Записване, архивиране и възстановяване на файл в Microsoft Office

Можете да запишете файл в папка на твърдия диск, в мрежово местоположение, в облака, на DVD диск, в настолен компютър или на флаш устройство. Докато трябва да идентифицирате местоназначението, ако то е различно от папката по подразбиране, процесът на записване е един и същ независимо от това, което сте избрали. По подразбиранеOffice те програми записват файловете в работната папка по подразбиране.

Освен това можете да запишете файл в друг файлов формат, като например RTF, CSV или PDF.

Записването на файл в OneDrive или SharePoint ви позволява да получите достъп до него от всяко устройство и разрешава функции, като например автоматичното записване и хронологията на версиите, които могат да ви помогнат да предотвратите загуба на данни, ако файлът се затвори неочаквано.

За да запишете вашия файл:

  1. Натиснете CTRL+S или изберете файл > Запиши.

    Съвет: Можете също да изберете запиши Икона за записване в лентата с инструменти за бърз достъп.

  2. Трябва да въведете име за файла, ако го записвате за първи път.

Съвет: Запишете файла си в местоположение в облака, като например OneDrive или SharePoint, за да имате достъп до него от всяко място, да си сътрудничите с други хора в реално време и хронология на версиите на Access.

По подразбиране, ако сте влезли, файловете се записват във вашата OneDrive. Ако искате да запишете текущия файл някъде другаде, щракнете върху падащия списък местоположение , за да видите допълнителните последно използвани местоположения. Ако мястото, което искате, не е там, можете да отворите прозореца пълен запис като, като изберете още опции за записване.

Диалогов прозорец за записване в Microsoft Excel за Office 365

Съвет: Ако запишете файла си в OneDrive или SharePoint, автоматичното записванеще бъде разрешено по подразбиране, така че не се налага да помните, че искате да го запишете.

Ако искате да промените местоположението по подразбиране за тези записвания в една от вашите други наскоро използвани папки, изберете падащото меню местоположение , щракнете с десния бутон върху местоположението на папката, която искате да зададете по подразбиране, и изберете Задай като местоположение по подразбиране

Екранна снимка на това как да зададете местоположението по подразбиране в Word, докато записвате нов файл

Ако искате да запишете в местоположение, различно от вашите последно използвани папки, изберете още местоположения. Ако все още не сте получили тази актуализация, приложенията на Office ще продължат да използват менюто "файл" за записване.

Съвети: 

  • Можете също да натиснете F12 или изберете файл > Запиши като, за да отворите менюто файл.

  • Ако сте свикнали да използвате клавишни комбинации, когато затваряте документа си, като например ALT + F4, можете бързо да изберете "не записвай" файла, като използвате клавишната комбинация с клавиша ускорител за този бутон (ALT + N).

Записване на копие като нов файл (Запиши като)

Съвет: Ако искате да създадете нов файл, базиран на съществуващ файл, но искате само вашите промени в новия файл, е добра идея да запишете копие , преди да направите някакви промени. По този начин първоначалният файл ще остане непроменен и всичките ви редакции ще бъдат в новото копие. Можете също да щракнете с десния бутон върху първоначалния файл и да изберете Отваряне на копие.

  1. Натиснете F12 или щракнете върху Файл > Записване на копие

  2. По подразбиране Office ще запише копието в същото местоположение като оригинала. Ако сте доволни от съществуващото местоположение, преминете към стъпка 3. Ако искате да запишете новото копие в друго местоположение, изберете го в този момент.

    Местоположение

    Описание

    Сайтове – [името на вашата фирма]

    Библиотеки с документи на SharePoint или групи на Office 365

    OneDrive – [името на вашата фирма]

    OneDrive за бизнеса

    OneDrive – личен

    OneDrive за потребители чрез вашия акаунт в Microsoft

    Този компютър

    Вашето локално устройство, включително всички свързани твърди дискове или флаш устройства

    Преглед

    Отваря файловия мениджър, така че да можете да отидете до произволно местоположение на вашия компютър.

  3. Дайте име на своето ново копие и щракнете върху Запиши.

Първоначалният файл ще се затвори и сега ще работите в току-що създаденото ново копие.

Съвет: Ако установите, че често създавате нови файлове въз основа на съществуващи файлове, можете да използвате шаблони, за да направите процеса по-лесен и по-безопасен. Вижте Създаване на шаблон за повече информация.

Записване като различен формат

Можете да искате да запишете файла в друг формат, така че вие или някой друг да можете да отворите файла в друга програма или по-стара версия. Например може да поискате да запишете своя документ за Word като RTF формат или вашата Excel работна книга като файл със стойности, разделени със запетаи (CSV).

Важно: Ако запишете файл на Office във формат, различен от формата Open XML (като например. DOCX. XLSX или. PPTX) някои свързани преживявания и модерни функции, като например автоматичното записванеили програмата за проверка на достъпността , няма да работят по този файл.

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху Запиши като.

  3. Изберете местоположение на файла, като например OneDrive или "Този компютър", за да съхраните файла.

  4. В полето Име на файл въведете ново име за файла.

  5. В списъка Запиши като тип щракнете върху файловия формат, в който искате да запишете файла. Щракнете например върху RTF формат (.rtf), Word 97-2003 (.doc), уеб страница (.htm или .html) или файл с разделени със запетая стойности (.csv).

    Щракнете върху падащия списък за тип файл, за да изберете друг файлов формат за своя документ

    За повече информация как да записвате файлове във формати PDF (. PDF) или XPS (. XPS), вижте Запиши или Конвертирай в PDF или XPS.

  6. Щракнете върху Запиши.

Архивиране и възстановяване на вашите файлове

Как да архивирате и възстановите файловете си зависи от това къде и кога сте го записали. За да научите повече за дадена функция, включително кои версии на Office го поддържат, изберете името на функцията в таблицата по-долу.

Добавено към OneDrive

Функции

Автоматично записване

Автоматичното записване записва файла ви автоматично, когато даден файл бъде съхранен в OneDrive или SharePoint в Microsoft 365.

Хронология на версиите

Хронологията на версиите ви позволява да преглеждате и възстановявате предишни версии на файлове, съхранени в OneDrive или SharePoint в Microsoft 365.

Архивиране с OneDrive

На своя компютър с Windows можете да архивирате вашите папки на работен плот, документи и картини с помощта на OneDrive архивиране на папки в КОМПЮТЪРА. Можете също да видите файловете, които се записват в OneDrive по подразбиране в Windows 10.

Възстановяване на вашия OneDrive (само абонамент)

Можете да възстановите целия си OneDrive към предишен момент, ако вашите OneDrive файлове бъдат изтрити, презаписани, повредени или заразени със злонамерен софтуер.

Възстановяване на изтрити файлове или папки в OneDrive

Можете да възстановите файловете и папките, които сте изтрили от своя OneDrive.

Записване на вашето устройство

Ако " автовъзстановяване " е включено и вашият файл се затвори неочаквано, при следващото отваряне на приложението на Office ще се отвори документ за възстановяване. Можете също да възстановите по-стара версия на файл на Office.

Важно: Дори ако функцията за автоматично възстановяване е включена, трябва да запишете файла често, докато работите върху него, за да избегнете загуба на данни поради неочаквана повреда в захранването или друг проблем.

Можете да запишете копие като нов файл, в различен формат или в друго местоположение в Office 2016.

Записване на копие като нов файл (Запиши като)

Съвет: Ако ще създавате нов файл въз основа на съществуващ файл, но искате вашите промени да се записват само в новия файл, е добре първо да извършите процеса на записване на копие, преди да направите каквито и да е промени. По този начин първоначалният файл ще остане непроменен и всичките ви редакции ще бъдат в новото копие.

  1. Натиснете F12 или щракнете върху Файл > Записване на копие

  2. По подразбиране Office ще запише копието в същото местоположение като оригинала. Ако искате да запишете новото копие в друго местоположение, изберете го в този момент. Ако сте доволни от съществуващото местоположение, преминете към стъпка 3.

  3. Дайте име на своето ново копие и щракнете върху Запиши.

Първоначалният файл ще се затвори и сега ще работите в току-що създаденото ново копие.

Съвет: Ако установите, че често създавате нови файлове въз основа на съществуващи файлове, можете да използвате шаблони, за да направите процеса по-лесен и по-безопасен. Вижте Създаване на шаблон за повече информация.

Избор на друго местоположение за записване на вашия файл

По време на процеса на записване или записване на копие, описан по-горе, можете да изберете друго местоположение за записване на файла.

  1. Изберете облака, уеб сайт или местоположението на устройство, където искате да запишете файла.

    Местоположение

    Описание

    Сайтове – [името на вашата фирма]

    Библиотеки с документи на SharePoint или групи на Office 365

    OneDrive – [името на вашата фирма]

    OneDrive за бизнеса

    OneDrive – личен

    OneDrive за потребители чрез вашия акаунт в Microsoft

    Този компютър

    Вашето локално устройство, включително всички свързани твърди дискове или флаш устройства

    Преглед

    Отваря файловия мениджър, така че да можете да отидете до произволно местоположение на вашия компютър.

  2. Изберете папка от списъка Скорошни папки или щракнете върху Преглед, ако не виждате в списъка местоположението, което искате.

  3. Потвърдете името на файла, което искате да използвате, и щракнете върху Запиши.

Записване като различен или по-стар формат

Можете да искате да запишете файла в друг формат, така че вие или някой друг да можете да отворите файла в друга програма или по-стара версия. Например може да искате да запишете своя документ на Word 2016 като RTF файл или своята работна книга на Excel като CSV файл.

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху Запиши като.

  3. Изберете местоположение на файла, като например OneDrive или "Този компютър", за да съхраните файла.

  4. В полето Име на файл въведете ново име за файла.

  5. В списъка Запиши като тип щракнете върху файловия формат, в който искате да запишете файла. Щракнете например върху RTF формат (.rtf), Word 97-2003 (.doc), уеб страница (.htm или .html) или файл с разделени със запетая стойности (.csv).

    Щракнете върху падащия списък за тип файл, за да изберете друг файлов формат за своя документ

    Забележка: За повече информация как да записвате файлове във формати PDF (. PDF) или XPS (. XPS), вижте Запиши или Конвертирай в PDF или XPS.

  6. Щракнете върху Запиши.

Запишете като копие или в друго местоположение в Office 2013.

  1. Изберете облака, уеб сайт или местоположението на устройство, където искате да запишете файла.

    Местоположение

    Описание

    Сайтове – [името на вашата фирма]

    Библиотеки с документи на SharePoint Server 2013 или по-стари версии

    OneDrive – [името на вашата фирма]

    OneDrive за работата или учебното заведение

    OneDrive – личен

    OneDrive за потребители чрез вашия акаунт в Microsoft

    Други местоположения в уеб

    Всички други уеб сайтове, до които имате достъп за съхранение на файлове.

    Компютър

    Вашето локално устройство

  2. Изберете папка от списъка Скорошни папки или щракнете върху Преглед, ако не виждате в списъка местоположението, което искате.

  3. Потвърдете името на файла, което искате да използвате, и щракнете върху Запиши.

Когато използвате диалоговия прозорец Запиши като, можете също да запишете файла в ново местоположение, като използвате навигационния екран.

Диалоговият прозорец "Запиши като" в Windows Vista и Windows 7

  1. За да изберете папка или да въведете път към папка, използвайте адресната лента.

  2. За да видите бързо местоположенията, които използвате често, използвайте навигационния екран.

  3. За да видите още типове файлове, щракнете върху стрелката.

Можете също така да използвате диалоговия прозорец Запиши като, за да преименувате файл или да промените местоположението, в което записвате файла, като щракнете върху друга папка.

Можете да искате да запишете файла в друг формат, така че вие или някой друг да можете да отворите файла в друга програма или по-стара версия. Например може да поискате да запишете своя документ за Word като RTF формат или вашата Excel работна книга като файл със стойности, разделени със запетаи (CSV).

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху Запиши като.

  3. Изберете местоположение на файла, като например OneDrive или "Този компютър", за да съхраните файла.

  4. В полето Име на файл въведете ново име за файла.

  5. В списъка Запиши като тип щракнете върху файловия формат, в който искате да запишете файла. Щракнете например върху RTF формат (.rtf), уеб страница (.htm или .html) или файл с разделени със запетая стойности (.csv).

    Щракнете върху падащия списък за тип файл, за да изберете друг файлов формат за своя документ

    Забележка: За повече информация как да записвате файлове във формати PDF (. PDF) или XPS (. XPS), вижте Запиши или Конвертирай в PDF или XPS.

  6. Щракнете върху Запиши.

Ако използвате Office 2010, можете да записвате файлове в по-стара версия на Office, като изберете версията в списъка Запиши като тип в диалоговия прозорец Запиши като. Например можете да запишете своя документ на Word 2010 (.docx) като документ на версия 97 – 2003 (.doc).

Забележки: 

  • Office 2010 продължава използването на XML-базираните файлови формати, като например. docx,. xlsx, и. pptx, въведени в Издание на Office 2007. Следователно файловете, създадени в Microsoft Word 2010, Microsoft Excel 2010 и Microsoft PowerPoint 2010, могат да бъдат отворени в програмите на Издание на Office 2007 без специални добавки или загуба на функционалност. За повече информация вижте форматите Open XML и разширенията на имената на файловете.

  • За повече информация относно съвместимостта между файлове от различни издания вж. Използване на проверката за съвместимост.

За информация относно записването на .ACCDB файлове на Microsoft Access 2010 в по-стария .MDB формат вижте Преобразуване на база данни на .accdb в по-стар файлов формат.

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху Запиши като.

  3. В полето Име на файл въведете ново име за файла.

  4. Щракнете върху Запиши.

Когато използвате диалоговия прозорец Запиши като, можете също да запишете файла в ново местоположение, като използвате навигационния екран.

Диалоговият прозорец "Запиши като" в Windows Vista и Windows 7

  1. За да изберете папка или да въведете път към папка, използвайте адресната лента.

  2. За да видите бързо местоположенията, които използвате често, използвайте навигационния екран.

  3. За да видите още типове файлове, щракнете върху стрелката.

Можете също така да използвате диалоговия прозорец Запиши като, за да преименувате файл или да промените местоположението, в което записвате файла, като щракнете върху друга папка.

Можете да искате да запишете файла в друг формат, така че вие или някой друг да можете да отворите файла в друга програма или по-стара версия. Например може да поискате да запишете своя документ за Word като RTF формат или вашата Excel работна книга като файл със стойности, разделени със запетаи (CSV).

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху Запиши като.

  3. Изберете местоположение на файла, като например OneDrive или "Този компютър", за да съхраните файла.

  4. В полето Име на файл въведете ново име за файла.

  5. В списъка Запиши като тип щракнете върху файловия формат, в който искате да запишете файла. Щракнете например върху RTF формат (.rtf), уеб страница (.htm или .html) или файл с разделени със запетая стойности (.csv).

    Щракнете върху падащия списък за тип файл, за да изберете друг файлов формат за своя документ

    Забележка: За повече информация как да записвате файлове във формати PDF (. PDF) или XPS (. XPS), вижте Запиши или Конвертирай в PDF или XPS.

  6. Щракнете върху Запиши.

Ако използвате Office 2010, можете да записвате файлове в по-стара версия на Office, като изберете версията в списъка Запиши като тип в диалоговия прозорец Запиши като. Например можете да запишете своя документ на Word 2010 (.docx) като документ на версия 97 – 2003 (.doc).

Забележки: 

  • Office 2010 продължава използването на XML-базираните файлови формати, като например. docx,. xlsx, и. pptx, въведени в Издание на Office 2007. Следователно файловете, създадени в Microsoft Word 2010, Microsoft Excel 2010 и Microsoft PowerPoint 2010, могат да бъдат отворени в програмите на Издание на Office 2007 без специални добавки или загуба на функционалност. За повече информация вижте форматите Open XML и разширенията на имената на файловете.

  • За повече информация относно съвместимостта между файлове от различни издания вж. Използване на проверката за съвместимост.

За информация относно записването на .ACCDB файлове на Microsoft Access 2010 в по-стария .MDB формат вижте Преобразуване на база данни на .accdb в по-стар файлов формат.

Слушаме ви

Тази статия е актуализирана на 29 януари 2020 като резултат от коментарите ви. Ако сте намерили това за полезно, и особено ако не сте, използвайте контролите за обратна връзка по-долу, за да ни кажете как можем да го направим по-добре.

Вж. също

Забележка:  Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас? Ето статията на английски за справка.

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×