.

  • Ако добавите работния поток за един списък или библиотека, можете да го настроите да се изпълнява или върху всички типове съдържание , или върху само един тип съдържание.

  • Ако добавите работния поток за цялата колекция от сайтове обаче, трябва да го настроите да се изпълнява само в един-единствен тип съдържание на сайта.

Карта на колекция от сайтове с 3-те обяснени начина на добавяне

Какво е тип съдържание?

Всеки документ или друг елемент, съхранен в списък или библиотека на SharePoint, принадлежи на един или друг тип съдържание. Даден тип съдържание може да бъде като основен и генеричен документ или електронна таблица на Excelили като много специализиран в спецификацията за юридически или продуктов дизайн. Някои типове съдържание са налични в продуктите на SharePoint по подразбиране, но можете да персонализирате тези и да добавите други хора, които сами създавате. За повече информация вижте Създаване или персонализиране на тип съдържание на сайт и Добавяне на тип съдържание към списък или библиотека.

Най-горе на сегмента

03. Какво е добро име?

Дайте на вашата версия на работния поток име, което:

  • Ясно указва за какво се използва.

  • Ясно го отличава от другите работни потоци.

Пример

Представете си, че сте член на група редактори. Групата ви иска да използва два различни работни потока за одобрение за управление на подавания на документи от външни сътрудници:

  • Ще изпълнявате първия работен поток върху всеки подаден документ, за да решите дали да го приемете за процеса на редактиране.

  • След като приемете и редактирате подаден документ, ще изпълните втория работен поток върху редактираната чернова, за да решите дали да го приемете като окончателен.

Може да наименувате първия работен поток да приема одобрение за подаване и второто последно одобрение на проекта.

Съвет: Както обикновено, добре е да установите съгласуват конвенции за именуване и да се уверите, че всеки, който е свързан с вашите работни потоци, е запознат с тези конвенции.

Най-горе на сегмента

04. списъци със задачи и списъци с хронологии: съществуващи или нови?

Можете да накарате работния си поток да използва списъка със задачи по подразбиране на сайта, да използва други съществуващи задачи и списъци с хронологии или да поиска нови списъци точно за този работен поток.

  • Ако вашият сайт ще има много работни потоци или ако някои работни потоци ще включват множество задачи, обмислете искане за нови списъци за всеки работен поток. (Управлението на по-дългите списъци може да забави работата. За системата е по-бързо и по-лесно да поддържа няколко по-кратки списъка от един много дълъг.)

  • Ако задачите и хронологията за този работен поток ще съдържат поверителни или поверителни данни, които искате да запазите разделени от списъка общи задачи, трябва да укажете, че искате нови, отделни списъци за този работен поток. (След като добавите работния поток, се уверете, че са зададени подходящи разрешения за новите списъци.)

Най-горе на сегмента

05. Как (и от кого) може да бъде стартиран този работен поток?

Може да бъде зададено един работен поток да стартира само ръчно, само автоматично или по всеки от двата начина:

  • Когато стартирате ръчно работен поток "одобрение" в определен документ или елемент, се представя друг формуляр, формуляр за иницииране. Формулярът за иницииране съдържа повечето от настройките от втората страница на формуляра за Свързване . По този начин, ако лицето, което стартира работния поток, иска да промени някои от тези настройки (само за текущия екземпляр), той може да го стори, преди да щракнете върху Старт. Отидете на контекстното меню на списъка > елемент > работни потоци > изберете работния поток, за да го стартирате ръчно.

  • При автоматично стартиране, разбира се, няма възможност да представите формуляр за иницииране, така че се използват настройките по подразбиране, зададени във формуляра за свързване, без никакви промени.

Следващата илюстрация показва разликата между ръчно стартиране и автоматично стартиране.

Сравнение между формулярите за ръчно и автоматично стартиране

Всякакви промени, които правите във формуляра за иницииране, се прилагат само по време на текущия екземпляр на работния поток. За да промените постояннитенастройки по подразбиране на работнияпоток, можете да редактирате първоначалния формуляр за Свързване , както е обяснено в сегмента Промяна на тази статия.

Ръчно стартиране

Ако позволявате ръчно стартиране, всеки, който има необходимите разрешения, може по всяко време да стартира работния поток върху всеки отговарящ на условията елемент.

Предимството на ръчното стартиране е, че вие и колегите ви можете да изпълнявате работния поток само когато и ако решите и че всеки път, когато го стартирате, ще имате възможност да промените някои настройки с помощта на формуляра за иницииране.

Бърз пример    Ако искате да изпълнявате работния си поток само за елементи, които са създадени от писател извън екипа ви, то това ще го стартира само ръчно, за да не може да се изпълнява автоматично на елементи, които са създадени от вас и съотборниците ви. (Алтернативно решение: поддържане на един списък или библиотека за елементи от авторите във вашия екип и отделен списък или библиотека за елементи от всички други автори. По този начин можете да изпълните работния поток автоматично, но само в списъка с външни автори. Друго решение: Добавете условие IF и задайте, създадени от определен човек. Вижте бърза справка за условията на работния поток за повече информация.)

Основният недостатък на ръчното стартиране е, че някой трябва да се сети да изпълни работния поток, когато е необходимо да се направи това.

Автоматично стартиране

Можете да настроите работния поток да бъде стартиран автоматично при някое от следните събития:

  • Някой се опитва да публикува основна версия на даден елемент.

  • В списъка или библиотеката е създаден или качен нов елемент.

  • Променен е елемент, който вече е съхранен в списъка или библиотеката.

Предимството на автоматичния Старт е, че никой не трябва да помни, за да стартира работния поток. Той се изпълнява при всяко възникване на активиращо събитие.

Бърз пример    Ако сте отговорни за точността и целесъобразността на елементите в даден списък, можете да добавите работен поток "одобрение" към този списък и да зададете себе си като единствен участник. Можете да настроите работния поток да се стартира автоматично при всяко преместване на елемент в списъка и всеки път, когато се добавя нов елемент. По този начин винаги ще бъдете актуализирани.

Два недостатъка на автоматичното стартиране:

  • Не можете да спрете изпълнението на работния поток, когато възникне активиращо събитие.

  • Не можете да променяте настройките в началото на отделния екземпляр.

За повече информация как да изпълнявате автоматично работния поток "одобрение", когато някой се опитва да публикува основна версия на даден елемент, вижте контролния сегмент на тази статия.

Най-горе на сегмента

06. дали типовете съдържание, които наследяват този, също получават този работен поток?

Само когато добавите работен поток към тип съдържание за цялата колекция от сайтове, ви се дава възможност да добавите работния поток и към всички други типове съдържание в колекцията от сайтове, които наследяват от типа съдържание, към който добавяте работния поток.

Бележки

  • Операцията, която извършва всички допълнителни добавяния, може да отнеме много време.

  • Ако наследяването е било прекъснато за всички сайтове или подсайтове, където искате този работен поток да бъде добавен към наследяването на типове съдържание, се уверете, че сте член на групата на собствениците във всеки от тези сайтове или подсайтове, преди да изпълните тази операция.

Най-горе на сегмента

07. участници: кои хора, в какъв ред?

Ще трябва да предоставите името или имейл адреса на всяко лице, на което ще бъде присвоена задача за преглеждане.

Един етап или няколко етапа?    Можете да изберете да имате само един етап от задачи за преглед или да имате няколко етапа. Ако имате повече от един етап, фазите ще бъдат извършени една след друга.

Паралелни рецензии или поредни рецензии?    За участниците във всеки един етап можете да изберете дали да се присвояват всичките им задачи за преглед по едно и също време (паралелно) или да се възлагат задачи за преглед един след друг (последователно) в реда, в който посочвате. Опцията "сериен" може да бъде полезна, ако например настроите работния поток да завърши след първото отхвърляне – или ако искате участниците да продължат нататък, за да могат да преглеждат коментарите от по-ранни участници като част от контекста на техните рецензии.

Пример

Този прост сценарий илюстрира някои от предимствата както на няколко етапа, така и на последователните рецензии:

Представете си, че Франк добавя нов работен поток "одобрение". Той иска негови колеги Ана и Шон първо да преразгледат всеки елемент, преди самият той да го прегледа. Той също иска работният поток да приключи преди неговото собствено преразглеждане, ако Анна или Шон отхвърли елемента. Frank може да настрои това по два начина:

  • Чрез използване на сериен преглед   Frank създава сериен преглед на един етап, в който Anna и Sean са първите двама участници и той е третият; а той избира опцията край на първото отхвърляне .
    В това споразумение Анна трябва да одобри елемента, преди да бъде възложена задачата на Шон, и след това Шон трябва да одобри елемента, преди да бъде възложена задачата на Франк. Ако Анна отхвърли елемента, нито Шон, нито Франк ще получат задача; а ако Анна одобри, но Шон отхвърли, тогава работният поток все още ще завърши, преди да бъде възложена задачата за преглед на Франк.
    Ето как Франк създава своя последователен преглед за един етап.
    Формуляр с осветена настройка за последователни етапи
    Избрана опция ''Край при първо отхвърляне''

  • Чрез използване на два етапа   Ако Франк иска Ана и Шон да бъдат назначавани по едно и също време, така че Шон да не е нужно да чака Анна да завърши, преди да може да започне, той може да настрои два етапа в работния поток: първият успореден етап за коментарите на Anna и Sean и втория отделен етап само за собствения си преглед. Отново той избира опцията край при първо отхвърляне . Вторият етап не се стартира, докато не бъде завършен първият етап; и така, ако или Анна или Шон отхвърли елемента, задачата за преглед на Frank никога няма да бъде присвоена.
    Ето как Франк настройва двустепенния си паралелен преглед.
    Формуляр с осветена настройка за паралелни етапи
    Избрана опция ''Край при първо отхвърляне''

Ето диаграми на двете решения.

Последователен работен поток и работен поток на два етапа един до друг

Външни участници    Има специален процес за включване на участници, които не са членове на вашата организация на SharePoint. В този процес членът на сайта действа като пълномощник за външния участник.

Ето една диаграма на този процес:

Блоксхема на процеса за включване на външен участник

Възлагате една задача на всяка група или по една на всеки член на групата?    Ако включите адрес на група или списък за разпространение сред участниците в работния поток, можете да накарате работния поток да възложи една задача на всеки член на групатаили да присвоите само една задача на цялата група (но все още да изпращате уведомление за тази единична задача за всеки член). Когато към цялата група се възлага само една задача, всеки член на групата може да изиска и изпълни тази единична задача. (Ще намерите инструкции за искане на групова задача в сегмента пълен на тази статия.)

Най-горе на сегмента

08. от каква допълнителна информация имат нужда участниците?

Във формуляра за свързване има текстово поле, в което можете да предоставите указания, подробни данни за изискванията, ресурсите и т. н.

Две неща, които може да включите:

  • Информация за контакт, в случай че участниците имат затруднения или въпроси.

  • Ако работният поток ще присвоява само една задача на всяка група или списък за разпространение, споменете тук, че един член на всяка от тези групи трябва да заяви задачата, преди да я завърши. По този начин останалите членове на групата не губят време чрез започване на една и съща задача. Ще намерите подробна информация за претенцията за групова задача в сегмента " завършване на тази статия"

Най-горе на сегмента

09. кога са дължими задачите?

Можете да укажете кога задачите на работния поток се дължат по два начина:

По дата на календар    Можете да зададете само една календарна дата, по която се дължат всички задачи.

  • Ако настроите работния си поток да се стартира автоматично, обикновено не трябва да използвате тази опция. Това е така, защото стойността за дати, която задавате, няма да се настройва автоматично спрямо текущата дата всеки път, когато работният поток се стартира автоматично.

По продължителност на задачата    Можете да зададете брой дни, седмици или месеци, които са позволени за изпълнението на всяка задача, започвайки от момента на възлагане на задачата.

  • Срокът на крайния срок на календар замества определен период на задача. Това е: Ако днес е 10 юни и ми е възложена задача, която днес има тридневна продължителност, но която има и краен срок на календар 11 юни, тогава задачата ще бъде дължима на 11 юни (датата на крайния календар), а не на 13 юни (края на продължителността от три дни).

Най-горе на сегмента

10. Кога завършва този работен поток?

За да избегнете загубата на време, прекарано в ненужни ревюта, можете да изберете работният поток да завърши веднага (преди зададения или изчислен краен срок), когато възникне едно от двете събития:

  • Всеки участник отхвърля елемента.

  • Елементът се променя по някакъв начин.

Забележка: Работният поток не може да стартира върху елемент, който в момента е извлечен. След като работният поток се стартира обаче, елементът за преглед може да бъде извлечен, за да се защити от промените. (Но докато този елемент не бъде вкаран отново, никой друг работен поток не може да стартира върху него.)

Най-горе на сегмента

11. кой трябва да бъде уведомяван?

В полето Як , на втората страница на формуляра за свързване можете да въведете имена или адреси за всеки, който трябва да бъде уведомяван всеки път, когато този работен поток започва или завършва.

  • Въвеждането на име тук не води до присвояване на задача на работен поток на това лице.

  • Когато работният поток се стартира ръчно, лицето, което го стартира , получава уведомявания за стартиране и завършване, без да е необходимо да се указва в това поле.

  • Когато работният поток се стартира автоматично, лицето, което първоначално го е добавило , получава уведомявания за стартиране и завършване, без да е необходимо да се указва в това поле.

Най-горе на сегмента

12. ще управлява ли този работен поток одобрението на съдържание?

Възможно е да имате списъци или библиотеки, в които искате да се преразглеждат нови елементи и/или нови версии на текущите елементи за точността на тяхното съдържание или за подходящия за техния стил и форма, преди да бъдат направени видими за всеки, който има достъп до списъка. Този тип процес на преглеждане се нарича одобрение на съдържание.

В продуктите на SharePoint можете да използвате работен поток "одобрение", за да направите процеса на одобрение на съдържанието още по-лесен и по-ефективен. За повече информация вижте раздела контрола за одобрение на съдържание на тази статия.

Какво следва?

Ако сте готови да добавите вашия нов работен поток "одобрение" към вашия списък, библиотека или колекция от сайтове, отидете на съответния сегмент Добавяне на (списък/библиотека или колекция от сайтове) на тази статия.

Възможно е да имате списъци и библиотеки, в които искате да се преразглеждат нови елементи и/или нови версии на текущите елементи за точността на тяхното съдържание или подходящата форма и стил, преди да бъдат направени видими за всеки, който има достъп до списъка. Този тип процес на преглеждане се нарича одобрение на съдържание.

В продуктите на SharePoint можете да управлявате ръчно одобрение на съдържание без работен поток; но един работен поток "одобрение на SharePoint" може да направи процеса още по-лесен и ефикасен.

Ако все още не сте запознати с функциите за версии и одобрение на съдържание в продуктите на SharePoint, препоръчваме ви да започнете с преглеждане на следните статии:

Има два начина, по които един работен поток "одобрение" може да управлява процеса на одобрение на съдържание, като всеки един от тях е свързан с една контрола във формулярите за свързване, които попълвате, когато за първи път добавите работния поток. Можете да използвате работния си поток за един от двата или и двете.

Контрол върху публикуването на основни версии

В областта Опции за стартиране на първата страница на формуляра за свързване има опция за стартиране на този работен поток, за да се одобри публикуването на главна версия на елемент. Няколко неща, които трябва да имате предвид:

  • Тази опция е налична само за работния поток "одобрение", който се изпълнява на всички типове съдържание в един-единствен списък или библиотека, а не за всеки работен поток, който се изпълнява само на елементи от един тип съдържание.

  • За да бъде налична тази опция, трябва да е разрешено одобрение на съдържание за списъка или библиотеката на страницата Настройки на версиите, като опцията Създаване на главни и второстепенни версии (чернови) трябва да бъде избрана на тази страница.

  • Ако изберете тази опция, двете опции, които следват, стават недостъпни: стартиране на този работен поток, когато се създаде нов елемент и се стартира този работен поток, когато се промени даден елемент.

  • Ако изберете тази опция, вашият работен поток ще се изпълни автоматично върху елемент само когато някой се опитва да публикува основна версия на този елемент.

  • Във всеки един списък или библиотека може да има само един работен поток "одобрение", който се използва за одобряване на публикуването на основни версии. Ако се опитате да назначите втори работен поток в същия списък или библиотека за тази функция, ще бъдете подканени да изберете една или друга.

Контролата не се базира на създаването на версии

В областта Разрешаване на одобрение на съдържание на втората страница на формуляра за свързване има опция да актуализирате състоянието на одобрение, след като работният поток завърши (Използвайте този работен поток за управление на одобрението на съдържание).

Тази опция е налична във формуляра дали е необходимо одобрение на съдържание в списъка или библиотеката. И в двата случая стойността в полето одобрение за елемента се актуализира на базата на резултата от работния поток.

С помощта на тази опция можете или:

  • Винаги да изпълнявате работния поток на ръка или

  • Изберете една или повече от опциите за автоматично стартиране в първата страница на формуляра за свързване или

  • Разрешете ръчно и автоматично стартиране

Контрола на съдържание за уеб сайтове за публикуване

Контрола на съдържание е специализиран процес в сайтовете, които публикуват страници в уеб. Съответно има специализиран работен поток "одобрение за публикуване" за използване в сайтове за публикуване, както и шаблон за сайт (наименуван сайт за публикуване с работен поток), който включва версия на този работен поток, който вече е персонализиран за използване в уеб публикуването.

Какво следва?

Ако сте готови да добавите вашия нов работен поток "одобрение" към вашия списък, библиотека или колекция от сайтове, отидете на съответния сегмент Добавяне на (списък/библиотека или колекция от сайтове) на тази статия.

Ако все още не сте запознати с добавянето на работни потоци, може да е полезно да прегледате и сегмента " Научете " и сегмента на плана в тази статия, преди да продължите със стъпките в този сегмент.

Секции в този сегмент

  1. Преди да започнете

  2. Добавяне на работния поток

1. преди да започнете

Две неща трябва да са подредени, преди да можете да добавите работен поток:

Имейл    За да се изпратят имейл уведомления и напомняния за работния поток, трябва да е разрешен имейл за вашия сайт на SharePoint. Ако не сте сигурни дали това вече е правено, проверете при администратора на SharePoint. Можете също да видите SharePoint 2013 стъпка по стъпка: настройка за настройките за изходяща поща.

Разрешения    Настройките по подразбиране на SharePoint изискват да имате разрешение за управление на списъци, за да добавите работни потоци за списъци, библиотеки или колекции от сайтове. (Групата на собствениците има разрешение за управление на списъци по подразбиране; групата "членове" и групите за посетителите не го направят. За повече информация относно разрешенията вижте сегмента " Научете " на тази статия.)

Най-горе на сегмента

2. Добавяне на работния поток

Изпълнете следните стъпки:

  1. Отворете списъка или библиотеката, за които искате да добавите работния поток.

  2. В лентата щракнете върху раздела списък или библиотека .

    Забележка: Името на раздела може да варира в зависимост от типа на списъка или библиотеката. Например в списък с календари Разделът се нарича Календар.

  3. В групата Настройки щракнете върху Настройки на работния поток.

  4. В страницата "Настройки на работния поток", под Показване на асоциации на работни потоци от този тип Задайте дали искате работният поток да се изпълнява върху документа, списъка или папката, и след това щракнете върху Добавяне на работен поток.

  5. Попълнете първата страница на формуляра за свързване.
    (Инструкциите следват илюстрацията.)

    Основната информация за ''Добавяне на работен поток'' с изнесени секции

    Изнесено означение номер едно

    Тип съдържание

    Запазете селекцията по подразбиране като всичкиили изберете определен тип съдържание.

    Изнесено означение номер две

    Шаблон

    Изберете шаблона одобрение – SharePoint 2010 .

    Забележка: Ако шаблонът одобрение – SharePoint 2010 не се показва в списъка, обърнете се към вашия администратор на SharePoint, за да разберете дали той е активиран за вашата колекция от сайтове или работна област. Ако сте администратор, отидете на настройки на сайта > функции на колекцията от сайтове > активирате функцията за работни потоци .

    Изнесено означение номер три

    Име

    Въведете име за този работен поток. Името ще идентифицира този работен поток за потребителите на този списък или библиотека.

    За предложения относно наименуването на работния поток вижте сегмента за план на тази статия.

    Изнесено означение номер четири

    Списък със задачи

    Изберете списък със задачи, който да използвате с този работен поток. Можете да изберете съществуващ списък със задачи или да щракнете върху нов списък със задачи , за да създадете нов списък.

    За информация относно причините за създаване на нов списък със задачи (вместо да избирате съществуваща такава), вижте раздела за план на тази статия.

    Изнесено означение номер 5

    History List

    Изберете списък с хронологии, който да използвате с този работен поток. Можете да изберете съществуващ списък с хронологии или да щракнете върху Хронология на работния поток (Създай) , за да създадете нов списък.

    За информация относно причините за създаване на нов списък с хронологии (а не да се избира съществуваща такава), вижте раздела план на тази статия.

    Изнесено означение номер шест

    Опции за стартиране

    Задайте начина или начините, по които може да бъде стартиран този работен поток.

    За информация за избирането на опции за стартиране вижте сегмента на плана на тази статия.

    За информация относно използването на работния поток за управление на одобрението на съдържание, включително публикуването на основни версии, вижте контролния сегмент на тази статия.

    • Забележете, че опцията стартиране на този работен поток, за да се одобри публикуването на главна версия на елемент,не се показва, ако добавяте работния поток само за един тип съдържание. 

    • Също така имайте предвид, че ако изберете стартиране на този работен поток, за да одобрите публикуването на главна версия на елемент, следните две квадратчета стават недостъпни.

  6. Когато всички настройки в този формуляр са по желания от вас начин, щракнете върху напред.

  7. Попълнете втората страница на формуляра за свързване.
    (Инструкциите следват илюстрацията.)

    Забележка: Продуктите на SharePoint ви представят първите няколко опции на тази втора страница на формуляра за свързване – числа от една до седем на илюстрацията по-долу, от отговорниците по подразбирания чрез Як – всеки път, когато стартирате работния поток на ръка, така че да можете да правите промени в тези опции само за този един екземпляр.

    Стойности по подразбиране на ''Добавяне на работен поток'' с изнесени полета

    Изнесено означение номер едно

    Присвояване на

    Въведете имената или адресите на хората, на които искате работният поток да възложи задачи.

    • Ако задачите ще бъдат възлагани една по една (последователно)   
      Въведете имената или адресите в реда, в който трябва да бъдат възлагани задачите.

    • Ако всички задачи ще бъдат възлагани по едно и също време (паралелно)   
      Редът на имената или адресите няма значение.

    • Ако възлагате задача на някого извън вашата организация   
      на SharePoint За повече информация за включване на външни участници вижте пълния сегмент на тази статия.

    Изнесено означение номер две

    "ред"

    Задайте дали задачите трябва да бъдат възлагани една по една (последователно), или всички наведнъж (паралелно).

    За повече информация относно използването на последователен ред и успореден ред вижте раздела за план на тази статия.

    Изнесено означение номер три

    Добавяне на нов етап

    Добавете всички желани от вас етапи освен първия, който току-що сте конфигурирали.

    • За да изтриете цял етап, щракнете върху полето Присвояване на за този етап и след това натиснете CTRL + DELETE.

    За повече информация относно използването на няколко етапа вижте раздела за план на тази статия.

    Изнесено означение номер четири

    Разгъване на групи

    • За да имате една задача, присвоена на всеки член на всяка група , която въвеждате в полето Присвояване на , Поставете отметка в това квадратче. (Всеки член на групата ще получи известие за задачата и всеки член ще трябва да изпълни собствената си задача.)

    • За да имате само една задача, присвоена на всяка Група , която въвеждате в полето Присвояване на , изчистете отметката от това квадратче. (Всеки член на групата ще получи известие за задача, но всеки един член може да изиска и да изпълни една задача от името на цялата група. Ще намерите инструкции за искане на групова задача в сегмента пълен на тази статия.)

    Изнесено означение номер 5

    Заявка

    Всеки текст, който сте включили тук, ще бъде включен във всяко известие за задача, което се изпраща от работния поток. Не забравяйте да включите допълнителни инструкции или ресурси, които може да са необходими на участниците, включително:

    • Информация за връзка.

    • Ако е уместно, бележка за единични задачи, присвоени на цели групи или списъци за разпространение. (Ще намерите инструкции за искане на групова задача в сегмента пълен на тази статия.)

    Изнесено означение номер шест

    Крайни срокове и продължителност на задачите

    Указване на окончателен краен срок за целия работен поток и/или указване на броя дни, седмици или месеци, позволени за завършването на всяка задача, от момента на възлагането.

    • Ако този работен поток някога ще се стартира автоматично, обикновено е добра идея да оставите крайния срок за всички задачи , които са празни, и да използвате двете полета за продължителност, за да контролирате крайния срок. Винаги можете да предоставите точно определен краен срок във формуляра за иницииране, ако и когато стартирате работния поток на ръка.

    За повече информация за това кога да използвате крайни срокове и кога да използвате продължителност на задача вижте сегмента на плана на тази статия.

    Изнесено означение номер седем

    Як

    Въведете имената или имейл адресите на всеки, който трябва да бъде уведомяван всеки път, когато работният поток стартира или завършва.

    • Въвеждането на име тук не води до възлагане на задача на работен поток.

    • Когато работният поток се стартира ръчно, лицето, което го стартира , получава уведомленията за стартиране и спиране, без да е необходимо да се указва в това поле.

    • Когато работният поток се стартира автоматично, лицето, което първоначално го е добавило , получава уведомления за стартиране и спиране, без да е необходимо да се указва в това поле.

    Изнесено означение номер осем

    Завършване на работния поток

    Изберете нито една, нито или и двете опции.

    За повече информация относно тези опции вижте сегмента за план на тази статия.

    Изнесено означение номер девет

    Разрешаване на одобрение на съдържание

    Отметнете това квадратче, ако ще използвате този работен поток за управление на одобрението на съдържание.

    За повече информация относно използването на работния поток за управление на одобрението на съдържание, включително публикуването на основни версии, вижте контролния сегмент на тази статия.

  8. Когато имате всички настройки в тази страница по желания от вас начин, щракнете върху Запиши , за да създадете работния поток.

Ако все още не сте запознати с добавянето на работни потоци, може да е полезно да прегледате и сегмента " Научете " и сегмента на плана в тази статия, преди да продължите със стъпките в този сегмент.

Секции в този сегмент

  1. Преди да започнете

  2. Добавяне на работния поток

1. преди да започнете

Две неща трябва да са подредени, преди да можете да добавите работен поток:

Имейл    За да се изпратят имейл уведомления и напомняния за работния поток, трябва да е разрешен имейл за вашия сайт. Ако не сте сигурни дали това вече е правено, проверете при администратора на SharePoint. Можете също да видите SharePoint 2013 стъпка по стъпка: настройка за настройките за изходяща поща.

Разрешения    Настройките по подразбиране на SharePoint изискват да имате разрешение за управление на списъци, за да добавите работни потоци за списъци, библиотеки или колекции от сайтове. (Групата на собствениците има разрешение за управление на списъци по подразбиране; групата "членове" и групите за посетителите не го направят. За повече информация относно разрешенията вижте сегмента " Научете " на тази статия.)

Най-горе на сегмента

2. Добавяне на работния поток

Изпълнете следните стъпки:

  1. Отидете в началната страница на колекцията от сайтове (не началната страница на сайт или подсайт в рамките на колекцията).

  2. Щракнете върху иконата за настройки Бутон за настройки на публичен уеб сайт в SharePoint Online и след това щракнете върху Настройки на сайта.

  3. В страницата "Настройки на сайта", под галерии на Web Designerщракнете върху типове съдържание на сайта.

  4. В страницата "типове съдържание на сайта" щракнете върху името на типа съдържание на сайта, за който искате да добавите работен поток.

    Забележка: Работен поток, добавен към цялата колекция от сайтове, трябва да бъде добавен само за елементи от един тип съдържание.

    Типове съдържание на документ с осветен тип

    1. На страницата за избрания тип съдържание, под Настройкищракнете върху настройки на работния поток.
      Връзката ''Настройки на работния поток'' в секцията ''Настройки''

    2. В страницата "Настройки на работния поток" щракнете върху връзката Добавяне на работен поток .
      Връзка ''Добавяне на работен поток''

    3. Попълнете първата страница на формуляра за свързване.
      (Инструкциите следват илюстрацията.)

    Страницата ''Настройки на работния поток''

    Изнесено означение номер едно

    Шаблон

    Изберете шаблона одобрение – SharePoint 2010 .

    Забележка: Ако шаблонът одобрение – SharePoint 2010 не се показва в списъка, обърнете се към вашия администратор на SharePoint, за да разберете дали той е активиран за вашата колекция от сайтове или работна област. Ако сте администратор, отидете на настройки на сайта > функции на колекцията от сайтове > активирате функцията за работни потоци.

    Изнесено означение номер две

    Име

    Въведете име за този работен поток. Името ще идентифицира този работен поток за потребителите на тази колекция от сайтове.

    За предложения относно наименуването на работния поток вижте сегмента за план на тази статия.

    Изнесено означение номер три

    Списък със задачи

    Изберете списък със задачи, който да използвате с този работен поток. Можете да изберете съществуващ списък със задачи или да щракнете върху нов списък със задачи , за да създадете нов списък.

    За информация относно причините за създаване на нов списък със задачи (вместо да избирате съществуваща такава), вижте раздела за план на тази статия.

    Изнесено означение номер четири

    History List

    Изберете списък с хронологии, който да използвате с този работен поток. Можете да изберете съществуващ списък с хронологии или да щракнете върху Хронология на работния поток (Създай) , за да създадете нов списък.

    За информация относно причините за създаване на нов списък с хронологии (а не да се избира съществуваща такава), вижте раздела план на тази статия.

    Изнесено означение номер 5

    Опции за стартиране

    Задайте начина или начините, по които може да бъде стартиран този работен поток.

    За информация за избирането на опции за стартиране вижте сегмента на плана на тази статия.

    Изнесено означение номер шест

    Добавите този работен поток към дъщерните типове съдържание?

    Задайте дали този работен поток трябва да бъде добавен към (асоциирано с) всички други типове съдържание на сайтове и списъци, които наследяват този тип съдържание.

    • Операцията, която извършва всички допълнителни добавяния, може да отнеме много време.

    • Ако наследяването е било прекъснато за всички сайтове или подсайтове, където искате този работен поток да бъде добавен към наследяването на типове съдържание, се уверете, че сте член на групата на собствениците във всеки от тези сайтове или подсайтове, преди да изпълните тази операция.

  5. Когато всички настройки в тази страница са по желания от вас начин, щракнете върху напред.

  6. Попълнете втората страница на формуляра за свързване.
    (Инструкциите следват илюстрацията.)

    Забележка: SharePoint продукти ви представя с първите няколко опции на тази втора страница на формуляра за свързване – числа от една до седем на илюстрацията по-долу, от отговорниците за одобряващи чрез Як – всеки път, когато стартирате работния поток на ръка, така че да можете да правите промени в тези опции само за този един екземпляр.

    Стойности по подразбиране на ''Добавяне на работен поток'' с изнесени полета

    Изнесено означение номер едно

    Присвояване на

    Въведете имената или адресите на хората, на които искате работният поток да възложи задачи.

    • Ако задачите ще бъдат възлагани една по една (последователно)   
      Въведете имената или адресите в реда, в който искате да бъдат възлагани задачите.

    • Ако всички задачи ще бъдат възлагани по едно и също време (паралелно)   
      Редът на имената или адресите няма значение.

    • Ако възлагате задача на някого извън вашата организация   
      на SharePoint За повече информация за включване на външни участници вижте пълния сегмент на тази статия.

    Изнесено означение номер две

    "ред"

    Задайте дали задачите трябва да бъдат възлагани една по една (последователно), или всички наведнъж (паралелно).

    За повече информация относно използването на последователен ред и успореден ред вижте раздела за план на тази статия.

    Изнесено означение номер три

    Добавяне на нов етап

    Добавете всички желани от вас етапи освен първия, който току-що сте конфигурирали.

    • За да изтриете цял етап, щракнете върху полето Присвояване на за този етап и след това натиснете CTRL + DELETE.

    За повече информация относно използването на няколко етапа вижте раздела за план на тази статия.

    Изнесено означение номер четири

    Разгъване на групи

    • За да имате една задача, присвоена на всеки член на всяка група , която въвеждате в полето Присвояване на , Поставете отметка в това квадратче. (Всеки член на групата ще получи известие за задачата и всеки член ще трябва да изпълни собствената си задача.)

    • За да имате само една задача, присвоена на цялата Група , която въвеждате в полето Присвояване на , изчистете отметката от това квадратче. (Всеки член на групата ще получи известие за задача, но всеки един член може да изиска и да изпълни една задача от името на цялата група. Ще намерите инструкциите за искане на групова задача в сегмента пълен на тази статия.)

    Изнесено означение номер 5

    Заявка

    Всеки текст, който сте включили тук, ще бъде включен във всяко известие за задача, което се изпраща от работния поток. Не забравяйте да включите допълнителни инструкции или ресурси, които може да са необходими на участниците, включително:

    • Информация за връзка.

    • Ако е уместно, бележка за единични задачи, присвоени на цели групи или списъци за разпространение. (Ще намерите инструкции за искане на групова задача в сегмента пълен на тази статия.)

    Изнесено означение номер шест

    Крайни срокове и продължителност на задачите

    Указване на окончателен краен срок за целия работен поток и/или указване на броя дни, седмици или месеци, позволени за завършването на всяка задача, от момента на възлагането.

    • Ако този работен поток някога ще се стартира автоматично, обикновено е добра идея да оставите крайния срок за всички задачи , които са празни, и да използвате двете полета за продължителност, за да контролирате крайния срок. Винаги можете да предоставите точно определен краен срок във формуляра за иницииране, ако и когато стартирате работния поток на ръка.

    За повече информация за това кога да използвате крайни срокове и кога да използвате продължителност на задача вижте сегмента на плана на тази статия.

    Изнесено означение номер седем

    Як

    Въведете имената или имейл адресите на всеки, който трябва да бъде уведомяван всеки път, когато работният поток стартира или завършва.

    • Въвеждането на име тук не води до възлагане на задача на работен поток.

    • Когато работният поток се стартира ръчно, лицето, което го стартира , получава уведомленията за стартиране и спиране, без да е необходимо да се указва в това поле.

    • Когато работният поток се стартира автоматично, лицето, което първоначално го е добавило , получава уведомления за стартиране и спиране, без да е необходимо да се указва в това поле.

    Изнесено означение номер осем

    Завършване на работния поток

    Изберете нито една, нито или и двете опции.

    За повече информация относно тези опции вижте сегмента за план на тази статия.

    Изнесено означение номер девет

    Разрешаване на одобрение на съдържание

    Отметнете това квадратче, ако ще използвате този работен поток за управление на одобрението на съдържание.

    За повече информация относно използването на работния поток за управление на одобрението на съдържание, включително публикуването на основни версии, вижте контролния сегмент на тази статия.

  7. Когато имате всички настройки в тази страница по желания от вас начин, щракнете върху Запиши , за да създадете работния поток.

Какво следва?

Ако сте готови, отидете на сегмента стартиране на тази статия и стартирайте първия екземпляр, за да изпробвате новия си работен поток.

Може да бъде зададено един работен поток да стартира само ръчно, само автоматично или по всеки от двата начина:

  • Ръчно по всяко време, от всеки, който има необходимите разрешения.

  • Автоматично всеки път, когато възникне зададено задействащо събитие. Тоест, когато даден елемент е добавен към списъка или библиотеката и/или когато даден елемент е променен по някакъв начин, и/или когато някой се опитва да публикува основна версия на даден елемент).
    (Активираното събитие или събития са посочени в първата страница на формуляра за свързване, по време на първоначалната асоциация и конфигурацията на работния поток. За повече информация вижте сегмента за план на тази статия.)

Забележка: Работният поток не може да стартира върху елемент, който в момента е извлечен. След като работният поток се стартира обаче, елементът за преглед може да бъде извлечен, за да се защити от промените. (Но докато този елемент не бъде вкаран отново, никой друг работен поток не може да стартира върху него.)

Секции в този сегмент

  1. Автоматично стартиране на работния поток

  2. Ръчно стартиране на работния поток

  3. Ръчно стартиране от списък или библиотека

  4. Ръчно стартиране от програма на Microsoft Office

1. Стартирайте работния поток автоматично

Ако работният поток е конфигуриран да стартира автоматично, при всяко възникване на активиращо събитие работният поток се изпълнява върху елемента, който го е активирал.

Когато работният поток се стартира, той присвоява първата задача или задачи и изпраща известие за задачата на всеки кредитор. Междувременно той изпраща и уведомления за стартиране (различни от уведомленията за задача) на лицето, което първоначално е добавило работния поток, и за всеки, който е посочен в полето Як на втората страница на формуляра за свързване.

Забележка: Когато се добави нов работен поток, който ще се стартира автоматично, крайния срок за всички задачи на втората страница на формуляра за свързване обикновено трябва да бъде оставен празен, защото каквато и да е изрична стойност за дати, зададена там, няма да се настрои автоматично спрямо датата, на която започва всеки път работния поток. won’t За повече информация вижте сегмента за план на тази статия.

Най-горе на сегмента

2. Стартирайте работния поток на ръка

Забележка относно разрешенията    Обикновено трябва да имате разрешение за редактиране на елементи, за да стартирате работен поток. (По подразбиране групата "членове" и групата на собствениците имат това разрешение, но групата ' ' посетители ' ' не го прави. Собственик обаче може да избира и на базата на работен поток, за да изисква разрешение за управление на списъци за хора, които стартират работния поток. Чрез избирането на тази опция собствениците могат основно да укажат дали само те и другите собственици могат да стартират определен работен поток. За повече информация вижте сегмента " Научете " на тази статия.)

Две места, от които да започнете

Можете да стартирате работен поток ръчно от всяко от следните две места:

  • От списъка или библиотеката , където се съхранява елементът

  • Отвътре самият елемент, отворен в програмата Microsoft Office, в която е създаден. (Имайте предвид, че това трябва да бъде инсталираната програма, а не версия на уеб приложение.)

Останалите два раздела на този сегмент предоставят инструкции и за двата метода.

Най-горе на сегмента

3. започнете ръчно от списъка или библиотеката

  1. Отидете в списъка или библиотеката, където се съхранява елементът, върху който искате да изпълните работния поток.

  2. Щракнете върху Многоточието до името на елемента и след това в диалоговия прозорец щракнете върху Многоточието, за да отворите менюто елемент, и след това щракнете върху работни потоци от падащото меню.

  3. В страницата "работни потоци: име на елемента ", под " започване на нов работен поток" щракнете върху работния поток, който искате да изпълните.
    Връзка към начало на работен поток

  4. В страницата промяна на работен поток, във формуляра за иницииране направете промените, които искате да приложите към този конкретен екземпляр на работния поток.

    Забележка: Направените тук промени, във формуляра за иницииране, се използват само по време на текущия екземпляр на работния поток. Ако искате да направите каквито и да е промени, които ще се прилагат при всяко изпълнение на работния поток, или ако искате да промените настройките на работния поток, които не се показват в този формуляр, вижте раздела Промяна на тази статия.

    Формуляр за иницииране

    Изнесено означение номер едно

    Присвояване на

    Направете каквито и да е промени в списъка с хора, на които искате работният поток да възложи задачи.

    • Ако задачите ще бъдат възлагани една по една   
      Въведете имената или адресите в реда, в който трябва да бъдат възлагани задачите.

    • Ако всички задачи ще бъдат възлагани по едно и също време   
      Редът на имената или адресите няма значение.

    • Ако възлагате задача на някого извън вашата организация   
      на SharePoint За повече информация за включване на външни участници вижте пълния сегмент на тази статия.

    Изнесено означение номер две

    "ред"

    Уверете се, че спецификациите дали задачите трябва да бъдат възлагани една по една (последователно), или всички наведнъж (паралелно) са тези, които ви трябват.

    За повече информация относно използването на последователен ред и успореден ред вижте раздела за план на тази статия.

    Изнесено означение номер три

    Добавяне на нов етап

    Добавете или всички желани от вас етапи извън единия или тези, които са конфигурирани в момента.

    • За да изтриете цял етап, щракнете върху полето Присвояване на за този етап и след това натиснете CTRL + DELETE.

    За повече информация относно използването на няколко етапа вижте раздела за план на тази статия.

    Изнесено означение номер четири

    Разгъване на групи

    • За да имате една задача, присвоена на всеки член на всяка група , която въвеждате в полето Присвояване на , Поставете отметка в това квадратче. (Всеки член на групата ще получи известието за задачата и всеки член ще трябва да изпълни собствената си задача.)

    • За да имате само една задача, присвоена на всяка Група , която въвеждате в полето Присвояване на , изчистете отметката от това квадратче. (Всеки член на групата ще получи известие за задача, но всеки един член може да изиска и да изпълни една задача от името на цялата група. Ще намерите инструкциите за искане на групова задача в сегмента пълен на тази статия.)

    Изнесено означение номер 5

    Заявка

    Всеки текст, който сте включили тук, ще бъде включен във всяко известие за задача, което се изпраща от работния поток. Не забравяйте да включите допълнителни инструкции или ресурси, които може да са необходими на участниците, включително:

    • Информация за контакти за въпроси и проблеми

    • Ако е приложимо, бележка за единствени задачи, възложени на цели групи или списъци за разпространение (ще намерите инструкции за искане на групова задача в сегмента пълен на тази статия.)

    Изнесено означение номер шест

    Крайни срокове и продължителност на задачите

    Указване на окончателен краен срок за целия работен поток и/или указване на броя дни, седмици или месеци, позволени за завършването на всяка задача, от момента на възлагането.

    За повече информация за това кога да използвате крайни срокове и кога да използвате продължителност на задача вижте сегмента на плана на тази статия.

    Изнесено означение номер седем

    Як

    Извършете желаните от вас допълнения или поглъщания. Помнете, че:

    • Въвеждането на име тук не води до възлагане на задача на работен поток.

    • Тъй като стартирате работния поток на ръка, ще получите уведомявания за стартиране и спиране, независимо дали сте включени в това поле.

  5. Когато имате всички настройки във формуляра за иницииране по желания от вас начин, щракнете върху Старт , за да стартирате работния поток.

Работният поток възлага първата задача или задачи и междувременно изпраща уведомявания за стартиране на вас и на всеки, който фигурира в полето Як на формуляра за иницииране.

Най-горе на сегмента

  1. Отворете елемента в инсталиращата програма на Office на вашия компютър.

  2. В отворения елемент щракнете върху раздела файл , щракнете върху Запиши & изпрати, след което щракнете върху работния поток, който искате да се изпълнява върху елемента.

  3. Ако виждате следното съобщение, което ви казва, че работният поток се нуждае от вкарване на файл, щракнете върху бутона Вкарване .

  4. Щракнете върху големия бутон стартиране на работен поток .

  5. В страницата промяна на работен поток, във формуляра за иницииране направете промените, които искате да приложите към този конкретен екземпляр на работния поток.

    Забележка: Направените тук промени, във формуляра за иницииране, се използват само по време на текущия екземпляр на работния поток. Ако искате да направите каквито и да е промени, които ще се прилагат при всяко изпълнение на работния поток, или ако искате да промените настройките на работния поток, които не се показват в този формуляр, вижте раздела промяна на тази статия.

    Формуляр за иницииране

Изнесено означение номер едно

Присвояване на

Направете каквито и да е промени в списъка с хора, на които искате работният поток да възложи задачи.

  • Ако задачите ще бъдат възлагани една по една (последователно)   
    Въведете имената или адресите в реда, в който трябва да бъдат възлагани задачите.

  • Ако всички задачи ще бъдат възлагани по едно и също време (паралелно)   
    Редът на имената или адресите няма значение.

  • Ако възлагате задача на някого извън вашата организация   
    на SharePoint За повече информация за включване на външни участници вижте пълния сегмент на тази статия.

Изнесено означение номер две

"ред"

Уверете се, че спецификациите дали задачите трябва да бъдат възлагани една по една (последователно), или всички наведнъж (паралелно) са тези, които ви трябват.

За повече информация относно използването на последователен ред и успореден ред вижте раздела за план на тази статия.

Изнесено означение номер три

Добавяне на нов етап

Добавете или всички желани от вас етапи извън единия или тези, които са конфигурирани в момента.

  • За да изтриете цял етап, щракнете върху полето Присвояване на за този етап и след това натиснете CTRL + DELETE.

За повече информация относно използването на няколко етапа вижте раздела за план на тази статия.

Изнесено означение номер четири

Разгъване на групи

  • За да имате една задача, присвоена навсеки член на всяка група , която въвеждате в полето Присвояване на , Поставете отметка в това квадратче. (Всеки член на групата ще получи известието за задачата и всеки член ще трябва да изпълни собствената си задача.)

  • За да имате само една задача, присвоена на всяка Група , която въвеждате в полето Присвояване на , изчистете отметката от това квадратче. (Всеки член на групата ще получи известие за задача, но всеки един член може да изиска и да изпълни една задача от името на цялата група. Ще намерите инструкциите за искане на групова задача в сегмента пълен на тази статия.)

Изнесено означение номер 5

Заявка

Всеки текст, който сте включили тук, ще бъде включен във всяко известие за задача, което се изпраща от работния поток. Не забравяйте да включите допълнителни инструкции или ресурси, които може да са необходими на участниците, включително:

  • Информация за контакти за въпроси и проблеми.

  • Ако е приложимо, бележка за единствени задачи, възложени на цели групи или списъци за разпространение. (Ще намерите инструкции за искане на групова задача в сегмента пълен на тази статия.)

Изнесено означение номер шест

Крайни срокове и продължителност на задачите

Указване на окончателен краен срок за целия работен поток и/или указване на броя дни, седмици или месеци, позволени за завършването на всяка задача, от момента на възлагането.

За повече информация за това кога да използвате крайни срокове и кога да използвате продължителност на задача вижте сегмента на плана на тази статия.

Изнесено означение номер седем

Як

Извършете желаните от вас допълнения или поглъщания. Помнете, че:

  • Въвеждането на име тук не води до възлагане на задача на работен поток.

  • Тъй като стартирате работния поток на ръка, ще получите уведомявания за стартиране и спиране, независимо дали сте включени в това поле.

  1. Когато имате настройките във формуляра за иницииране по желания от вас начин, щракнете върху Старт , за да стартирате работния поток.

Работният поток възлага първата задача или задачи и междувременно изпраща уведомявания за стартиране на вас и на всеки, който фигурира в полето Як на формуляра за иницииране.

Какво следва?

  • Ако това е първият път, когато се изпълнява този работен поток, останалите участници може да се нуждаят от информация и помощ, за да изпълнят възложените задачи. (Може да намерите пълния сегмент от тази статия за полезен.)

  • Също така е добра идея да проверите дали участниците получават техните имейл уведомления и по-специално дали уведомленията не се обработват неправилно от филтри за нежелана поща.

  • И разбира се, може да имате една или повече задачи от работния поток, за да завършите себе си. Преминете към пълния сегмент на тази статия, за да научите повече за това как да ги изпълните.

  • Междувременно, за информация как можете да следите хода на текущия екземпляр на работния поток, отидете на сегмента наблюдение на тази статия.

Ако това е първият път, когато ви е възложена задача от работен поток "одобрение", може да е полезно да прегледате този сегмент на статията изцяло, преди да завършите задачата си. По този начин ще сте наясно с всички опции, които може да са отворени за вас.

Забележка: Ако знаете, че за вас е възложена задача от работен поток, но уведомителното съобщение не се показва във вашата папка "Входящи" на имейла ви, се уверете, че известието не е било Разпратено от вашия филтър за нежелана поща. Ако има, настройте съответно настройките на филтъра.

Първо, уверете се, че сте получили правилната статия

Различните типове работни потоци изискват различни действия за задачи.

И така, преди да започнете, проверете дали задачата, която ви е възложена, е наистина задача от работен поток "одобрение", а не задача за някакъв друг тип работен поток.

Потърсете текста, Моля, одобрите в някое от следните места:

  • В реда тема на известието за задачата
    Уведомяване за задача с изнесен текст ''Моля, одобрете''

  • В лентата за съобщения в елемента, който трябва да бъде прегледан
    Елемент, който трябва да бъде прегледан, с изнесен текст ''Моля, одобрете''

  • В заглавието на задачата на страницата "състояние на работния поток"
    Задачата в списък на страницата ''Състояние на работния поток'' с изнесен текст ''Моля, прегледайте''

Ако не виждате " одобрение на текст" в тези местоположения, обърнете се към човека, който е започнал или е добавил първоначалния работен поток, за да разберете кой шаблон на работен поток се базира на – или е потребителски работен поток. Ще намерите връзки към статии как да използвате другите типове работни потоци, включени в продуктите на SharePoint, в раздела Вижте също на тази статия.

Ако обаче вашата задача е задача за одобрение, продължете да четете!

Секции в този сегмент

  1. Общ преглед на процеса

  2. Стигане до елемента и формуляра за задачата от съобщението за уведомяване за задача

  3. Стигане до елемента и формуляра за задачата от списъка или библиотеката

  4. Преглеждане на елемента

  5. Попълване и подаване на формуляр за задача

  6. Просрочени уведомления

  7. Искане и изпълнение на групова задача (незадължително)

  8. Искане на промяна на елемента (незадължително)

  9. Повторно възлагане на вашата задача за одобрение на някой друг (незадължително)

  10. Изпълнение на задача от името на външен участник (незадължително)

1. общ преглед на процеса

Когато ви бъде възложена задача в работен поток, обикновено разбирате за задачата по един от следните три начина:

  • Получавате известие за задачата по имейл.

  • Отваряте документ на Microsoft Office и виждате лента за съобщения, която ви информира, че ви е присвоена свързана задача.

  • Проверявате сайта на SharePoint и откривате, че в момента ви се възлагат една или повече задачи.

Когато разберете, че ви е възложена задача от работен поток "одобрение", обикновено правите две неща:

  • Преглеждане на елемента    Разберете дали можете да одобрявате елемента в текущото му състояние.

  • Изпълнение на вашата задача    Използвайте формуляра за задача, за да подадете резултатите от вашето преглеждане.

Често следователно следните три елемента са включени в завършването на задачата:

  • Уведомителното съобщение (което получавате като имейл)

  • Елементът, подаден за вашето одобрение (който отваряте и преглеждате)

  • Формулярът за задачата (който отваряте, попълвате и подавате)

Ето как изглеждат тези три елемента.

Съобщение с уведомяване за задача, елемент за преглеждане и формуляр за задача

Забележка: Бутонът Отваряне на тази задача в лентата в съобщението за уведомяване за задача се показва само когато съобщението е отворено в пълната, инсталирана версия на Outlook, но не и когато е отворено в уеб приложението Outlook Web Access.

Най-горе на сегмента

2. стигнете до елемента и формуляра за задачата от съобщението за уведомяване за задача

Изпълнете следните стъпки:

  1. В уведомителното съобщение за задачата, в раздела за да изпълните тази задача , щракнете върху връзката към елемента.

  2. В отворения елемент щракнете върху бутона Отвори тази задача в лентата за съобщения.

Достъп до елемент и формуляр за задача от имейл с уведомяване за задача

Забележка: Бутонът Отваряне на тази задача в лентата в съобщението за уведомяване за задача се показва само когато съобщението е отворено в пълната, инсталирана версия на Outlook, но не и когато е отворено в уеб приложението Outlook Web Access.

Най-горе на сегмента

3. стигнете до елемента и формуляра за задачата от списъка или библиотеката

Изпълнете следните стъпки:

  1. В списъка или библиотеката, където се съхранява елементът, който трябва да бъде прегледан, щракнете върху връзката в ход , свързана с елемента и работния поток.

  2. В страницата "състояние на работния поток" щракнете върху заглавието на вашата задача.

  3. Във формуляра за задачата, в лентата за съобщения тази задача на работен поток се отнася за съобщение щракнете върху връзката към елемента.

Достъп до елемент и формуляр за задача от списък или библиотека

Най-горе на сегмента

4. Прегледайте елемента

В този пример елементът е документ на Microsoft Word.

Съвет: Ако това е групова задача – т. е. единична задача, присвоена на цялата група или списък за разпространение, така че един член на групата да може да изпълни задачата за цялата група – тогава е добра идея да поискате задачата, преди да прегледате елемента. По този начин можете да намалите вероятността друг член на вашата група също да преразгледа тази статия. За инструкции вижте раздел 7 на този сегмент, искане и изпълнение на групова задача.

Елемент за преглеждане, отворен и показващ жълти ленти

Обърнете внимание на двете жълти ленти за съобщения в горната част на документа:

  • Сървър само за четене   Този документ е отворен в режим само за четене – тоест можете да четете документа, но не можете да правите никакви промени в него.
    (Имайте предвид, че когато изпълните задача от работен поток "одобрение", обикновено не правите никакви промени директно в самия елемент. Вместо това можете да използвате формуляра за задача, за да регистрирате всичките си отговори.)

  • Задача на работния поток   Когато сте готови да регистрирате вашия отговор във формуляра за задача, щракнете върху бутона Отвори тази задача .

Най-горе на сегмента

5. Попълнете и подайте формуляра за задачата

Формулярът за задача за задача от работен поток "одобрение" изглежда по подобен начин.

Формуляр за задача от работния поток

Забележете, че първите два елемента (Изтриване на елемент и тази задача от работен поток се прилагат към заглавие на елемента) не се показват във формуляра за задача, когато се отвори в елемента за преглед.

Изнесено означение номер едно

Изтриване на елемент

За да изтриете тази задача от текущия екземпляр на работния поток, щракнете върху този бутон.

  • Изтриването на задачата не изтрива елемента, който трябва да бъде прегледан.

  • Ако изтриете задачата, това действие функционира като (и се записва в хронологията) отхвърлянето на документа. И така, ако работният поток е конфигуриран да завършва при първото отхвърляне, изтриването на задачата прекратява работния поток.

  • Изтрита задача вече не се показва в областта задачи на страницата "състояние на работния поток". (Въпреки това, изтриването и последващо автоматично отхвърляне все още се записват в областта за Хронология на страницата.)

    Забележка: Ако не сте стартирали този екземпляр на работния поток, може да поискате да се консултирате с лицето, което го е започнало, преди да изтриете задачата.

Изнесено означение номер две

Тази задача от работен поток се прилага към заглавие на елемента

За да отворите елемента за преглеждане, щракнете върху връзката тук.

Изнесено означение номер три

Състояние, искано от, Обединени коментари, краен срок

Не можете да редактирате или променяте записи в тези четири полета, но може да намерите информацията в тях за полезна.

Забележете, че полето консолидирани коментари съдържа не само допълнителни инструкции как да завършите задачата, но и всички коментари, подадени от участници, които вече са изпълнили своите задачи в същия този екземпляр на работния поток.

По същия начин, след като подадете свой собствен формуляр, всички коментари, които сте включили в полето за коментари (4), също ще се показват в полето консолидирани коментари за следващи участници.

Изнесено означение номер четири

Коментари

Всеки текст, който въведете тук, ще бъде записан в хронологията на работния поток, а също така ще се появява в полето консолидирани коментари (3) за следващи участници.

Изнесено означение номер 5

Approve

За да одобрите този елемент, най-напред въведете коментарите, които искате да помогнете, в полето коментари (4), а след това щракнете върху този бутон.

Изнесено означение номер шест

Отхвърли

За да отхвърлите този елемент, най-напред въведете коментарите, които искате да помогнете, в полетокоментари (4), след което щракнете върху този бутон.

Изнесено означение номер седем

Отказ

За да затворите формуляра за задача, без да записвате каквито и да е промени или отговори, щракнете върху този бутон. Задачата ще остане непълна и е възложена на вас.

Изнесено означение номер осем

Заявка за промяна

За да поискате промяна на елемента, който преглеждате, щракнете върху този бутон.

За илюстрация на формуляра, където ще въведете подробностите за вашата заявка, и за по-нататъшни инструкции отидете в раздел 8 на този сегмент, искане на промяна на елемента.

Забележка: Тази опция може да бъде изключена при някои задачи от работния поток.

Изнесено означение номер девет

Повторно възлагане на задача

За да възложите задачата за одобрение на някой друг, щракнете върху този бутон.

За илюстрация на страницата, където ще въведете подробностите за повторното възлагане, и за по-нататъшни инструкции отидете на раздел 7 на този сегмент, повторно възлагане на задачата за одобрение на някой друг.

Забележка: Тази опция може да бъде изключена при някои задачи от работния поток.

Най-горе на сегмента

6. просрочени уведомления

Ако е просрочена задача или целият екземпляр на работния поток, уведомленията се изпращат автоматично до:

  • Лицето, на което е възложена задачата

  • Лицето, което е стартирал работния поток (или, ако Стартът е бил автоматичен, за лицето, което първоначално е добавило работния поток)

Най-горе на сегмента

7. иск и изпълнение на групова задача (незадължително)

Ако само една задача е присвоена на цялата група, към която принадлежите, тогава всеки член на групата може да предявява иск и да изпълни тази единична задача от името на цялата група.

Заявете задачата, преди да прегледате елемента. Веднага щом поискате задачата, тя ви е възложена и никой друг член на групата не може да я завърши. (По този начин само един човек върши необходимата работа.)

  1. В страницата "състояние на работния поток" посочете името на задачата, възложена на вашата група, докато се появи стрелка.

  2. Щракнете върху стрелката, щракнете върху Редактиране на елемент и след това във формуляра за задачата щракнете върху бутона искане на задача .
    Как се поисква групова задача

Когато страницата "състояние на работния поток" бъде обновена, можете да видите, че тази задача вече не е възложена на групата, а конкретно на вас.

По-късно, ако искате отново да освободите задачата към групата, без да я изпълнявате, използвайте същите стъпки, за да се върнете към формуляра за задачата, но сега щракнете върху бутона задача за изданието .

Бутонът ''Освобождаване на задача'' във формуляр за задача

Най-горе на сегмента

8. искане на промяна на елемента (незадължително)

Преди да започнете този процес, имайте предвид, че работният поток може да бъде настроен да завърши незабавно , ако има някаква промяна в елемента. Добра идея е да се консултирате с лицето, което е започнало или първоначално сте добавили работния поток, за да се уверите, че е добре да се направи промяна и за да завърши работният поток в този момент.

Ще демонстрираме опцията за искане на промяна, като я поставим в сценарий:

Първо, Представете си, че името ви е откровено.

След това си представете, че колега на име Анна е започнал работен поток "одобрение" върху документ, който е създала.

Когато преглеждате новия документ на Анна, смятате, че въвеждането е твърде дълго.

Щраквате върху бутона искане на промяна в долната част на формуляра за задача от работния поток и след това попълвате този формуляр.

Формуляр за искане на промяна в елемент

Изнесено означение номер едно

Заявка за промяна от

Въведете името или имейл адреса на лицето, от което искате да се промени.

(За да изпратите заявката си до лицето, което е започнало това изпълнение на работния поток – или, ако работният поток се стартира автоматично, за лицето, което първоначално е добавило този работен поток "одобрение", можете също да оставите това поле празно.)

Изнесено означение номер две

Нова заявка

Опишете промяната, която искате да бъде направена, и въведете информацията, от която ще се нуждае лицето, което прави промяната. (Всеки текст, който въведете тук, ще бъде добавен в областта обединени коментари .)

Изнесено означение номер три

Нова продължителност

Направете едно от следните три неща:

  • За да запазите съществуващия краен срок    Оставете това поле празно.

  • За да премахнете изцяло крайния срок    Въведете числото 0.

  • За да зададете нов краен срок    Въведете число тук и след това задайте единиците за продължителност в следващото поле. Взети заедно, двата записа идентифицират периода, преди да бъде дължима задачата за промяна.

Изнесено означение номер четири

Нови единици за продължителност

Ако задавате нова продължителност на задачата, използвайте това поле заедно с полето за нова продължителност , за да идентифицирате периода, преди да бъде дължима задачата. (Например: 3 дни или 1 месец или 2 седмици.)

Когато имате всички записи на формуляри по желания от вас начин, щракнете върху Изпратии вашата текуща задача е маркирана катозавършена. (Но все още не сте приключили. Ще получите отново задача за одобрение, след като Анна завърши задачата за промяна).

Междувременно Анна получава следното известие по имейл:

Уведомяване, което се изпраща, когато бъде поискана промяна на елемента

Анна може да каже само след един поглед към реда за тема (номер 1 на илюстрацията), че това не е обикновено известие за одобрение, а вместо това заявка за промяна на нещо за този елемент. Тя намира информацията за конкретната промяна, която е била заявена в промяната, заявена за текст (номер 2).

Анна проверява елемента, прави исканите промени и след това записва промените си и вкарва елемента обратно.

След това отива на страницата "състояние на работния поток" и отваря заявката си за промяна от областта "задачи" там.


Формуляр, подаван, когато исканата промяна бъде направена

Анна добавя каквато и да е информация в полето " коментари ", след което щраква върху Изпрати отговора. Работният поток извършва две действия:

  • Той маркира задачата на Анна за искане на промяна като завършена.

  • Той ви възлага нова задача за одобрение (с коментарите на Анна, добавени в полето за консолидирани коментари ) и ви изпраща уведомяване за тази задача.

Сега можете да продължите и да завършите прегледа на променения елемент.

Междувременно, всички тези действия се проследяват и се виждат в секцията Хронология на работния поток на страницата "състояние на работния поток", както е показано на илюстрацията по-долу.

''Хронология на работния поток'', показваща действията от искането на промяна

Предлагаме ви схема на целия процес.

Блоксхема на искане на промяна

Най-горе на сегмента

9. повторно възлагане на вашата задача за одобрение на някой друг (незадължително)

Ако искате някой друг да изпълни задача от работния поток, която е възложена на вас, натиснете бутона повторно възлагане на задача във формуляра за задача от работния поток.

Показва се този формуляр.

Формуляр за повторно възлагане на задача

Изнесено означение номер едно

Повторно възлагане на задача на

Въведете името или адреса на лицето, на което искате да възложите тази задача.

За да присвоите тази задача на лицето, което стартира работния поток – или ако работният поток се стартира автоматично, за лицето, което първоначално е добавило този работен поток, оставете това поле празно.

Изнесено означение номер две

Нова заявка

Дайте каквато и да е информация, че лицето, на което присвоявате задачата, ще трябва да изпълни задачата. (Всеки текст, който въведете тук, ще бъде добавен в областта обединени коментари .)

Изнесено означение номер три

Нова продължителност

Направете едно от следните три неща:

  • За да запазите съществуващия краен срок    Оставете това поле празно.

  • За да премахнете изцяло крайния срок    Въведете числото 0.

  • За да зададете нов краен срок    Въведете число тук и след това задайте единиците за продължителност в следващото поле. Взети заедно, двата записа идентифицират периода, преди да бъде дължима задачата за промяна.

Изнесено означение номер четири

Нови единици за продължителност

Ако задавате нова продължителност на задачата, използвайте това поле заедно с полето за нова продължителност , за да идентифицирате периода, преди да бъде дължима задачата. (Например: 3 дни или 1 месец или 2 седмици.)

Когато формулярът завърши, щракнете върху Изпрати. Вашата задача е маркирана като завършена, на лицето, което сега отговаря за задачата, е присвоена нова задача и се изпраща известие за задача.

Всяка нова информация, която сте предоставили, е включена в делегирания текст в известието за нова задача (номер 1 на следващата илюстрация).

Уведомяване за задача за повторно възложена задача

Междувременно, всички тези промени се проследяват и се виждат в секциите задачи и Хронология на страницата "състояние на работния поток", както е показано тук.

Области ''Задачи'' и ''Хронология'' на страницата ''Състояние на работния поток'' за повторно възложена задача

Най-горе на сегмента

10. изпълнение на задача от името на външен участник (незадължително)

Има специален процес за включване на участници, които не са членове на вашата организация на SharePoint. В този процес членът на сайта действа като пълномощник за външния участник:

  1. Включете имейл адреса на външния участник в подходящия Задайте етап на втората страница на формуляра за свързване.

  2. Работният поток действително присвоява задачата на външния участник на члена на сайта, който стартира работния поток – или, ако работният поток се стартира автоматично, към члена, който първоначално е добавил работния поток. Този човек, на когото задачата действително е възложена, действа като пълномощник за външния участник.

  3. Този член на сайта получава известие за задача с инструкции за изпращане на копие на елемента за преглед на външния участник. (Междувременно външният участник получава копие на известието за задача, което може да се използва като полезно предупреждение или хедс-Up.)

  4. Членът на сайта, на който се възлага задачата, изпраща копие на елемента на външния участник.

  5. Външният участник преглежда елемента и връща отговора си на члена на сайта.

  6. Когато отговорът на външния участник пристигне, членът на сайта завършва задачата от името на външния участник.

Ето една диаграма на процеса.

Блоксхема на процеса за включване на външен участник

Централното място, от което можете да следите, регулирате или спирате изпълняван работен поток, е страницата "състояние на работния поток" за този екземпляр на работния поток.

Първо ще ви покажем как да стигнете до тази страница, след което ще ви покажем как да използвате опциите и информация, които можете да намерите там. Накрая ще ви покажем две други страници, където можете да получите допълнителна информация за наблюдение.

Секции в този сегмент

  1. Стигане до страницата "състояние на работния поток"

  2. Използвайте страницата ' ' състояние на работния поток ' '

  3. Промяна на активни задачи (задачи, които вече са възложени)

  4. Промяна на бъдещи задачи (задачи, които още не са възложени)

  5. Отказ или прекратяване на това изпълнение на работния поток

  6. Намиране на работните потоци, които се изпълняват върху даден елемент

  7. Наблюдение на работните потоци за цялата колекция от сайтове

1. отидете на страницата "състояние на работния поток"

В списъка или библиотеката, където се намира елементът, щракнете върху връзката в ход за желания от вас елемент и работен поток.

В този пример елементът е документът с име keynote чернова, а работният поток е "одобрение 3".

Щракване върху връзката ''Състояние на работния поток''

Отваря се страницата "състояние на работния поток".

Забележки: 

  • Ако вашият списък или библиотека съдържат голям брой елементи, можете да използвате сортиране и/или филтриране, за да намерите елемента, който търсите по-бързо. Ако установите, че многократно сортирате и/или филтрирате по един и същи начин, може да е полезно да създадете изглед по избор, който автоматизира конкретното споразумение.

  • За да стигнете до страницата "състояние на работния поток", можете също да щракнете върху " Преглед на състоянието на тази връзка на работния поток " в известие за имейл на "стартира се" или в раздела " Преглед на хронологията на работния поток " в известието "завърши имейл" за конкретен екземпляр, който ви интересува.

Най-горе на сегмента

2. Използвайте страницата "състояние на работния поток", за да следите напредъка на работен поток

Тук, под илюстрацията на всяка секция от страницата "състояние на работния поток", ще намерите въпросите, които секцията отговори.

Раздел "информация за работния поток"

Секция ''Информация за работния поток'' от страницата ''Състояние на работния поток''

Отговори на въпроси:

  • Кой е стартирал този екземпляр на работния поток?

  • Кога е стартирал този екземпляр?

  • Кога е възникнало последното действие в този екземпляр?

  • Върху кой елемент се изпълнява този екземпляр?

  • Какво е текущото състояние на този екземпляр?

Раздел ' ' задачи ' '

Областта ''Задачи'' на страницата ''Състояние на работния поток''

Отговори на въпроси:

  • Кои задачи са вече създадени и възложени и какво е тяхното текущо състояние?

  • Кои задачи са вече завършени и какъв е резултатът от всяка от тези задачи?

  • Какъв е крайният срок за всяка задача, която е вече създадена и възложена?

Задачите, които са изтрити, и задачите, които още не са възложени, не се показват в този раздел.

Раздел "Хронология на работния поток"

Секцията ''Хронология на работния поток'' от страницата ''Състояние на работния поток''

Отговори на въпроси:

  • Какви събития вече са възникнали в този екземпляр на работния поток?

  • Имайте предвид, че просрочените задачи и уведомленията за просрочени задачи не се виждат в тази област.

Най-горе на сегмента

3. промяна на активни задачи (задачи, които вече са възложени)

Има два начина да промените задачи, които вече са възложени, но още не са изпълнени:

  • Промяна на една активна задача

  • Промяна на всички активни задачи

Промяна на една активна задача

Разрешения   За да извършите каквато и да е промяна на една задача, която е възложена на някого, който е различен от вас, трябва да имате разрешение за управление на списъци. (Групата на собствениците има разрешение за управление на списъци по подразбиране; групата "членове" и групите за посетителите не го направят. Така че е възможно например да имате разрешения, които ви позволяват да стартирате работен поток, но не и да правите промени в задачата на друг участник.)

Ако имате необходимите разрешения:

  1. Щракнете върху заглавието на задачата в списъка задачи .
    Щракване върху заглавие на задача в списък

  2. Използвайте формуляра за задача, за да изпълните, изтриете или преразпределите задачата.

За по-подробни инструкции как да използвате формуляра за задачата вижте пълния сегмент на тази статия.

Промяна на всички активни задачи

Разрешения    В страницата "състояние на работния поток" за всеки, който има разрешение за управление на списъци, се появяват и четирите връзки на командата в следващата илюстрация. Първите три връзки се показват на страницата на лицето, което е стартирал екземпляра на работния поток, но тази връзка за работния потокне се показва, освен ако този човек също има разрешение за управление на списъци. (Отново групата на собствениците има разрешение за управление на списъци по подразбиране; групата "членове" и групите за посетителите не.)

  1. В областта точно под "Визуализация на работен поток" щракнете върху връзката актуализиране на активните задачи за одобрение .

  2. Направете вашите промени във формуляра, който се отваря, и след това щракнете върху OK.

    • Съобщения, отразяващи вашите промени, се изпращат на хората, на които в момента са възложени задачи в този план.

    • Задачите, които вече са изпълнени или изтрити, и задачите, които още не са възложени, не се засягат от промените, които правите в този формуляр.

    • Ако искате да правите промени в задачите, които още не са възложени, вижте раздела по-долу, променете бъдещите задачи.

Формуляр за промяна на активни задачи

Изнесено означение номер едно

Продължителност на задача, единици за продължителност

  • За да запазите съществуващия краен срок    Оставете продължителността на задача празна и не правете никакви промени в единици за продължителност.

  • За да премахнете крайния срок, така че да няма такава    Въведете числото 0 в продължителност на задача.

  • За да прехвърлите крайния срок, като удължите срока на задачата    Използвайте и двете полета за продължителност, за да укажете броя и вида на единиците, по които искате да удължите срока.

Изнесено означение номер две

Заявка

  • За да промените текста на искането    Направете промените, които искате, в текстовото поле.

  1. Когато имате всички полета във формуляра по желания от вас начин, щракнете върху OK.

Всички активни задачи в текущия екземпляр се актуализират.

Най-горе на сегмента

4. промяна на бъдещи задачи (задачи, които още не са възложени)

Разрешения    В страницата "състояние на работния поток" за всеки, който има разрешение за управление на списъци, се появяват и четирите връзки на командата в следващата илюстрация. Първите три връзки се показват на страницата на лицето, което е стартирал екземпляра на работния поток, но връзката прекратяване на този работен поток сегане се показва, освен ако този човек също има разрешение за управление на списъци. (Отново групата на собствениците има разрешение за управление на списъци по подразбиране; групата "членове" и групите за посетителите не.)

  1. В страницата "състояние на работния поток", в областта точно под "Визуализация на работен поток" щракнете върху връзката Добавяне или актуализиране на одобряващи на одобрение .

  2. Направете промените във формуляра, който се отваря, и след това щракнете върху актуализиране.

    Забележка: Задачите, които вече са създадени и възложени, не се засягат от промените, които правите в този формуляр.

Формуляр за промяна на предстоящи задачи

Изнесено означение номер едно

Участници, ред, разгъване на групи

  • За да добавите или премахнете участници или да промените реда на задачите    Добавете, премахнете и/или пренаредете реда на имената или адресите на участниците в полетоучастници .

  • За да премахнете цял етап    , щракнете върху полето Присвояване на за този етап и след това натиснете CTRL+DELETE.

Забележка: Можете да използвате квадратчето за отметка разгъващи се групи , за да укажете дали в списъка на групите за разпространение трябва да се присвоява само една задача за цялата група или една задача на член.

За повече информация относно използването на тези полета вижте сегмента на плана и подходящия сегмент за Добавяне (списък/библиотека или колекция от сайтове) на тази статия.

Изнесено означение номер две

Заявка

  • За да промените текста на искането    Направете желаните от вас промени в текста в полето.

Изнесено означение номер три

Краен срок за всички задачи, продължителност на задача, единици за продължителност

  • За да промените или премахнете календарния краен срок    Изтрийте съществуващата дата и след това въведете нова или, за да премахнете напълно конкретната крайна дата, оставете полето празно. (Не въвеждайте нула в това поле. Това поле трябва или да съдържа стойност на дата на календар, или да е празно.)

  • За да запазите съществуващата продължителност    Оставете продължителността на задача празна и не правете никакви промени в единици за продължителност.

  • За да премахнете продължителността, така че да няма такава    Въведете числото 0 в продължителност на задача.

  • За да удължите срока на задачата    Използвайте двете полета за продължителност, за да зададете броя и вида на единиците, по които искате да удължите срока. (За повече информация относно настройването на крайни срокове и продължителност вижте сегмента за план на тази статия.)

  1. Когато имате всички полета във формуляра по желания от вас начин, щракнете върху OK.

Всички предстоящи задачи в текущия екземпляр ще отразят вашите промени.

Най-горе на сегмента

5. отмяна или прекратяване на изпълнението на този работен поток

Има два начина, по които можете да спрете изпълняван екземпляр на работен поток, преди той да завърши:

  • Отказ на работния поток    Всички задачи се отменят, но остават в областта задачи на страницата "състояние на работния поток".

  • Завършване на работния поток    Всички задачи се отменят и се изтриват от областта задачи на страницата "състояние на работния поток". (Въпреки това те все още се отразяват в областта "Хронология на работния поток".)

Следват инструкции и за двата метода.

Отказ (всички задачи се отменят, но се запазват в списъка и хронологията на задачите)

Разрешения    В страницата "състояние на работния поток" за всеки, който има разрешение за управление на списъци, се появяват и четирите връзки на командата в следващата илюстрация. Първите три връзки се показват на страницата на лицето, което е стартирал екземпляра на работния поток, но краят на връзката на работния потокне се показва, освен ако този човек също има разрешение за управление на списъци. (Отново групата на собствениците има разрешение за управление на списъци по подразбиране; групата "членове" и групите за посетителите не.)

Ако текущият екземпляр на работен поток вече не е необходим, той може да бъде спрян.

  • В страницата "състояние на работния поток", в областта точно под "Визуализация на работен поток" щракнете върху връзката Отказ на всички задачи за одобрение .

  • За потвърждение щракнете върху Да.

Връзка ''Отказ на всички задачи''

Всички текущи задачи са отменени и работният поток завършва със състояние на прекратено. Отменените задачи все още се показват в областта " задачи " и в областта " Хронология на работния поток ".

Прекратяване (всички задачи се изтриват от списъка "задачи", но се запазват в "Хронология")

Разрешения    В страницата "състояние на работния поток" за всеки, който има разрешение за управление на списъци, се появяват и четирите връзки на командата в следващата илюстрация. Първите три връзки се показват на страницата на лицето, което е стартирал екземпляра на работния поток, но тази връзка за работния потокне се показва, освен ако този човек също има разрешение за управление на списъци. (Отново групата на собствениците има разрешение за управление на списъци по подразбиране; групата "членове" и групите за посетителите не.)

Ако възникне грешка или работният поток спре и не успее да отговори, той може да бъде прекратен.

В страницата "състояние на работния поток", в областта точно под "Визуализация на работен поток" щракнете върху "прекратяване на този работен поток", след което щракнете върху "да", за

Всички задачи, създадени от работния поток, се отменят и се изтриват от областта задачи на страницата "състояние на работния поток", въпреки че все още се отразяват в областта " Хронология на работния поток ". Работният поток завършва със състояние на прекратен работен поток.

Най-горе на сегмента

6. намиране на работните потоци, които се изпълняват върху даден елемент

На страницата "работни потоци" за всеки елемент ще намерите списък с работните потоци, които в момента се изпълняват върху този елемент.

  1. Отидете в списъка или библиотеката, където се съхранява елементът.

  2. Посочете името на елемента, щракнете върху стрелката, която се появява, и после щракнете върху работни потоци от падащото меню.

  3. В страницата "работни потоци: име на елемента ", в изпълняващи се работни потоци, ще намерите списък на екземплярите, които в момента се изпълняват върху елемента.

Забележка: Имайте предвид, че няколко екземпляра на една версия на работен поток не могат дасе изпълняват едновременно по един и същ елемент. Например: два работни потока, основани на шаблона за одобрение, бяха добавени. Единият е с име "одобрение на плана", а другият е с име "одобрение на бюджета". За всеки един елемент във всеки един момент може да се изпълнява по един случай за одобрение на плана и одобрение на бюджета , но не и за два екземпляра на работния поток.

Най-горе на сегмента

7. наблюдение на работните потоци за цялата колекция от сайтове

Администраторите на колекцията от сайтове могат да видят с един поглед:

  • Колко работни потоци са базирани на всеки шаблон на работен поток, който в момента съществува в колекцията от сайтове.

  • Дали всеки шаблон за работни потоци в момента е активен или неактивен в колекцията от сайтове.

  • Колко екземпляра на версиите на работен поток се базират на всеки шаблон на работен поток, който в момента се изпълнява в колекцията от сайтове.

Ето как става това:

  1. Отваряне на началната страница на колекцията от сайтове (не началната страница на сайт или подсайт в рамките на колекцията).

  2. Щракнете върху иконата за настройки Бутон за настройки на публичен уеб сайт в SharePoint Online и след това щракнете върху Настройки на сайта.

  3. В страницата "Настройки на сайта", под администриране на сайтщракнете върху работни потоци.

Страницата "работни потоци" се отваря, показвайки информацията.

Какво следва?

Ако това е първият път, когато се изпълнява тази версия на работния поток, може да поискате да използвате инструкциите в сегмента Преглед на тази статия, за да видите събитията в екземпляра и да откриете дали функциите на работния поток са такива, каквито искате.

След завършването на вашия екземпляр на работния поток можете да прегледате събитията, записани в неговата хронология. (Можете да получите достъп до записа за всеки екземпляр за до 60 дни след завършване на екземпляра.)

Важно: Имайте предвид, че хронологията на работния поток е предоставена само за неформално препращане. Не може да се използва за официални проверки или за каквато и да е друга законова, доказателствена цел.

Можете също да изпълнявате отчети за цялостната работа на работния поток по екземпляри.

Секции в този сегмент

  1. Преглед на събития в последния екземпляр

  2. Хронология на екземплярите на Access за до 60 дни

  3. Създаване на отчети за производителността на работния поток

1. преглед на събития в последния екземпляр

Докато даден елемент остава в един и същ списък или библиотека, и докато не се изпълни един и същ работен поток за този един и същ елемент, ще получите достъп до хронологията на последния екземпляр от списъка или библиотеката.

За да видите страницата "състояние на работния поток" за последния екземпляр на работния поток, изпълнен върху някой елемент:

  • В списъка или библиотеката, където се намира елементът, щракнете върху връзката към състоянието за желания от вас елемент и работен поток.

В този пример елементът е документ, озаглавен " чернова ", а работният поток е " ново одобрение на документи".

Щракване върху връзката ''Състояние на работния поток''

В страницата "състояние на работния поток" секцията Хронология на работния поток се намира близо до долния край.

Секцията ''Хронология на работния поток'' от страницата ''Състояние на работния поток''

Най-горе на сегмента

2. Хронология на достъпа в продължение на до 60 дни

Какво да направите, ако искате да прегледате хронологията на даден екземпляр, след като отново сте изпълнили същия работен поток върху същия елемент?

Всъщност можете да направите това в продължение на до 60 дни, от всяка от двете входни точки: от списъка или библиотеката или от уведомяването за завършване на работния поток.

От списъка или библиотеката

  1. Отидете в списъка или библиотеката, където се съхранява елементът.

  2. Посочете името на елемента, щракнете върху стрелката, която се появява, и после щракнете върху работни потоци от падащото меню.

  3. В страницата "работни потоци: име на елемента ", под завършени работни потоцищракнете върху името или състоянието на екземпляра на работния поток, който искате да прегледате.
    Списъкът ''Завършени работни потоци''' на страницата ''Работни потоци за елемент''
    Отваря се страницата "състояние на работния поток" за този екземпляр.

От уведомяването за завършване на работен поток

  • Отворете известието за завършване на работния поток за екземпляра, който искате да прегледате, и след това щракнете върху връзката Преглед на хронологията на работния поток .

Уведомяване за завършване на работния поток с осветена връзка към хронологията
Отваря се страницата "състояние на работния поток" за този екземпляр.

За да запазите всичките си уведомления за завършването, може да поискате да създадете правило за Outlook. Настройте правилото, за да копирате всички входящи съобщения, в които текстът е завършил по реда за тема , в отделна папка. (Уверете се, че вашето правило за Outlook копира входящите съобщения и не просто ги мести или те няма да се показват и в папката ви "Входящи".)

Най-горе на сегмента

3. създаване на отчети за производителността на работния поток

За да научите как функционира една от вашите версии на работния поток – във времето и по отношение на няколко екземпляра – можете да създадете един от двата предварително дефинирани отчети:

  • Отчет за продължителност на дейността    Използвайте този отчет, за да видите средните стойности колко време е необходимо, за да завърши всяка дейност в работния поток, както и колко време е необходимо, за да завърши всеки пълен план или екземпляр на този работен поток.

  • Отчет за отмяна и грешка    Използвайте този отчет, за да видите дали даден работен поток често се отменя или е срещнал грешки преди завършването му.

Създаване на наличните отчети за работен поток

  1. В списъка или библиотеката, в колоната състояние за този работен поток щракнете върху някоя връзка към информация за състояние.
    Щракване върху състояние на работния поток

  2. В страницата "състояние на работния поток", в Хронология на работния потокщракнете върху Преглед на отчети на работни потоци
    Щракване върху връзката ''Изглед на отчети на работни потоци'' в секцията ''Хронология на работния поток''

  3. Намерете работния поток, за който искате да видите отчет, и след това щракнете върху името на отчета, който искате да прегледате.
    Щракване върху връзката към ''Отчет за продължителност на дейностите''

  4. На страницата Персонализиране или Запазете или променете местоположението, където ще се създава файлът на отчета, и след това щракнете върху OK.
    Щракване върху OK в мястото на записване на файла
    Отчетът се създава и записва в зададеното местоположение.

  5. Когато отчетът приключи, можете да щракнете върху връзката, показана на илюстрацията по-долу, за да я прегледате. В противен случай щракнете върху OK , за да завършите и да затворите диалоговия прозорец. (По-късно, когато сте готови да видите отчета, ще го намерите в местоположението, което сте задали в предишната стъпка.)
    Щракване върху връзка, за да видите отчет

Какво следва?

Ако вашият работен поток функционира точно по начина, по който искате, значи сте готови да започнете да го използвате.

Ако има нещо, което искате да промените, как работи, вижте раздела Промяна на тази статия.

След като изпълните първото копие на вашия нов работен поток "одобрение" и прегледате резултатите, може да поискате да направите едно или повече промени в начина, по който е конфигуриран работният поток.

Можете също така да поискате по различно време в бъдеще, за да направите по-нататъшни промени в конфигурацията.

Накрая, в някакъв момент може да поискате да забраните работния поток за по-кратък или за по-дълъг период, но да не го премахвате – или пък може да искате да го премахнете изцяло.

Секции в този сегмент

  1. Промяна на постоянните настройки на работен поток

  2. Забрана или премахване на работен поток

1. промяна на постоянните настройки на работен поток

За да направите постоянни промени в настройките за съществуващ работен поток, трябва да отворите и редактирате формуляра за свързване, който първоначално сте използвали, за да го добавите.

Ако работният поток се изпълнява само в един списък или библиотека

  1. Отворете списъка или библиотеката, в които се изпълнява работният поток.

  2. В лентата щракнете върху раздела списък или библиотека .

    Забележка: Името на раздела може да варира в зависимост от типа на списъка или библиотеката. Например в списък с календари Разделът се нарича Календар.

  3. В групата Настройки щракнете върху Настройки на работния поток.

  4. В страницата "Настройки на работния поток", под име на работен поток (щракнете, за да промените настройките)щракнете върху името на работния поток, за който искате да промените настройките.

    Забележка: Ако работният поток "одобрение", който искате, не се показва в списъка, е възможно той да е свързан само с един тип съдържание. Работните потоци, които се появяват в този списък, са конфигурирани за изпълнение на елементи от този тип контрола, намиращи се точно под списъка. (Вижте илюстрацията.) Щракнете върху опциите за тип съдържание от падащото меню, за да разберете кой от тях показва работния поток, който искате. Когато работният поток се появи в списъка, щракнете върху името му.

  5. В същите две страници на формуляра за свързване, които първоначално са използвани за добавяне на работния поток, направете и запишете желаните от вас промени.

    За повече информация относно полета и контроли във формуляра за свързване вижте сегмента за план и подходящия сегмент за добавяне (списък/библиотека или колекция от сайтове) на тази статия.

Ако работният поток се изпълнява във всички списъци и библиотеки в колекцията от сайтове

  1. Отваряне на началната страница на колекцията от сайтове (не началната страница на сайт или подсайт в рамките на колекцията).

  2. Щракнете върху иконата за настройки Бутон за настройки на публичен уеб сайт в SharePoint Online и след това щракнете върху Настройки на сайта.

  3. В страницата "Настройки на сайта", под галерии на Web Designerщракнете върху типове съдържание на сайта.

  4. В страницата "типове съдържание на сайта" щракнете върху името на типа съдържание на сайт, върху който се изпълнява работният поток.
    Типове съдържание на документ с осветен тип

  5. На страницата за избрания тип съдържание, под Настройкищракнете върху настройки на работния поток.
    Връзката ''Настройки на работния поток'' в секцията ''Настройки''

  6. В страницата "Настройки на работния поток", под име на работен поток (щракнете, за да промените настройките)щракнете върху името на работния поток, за който искате да промените настройките.
    Връзка за промяна на настройките на работния поток

  7. В същите две страници на формуляра за свързване, които първоначално са използвани за добавяне на работния поток, направете и запишете желаните от вас промени.

    За повече информация относно полета и контроли във формуляра за свързване вижте сегмента за план и подходящия сегмент за добавяне (списък/библиотека или колекция от сайтове) на тази статия.

Най-горе на сегмента

2. забрана или премахване на работен поток

Ако работният поток се изпълнява само в един списък или библиотека

  1. Отворете списъка или библиотеката, в които се изпълнява работният поток.

  2. В лентата щракнете върху раздела списък или библиотека .

    Забележка: Името на раздела може да варира в зависимост от типа на списъка или библиотеката. Например в списък с календари Разделът се нарича Календар.

  3. В групата Настройки щракнете върху Настройки на работния поток.

  4. В страницата "Настройки на работния поток" щракнете върху връзката Премахване, блокиране или възстановяване на работен поток .

  5. Използвайте формуляра от страницата "премахване на работни потоци", за да забранявате, да разрешавате отново или да премахвате работни потоци.
    Формуляр на страницата ''Премахване на работни потоци''

Има пет колони във формуляра:

  • Работен поток    Име на работния поток.

  • Случаи    Брой екземпляри на работния поток, който в момента се изпълнява върху елементи.

  • Позволи    Опция, която разрешава на работния поток да продължи да работи нормално.

  • Няма нови екземпляри    Опция, която позволява на изпълняващите се в момента екземпляри на работния поток да бъдат завършени, но деактивира работния поток, като го направите недостъпен за изпълнение на нови екземпляри. (Това действие е обратимо. За да разрешите отново работния поток по-късно, се върнете към тази страница и изберете позволи.)

  • Премахване    Опция, която премахва напълно работния поток от списъка или библиотеката. Всички изпълнявани екземпляри се прекратяват незабавно и колоната за този работен поток вече не се показва на страницата за списъка или библиотеката. (Това действие не е обратимо.)

Ако работният поток се изпълнява във всички списъци и библиотеки в колекцията от сайтове

  1. Отваряне на началната страница на колекцията от сайтове (не началната страница на сайт или подсайт в рамките на колекцията).

  2. Щракнете върху иконата за настройки Бутон за настройки на публичен уеб сайт в SharePoint Online и след това щракнете върху Настройки на сайта.

  3. В страницата "Настройки на сайта", под галериищракнете върху типове съдържание на сайта.

  4. В страницата "типове съдържание на сайта" щракнете върху името на типа съдържание на сайт, върху който се изпълнява работният поток.
    Типове съдържание на документ с осветен тип

  5. На страницата за избрания тип съдържание, подНастройкищракнете върху настройки на работния поток.
    Връзката ''Настройки на работния поток'' в секцията ''Настройки''

  6. В страницата "Настройки на работния поток" щракнете върху връзката Премахване, блокиране или възстановяване на работен поток .

  7. Използвайте формуляра от страницата "премахване на работни потоци", за да забранявате, да разрешавате отново или да премахвате работни потоци.
    Формуляр на страницата ''Премахване на работни потоци''

Има пет колони във формуляра:

  • Работен поток    Име на работния поток.

  • Случаи    Брой екземпляри на работния поток, който в момента се изпълнява върху елементи.

  • Позволи    Опция, която разрешава на работния поток да продължи да работи нормално.

  • Няма нови екземпляри    Опция, която позволява на изпълняващите се в момента екземпляри на работния поток да бъдат завършени, но деактивира работния поток, като го направите недостъпен за изпълнение на нови екземпляри. (Това действие е обратимо. За да разрешите отново работния поток по-късно, се върнете към тази страница и изберете позволи.)

  • Премахване    Опция, която премахва изцяло работния поток от колекцията от сайтове. Всички изпълнявани екземпляри се прекратяват незабавно и колоната за този работен поток вече не се показва на страницата за списъка или библиотеката. (Това действие не е обратимо.)

Какво следва?

Ако сте направили някакви промени, изпълнете тестов екземпляр на работния поток, за да проверите отново ефекта от промените.

По-нататъшно персонализиране

Има много начини за по-нататъшно персонализиране на работните потоци, включени в продуктите на SharePoint.

Можете дори да създавате потребителски работни потоци от самото начало.

Можете да използвате някои или всички от следните програми:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Персонализиране на формуляри, действия и поведения на работни потоци.

  • Microsoft Visual Studio    Изградете свой собствен потребителски работен поток.

За повече информация вижте системата за помощ на Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×