Използване на циркулярни документи за изпращане на групови имейл съобщения

Използване на циркулярни документи за изпращане на групови имейл съобщения

Преди да започнете, отворете празен документ в Word и въведете основния текст на имейл съобщението, което искате да изпратите.

За да изпратите имейл съобщение, е необходимо да се инсталира имейл програма, съвместима с MAPI, като например Outlook или Gmail.

Стъпка 1: Подготовка на основния документ

  • Отидете в " пощенски съобщения", за да стартирате циркулярните документи > > имейл.

    Стартиране на циркулярни документи с избрани имейл съобщения

Стъпка 2: Настройка на пощенския списък

Пощенският списък е вашият източник на данни. За повече информация вижте източници на данни, които можете да използвате зациркулярни документи.

Съвети

  • Ако нямате пощенски списък, можете да създадете такъв по време на съставяне на циркулярните писма.

  • Ако използвате електронна таблица на Excel, форматирайте ПОЩЕНСКИте кодове или колоната пощенски кодове като текст, за да запазите нулите. За повече информация вижте Форматиране на числа, дати и други стойности в циркулярни документи в Excel.

  • Ако искате да използвате контактите си на Outlook, се уверете, че Outlook е вашата имейл програма по подразбиране и същите версии като Word.

Уверете се, че източникът на данни има колона за имейл адреси и че има имейл адрес за всеки, на когото изпращате имейл.

  1. Отидете на пощенски съобщения > изберете получатели.

  2. Изберете източник на данни. За повече информация вижте източници на данни, които можете да използвате зациркулярни документи.

  3. Изберете Файл > Запиши.

Ако трябва да редактирате, сортирате или филтрирате пощенския си списък, вижте циркулярни документи: редактиране на получатели.

  1. Отидете на пощенски съобщения > ред за поздрав.

  2. Изберете формата, който искате да използвате.

  3. Изберете OK, за да вмъкнете променливото поле.

  4. Изберете файл > Запиши .

Можете да добавите други полета от източника на данни към своето имейл съобщение. За повече информация вж. Вмъкване на полета в циркулярни документи.

Забележка: Ще трябва да форматирате ръчно имейла след вмъкването на полетата.

Ако някоя част от адреса или други полета липсват, вижте циркулярни документи: съгласуване на полета , за да ги коригирате.

За да промените шрифта, размера или разредката на обединеното съдържание, изберете името на полето в циркулярното писмо и направете желаните промени.

  1. Изберете Визуализация на резултатитеи след това изберете напред Бутон "Следващ запис" за резултати от визуализацията на циркулярни документи или предишен Бутон "Предишен запис" за резултати от визуализацията на циркулярни документи , за да видите имената и адресите в основния текст на вашето писмо.

    Екранна снимка на раздела "Пощенски съобщения" в Word, който показва групата "Резултати от визуализацията".

  2. Изберете Край на обединяване > Изпращане на имейл съобщения.

    Екранна снимка на раздела "Пощенски съобщения" в Word, показваща командата "Край на обединяване" и нейните опции.

  3. В полето до изберете колоната или полето за имейл адрес от пощенския списък.

    Забележка: Word изпраща отделни съобщения до всеки имейл адрес. Не можете да як или СК други получатели. Можете да включите връзки, но не можете да добавяте прикачени файлове към имейла.

  4. В полето Тема въведете тема за съобщението.

  5. В полето Формат на поща изберете HTML (настройката по подразбиране) или Обикновен текст, за да изпратите документа като основен текст на имейл съобщението.

  6. Под Изпращане на записиИзползвайте една от следните опции:

    • Всички записи (по подразбиране).

    • Текущ запис за съобщението се изпраща само записът, който се вижда на екрана.

    • От и да изпращате само диапазон от записи.

  7. Изберете OK, за да изпълните съставянето на циркулярните писма.

Отидете на файл , за > запишете. Когато запишете основния документ, можете също да запишете връзката му с източника на данни. За да използвате повторно, отворете документа и отговорете с да , когато бъдете подканени да запазите връзката към източника на данни.

Вж. също

Преди да започнете, отворете празен документ в Word и въведете основния текст на имейл съобщението, което искате да изпратите.

За да изпратите имейл съобщение, е необходимо да се инсталира имейл програма, съвместима с MAPI, като например Outlook или Gmail.

Стъпка 1: Създаване на документ в Word

  1. Отидете в " пощенски съобщения", за да стартирате циркулярните документи > > имейл.

    имейл на циркулярни документи

  2. В Word въведете имейл съобщението, което искате да изпратите.

Стъпка 2: Настройка на пощенския списък

Пощенският списък е вашият източник на данни. За повече информация вижте източници на данни, които можете да използвате зациркулярни документи.

Съвети

  • Ако нямате пощенски списък, можете да създадете такъв по време на съставяне на циркулярните писма.

  • Ако използвате електронна таблица на Excel, форматирайте ПОЩЕНСКИте кодове или колоната пощенски кодове като текст, за да запазите нулите. За повече информация вижте Форматиране на числа, дати и други стойности в циркулярни документи в Excel.

  • Ако искате да използвате контактите си на Outlook, се уверете, че Outlook е вашата имейл програма по подразбиране и е същата като Word.

Уверете се, че източникът на данни има колона за имейл адреси и че има имейл адрес за всеки, на когото изпращате имейл.

  1. Отидете на пощенски съобщения > изберете получатели.

  2. Изберете източник на данни. За повече информация вижте източници на данни, които можете да използвате зациркулярни документи.

  3. Изберете Файл > Запиши.

Ако трябва да редактирате, сортирате или филтрирате пощенския си списък, вижте циркулярни документи: редактиране на получатели.

  1. Отидете на пощенски съобщения > Вмъкване на променливо полеи след това изберете полетата, които да добавите.

    В раздела "Пощенски съобщения" е осветена опцията "Вмъкване на поле за обединяване"

  2. В основния документ изберете плъзнете полета в това поле или въведете тексти щракнете върху или докоснете текста, за да го премахнете.

  3. Добавете и форматирайте полетата, които искате да бъдат включени в имейл съобщението, и изберете OK.

  1. Отидете на пощенски съобщения > Визуализация на резултатите , за да видите как изглеждат имейл съобщенията.

    В раздела "Пощенски съобщения" е осветена опцията "Визуализиране на резултатите"

    Използвайте бутоните със стрелки наляво и надясно в раздела Пощенски съобщения, за да превъртите през всяко имейл съобщение.

  2. Изберете Визуализация на резултатите , за да добавите или премахнете променливи полета.

  3. Когато сте готови, отидете на пощенски съобщения > завърши & обединяване > обединяване в имейл.

    Обединяване в имейл липсва, ако не сте избрали вашата имейл програма по подразбиране.

  4. Изберете полето за обединяване, темата и дали да се изпрати като текст, HTML или като прикачен файл. Когато изпращате като прикачен файл, имейлът няма основен текст, но съобщението е изпратено като прикачен документ.

  5. Изберете Циркулярни документи към изходящи.

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×