Използване на бизнес контакти в Business Contact Manager

Можете да използвате записи за бизнес контакт, за да организирате и съхранявате много информация за хората, с които работите.

Тази статия описва как да създавате нови записи и да попълвате формуляра за бизнес контакт.

Какво искате да направите?

Създаване на нови записи за бизнес контакт

Редактиране на записи за бизнес контакт

Филтриране на списъка с бизнес контакти

Можете да правите следното със записи за бизнес контакти:

  • Добавете ги с помощта на различни методи.

  • Да ги възлагате на служител или колега.

  • Свързване на акаунти към тях.
    Чрез свързване на записи за бизнес контакти към записи на акаунт можете да свържете информацията за вашите бизнес контакти с информация за компаниите, за които те работят. Например когато свържете един или повече бизнес контакти към запис за партньор, хронологията на комуникация на записа за партньор включва елементите в хронологията на комуникация за всеки бизнес контакт, който е свързан с този акаунт.

  • Свързване на елементи в хронологията на комуникация към бизнес контакти, проследяване на имейл съобщения и филтриране на списъка с елементи в хронологията на комуникация.
    Можете да следите много от вашите дейности (включително телефонни разговори, имейл съобщения, писма или файлове), свързани с вашия бизнес контакт, на страницата "Хронология" в записа за бизнес контакт.

    Можете автоматично да свържете имейл съобщения към записи за бизнес контакт. За повече информация вижте свързване и проследяване на имейл съобщения в Business Contact Manager.

  • Преобразуване на бизнес контакт в потенциален клиент или друг запис, базиран на типа запис за бизнес контакт.

  • Редактиране на информацията в записи за бизнес контакт.

  • Персонализирайте формуляра за бизнес контакт, като добавяте или премахвате полета и елементи в списъците с полета.
     

Най-горе на страницата

Създаване на нови записи за бизнес контакт

Записите за бизнес контакти могат да ви помогнат да следите информацията, с която работите, за хората, с които работите.

В този раздел

Ръчно добавяне на нов запис за бизнес контакт

Импортиране на бизнес контакти от друга програма

Преминаване или копиране на контакти на Outlook в Business Contact Manager

Създаване на запис за бизнес контакт от имейл съобщение

Конвертиране на запис на потенциален клиент в запис за бизнес контакт

Има няколко начина за получаване на информация в записите за бизнес контакт. Можете да въведете информация в записи, да импортирате данни от Outlook или други програми и да копирате контакт на Outlook.

Информацията може да включва:

  • Бизнес информация, като например фирмата или организацията на бизнес контакта.

  • Лични данни, като например рождена дата.

  • Елементи в хронологията на комуникация, като имейл съобщения и срещи.

  • Всякакви подробности, които записвате в персонализираните полета, които добавяте към формуляра.

    Съвет: Можете да персонализирате вашите формуляри за бизнес контакт, като добавите полета, които са специфични за вашата фирма, или преместване на секциите, за да акцентирате върху информацията, която е най-важна за вас. Например цветар може да създаде поле с име "любимо цвете" и специалист по отоплението може да създаде поле с име "модел на пещ". 

Най-горе на страницата

Ръчно добавяне на нов запис за бизнес контакт

Ще са необходими само минути, за да отворите празен формуляр за бизнес контакт и да въведете няколко основни части от данните. Записването на формуляра създава новия запис за бизнес контакт. По-късно, докато развиете връзката си с човека, можете да отворите отново записа и да добавите повече подробности.

GoDaddy-Конфигуриране-MX-1-3

Ще забележите много сходства между формуляра за бизнес контакт и формуляра за контакт на Outlook.

Отваряне на формуляр за бизнес контакт

  1. В навигационния екран, под Business Contact Managerщракнете върху Contact Manager.

  2. На лентата, в групата Създай щракнете върху нов бизнес контакт.

Най-горе на страницата

Попълване на формуляра за бизнес контакт

Подобно на повечето от другите формуляри, формулярът за бизнес контакт включва страница Общи, по- подробнои Хронология .

Можете да персонализирате формуляра, като премествате секции и полета, преименувате полета и добавяте елементи към списъците. 

Страница "Общи"

        Секция за бизнес контакт

  1. Въведете пълното име и длъжност на бизнес контакта. Изберете файла като име, както бихте го направили във формуляр за контакт на Outlook.

    Пълното име е единственото задължително поле. Добавянето на информация към други полета е незадължително.

  1. Присвояване на бизнес контакт     За да присвоите бизнес контакта на друг служител, в полето възложено на щракнете върху името на служителя.

    Забележка: Имената в списъка Възложено на са на служители, с които сте споделили своята база данни за Business Contact Manager. За повече информация за споделянето вижте Споделяне на данните на Business Contact Manager с други потребители.

    Секция "Информация за фирмата"

    Можете да използвате полето фирма или полето за акаунт , за да съхраните името на фирмата на бизнес контакта. Използвайте полето фирма, ако не използвате записи на акаунт.

    Секция "свързан акаунт"

    GoDaddy-Конфигуриране-MX-1-3

  1. Свързване на бизнес контакта към акаунт     Щракнете върху акаунт , за да свържете бизнес контакта към акаунт; сметка; бизнес партньор.

  2. В диалоговия прозорец избор на акаунт за свързване към този бизнес контакт щракнете върху акаунтаи след това щракнете върху връзка към.
    Стойността на свързването на бизнес контакти с акаунт е, че хронологията на комуникация на бизнес контакта е посочена и в хронологията на комуникация на записа за партньор. Ако повече от един бизнес контакт е свързан с един и същ акаунт, хронологията на комуникация за всеки свързан бизнес контакт също е посочена в хронологията на комуникация на партньора. Това ви позволява да видите цялата хронология на комуникация и всички бизнес контакти, свързани с организацията, на едно-единствено местенце. За повече информация относно избора на запис за свързване вижте Свързване на записи в Business Contact Manager.

    Секции "интернет", "телефонни номера, адреси" и "визитки"

  3. Въведете адреса на имейла и уеб страницата, телефонните номера, служебните и домашните адреси. Въведете информацията, за да завършите визитката, точно както във формуляра за контакт на Outlook.
    Стрелката до име на поле (като имейл) показва, че можете да правите множество записи в полето.

    Съвет: Ако въведете повече от един адрес за бизнес контакт, поставете отметка в квадратчето това е пощенският адрес , за да зададете кой адрес да се използва в циркулярните документи.

    Секция "Информация за източника"

    GoDaddy-Конфигуриране-MX-1-3

  4. В секцията Информация за източника въведете информация в следните полета:

    • Източник     Щракнете върху метода или действието, при които този бизнес контакт е научил за вашия бизнес. Например реклама или устна дума.

    • Инициирано от     Щракнете върху този бутон, за да изберете маркетинговата дейност или друг бизнес запис (като например друг бизнес контакт), който е донесъл този бизнес контакт към вашия бизнес.

      Съвет: Въвеждането на името на маркетингова дейност позволява на Business Contact Manager за Outlook да проследява типа и броя на записите, които са резултат от дейността. Освен това свързва записа за маркетингова дейност към бизнес контакта. За повече информация за маркетинговите дейности вижте предлагане на пазара на вашите продукти и услуги в Business Contact Manager.

      Секция "Коментари"

  5. В секцията коментари въведете бележки, поставете коментари от други файлове или прикачете файлове, елементи на Outlook или визитки.

    GoDaddy-Конфигуриране-MX-1-3

    Съвет: Ако повече от един колега работи с бизнес контакт, може да е полезно да отбележите, когато сте въвеждали коментар. Щракнете върху Добавяне на клеймо, за да съхранявате датата и часа на всеки запис.

  6. Когато сте готови с въвеждането на информация, щракнете върху запиши & затвори.

Най-горе на страницата

Страница "По-подробно"

  1. На лентата, в групата Показване щракнете върху по- подробно , за да се покаже страницата с подробни данни .

  2. Въведете повече информация за задачата на лицето и данни, като например рождена дата, състояние на плащане, дали записът е активен, и изберете предпочитания начин за комуникация.

Страница "Хронология"

  1. В лентата, в групата Показване щракнете върху Хронология, за да се покаже страницата "Хронология".

  2. Добавете или прегледайте елементи в хронологията на комуникация, като имейл съобщения, бизнес бележки или срещи.

    Как да добавя елемент в хронологията на комуникация?

    1. Под Хронология на комуникация щракнете върху Създай и след това върху типа елемент, който искате да добавите.

    2. Въведете информацията във формуляра и след това щракнете върху Запиши и затвори.

      За повече информация относно елементите в хронологията на комуникация вижте проследяване на вашите комуникации с клиенти в Business Contact Manager.

  3. Ако искате да намерите конкретен елемент, можете да потърсите в списъка с елементи в хронологията на комуникация или да филтрирате списъка.

    1. Как мога да търся в списъка с елементи в хронологията на комуникация?

      • В полето търсене въведете информацията, която търсите, и след това щракнете върху бутона търсене Икона за търсене .

        Забележка: Търсенето се извършва само в полетата Тема и Свързан с. За да покажете всички елементи от определен тип, например имейл съобщения, използвайте филтър.

    2. Как да филтрирам списъка с елементи в хронологията на комуникация?

      • В лентата щракнете върху раздела Изглед.

      • В групата Филтър направете едно от следните неща:

        • Щракнете върху типа филтър, например Тип елемент, който искате да приложите, и след това щракнете върху филтъра.

        • Щракнете върху Филтър и изберете критериите за филтъра.

          За повече информация относно филтрирането вж. Филтриране на записи в Business Contact Manager.

Най-горе на страницата

Импортиране на бизнес контакти от друга програма

Можете да импортиране бизнес контакт и други типове записи от програми, като например ACT! и Microsoft Excel.

За информация как да импортирате данни от други програми или вашата папка с контакти на Outlook, вижте Импортиране на вашите данни в Business Contact Manager.

Най-горе на страницата

Преминаване или копиране на контакти на Outlook в Business Contact Manager

  1. В навигационния екран щракнете върху бутона Контакти.

  2. В списъка с контакти щракнете върху контакта, който искате да прехвърлите в Business Contact Manager за Outlook.
    Как да избера повече от един запис?

    За да изберете съседни записи, натиснете клавиша SHIFT, след което щракнете върху първия и последния запис от групата, която искате да изберете. За да изберете несъседни записи, натиснете клавиша CTRL, след което щракнете върху отделните записи. За да изберете всички записи, щракнете върху някой от тях, след което натиснете CTRL+A.

    За да копирате цялото съдържание на папката с контакти на Outlook към Business Contact Manager, импортирайте папката си с контакти на Outlook в бизнес контакти. За информация как да импортирате вижте Импортиране на вашите данни в Business Contact Manager.

  3. На лентата, в групата бизнес направете едно от следните неща:

    • Движение на контакта    

      1. Щракнете върху Създаване на запис.

      2. Посочете Премини към Business Contact Manager, след което щракнете върху бизнес контакт или тип запис, който искате.

    • Копиране на контакта    

      1. Щракнете върху Създаване на запис.

      2. Посочете Копиране на Business Contact Manager, след което щракнете върху бизнес контакт или тип запис, който искате.

Ако искате да имате достъп до вашите бизнес контакти от вашия мобилен телефон, точно както правите вашите контакти в Outlook, можете да използвате функцията за синхронизиране на бизнес контакт, за да включите вашите бизнес контакти във вашата папка с контакти на Outlook. За информация относно синхронизирането на бизнес контакти вижте отдалечен достъп до вашите бизнес контакти: използване на синхронизиране в Business Contact Manager.

Важно: Можете да свършите с дублирани записи във вашата папка с контакти, ако функцията за синхронизиране на бизнес контакти е разрешена. Функцията за синхронизиране на бизнес контакт автоматично включва записи за бизнес контакти във вашата папка с контакти на Outlook. Когато контактите се преместят или копират в папката с бизнес контакти, те ще бъдат показани във вашата папка контакти като бизнес контакти.

Най-горе на страницата

Създаване на запис за бизнес контакт от имейл съобщение

Можете да създадете запис за бизнес контакт от имейл съобщение от нов клиент.

  1. В навигационния екран щракнете върху папка "Входящи".

  2. Щракнете двукратно върху имейл съобщение, за да го отворите.

  3. На лентата, в групата Бизнес щракнете върху Създаване на запис.

  4. Щракнете върху бизнес контактили тип запис за бизнес контакт, който искате да създадете, като използвате имейл адреса от реда от съобщението.

Можете да създавате бизнес контакти от други имейл адреси в съобщение, като щракнете с десния бутон върху името, посочите Създаване в Business Contact Managerи след това щракнете върху бизнес контакт.

Най-горе на страницата

Конвертиране на запис на потенциален клиент в запис за бизнес контакт или преобразуване на потенциален клиент в бизнес контакт

По принцип информацията за потенциален клиент се съхранява в потенциален запис. Когато този човек стане действителен клиент, можете да конвертирате записа за потенциален клиент в запис за бизнес контакт.

Можете също да преобразувате бизнес контакт в потенциален клиент или друг тип запис, базиран на типа запис за бизнес контакт.

Можете да създавате нови типове записи, като например служител или доставчик, като започнете с формуляра за бизнес контакт. 

  1. В навигационния екран, под Business Contact Manager щракнете върху Управление на контакти.

  2. В работната област щракнете върху раздела потенциални клиенти .

  3. Щракнете двукратно върху записа, който искате да преобразувате.

  4. На лентата, в групата Редактиране щракнете върху Конвертиране ви след това щракнете върху бизнес контакт.

  5. Редактирайте новия запис, както е необходимо.

  6. Когато сте готови, щракнете върху Запиши и затвори.

Най-горе на страницата

Редактиране на записи за бизнес контакт

Докато работите с вашите бизнес контакти, можете да научите повече за тях, евентуално включително как те предпочитат да се свързват с тях, имена на помощници, нови телефонни номера и т. н. Поддържането на този поток информация е ежедневна задача, която можете да опростите, като непрекъснато актуализирате и записвате вашите записи за бизнес контакти. Можете да отворите запис за бизнес контакт, за да добавите или редактирате информация или да видите елементите в хронологията на комуникация, като имейл съобщения, които са свързани с бизнес контакта.

  1. В навигационния екран, под Business Contact Manager щракнете върху Управление на контакти.

  2. В работната област щракнете върху раздела бизнес контакти и след това:

    • Превъртете до бизнес контакта, който искате да отворите, и след това щракнете двукратно върху него.

      – или –

    • Използвайте полето за търсене, за да въведете информация за бизнес контакта, който търсите, и след това щракнете двукратно върху записа.

  3. Добавете или редактирайте информацията, както е необходимо.

    Съвет: Ако имате имейл адрес за акаунта, можете да се уверите, че имейл съобщенията до и от акаунта се включват автоматично в хронологията на комуникация на записа. В групата Редактиране щракнете върху проследяване на имейл и след това щракнете върху управление на свързването и проследяването. Изберете квадратчето за отметка за имейл адреса на акаунта и след това щракнете върху OK. За повече информация относно автоматичното свързване на имейл съобщения към записи вижте свързване и следене на имейл съобщения в Business Contact Manager.

  4. Когато сте готови, щракнете върху запиши & затвори.

Съвет: С функция, наречена групово редактиране, можете да редактирате съдържанието на поле в няколко записа за бизнес контакт. Това е полезно, ако например искате да въведете уеб адрес за десетина бизнес контакти, които работят в една и съща фирма. За повече информация как да редактирате едновременно множество записи, вижте Редактиране на много записи едновременно в Business Contact Manager.

Най-горе на страницата

Филтриране на списъка с бизнес контакти

Не е нужно да превъртате всичките си бизнес контакти, за да намерите това, което искате. Вместо това можете да филтрирате всеки списък с бизнес контакти, така че да виждате само записите, които ви интересуват.

  1. В навигационния екран, под Business Contact Manager щракнете върху Управление на контакти.

  2. В работната област щракнете с десния бутон върху раздела бизнес контакти и след това щракнете върху Модифицирай.

  3. В диалоговия прозорец " Промяна на раздела " щракнете върху " филтър".

  4. В диалоговия прозорец филтриране на бизнес контакти можете да използвате едно от следните неща или и двете:

    • Прост филтър     Изберете или изчистете готовите категории.

    • Допълнителен филтър     Създайте няколко филтъра, за да прецизирате селекцията си.

Този филтриран списък може да се използва за създаване на персонализиран раздел, списък за обаждания или пощенски списък. Той може също да се използва като основа за отчет или притурка.

За повече информация относно филтрирането вж. Филтриране на записи в Business Contact Manager. За повече информация относно отчетите вижте използване на отчети и диаграми в Business Contact Manager. За повече информация за притурките вижте използване на притурки в Business Contact Manager.

Най-горе на страницата

Забележка:  Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас? Ето статията на английски за справка.

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×