Преминаване към основното съдържание

Използване на задачи от проект в Business Contact Manager

За да ви помогне да завършите бизнес проект, можете да го разделите на серия от задачи от проект, които можете да организирате в реда, в който трябва да бъдат изпълнени, и можете да го присвоите на членовете на вашия екип.

За всяка задача присвоявате начална дата и краен срок. Докато напредвате в задача, можете да актуализирате нивото на завършеност. С тази информация можете да видите бизнес проекта като стълбовидна диаграма, която е изложена във времевата линия. Това ще ви помогне да се визуализирате там, където се намирате в процеса, и колко допълнително трябва да продължите.

Тази статия обяснява как да създавате, присвоявате, актуализирате и проследявате задачи от проект.

За информация как да изтривате записи, включително задачи от проект, вижте Изтриване на записи на Business Contact Manager.

Какво искате да направите?

Създаване и възлагане на задача от проект

Актуализиране на проектна задача, която ви е възложена

Проследяване на проектни задачи, които са свързани с вашия бизнес проект

Задачи от проект на диаграма на времева скала

Създаване и възлагане на задача от проект

Когато създавате бизнес проект, като например презентация за продажби, той може да включва няколко задачи от проект. Например:

  • Организиране на място за презентация

  • Предоставяне на освежаващи напитки

  • Създавате, произвеждате и изнасяте материали за продажби.

Можете да присвоявате тези задачи на всеки, с когото сте споделили база данни за Business Contact Manager си.

Забележка: Не можете да свързвате файлове или имейл съобщения към проекти, но можете да прикачвате елементи, като например файлове и имейл съобщения, в секцията коментари на запис за задача от проект.

Създаване на нова задача от проект

  1. В навигационния екран, под Business Contact Managerщракнете върху управление на проекти.

  2. На лентата, в групата Създай щракнете върху нова задача на проект.

Попълване на формуляра за задача от проект

Формулярът за задача от проект включва страници " Общи " и " подробни данни ". Страницата "Общи" се показва по подразбиране.

Страница "Общи"

Можете да използвате този изглед, за да записвате информация за своята задача от проект, включително на кого е присвоена задачата по проекта, свързания бизнес проект и крайния срок, състоянието.

Раздел "информация за задача от проект"
  1. В полето тема въведете име за задачата от проекта (задължително).

  2. Възлагане на задача на проект на член или служител на екип    Щракнете върху името му в списъка възложено на .

    Забележка: Имената в списъка Възложено на са на служители, с които сте споделили своята база данни за Business Contact Manager. За информация как да споделите своята база данни, вижте Споделяне на данните на Business Contact Manager с други потребители.

Раздел "свързани проекти"
  1. Щракнете върху бутона връзка към , за да изберете бизнес проекта, към който е свързана тази задача от проект (задължително).

    Забележка: Една задача от проект може да бъде свързана само към един бизнес проект. Ако сте създали тази задача от проект от формуляр за бизнес проект, тази информация вече е въведена.

Раздел ' ' настройки на проект ' '
  1. В полетата " Начална дата " и " крайна дата " въведете началната и крайната дата за задачата.

    Информация за началната дата се добавя в началото на записа, под лентата.

  2. Щракнете върху описание на състоянието на задачата на проекта в полето състояние .

  3. В полето % Complete (% попълнете ) въведете число между 0 и 100.

  4. Изберете квадратчето за отметка изисква се внимание , ако тази задача от проект изисква внимание от лицето, на което е присвоена.

Задачата ще се добави към списъка със задачи на лицето в лентата на Outlook To-do.

  1. В полето приоритет изберете ниво на приоритет, ниско, нормално или високо, за задачата от проекта.

За да персонализирате списъка, щракнете върху Редактиране на този списък

  1. Изберете квадратчето за отметка напомняне , за да зададете напомняне за собственика на тази задача от проекта, и след това щракнете върху стрелката и изберете дата и час.

Секция "Коментари"
  1. Въведете или поставете коментарите или прикачване на файлове или други елементи на Outlook, като например имейл съобщения, в полето за коментари .

    Забележка: Прикачените файлове и елементи на Outlook се показват в полето за коментари. Елементите не са в списъка на страницата "Хронология" на свързания бизнес проект.

  2. Щракнете върху бутона " Добавяне на печат за време ", за да добавите датата и часа към коментарите си.

  3. Ако сте приключили с въвеждането на информация за проектната задача, щракнете върху запиши & затвори. В противен случай продължете със следващия раздел на тази статия.

Страница "По-подробно"

Можете да използвате тази страница, за да запишете датата на завършване, работното време и всички километри, които могат да бъдат възстановени или които трябва да се проследи.

  1. За да се покаже страницата по-подробно, на лентата, в групата Показване щракнете върху по- подробно.

  2. Въведете датата, на която задачата от проекта е завършена в полето Дата на завършване .

  3. Въведете броя часове за общо работа, изчислени за тази задача, в полето Общо работа .

  4. Въведете броя на часовете от действителната работа в действителната работна кутия.

  5. В полето километраж въведете километража за този проект.

  6. Щракнете върху Запиши и затвори.

Съвет: След като сте записали задачата от проекта, подробни данни за тази задача се показват в секцията " информация за проектни задачи " на свързания бизнес проект.

Най-горе на страницата

Присвояване на задача от проект

Забележка: Можете да присвоите задача от проект на друго лице само ако вашата база данни на Business Contact Manager е споделена с други потребители. За повече информация как да се ориентирате във вашата база данни, вижте споделяне на данни за Business Contact Manager с други потребители.

  1. В навигационния екран, под Business Contact Managerщракнете върху управление на проекти.

  2. В екрана на списъка щракнете върху раздела задачи от проект и след това щракнете двукратно върху задачата от проекта, за да я отворите.

  3. В запис на задача от проект, в списъка възложено на щракнете върху име.

    Забележка: Ще виждате имена в списъка " възложено на " само ако сте споделили вашата база данни с други потребители.

  4. Щракнете върху Запиши и затвори.

Най-горе на страницата

Актуализиране на проектна задача, която ви е възложена

За да се гарантира, че напредъкът на бизнес проекта е актуален, задачите от проекта трябва да се актуализират, тъй като вие и колегите ви извършвате работата по тези задачи. Когато за вас е възложена задача от проект, можете да я видите в лентата на задачите на Outlook.

Как?

  1. В Outlook, в лентата щракнете върху раздела изглед .

  2. В групата оформление щракнете върху лентата на задачитеи след това направете следното:

  3. Ако лентата на задачите не се показва, щракнете върху нормален.

  4. Ако списъкът със задачи не е включен в лентата на задачите, повторете предишните стъпки и след това щракнете върху списък със задачи.

Актуализиране на задача от проект

  1. В навигационния екран, под Business Contact Managerщракнете върху управление на проекти.

  2. В екрана със списъка, в раздела задачи от проект щракнете двукратно върху задачата по проекта, за да я отворите.

  3. В секцията Настройки на задача от проект актуализирайте текущото състояние, процента на изпълнение и дали задачата трябва да привлече вниманието от собственика на бизнес проекта.

  4. В секцията коментари можете да поставите коментари от други файлове или да въведете коментари директно в това поле. Щракнете върху бутона " Добавяне на печат за време ", за да добавите дата и час към коментарите си.

  5. Щракнете върху Запиши и затвори.

Забележка: След като сте записали записа за задача от проект, най-новата информация от тази задача се показва в секцията " информация за проектни задачи " на записа за свързания бизнес проект.

Най-горе на страницата

Проследяване на проектни задачи, които са свързани с вашия бизнес проект

Ако сте собственикът на бизнес проекта, можете да проследявате напредъка на задачите от проект, като прегледате притурките за задача от проект, като например задачи от проект – следващи или като видите задачите от проект в секцията информация за задачите от проект на запис за бизнес проект.

Притурките за задачи на Project показват информация за всички задачи на проекти за всичките ви бизнес проекти.

За информация как да покажете притурки в работната област за управление на проекти вижте използване на притурки в Business Contact Manager.

Преглед на задачите от проект в отделен бизнес проект

  1. В навигационния екран, под Business Contact Managerщракнете върху управление на проекти.

  2. В екрана със списъка, в раздела бизнес проекти щракнете двукратно върху бизнес проекта, който искате да прегледате.

    В секцията информация за задачите по проекта се показва информация за всяка задача от проект. Можете да щракнете двукратно върху някоя задача от проект, за да я отворите и да видите по-подробна информация.

Най-горе на страницата

Задачи от проект на диаграма на времева скала

  1. В навигационния екран, под Business Contact Managerщракнете върху управление на проекти.

  2. На лентата щракнете върху раздела Отчети.

  3. В групата управление на проекти щракнете върху задачи от проекти след това изберете задачи от проект – всичко.

  4. В прозореца на отчета, на лентата, в групата сортиране и филтриране щракнете върху филтър.

  5. В диалоговия прозорец филтриране на задачи в проект щракнете върху раздела разширен филтър .

  6. От списъка име на поле щракнете върху свързан към. От списъка сравнение щракнете върху равнии след това в полето Сравняване с въведете името на бизнес проекта, който проследявате.

  7. Щракнете върху OK.

  8. На лентата, в групата Показване щракнете върху диаграма.

    Проектните задачи на бизнес проекта се показват като зелени ленти за задачи във времева линия. Черните линии в лентата на задачите показват процента на завършената задача.

Съвет: Можете да показвате допълнителни елементи на диаграмата. На лентата, в групата диаграма щракнете върху етикетии след това изберете етикетите, които искате да покажете.

За повече информация относно отчетите и филтрите вижте използване на отчети и диаграми в Business Contact Manager и филтриране на записи в Business Contact Manager.

Най-горе на страницата

Забележка:  Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас? Ето статията на английски за справка.

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×