Използване на филтриране за модифициране на изглед на SharePoint

Използване на филтриране за модифициране на изглед на SharePoint

Филтрирането редуцира броя на елементите, които се показват в даден изглед само до данните, които искате да видите. Филтърът избира елементите, които отговарят на определени критерии – например местоположение, тип на елемента или диапазон от цени. Използването на индекси и филтри може да ви помогне и да се върнете в данните си или да не позволите да бъде надхвърлен прагът за списъчен изглед. Филтърът може да върне данните такива, каквито са, или групирани или сортирани за по-добро форматиране.

Индексите работят с филтри, за да бъде повишена производителността. Ако броят на елементите във вашия списък или библиотека надвишава прага на списъчен изглед, можете да добавяте индекси към съществуващи колони. След това можете да приложите филтри, за да получите показваните данни при праг на списъчен изглед 5000 елемента.

Филтрите намаляват обема на върнатите данните, като избират елементи въз основа на операции (например по-голямо или по-малко от) и отговарящите на тях данни. Когато създавате филтриран изглед, вашата първа индексирана колона в израза за филтриране трябва максимално да редуцира набора данни. Например филтрирането на поле за състояние или дата често значително редуцира набора данни. Ако имате 15 000 елемента, ще искате след първото индексиране да бъдат върнати по-малко от 5000 елемента. Ако вашият набор от данни не надхвърля 5000 елемента, това вече е добра практика.

SharePoint избира първата индексирана колона от дадена заявка и след това използва останалите колони, за да бъдат избрани вашите данни. Другите колони, които задавате във филтъра на изглед, може да бъдат или да не бъдат индексирани. Изгледът не използва тези индекси, дори и резултатът от филтрирания изглед да връща по-малко от прага на списъчен изглед.

Ако например имате заявка: размер = голям AND цвят = червен. В списъка размерът не се индексира, но цветът – да. Стига в списъка да има по-малко от 5000 "червени" елементи, заявката ще бъде успешна за един голям списък. Ако обаче имате заявка "размер = голям OR цвят = червен", въпреки че базата данни може да намери всички червени елементи, тя трябва да сканира целия списък, за да намери и всички големи елементи. Ако бъдат върнати повече от 5000 елемента, заявката се затормозва.

Ако използвате две или повече колони в израза за филтриране, определящият индекс или индекси използват оператор AND. Ако например искате да върнете кучета от голям списък с животни. Имате неиндексирана колона, наречена "Видове", в която има "Куче" като стойност. Ако току-що сте направили заявка "Видове = Куче", вашата заявка ще бъде затормозена. Ако обаче имате индексирана колона, наречена "Клас", вашата заявка става "Клас = Бозайници AND Вид = Куче". Може също да търсите котки и кучета със заявката "Клас = Бозайници AND (Видове = Куче OR Видове = Котка)". Втората заявка избира всички бозайници и след това филтрира до кучета и котки.

Забележка: Ако премествате елементи в кошчето, тези елементи ще продължат да се преброяват при определянето дали изразът за филтър надвишава прага на списъчен изглед. Ако изчистите кошчето, те вече не се броят. За повече информация вижте изпразване на кошчето или възстановяване на файловете.

Ако колоните, които ще използвате, за да филтрирате, нямат индекси, ще искате да започнете, като създадете индекси. За повече информация вижте Добавяне на индекс към колона на SharePoint.

След като индексирате колона, можете да я добавите към изглед, когато го създавате или променяте, а след това да я използвате за филтриране на изгледа. Преди да създадете изглед, може да се наложи да добавите още колони в списъка, за да постигнете по-голяма гъвкавост при сортиране, групиране и филтриране. За сортиране и филтриране можете да изберете колони, които влизат в набора данни, но не са показани.

Създаване на изглед

Отворете списъка или библиотеката, където искате да създадете изглед.

В зависимост от вашата версия, направете едно от следните неща:

  • ВSharePoint направете следното:

  1. Щракнете върху заглавието на колоната, по която искате да филтрирате, и изберете филтриране от опциите на менюто.

    Опция за филтриране на заглавия на колони по менюто

  2. В екрана филтър, който се отваря от дясната страна на страницата, изберете стойностите на колоните, по които искате да филтрирате списъка. Когато сте готови, щракнете върху бутона Приложи .

    Екран на филтъра за списък на SharePoint online

    Би трябвало сега да забележите, че заглавката на колоната има икона на филтър до нея, за да укажете, че списъкът ви се филтрира по стойности в тази колона.

    Заглавие на колона на SharePoint с икона на филтър

    Ако искате да научите повече за екрана за филтри и как да филтрирате по стойности, съхранени в няколко различни колони, прочетете Какво представлява екранът с филтри на списък и библиотека?

  3. Вижте менюто "Изгледи" в горния десен ъгъл на вашия списък или библиотека. Би трябвало да забележите името на текущия изглед със звездичка (*) до него. Това означава, че изгледът е непривлекателен. За да създадете нов изглед, изберете името на текущия изглед и след това изберете Запиши изгледа като от опции от менюто.

    Опцията "Запиши като" в менюто "изглед" на SharePoint online

  4. В полето "Запиши като", което се появява, въведете ново име за вашия изглед. (Ако искате всеки да може да вижда изгледа ви, Оставете квадратчето за отметка "Направете това публичен изглед" отметнато. Ако искате да направите този изглед личен, така че само вие да можете да го виждате, изчистете отметката от квадратчето.) Щракнете върху бутона Запиши , за да създадете вашия нов изглед.

    Диалогов прозорец за записване на изглед на списък на SharePoint online

    Сега би трябвало да виждате филтриран изглед на вашия списък или библиотека.

    Забележка: Възможно е да филтрирате своя списък или библиотека, без да я записвате като изглед. 

  • В SharePoint 2016, 2013, 2010 или SharePoint класическа среда за работа направете следното:

  1. Щракнете върху раздела списък или библиотека и след това щракнете върху Създаване на изглед.

    Бутон за създаване на изглед в библиотека на SharePoint на лентата.

  2. В страницата Тип на изгледа щракнете върху изгледа, който искате да използвате. Ако не сте сигурни, изберете Стандартен изглед.

    Страница "Типове изгледи"
  3. Въведете Име на изглед.

    Задайте име и по желание – име на файл за изгледа
  4. Редактирайте уеб адреса за изгледа или приемете настройката по подразбиране. По-късно може да се върнете и да промените това.

  5. В раздела Филтър щракнете върху Покажи компоненти само ако следното е вярно и след това изберете дали искате да филтрирате компонентите въз основа на една, или повече индексирани колони.

    Например за да създадете изглед само на елементите, променени днес, изберете колоната Променени (индексирани) и условието е равно на, а след това въведете [Today].

    В SharePoint Online изберете индексирано поле

    Забележка: Ако не виждате колони, в които след името има (Индексирани), то за този списък или библиотека нямате налични индексирани колони. Трябва първо да създадете прост или съставен индекс.

  6. За да ограничите броя на елементите, които се показват на всяка страница, превъртете надолу до Максимален брой елементи и задайте стойността Брой елементи за показване. Когато създавате изглед, броят на елементите, които да се показват по подразбиране, е 30.

    Задайте брой на елементите за показване в страницата "Настройки на изгледа"
  7. Има две опции, които можете да изберете, когато задавате максимален брой елементи на страница:

    • Показване на елементите на групи с определен размер, която води до показване на данните страница по страница – полезно, когато преглеждате елементите неинтерактивно.

      Когато има повече елементи от вашата настройка за ограничение, те ще се показват страница по страница.

      Изображение на функция

    • Ограничение на общия брой върнати елементи до указаното количество води до твърдо ограничение, което може да върне или да не върне всички резултати на вашата операция за филтриране. Това може да бъде полезно, когато тествате вашия изглед, създавате прототип или искате само да извлечете първите стойности от даден изглед.

  8. Под Стил можете да изберете Екран за визуализация, за да видите цялата информация от елементите във вашия списък във вертикален формат на екрана. Екранът за визуализация е един от стиловете за изглед , които можете да изберете под Стил, когато редактирате или създавате изглед.

    Избор на стил в страницата "Типове изгледи"

    Можете да навигирате по-бързо из данните, като застанете над заглавието на елемент в областта на превъртане от лявата страна на страницата, за да видите всички стойности на колони на текущия елемент, показани вертикално в дясната страна на страницата. Показват се по-малко начални данни и това помага за по-бързото показване на изгледа. Този стил е много полезен и когато вашият списък е широк или има много колони и би изисквал хоризонтално превъртане, за да видите данните.

    Изображение на функция

  9. Щракнете върху OK.

Има още стъпки, които можете да направите с един изглед, но това е достатъчно, за да видите данните, които са надхвърлили прага за списъчен изглед, ако сте блокирани. Може и да сортирате или групирате по даден критерий, да задавате общи суми, да разгъвате папки и да оптимизирате изгледа при показване на мобилно устройство.

Промяна на изглед

Отворете списъка или библиотеката, където искате да създадете изглед.

ВSharePoint направете следното:

  1. Направете допълнителна промяна във вашия изглед, като например сортиране, групиране или добавяне на допълнителни филтри.

  2. Следвате инструкциите в стъпки 3 и 4 по-горе, но този път не променяйте името на изгледа. Щракнете върху бутона Запиши. Това ще замести съществуващия изглед.

    Ако искате да имате по-подробен контрол върху вашия изглед, можете да направите това, като промените изгледа си с помощта на редактора на класическия изглед. За да направите това, изберете името на текущия изглед в менюто "изглед" и изберете Редактиране на текущия изглед от менюто Опции, а след това следвайте инструкциите, посочени по-горе за класическата среда на SharePoint.

    Опция за редактиране на текущия изглед на SharePoint online

В SharePoint 2016, 2013, 2010 или SharePoint класическа среда за работа направете следното:

  1. Щракнете върху раздела списък или библиотека , изберете изгледа под Текущ изгледи след това щракнете върху Промяна на изгледа.

    Раздел "Библиотека" с осветено "Промяна на изглед"

  2. Превъртете надолу до секцията Изгледи и след това щракнете върху изглед.

  3. След това можете да промените настройките, както е описано в стъпки от 5 до 9 в процедурата Създаване на изглед по-горе.

  4. Щракнете върху OK.

За да филтрирате по-бързо при по-голям брой елементи, първата колона във филтъра трябва да бъде индексирана. Другите колони, които задавате в изглед на филтър, може да бъдат или да не бъдат индексирани, но този изглед не използва тези индекси. Първата колона на филтъра трябва да върне по-малко елементи от прага за списъчен изглед.

Ако първата колона на филтъра върне повече елементи от прага на списъчен изглед, можете да използвате филтър с две или повече колони. Когато дефинирате филтриран изглед, използващ две или повече колони, използвайте оператор И, за да ограничите общия брой на върнатите елементи. Но дори и в този случай трябва да зададете като първа колона във филтъра колоната, която очаквате да връща по-малък обем данни. Използването на филтър OR почти винаги увеличава броя на върнатите елементи и няма да бъде ефективен при тези обстоятелства.

За повече информация относно изгледите вж. Създаване, променяне или изтриване на изглед на списък или библиотека.

Важно: Въпреки че може да индексирате единствена справочна колона за ускоряване на работата, използването на индексирана справочна колона с цел избягване на надхвърлянето на прага за списъчен изглед не действа. Използвайте друг тип колона като първичен или вторичен индекс.

Важно: Ако филтрирате списък по индексирано поле, отметнете квадратчето Кошче за изтритите елементи от списъка или библиотеката. Елементите в кошчето се броят спрямо прага на списъчен изглед и не се изтриват от задната база данни, докато не бъдат премахнати от кошчето. Ако общият брой на филтрираните елементи в списъка и в кошчето е по-голям от лимита за прагови стойности, е възможно да получите незавършен набор от резултати или да бъдете блокирани. За повече информация вижте изпразване на кошчето или възстановяване на файловете.

Има две основни ключови думи, които може да използвате за филтриране въз основа на текущия ден [Today] или на текущия потребител [Me]. Това са динамични данни, тъй като се променят с потребителя или датата.

Забележка: Не е възможно да използвате филтрите [Today] или [me] при филтриране чрез заглавката на колоната. Трябва да използвате редактора на класическия изглед, за да филтрирате колоните с помощта на тези ключови думи.

Използването на [Me] може да бъде полезно, когато просто искате да видите вашите документи в голяма библиотека. [Me] работи върху колони, основани на хора – например "Създадено от" или "Променено от". Например, за да видите всички документи, които сте създали, задайте филтър колоната "Създадено от" да бъде равна на [Me]. Ако сте редактор и искате да видите последните файлове, върху които сте работили, задайте филтър колоната "Променено от" да бъде равна на [Me]. За да видите и двете, създайте двата филтъра, свързани с OR.

Филтри, използващи [Me]

Ключовата дума [Today] действа върху колони, базирани на дата. Може да използвате математически изрази, за да определяте диапазони, които се променят с днешната дата. За да видите например всички документи, които са променени през последните 30 дни, може да създадете филтър колоната "Дата" да бъде по-голяма или равна на [Today] - 30. За да пропуснете текущия ден, задайте втори филтър в колоната "Дата", за да бъде по-малка от [Today], и свържете двата филтъра с AND.

Филтри, използващи [Today]

Можете да филтрирате списък на SharePoint, който съдържа колона с метаданни. 

Добавяне на колона с метаданни към вашия списък

Отидете на вашия списък и изберете + Добавяне на колона.

Добавяне на колона с метаданни

Изберете още... Още изберете радио бутона за управлявани метаданни и след това изберете OK.

Създаване на колона за списък

Алтернативно, след като създадете колона с управлявани метаданни и сте добавили елементи към вашия списък, можете да приложите етикети за метаданни, като щракнете върху иконата за етикет Икона на етикет в екрана редактиране на елемент от списък.

Екран с етикети на метаданни

Приложете етикети за метаданни в екрана за дървовиден изглед .

Дървовиден изглед

Филтриране по етикети с управлявани метаданни

  1. Изберете иконата на филтър Икона за филтриране , за да получите достъп до екрана за филтри.

    Екран "Филтър"

    Забележка: Можете да изберете опцията дървовиден изглед от падащия списък в горната част на екрана, която предоставя йерархичен изглед на условията, свързани с избраната колона.

  2. Изберете етикетите на метаданните, за които искате да филтрирате.

    Филтриране на метаданни
  3. Като алтернатива, ако имате поне 5 стойности, дефинирани в колоната управлявани метаданни, изберете връзката Вижте всички , за да видите екрана филтър.

    Екран "филтър за метаданни"

  4. Проверете етикетите на метаданните, които искате да филтрирате, и изберете Приложи.

Ето няколко предложения за типични изгледи, които може да работят добре с индексирани колони:

За да филтрирате по:

Индексирайте:

Например:

Последно променени елементи

Колона Променено

За да покажете само елементите, които са променени миналата седмица, приложете филтъра Променено е по-голямо от[Today]-7.

Нови елементи

Колона Създадено

За да създадете изглед само на елементите, добавени през изминалата седмица, приложете филтъра Създадено е по-голямо от [Today]-7.

Моите елементи

Колона Създадено от

За да създадете изглед само на елементите, добавени от вас, приложете филтъра Създадено от е равно на [Me].

Елементи с краен срок днес

Колоната Краен срок (създадена от вас в списък или библиотека)

За да създадете изглед само на елементите с краен срок днес, приложете филтъра Краен срок е равно на [Today].

Актуализации на табло за обсъждания

Колоната Последна актуализация

За да създадете изглед само на обсъжданията, актуализирани през последния месец, приложете филтъра Последна актуализация  е по-голямо от  [Днес]-30.

Архивни файлове в библиотека с документи

Дата на промяна

За да създадете изглед на документите, които не са променяни след 2016 година (които след това искате да архивирате), приложете филтъра "Дата на промяна" е по-малка от 31 декември 2016 г.

Търсене на подмножество на финансови данни

Регион, Година (като два прости индекса)

За да създадете изглед на финансови данни за областта "Североизток" през 2015 г., приложете филтъра "Регион" е равно на "СИ" AND "Година" е равно на 2015, защото се предполага, че колоната Регион има по-малко стойности от колоната Година

Метаданни

Колона " управлявани метаданни "

За да създадете изглед на управлявани метаданни, приложете филтър на базата на етикетите за метаданни , които определяте векраназа филтри на списъци и библиотеки. За повече информация вижте Какво представлява екранът с филтри на списък и библиотека?

Забележка: Дори когато създавате филтриран изглед въз основа на индекси на колони, ако надхвърляте прага на изглед на списък, някои допълнителни операции може да останат блокирани, тъй като изискват достъп до целия списък или библиотека. Сред тези операции са добавяне или изтриване на индекс, създаване на дефиниция за сортиране на изгледа, показване на сума на колона и добавяне, актуализиране или изтриване на изчисляеми полета. Ако това се случи, опитайте се да изпълните операцията по време на ежедневния времеви прозорец, когато ограниченията са вдигнати.

Поддържани типове колони

  • Едноредов текст

  • Избор (единична стойност)

  • Число

  • Валута

  • Дата и час

  • Лице или група (единична стойност)

  • Управлявани метаданни

  • Да/Не

  • Справка

Неподдържани типове колони

  • Многоредов текст

  • Избор (множество стойности)

  • Изчисляеми

  • Хипервръзка или картина

  • Потребителски колони

  • Лице или група (множество стойности)

  • Външни данни

Слушаме ви

Беше ли полезна тази статия? Ако е така, кажете ни в края на тази страница. Ако не е била полезна, кажете ни какво не е ясно или липсва. Посочете използваните от вас версии на SharePoint, операционната система и браузъра. Ще използваме вашата обратна връзка, за да проверим фактите, да добавим информация и да актуализираме статията.

Забележка:  Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас? Ето статията на английски за справка.

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×