За работните потоци, включени в SharePoint

За работните потоци, включени в SharePoint

работните потоци наSharePoint са предварително програмирани мини приложения, които опростяват и автоматизират разнообразни бизнес процеси. Работните потоци могат да варират от събиране на подписи, обратна връзка или одобрения за план или документ, за да се проследява текущото състояние на рутинна процедура. работните потоциSharePoint са предназначени да ви спестят време и усилия и да донесат последователност и ефективност на задачите, които извършвате редовно.

Забележка: Работните потоци на SharePoint 2010 се оттеглят от 1 август 2020 за нови наематели и се премахват от съществуващите клиенти на 1 ноември 2020. Ако използвате работни потоци на SharePoint 2010, ви препоръчваме да мигрирате към Power Автоматизирайте или други поддържани решения. За повече информация вижте пенсиониране на работен поток на SharePoint 2010.

Какво е SharePoint работен поток?

Вероятно вече знаете какво представлява блоксхемата. Това е графична карта на даден процес с инструкции какво се случва на всяка стъпка.

Процес на работния поток

Работният поток на SharePoint е като автоматизирана блоксхема, която изисква много труд, догадки и случайности от стандартните ви работни процеси.

Например вижте процеса на одобрение на документи на илюстрацията. Ръчното провеждане на този процес може да означава много за проверката и следенето, препращането на документи и изпращането на напомняния – и всяка от тези задачи трябва да бъде изпълнена от вас или от един или повече от колегите ви. Това означава много допълнителна работа и постоянна струя от прекъсвания.

Но когато използвате работния поток SharePoint "одобрение на документи", за да изпълните процеса, всички тези проверки и проследяване и напомняния и препращане се извършват автоматично от работния поток. Ако някой закъснее със завършването на задача или ако се появи някакъв друг проблем, повечето от включените работни потоци генерират известие, което да ви информира за това. Мониторингът на процеса е намален.

Работата с работен поток на SharePoint е лесна. Изберете типа на работния поток, изберете опциите и позволете на работния поток да се изпълни. Ако е необходимо, отменете или прекъснете работния поток.

Всеки тип работен поток включва действа като шаблон. Можете да добавите екземпляр на работния поток за един списък или библиотека или за цяла колекция от сайтове, като използвате формуляр за иницииране , за да зададете желаните опции и селекции за екземпляра. Тези опции и селекции включват кой работен поток възлага задачи на, срокове за задача, как може да бъде стартиран работният поток и от кого и инструкции, които трябва да бъдат включени в уведомленията за задача. Създайте нов работен поток, като отидете на Настройки на списък > на настройките на работния поток > добавите работен поток. Ако искате, прочетете повече за работните потоци на 2010 и 2013.

Важно: По подразбиране командата "одобрение", "събиране на обратна връзка" и "събиране на подписи" не е активирана и не е в списъка в списъчното поле избор на шаблон за работен поток на формуляра за свързване. За да ги направите достъпни за използване, администраторът на сайта трябва да ги активира на ниво колекция от сайтове. Отидете на Настройки на сайта > функции на колекцията от сайтове , за > активирате функцията за работни потоци. Освен това SharePoint 2013 предоставя шаблони на работни потоци, базирани на SharePoint 2010. Ако искате да създадете SharePoint 2013 базиран работен поток с подобна логика, използвайте инструмент като SharePoint Designer 2013.

Има пет предварително програмирани типа работни потоци. 

Отметка един работен поток "одобрение" маршрутизира документ или друг елемент към определени хора за тяхното одобрение или отхвърляне. Можете също да използвате работен поток "одобрение", за да управлявате одобрението на съдържание в списък или библиотека. За да научите повече и за инструкции "стъпка по стъпка", вижте всичко за работните потоци "одобрение".

Работен поток ''Събиране на обратна информация'' работен поток "събиране на обратна информация" маршрутизира документ или друг елемент към определени хора за обратна връзка. Работният поток "събиране на обратна информация" обединява всички отзиви от участниците за собственика на работния поток и предоставя запис на процеса на преглед. За да научите повече и за инструкции "стъпка по стъпка", вижте всичко за работните потоци "събиране на обратна информация".

Работен поток ''Събиране на подписи''. работния поток "събиране на подписи" маршрутизира документ на Microsoft Office до определени хора за техните цифрови подписи. Имайте предвид, че функции на работния поток "събиране на подписи" само с документи на Word, работни книги на Excel и формуляри на InfoPath. За да научите повече и за инструкции "стъпка по стъпка", вижте всичко за работните потоци "събиране на подписи".

Работен поток с три състояния работния поток с три състояния е предназначен за проследяване на състоянието на елемент от списък през три състояния (фази). Той може да се използва за управление на бизнес процеси, които изискват организациите да проследяват голям обем от проблеми или елементи – например проблеми при поддръжката на клиенти, потенциални клиенти за продажби или задачи от проекти.

При всеки преход между състояния работният поток присвоява задача на човек и му изпраща имейл известие за задачата. Когато тази задача приключи, работният поток актуализира състоянието на елемента и прогресира към следващото състояние. Работният поток с три състояния е проектиран да работи с шаблона за списък за проследяване на проблеми, но може да се използва с всеки списък, който съдържа колона за избор, която има три или повече стойности.

За да научите повече и за инструкции "стъпка по стъпка", вижте използване на работен поток с три състояния.

Работен поток ''Одобрение на ликвидиране'' на работния поток за одобрение за публикуване е подобно на други работни потоци на SharePoint, тъй като автоматизира маршрутизирането на съдържание към експерти по тематични въпроси и заинтересовани лица за преглед и одобрение. Това, което прави работния поток за одобрение за публикуване уникален, е, че той е проектиран специално за сайтове за публикуване, където публикуването на нови и актуализирани уеб страници се контролира строго. В тези видове сайтове не могат да се публикуват нови съдържание, докато не бъде одобрен от всеки отговорник за одобрението в работния поток. За да научите повече и за инструкции "стъпка по стъпка", вижте работа с работен поток за одобрение за публикуване.

За да добавите или стартирате работен поток, трябва да имате правилното разрешение за списъка, библиотеката или колекцията от сайтове, където се изпълнява работният поток:

  • За да добавите работен поток    По подразбиране трябва да имате разрешение за управление на списъци, за да добавите работен поток. (Групата на собствениците и групата "членове" имат разрешение "управление на списъци" по подразбиране; групата "посетители" не.)

  • За да стартирате работен поток    Също така по подразбиране трябва да имате разрешение за редактиране на елементи, за да стартирате работен поток, който вече е добавен. (Групата собственици и членовете на групата имат разрешение за редактиране на елементи по подразбиране; групата "посетители" не.)
    Алтернативно, собствениците могат да изберат да конфигурират определени работни потоци, така че да могат да се стартират само от членовете на групата "собственици". В случай че има подсайт с уникални разрешения, собствениците ще трябва да гарантират, че необходимите разрешения се присвояват на потребителите на работния поток изрично. Вижте Редактиране и управление на разрешения за списък или библиотека на SharePoint. < това се базира на обратната връзка – "създадох подсайт на сайта на моя фирмен НК, за да изпробвам функцията на работния поток, така че трябва да имам разрешение за стартиране на работен поток, но не мога-защо не?" >

Диаграмата по-долу предоставя изглед на високо ниво на основните етапи за планиране, Добавяне, изпълнение и промяна на работен поток на SharePoint. Следване на отделни секции във всяка от стъпките.

Процес на работния поток

  • План    Уверете се, че знаете кои опции желаете и каква информация трябва да имате на разположение, когато използвате формуляра за иницииране, за да добавите вашата версия на работния поток.

  • Добавите    Попълнете формуляра за иницииране, за да добавите вашата версия на работния поток към списък, библиотека или колекция от сайтове.

  • Start    Стартирайте своя нов работен поток ръчно или автоматично върху документ или друг елемент в списък или библиотека. (Ако го стартирате ръчно, ще имате възможност да промените някои от настройките за формуляра за асоцииране на работния поток на по-кратък формуляр за иницииране .) Когато работният поток се стартира, той създава задачи, изпраща уведомителни съобщения и започва да проследява действия и събития.

  • Наблюдение    Докато работният поток се изпълнява, можете да видите страницата "състояние на работния поток", за да видите кои задачи са изпълнени и какви други действия са възникнали. Ако е необходимо, можете да регулирате текущите и бъдещите задачи оттук и дори да отмените или прекратите изпълнението на този работен поток.

  • Преглед    Когато изпълнението завърши, цялата му хронология може да бъде прегледана на страницата "състояние на работния поток". Също така от страницата на състоянието могат да бъдат създадени статистически отчети за общия резултат от този работен поток.

  • Промени    Ако работният поток не работи точно както искате, може да отворите първоначалния формуляр за свързване, който сте използвали, за да го добавите, и да направите промените там.

Ако имате нужда от по-голяма гъвкавост с вграден работен поток, можете да го персонализирате по-нататък с инструмент като SharePoint Designer 2013. Можете също да създадете свой собствен оригинален работен поток от самото начало.

С помощта на конструктора на работни потоци създавате правила, които асоциират условията и действията с елементи в списъци и библиотеки на SharePoint. Промените в елементи в списъци или библиотеки задействат действията в работния поток.

Например можете да проектирате работен поток, който стартира допълнителен работен поток "одобрение", ако цената на даден елемент надхвърля определена сума.

Можете също да дефинирате работен поток за набор от свързани документи. Например, ако работният поток е свързан към библиотека с документи или ако е филтриран по тип съдържание на документ, се появява група от контекстуални действия за колективна папка за документи. Даден колективна папка за документи позволява на групата да бъде третирана като единична единица, така че върху всеки от елементите в този колективна папка за документи ще се изпълнява действие на работен поток.

Вж. също

Създаване на работен поток с помощта на SharePoint Designer 2013 и платформата за работни потоци на sharepoint

Разбиране на работните потоци "одобрение" в SharePoint 2010

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×