Използване на помощника за планиране и намиране на стая за събрания в Outlook

Използване на помощника за планиране

1. От папката "Входящи" изберете "нови елементи " > " събрание " или " Календар", изберете ново събрание. Можете също да използвате клавишната комбинация CTRL + SHIFT + Q, за да създадете ново искане за събрание.

2. Добавяне на участници в полето " до ".

3. В полето тема въведете описание на събранието или събитието.

4. Изберете помощник за планиране от лентата. Ще видите ред за всеки получател, който сте въвели в полето до. Ако искате да добавите още участници, можете да въведете името му в произволен празен ред в помощника за планиране.

5. Времето, през което вашите участници са заети, се показват в тъмно синьо. Часовете, в които вашите участници имат предварителна среща, се показват в светло син хеширан блок и времената извън работното време на участниците са показани в светло сиво. Изберете свободен час за всички участници.

6. За да изберете оптимално време за всички участници, използвайте търсачка на стая в дясната колона. Можете да видите колко пъти вашите участници имат конфликти.

Използвайте търсача на стаи 

1. В ново събрание изберете бутона помощник за планиране на лентата.

2. Използвайте падащото меню Покажи списък на стая, за да изберете списък със стаи. Тези списъци са създадени от вашия администратор на Microsoft Exchange или Microsoft 365. 
   
   

3. Изберете свободна стая, за да добавите стаята към помощника за планиране и към събранието като получател. 

4. Екранът " предлагани часове " открива най-доброто време за вашето събрание, което се дефинира като час, в който са достъпни повечето участници. Най-горе на екрана се показва най-добрия час за събранието. За да изберете някой от двата препоръчвани часа, щракнете върху предложението за време в екрана Препоръчвани часове . Можете също да изберете ръчно час в мрежата за заетост.
   
   

   1. Ако искате да направите събранието повтарящо се, в менюто събрание , в групата Опции щракнете върху повторяемост, изберете схемата на повторение и след това щракнете върху OK.

      Когато добавите схема на повторение към искане за събрание, менюто на събранието се променя на повтарящо се събрание.

5. Когато приключите със създаването на събранието, щракнете върху Изпрати.

Най-горе на страницата