Въведение в списъците

Въведение в списъците

Списъкът представлява колекция от данни, които можете да споделяте с членовете на екипа и хора, на които сте предоставили достъп. Ще намерите няколко шаблона за списък с готови за използване, за да осигурите добра отправна точка за организиране на елементи от списък. Научете повече в шаблоните за списъци в Microsoft 365.

Тази статия обяснява понятията зад създаването и използването на списъци. Можете да създавате списъци в Microsoft SharePoint – приложението за списъци в Microsoft 365 или Teams. За да научите повече, вижте Добавяне на елементи от списък. Научете как да направите първите стъпки със списъците в Microsoft Teams.

Вижте следните теми за информация относно списъците:

Забележка: Имайте предвид, че информацията тук и типовете списъци, които са достъпни за вас, зависят от версията наSharePoint, която използвате. Ако не знаете версията, обърнете се към вашия администратор, Help Desk или ръководител или вижте коя версия на SharePoint използвам?

Организациите обикновено използват много типове списъци, включително връзки, съобщения, контакти, проследяване на проблеми и проучвания, за да назоват няколко.

Списъците могат също да включват задачи, които можете да използвате като фокусна точка за сътрудничество в екип или бизнес решение. В много случаи списъците могат да предоставят бързи, ефективни решения с малки или никакви модификации.

Например можете да използвате:

  • Задачи – включват проследяване на собствеността и напредъка, както и времева линия на страница за атрактивна визуална презентация на съдържанието на списъка.

  • Проследяване на проблеми – включва версиите и съхранението на хронологията на версиите за по-задълбочен анализ на проекти за работна група и общи задачи за работа.

Списъците са богати и гъвкави и имат много вградени функции, които предоставят солиден начин за съхраняване, споделяне и работа с данни.

Можете например:

  • Създайте списък с разнообразни колони, включително текст, число, избор, валута, дата и час, справка, "да/не" и изчислени. Можете също да прикачите един или повече файлове към елемент от списък, за да предоставите допълнителни подробности, като например електронна таблица, която съдържа поддържащи числа или документ, съдържащ основна информация.

  • Да създавате списъчни изгледи за организиране, сортиране и филтриране на данни по различни и специфични начини; промяна на метаданните, като добавяне и изтриване на колони, и промяна на правилата за проверка; и използвайте последователно списъците между сайтовете с типове съдържание, колони на сайт и шаблони. Например можете да преглеждате само текущите събития от календар в начална страница и да създадете визуален изглед – подобно на календар на стената – на друга страница.

  • Създаване на зависимости между списъци с помощта на комбинация от уникални колони, справочни колони и правоприлагане (каскадно и ограничаване на изтриването), като всички те увеличават възможностите ви да създавате по-сложни бизнес решения и да запазите целостта на данните си.

  • Да създавате списъци по избор, да показвате данните в уеб части и страници с уеб части и да импортирате, да експортирате и да се свързвате с данни от други програми, например Excel и Access.

  • Да следите версии и подробна хронология, да изисквате одобрение за модифициране на данни, да използвате защита на ниво елемент и папка, да вкарвате и извличате от архив и да бъдете информирани автоматично за промени чрез предупреждения и RSS канали.

  • Да организирате съдържанието в един списък в папки за допълнително удобство и по-добра производителност и да увеличите производителността като цяло при работа с големи списъци с помощта на индексиране.

Ето няколко начина, по които можете да работите със списъци, които да ви помогнат да управлявате информацията за вашата група.

Проследяване на версии и подробна хронология    -Проследяване на версиите на елементи от списък, така че да можете да видите кои елементи са променени от версия към версия, както и кой е променил елементите на списъка. Ако са правени грешки в по-нова версия, можете да възстановите предишна версия на елемент. Проследяването на хронологията на списък е особено важно, ако организацията ви трябва да следи списъка, докато се развива.

Изискване на одобрение    -Указвате, че е необходимо одобрение за елемент от списък, преди да може да се преглежда от всеки. Елементите остават в Чакащо състояние, докато не бъдат одобрени или отхвърлени от някого, който има разрешение да ги одобри. Можете да контролирате кои групи от потребители могат да преглеждат елемент от списък, преди да бъде одобрен.

Персонализиране на разрешения    -Укажете дали участниците за вашия списък могат да четат и редактират само елементите, които те са създали, или всички елементи в списъка. Хора, които имат разрешение за управление на списъци, могат да четат и редактират всички елементи от списъка. Можете също да приложите конкретни нива на разрешение към отделен елемент от списъка, например ако елементът съдържа поверителна информация.

Създаване и управление на изгледи    -Създаване на различни изгледи на един и същ списък. Съдържанието на действителния списък не се променя, но елементите се организират или филтрират, така че хората да могат да намират най-важната или интересна информация в зависимост от своите нужди.

Актуализиране на списъци    -Независимо от типа на списъка, който актуализирате, процесът е подобен за добавяне, редактиране и изтриване на елементи от списък.

Има два начина за добавяне или редактиране на елементи от списък:

  • Чрез използване на формуляр, който е методът по подразбиране.

  • Вградено, което означава да добавите елемента директно в страницата със списъка.

Ако списъкът е настроен за проследяване на версии, при всяко редактиране на елемент от списък се създава нова версия на този елемент. Можете да видите хронологията на начина, по който елементът от списъка се е променил и да възстановите предишна версия, ако сте допуснали грешка в по-нова версия.

Използване на формули и изчисляеми стойности    -Използване на формули и изчисляеми стойности за динамично генериране на информация в колоните на списък. Операцията може да включва и други колони в списък, както и функции на системата, като например [Today], за да укажете текущата дата. Например можете да зададете крайна дата по подразбиране, която е седем дни от текущата дата.

Информирайте се за промените    -Списъците и изгледите могат да използват RSS, така че членовете на вашата работна група да могат автоматично да получават актуализации. RSS е технология, която позволява на хората да получават и преглеждат актуализациите или RSS каналите за новини и информация в консолидирано местоположение. Можете също да създавате известия по имейл, за да ви уведомяват кога списъците се променят или когато се добавят нови елементи. Известията са удобен начин да следите промените, които са важни за вас.

Създаване на релации между списъци    -Създаване на релация между два списъка, в списъка източник можете да създадете колона за справка, която извлича (или "търси") една или повече стойности от списък цел, ако тези стойности съвпадат със стойността в колоната за справка в списъка източник. Ако искате, можете да продължите да добавяте допълнителни колони от списъка цел към списъка източник. Когато създавате колона за справки, можете също да решите да приложите поведението на релация чрез задаване на каскадно изтриване или ограничаване на изтриването, което помага да се запазят вашите данни валидни и помага за предотвратяване на несъответствия, които могат да причинят проблеми надолу по пътя.

Споделяне на информация от списъци с програма за база данни    -Ако имате инсталирана програма за база данни, като например Access, можете да експортирате и импортирате данни от и към сайта си, както и да свържете таблица от базата данни към списък. Когато работите със своя списък с данни в база данни на Access, можете също да създадете заявки, формуляри и отчети. Вижте Импортиране на данни в база данни на Access.

Последователно използване на списъци в сайтовете    -Ако вашата група работи с няколко типа списъци, можете да добавите съгласуваност в множество списъци с типове съдържание, колони на сайт и шаблони. Тези функции ви позволяват да използвате повторно настройките и структурата на списъка по ефикасен начин. Можете например да създадете тип съдържание за проблем с обслужването на клиенти, който указва определени колони (като например контакт с клиенти) и бизнес процеси за типа съдържание. Друг пример е създаването на колона на сайт за имена на отдели, които имат падащ списък с отдели. Можете да използвате повторно колоната в множество списъци, за да се уверите, че имената винаги се показват по един и същ начин във всеки списък.

Работа върху елементи от списъци от имейл програма    – Използвайте програма за имейл, която е съвместима с технологиите на Microsoft, можете да вземете важната информация от списъка с вас. Например с Outlook можете да преглеждате и актуализирате задачи, контакти и дъски за обсъждания във вашия сайт от Outlook. Вижте Свързване на външен списък към Outlook.

Задаване    на насочване на съдържание –     Разрешаване на насочването към аудитория за филтриране на елементи по групи.

Типът на списъка, който използвате, зависи от вида информация, която споделяте.

Съобщения    – Споделяйте новини и състояния и за да предоставите напомняния. Съобщения поддържат Разширено форматиране с изображения, хипервръзки и форматиран текст.

Контакти    – Можете да съхранявате информация за хората или групите, с които работите. Ако използвате програма за управление на имейл или контакт, която е съвместима с технологиите на Microsoft, можете да преглеждате и актуализирате контактите си от сайта си в другата програма. Например можете да актуализирате списък на всички доставчици на вашата организация от имейл програма, съвместима с технологиите на Microsoft, като например Outlook. Списък с контакти в действителност не управлява членовете на вашия сайт, но може да се използва за съхраняване и споделяне на контакти за вашата организация, като например списък с външни доставчици.

Табла за обсъждания    -Осигурете Централно местенце за записване и съхраняване на обсъждания на екип, което е подобно на формата на дискусионните групи. Ако вашият администратор е разрешил списъците във вашия сайт да получават имейл съобщения, таблата за обсъждания могат да съхраняват имейл обсъждания от най-често срещаните имейл програми. Можете например да създадете табло за обсъждания за новата версия на продукта на вашата организация.

Връзки    -Осигурете централно местоположение за връзки към интернет, интранет на вашата фирма и други ресурси. Например може да създадете списък с връзки към уеб сайтовете на вашите клиенти.

Повишени връзки    -Показване на набор от действия за връзки във визуално оформление.

Календар    -Съхраняване на събития на екипа ви или за конкретни ситуации, като например фирмени празници. Календарът предоставя визуални изгледи, подобно на календар за бюро или стена, на вашите събития на екипа, включително събрания, социални събития и целодневни събития. Можете също да проследявате основните моменти, като например сроковете или датите за изпускане на продукти, които не са свързани с определен интервал от време. Ако използвате имейл или календарна програма, съвместима с технологиите на Microsoft, можете да преглеждате и актуализирате своя календар от сайта си, докато работите в другата програма. Например можете да сравните и актуализирате своя календар в сайта с дати от вашия календар на Outlook, като разглеждате двата календара един до друг или припокриващи се в Outlook. Вижте Създаване на календар.

Задачи    -Проследяване на информация за проекти и други събития за изпълнение за вашата група. Можете да възлагате задачи на хора, както и да проследявате състоянието и процента на изпълнение, докато задачата преминава към завършване. Ако използвате програма за управление на имейл или задача, която е съвместима с технологиите на Microsoft, можете да преглеждате и актуализирате задачите си от сайта си във вашата друга програма. Можете например да създадете списък със задачи за бюджетния процес на вашата организация и след това да го преглеждате и актуализирате в Outlook заедно с другите си задачи. Вижте Създаване на списък.

Задачи от проект    -Съхраняване на информация за задачата с помощта на изглед на Гант и ленти за хода на изпълнение. Можете да проследите състоянието и процента на изпълнение, докато задачата преминава към завършване. Ако използвате програма за управление на имейл или задача, която е съвместима с технологиите на Microsoft, можете да преглеждате и актуализирате своите задачи от проект от сайта си във вашата друга програма. Можете например да създадете списък със задачи по проект във вашия сайт, за да идентифицирате и да възложите работата по създаване на ръководство за обучение, след което можете да проследявате напредъка на вашата организация от Project. Вижте Създаване на списък.

Проследяване на проблеми    -Съхраняване на информация за конкретни проблеми, като например проблеми с поддръжката, и проследяване на техния напредък. Можете да присвоявате проблеми, да ги категоризирате и да свързвате проблемите помежду си. Можете например да създадете списък за проследяване на проблеми, за да управлявате проблемите и решенията за обслужване на клиенти. Можете също да коментирате проблемите всеки път, когато ги редактирате, като създавате хронология на коментарите, без да променяте първоначалното описание на проблема. Например един представител за обслужване на клиенти може да записва всяка стъпка, направена за разрешаване на проблем и резултатите. Можете също да използвате списък за проследяване на проблеми с работен поток с три състояния, за да помогнете на организацията да управлява проблема или проследяването на проекти. Вижте Създаване на списък.

Survey    -Събиране и компилиране на обратна връзка, като например проучване за удовлетворение на служителите или тест. Можете да проектирате вашите въпроси и отговори по няколко различни начина и да видите общ преглед на вашата обратна връзка. Ако имате инсталирана електронна таблица или програма за бази данни, които са съвместими с технологиите на Microsoft, можете да експортирате резултатите си, за да ги анализирате по-подробно. Вижте Създаване на проучване.

По избор    -Започнете списък от нулата. Можете също да създадете списък по избор, базиран на електронна таблица, ако имате програма за електронни таблици, която е съвместима с технологиите на Microsoft. Например можете да импортирате списък от Excel, който сте създали за съхраняване и управление на договори с доставчици. Вижте Създаване на списък, базиран на електронна таблица.

Външни списъци    -Работете с данни, които се съхраняват извън списъка, но можете да четете и пишете в Microsoft 365. Източникът на данни за външен списък се нарича външен тип съдържание. За разлика от родния списък на Microsoft 365, външен списък използва услуги за бизнес свързване за достъп до данни директно от външна система (като SAP, Siebel и Microsoft SQL Server), независимо дали тази система е база данни, уеб услуга или линия на бизнес система.

Списък по избор в    изглед на лист с данни – Създайте празен списък, подобен на списък по избор, но за да покажете списъка по подразбиране в изглед на лист с данни. Изгледът на лист с данни предоставя мрежа за информация за преглед и редактиране на данни като редове и колони. Можете да добавяте и редактирате редове и колони, да прилагате филтри и ред на сортиране, да показвате изчисляеми стойности и общи суми и удобно да редактирате данните в клетки на мрежата. Изгледът на лист с данни изисква Office да е инсталиран на 32 клиент и браузър, който поддържа ActiveX контроли.

Списък на състоянието    -Показване и проследяване на целите на вашия проект. Списъкът съдържа набор от цветни икони, за да се комуникира със степента, до която са изпълнени целите.

Циркулярни писма    -Изпращате информация, включително пощенски марки за потвърждение, на членовете на вашия екип.

Списък с IME речници на Microsoft    -Използване на данни в списъка като Microsoft IME речник. Можете да конвертирате елементите на колоната за четене, за да покажете с помощта на Microsoft IME и да прегледате съдържанието в коментара в прозореца за коментари на IME. Данните могат да бъдат свързани с определен URL адрес.

Списък със съдържание на PerformancePoint    – Да съхранявате елементи на табла, например карти с резултати, отчети, филтри, страници на табла и други елементи на табла, които създавате с помощта на PerformancePoint Dashboard Designer.

Езици и преводачи    -Използване на работен поток за управление на преводи в библиотека за управление на преводи. Работният поток използва списъка, за да възложи задачи за превод на преводача, указан в списъка за всеки език. Можете да създадете този списък ръчно или можете да изберете този списък да се създава автоматично при добавяне на работен поток за управление на преводи към библиотека за управление на преводи.

KPI списък    – Проследявайте водещите показатели на представянето, които ви позволяват да оценявате бързо напредъка, осъществен спрямо измерими цели. Можете да настроите KPI списъци за проследяване на производителността с помощта на един от четирите източника на данни: ръчно въведени данни, данни в списък на Microsoft 365, данни в работни книги на Excel или данни от услуги за анализ – компонент на Microsoft SQL Server. След като се създаде KPI списък, можете да го използвате, за да покажете състоянието на индикатора на страница на табло.

Импортиране на електронна таблица     -Използване на колони и данни от съществуваща електронна таблица. Импортирането на електронна таблица изисква Microsoft Excel или друга съвместима програма.

  1. В "сайтове" щракнете върху настройки Настройки: актуализиране на профила, инсталиране на софтуер и свързване с облака , след което щракнете върху съдържание на сайта.

  2. Щракнете върху иконата Добавяне на приложение .

    Иконата "Добавяне на приложение" в диалоговия прозорец "съдържание на сайта".
  3. Превъртете през и щракнете върху приложението, което искате да използвате. Възможно е да има повече от една страница.

  4. Дайте уникално име на приложението, така че да можете да го припомните по-късно за страница, след което щракнете върху Създай.

  5. Когато се върнете към екрана съдържание на сайта, можете да направите три неща:

    • Затворете прозореца и се върнете към страницата. Добавете новото приложение на вашата страница, като използвате Вмъкване на уеб части.

    • Щракнете върху приложението и започнете да въвеждате данни.

    • Щракнете върху Многоточието ... , след което щракнете върху Промяна на настройките. Можете да добавяте колони, да променяте имена и да изпълнявате други задачи тук.

Въпреки че можете да използвате функциите на списъци по различни начини, как да ги използвате зависи от размера и броя на списъците, които имате, и нуждите на вашата организация.

Съхраняване на много елементи в един списък

Може да поискате един голям списък да служи на разнообразните нужди. Например може да имате голям брой технически проблеми, които да следите във вашата организация, и проблемите могат да се прилагат към множество проекти и групи.

Използвайте единичен списък, когато:

  • Групата ви трябва да вижда обобщена информация за елементите от списъка или различните изгледи на един и същ набор от елементи. Например диспечерът може да иска да види напредъка по всички технически проблеми за дадена организация или да види всички проблеми, които са подадени в същия период от време.

  • Хората искат да прегледат или потърсят проблемите на едно и също местоположение в сайта.

  • Искате да приложите същите настройки за елементите от списъка, като например проследяване на версии или изискване на одобрение.

  • Групите, които работят по списъка, споделят подобни характеристики, например едни и същи нива на разрешение. Уникално разрешение може да се приложи към определени елементи от списък, но ако нивата на разрешение се различават значително, помислете за множество списъци.

  • Искате да анализирате информация за списъка или да получите обединени актуализации за списъка. Можете да получавате известявания, когато елементите на списък се променят или виждат промените в списък с помощта на RSS технология. RSS каналите разрешават на членовете на вашата работна група да виждат консолидиран списък с информация, която е променена.

Може да искате множество списъци, когато има явни различия между елементите, които искате да управлявате, или между групите от хора, които работят с тях.

Използвайте много списъци, когато:

  • Не очаквате хората да се нуждаят от резюметата на елементите заедно.

  • Групите от хора, които работят с информацията, са различни и имат различни нива на разрешения.

  • Трябва да приложите различни настройки, като например версии или одобрение, към множество набори от елементи.

  • Не е нужно да анализирате елементите заедно или да получавате обединени актуализации за списъка.

Ето някои от начините, по които можете да организирате списъци и елементи от списъци:

Добавяне на колони    – Помогнете на групата да определи точно елементите, които са най-важни, можете да добавите колони към вашия списък. Например можете да добавите колоната "проект" към списък, за да помогнете на хората да работят по конкретни проекти по-лесно да преглеждат и работят със своите елементи. Можете също да добавите още колони, ако искате да съберете допълнителни данни за всеки елемент от списъка, като например името на отдела или името на служител.

Ако имате множество елементи в списък, може да помислите за индексиране на определени колони, за да подобрите производителността при преглед на няколко елемента или превключване на изгледи. Тази функция не променя начина, по който са организирани елементите, но може да разреши на организациите да съхраняват по-лесно голям брой елементи в списък. Индексирането обаче може да отнеме повече място на базата данни. Вижте Създаване, промяна или изтриване на изглед на списък или библиотека.

Създаване на изгледи    -Използвайте, ако хората във вашата група често имат нужда да виждат данни по определен начин. Изгледи Използвайте колоните, за да сортирате, групирате, филтрирате и показвате данните. Можете също да изберете колко елемента да се показват в даден момент във всеки изглед. Например хората могат да преглеждат списък в набори от 25 или 100 елементи на списък на страница, в зависимост от предпочитанията си и скоростта на връзката.

Изгледите ви дават гъвкавостта да съхранявате голям брой елементи в списък, но за да виждате само поднаборите, които искате в даден момент, като например само проблемите, които са били публикувани тази година, или само текущите събития в календара. Можете да създавате лични изгледи, които са достъпни само за вас, и ако имате разрешение за промяна на списък, можете да създадете публични изгледи, които са достъпни за всеки. Вижте Създаване, промяна или изтриване на изглед на списък или библиотека.

Създаване на папки    -Добавяне на папки към повечето типове списъци, ако собственикът на вашия списък е позволил създаването на папки. Това е особено полезно, ако елементите на вашия списък могат да бъдат разделени по определен начин, като например по проекти или по групи. Папките помагат на хората по-лесно да преглеждат и управляват елементите на списъка. Технологиите на Microsoft предоставят дървовиден изглед, който дава възможност на хората да навигират в сайтовете и папките си, подобно на начина, по който работят с папките на техния твърд диск. Например всеки отдел може да има собствена папка. Вижте Създаване на папка в списък.

Вижте също

Добавяне, редактиране или изтриване на елементи от списък

Разрешаване и конфигуриране на версии за списък или библиотека

Създаване на папка в списък

Изтриване на папка от списък

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×