Използване на групи на Office 365 вместо пощенски кутии на сайтове

Забележка: Тази статия свърши работата си и ще бъде оттеглена скоро. За да предотвратим проблеми от типа "Страницата не е намерена", премахваме връзките, за които знаем. Ако сте създали връзки към тази страница, премахнете ги, и така заедно ще запазим целостта на връзките в уеб.

Пощенските кутии на сайтове се използват от много организации като инструмент за сътрудничество за избор. Той е предоставен с обща пощенска кутия, за да ви помогне да координирате и съхранявате имейл на екип или проект на едно място и сайт на SharePoint, за да съхранявате всичките си често използвани файлове. Въпреки това, тъй като хората, които са сътрудничили в сътрудничество, са се променили през годините, клиентите са поискали решение, което насърчава по-активна форма на сътрудничество. Ето защо ние отказваме пощенските кутии на сайта и ви окуражаваме да се придвижат към групи на Office 365, които предоставят много по-богата среда за сътрудничество.

За повече информация относно това решение вижте отхвърляне на пощенски кутии на сайтове.

Групите в Office 365 ви позволяват да изберете набор от хора, с които искате да си сътрудничите, и лесно да настроите набор от ресурси за тези хора, които да споделят. Не е необходимо да се безпокоите за ръчното разрешаване на всички тези ресурси, защото добавянето на членове към групата автоматично им дава необходимите разрешения за инструментите, които вашата група предоставя.

Групата на Office 365 надхвърля кои пощенски кутии на сайтове предлагаме и включва:

  • Достъп за гости – с пощенските кутии на сайтове не можете да предоставяте достъп на хора извън организацията ви. С групи можете да предложите на гостите достъп до имейл разговорите, файловете и дори споделения бележник на OneNote.

  • Споделена папка "Входящи" – където се провеждат разговорите, които традиционно имате в пощенската кутия. Тази споделена папка "Входящи" е напълно за търсене, за да се създаде жив Архив на съобщенията на групата. Новодошлите в групата могат да търсят или превъртат назад в хронологията, за да ускорят бързо какво са съобщени с групата преди това.

  • Библиотека "споделени файлове" – вашата група има библиотека с файлове на SharePoint, където вашите потребители могат да съхраняват, споделят и работят съвместно по документи, работни книги, презентации, изображения или всякакъв друг вид файл, върху който се нуждаят, за да работят.

  • Споделен календар – вашата група получава споделен календар, за да публикува събития, свързани с групата. Всеки член, който се е абонирал за групата, автоматично ще бъде поканен за събития, публикувани в календара, така че тези събития също да могат да се показват в техните календари на Office 365, ако желаят.

  • Споделен бележник на OneNote – групата автоматично има споделен бележник на OneNote, където членовете на групата могат да събират и работят съвместно по информация. Много групи използват бележника, за да създадат живо уики с често задавани въпроси и други ресурси.

  • Съдържание е откриваемо-групи в Outlook са публични във вашата организация по подразбиране, което означава, че те са лесни за други хора във вашата организация да откриват и да се присъединяват към или да преглеждат материалите в групата. Ако съдържанието на групата е по-чувствително, можете да прехвърлите групата на "Поверително", което скрива съдържанието от нечленуващи лица и изисква собственикът на групата да одобри всякакви искания за присъединяване.

  • Създаването на самостоятелна услуга – администраторите не трябва да се задълбават с искания от потребители за създаване на групи. Потребителите могат да създават свои собствени групи, ако е необходимо. Ако искате да управлявате кои потребители във вашата организация могат да създават групи , вижте управление кой може да създава групи на Office 365.

Управление на справочен указател

Поддържането на вашия указател под контрола е грижа за всеки администратор. Ето някои от предлаганите от вас инструменти на Office 365 Groups, за да ви помогне да направите това по-лесно:

  • Правилата за именуване на правила ви позволяват да дефинирате какви са и не са приемливи имена за вашите групи. Това не позволява на потребителите да дават скверни или забранени имена на групи. Освен това можете да приложите стандартни префикси или суфикси на фирмата към имената на групи.

  • Динамично членство – динамичното членство ви позволява да зададете групово членство по правило, което добавя (или премахва) членовете на групата на базата на метаданни (като например отдел или роля) в Active Directory.

  • Скрито членство в група – ако имате причина да искате списъкът на членовете на вашата група да бъде поверително, ако например членовете са ученици, можете да скриете списъка на членовете от външни лица.

  • Разрешения за създаване – може да има някои хора във вашата организация, които не искате да можете да създавате нови групи. Има няколко техники за управление на разрешенията за създаване във вашия указател.

  • Регистрационни файлове за проверка – можете да имате повече увереност, което позволява на потребителите да създават групи и да управляват членството в групата, тъй като регистрите на Office 365 за проверка на групи ви позволяват да следите кой е създал или изтрил конкретна група или да сте направили промени в членството в групата.

Управление на доставяне

Управлението на доставката ви дава някои методи, които трябва да бъдат изпратени или получени от групата. Освен това има инструменти за следене на потока на тези съобщения.

  • Изпращане като или изпращане от името на-тези настройки позволяват на определени потребители да изпращат имейли като тези, които са дошли, или от името на групата.

  • Ограничения за подателя – тези настройки ви позволяват да контролирате кой може да изпраща съобщения до групата. Групата може да бъде конфигурирана така, че да позволява имейли от външни лица, но може да поискате да ограничите това само до определени външни лица.

  • Поддръжка на външни потребители – като каните гости към вашата група, можете да изберете да ги включите в имейл разговорите в групата.

  • Транспортни правила – правилата за транспорт работят само за групи, както и за Exchange. Правилата могат да търсят съобщения, които отговарят на определени условия, и след това могат да изпълняват тези съобщения.

  • Имейл съвети – имейл съветите са информативни съобщения, които се показват на потребителите по време на съставяне на съобщение. Те могат да ви помогнат да намалите недоставяне, като предупреждават потребителя дали неговото съобщение е вероятно да отиде на външни лица или да надвиши квотите за съобщения.

  • Няколко адреса на прокси сървър – група може да има псевдоними точно като пощенска кутия на потребител. Допълнителни прокси адреси могат да бъдат полезни за приемане на съобщения, изпратени до тези други псевдоними или за улесняване на достъпа до група, която има дълъг или труден за диктуване име.

  • Максимален размер за изпращане/получаване – тези квоти могат да ви помогнат да намалите проблемите с групата, която получава (или изпраща) изключително големи съобщения, за да управлявате по-добре изискванията за съхранение и пропускателна способност.

Правила за съдържание

Office 365 ви дава някои инструменти за управление на типа съдържание, което се споделя в групата ви.

Указания за използването – ще можете да дефинирате указания за използване за групи на Office 365 – за да образовате вашите потребители за най-добрите практики, които спомагат за тяхното ефективно използване на групи и за тяхното обучение по правилата за вътрешно съдържание.

Класификация на данни – ще можете да създадете персонализирана класификационна система за данни за Office 365 Groups, която позволява разделяне на групи по тип политика (например "некласифицирани"; "корпоративна поверителност" или "строго секретно"). По този начин вашите групи могат да показват правилата за друго съдържание във вашата организация. Разтегателната политика позволява на вашата организация да конфигурира крайна точка, която се извиква при създаването или промяната на група, и след това можете да реализирате собствени правила за създаване на групи или промяна.

Защо правим тази промяна?

Пощенските кутии на сайта препоръчват пасивна форма на сътрудничество. Със сътрудничеството става все по-критично за съвременните екипи, нашите клиенти все повече питат за решения, които предоставят по-активна среда за сътрудничество. Ето защо решихме да пенсионираме пощенските кутии на сайта и да насърчим използването на групи.

Създаването на групи е лесно и можете да сте в течение на минути.

Създайте екипен сайт на SharePoint Online, който се предоставя с група на Office 365, като изпълните следните стъпки:

  1. Отидете на SharePoint online. Можете да отидете там, като влезете в своя портал на Office 365 в HTTPS://www.Office.com и след това щракнете върху иконата за стартиране на приложения в горния десен ъгъл на вашия браузър.

  2. Щракнете върху + Създаване на сайт на началната страница на SharePoint и изберете екипен сайт .

  3. Въведете новото име на екипен сайт и описание, в екрана, който се появява. Попълнете всички други полета, които изисква вашата организация, и щракнете върху напред.

  4. Добавете собствениците и членовете към сайта в екрана по-долу, след което щракнете върху Готово. Можете да изберете да добавите същите членове, които са принадлежали на вашия екипен сайт за класическия опит.

Новосъздаденият екипен сайт на SharePoint online вече е готов за използване. Вижте Създаване на екипен сайт в SharePoint online за повече информация.

За да имате достъп до вашите групи, щракнете върху иконата за стартиране на приложения и отидете на поща. Ще намерите раздел групи под папки и ще бъде създадена група за вас със същото име като името на сайта в SharePoint. Тази група помещава споделената пощенска кутия във формата на място за разговори, разделът "файлове", който дава бърз преглед на страницата "документи" от сайта на SharePoint, календар на група и бележник, който може да бъде преглеждан и от сайта на SharePoint.

Сега сте готови да използвате групата.

Какво ще кажете за съществуващите пощенски кутии на сайтове?

Разбираме, че някои от вас може да имат критични данни във вашите пощенски кутии на сайт, които ще ви трябват, за да осигурите приемственост във вашите дейности. Съществуващите ви пощенски кутии на сайтове ще продължат да работят както преди.

Какво става, ако използвам Project online?

Ако сте клиент на Project online , няма да можете да се свържете с екипния сайт на SharePoint online. Все пак можете да продължите да използвате класическия екипен сайт за работа с Project, който ще продължи да работи, минус възможността за създаване на нова пощенска кутия на сайт. Ако имате нужда от пощенско решение заедно със сайта, ви препоръчваме да създадете нова група на Office 365 и да я използвате за имейл. Вижте Създаване на група в Outlook за повече информация.

Ние сме в процес на работа на дългосрочно решение и ще ви уведомим, след като имаме решение.

Какво следва?

Ние започнахме да разгръщаме инструменти за администриране на клиент, за да свързваме съществуващи екипни сайтове на SharePoint с нови групи на Office 365. За повече информация вижте тази публикация.

Още информация

Слушаме ви

Тази статия е последно актуализирана на 10 юли 2018 като резултат от коментарите ви. Ако сте намерили тази информация за полезна, а особено ако не сте, използвайте контролите за обратна връзка по-долу, за да ни кажете как можем да го направим по-добре.

Забележка:  Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас? Ето статията на английски за справка.

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×