Можете да създадете операция за циркулярни документи с помощта на съветника за циркулярни документи на Microsoft Word. Съветникът е достъпен и от Access и ви позволява да настроите процес за циркулярни документи, който използва таблица или заявка в база данни на Access като източник на данни за формуляри, имейл съобщения, пощенски етикети, пликове или указатели.
Тази тема обяснява как да стартирате съветника за циркулярни документи от Access и да създадете директна връзка между таблица или заявка и документ на Microsoft Word. Тази тема покрива процеса за писане на писма. За информация "стъпка по стъпка" как да настроите процеса на циркулярни документи вижте помощ за Microsoft Word.
Използване на таблица или заявка като източник на данни
-
Отворете базата данни източник и в навигационния екран изберете таблицата или заявката, която искате да използвате като източник на данни за циркулярни документи.
-
В раздела външни данни , в групата експортиране щракнете върху обединяване на Word.
Стартира се съветникът за циркулярни документи на Microsoft Word.
-
Изберете дали искате да създадете връзката в съществуващ документ, или в нов документ, след което щракнете върху OK.
-
Ако сте избрали да се свържете към съществуващ документ, в диалоговия прозорец избор на документ на Microsoft Word Намерете и изберете файла и след това щракнете върху Отвори.
Word започва. В зависимост от избора си Word отваря или документа, който сте задали, или нов документ.
-
В екрана " Циркулярни документи", под избиране на тип на документщракнете върху букви и след това щракнете върху Напред: начален документ , за да продължите със стъпка 2.
-
В стъпка 2 щракнете върху Напред: изберете получатели.
В стъпка 3 създавате връзката между източника на данни в Access и документа на Word. Тъй като сте стартирали съветника от Access, тази връзка се създава автоматично. Под изберете получателиимайте предвид, че използването на съществуващ списък е избрано, а името на вашия източник на данни се показва под използване на съществуващ списък.
-
Щракнете върху Редактиране на списъка на получателите , ако искате да персонализирате съдържанието на таблицата или заявката.
Можете да филтрирате, сортирате и проверявате данните. Щракнете върху OK, за да продължите.
-
Щракнете върху Напред: напишете писмото си , за да продължите. Следвайте останалите инструкции в екрана циркулярен документ и в стъпка 5 щракнете върху Напред: Завършете обединяването.
Други начини за използване на таблица или заявка като източник на данни
Можете да зададете таблица или заявка като източник на данни по допълнителни начини. Например можете да експортирате таблица или заявка от Access в база данни на ODBC, файл на Microsoft Excel, текстов файл или друг файлов формат, който е съвместим с Word, и след това да се свържете към получения файл, като използвате съветника за циркулярни документи на Word.
-
Ако все още не сте експортирали таблицата или заявката, направете го. В Access, в навигационния екран изберете таблицата или заявката, която искате да използвате, и в раздела външни данни , в групата експортиране щракнете върху формата, в който искате да експортирате, и след това следвайте инструкциите.
-
В Word, ако екранът за циркулярни документи не е показан, в раздела пощенски съобщения , в групата Стартиране на циркулярни документи щракнете върху стрелката под стартиранена циркулярни документи, след което щракнете върху Съветник за циркулярни документи "стъпка по стъпка". Появява се екранът за Циркулярни документи .
-
В стъпка 3 на екрана "циркулярни документи ", под използване на съществуващ списъкщракнете върху Преглед или Редактиране на списъка на получателите.
-
В диалоговия прозорец избор на източник на данни Задайте файла с данни, който създадохте в Access, и след това щракнете върху Отвори.
-
Следвайте инструкциите в диалоговите прозорци, които следват. В диалоговия прозорец получатели на циркулярни документи прегледайте и Персонализирайте съдържанието на файла. Можете да филтрирате, сортирате и проверявате съдържанието, преди да продължите.
-
Щракнете върху OK, след което щракнете върху Напред: напишете писмото си в екрана за циркулярни документи . За повече инструкции относно персонализирането на циркулярните документи вижте помощ за Word.
