Създаването на циркулярни документи е чудесен начин да направите така, че вашите данни на Access да работят. Това видео ви показва как да създадете типична форма на писмо в Microsoft Word, като започнете с командата за обединяване на Word в Access. Или ако предпочитате, прегледайте основните стъпки под видеото.
Забележка: Това видео е записано с помощта на Access 2013, но същите основни стъпки важат за Access 2010, Access 2016 и версията за абонамент на Access.
В това видео
Ето общата процедура за създаване на циркулярни документи на Word в Access:
-
Отворете базата данни на Access, съдържаща адресите, които искате да обедините с Word.
-
Ако Навигационният екран не е отворен, натиснете F11, за да го отворите.
-
Изберете таблицата или заявката, която съдържа адресите. Ако адресните полета са разпределени в множество таблици, създайте проста заявка за избиране , която съдържа полетата, които са ви нужни, и изберете тази заявка за операцията за обединяване.
-
В раздела външни данни , в групата експортиране щракнете върху обединяване на Word.
-
Отваря се диалоговият прозорец Съветник за циркулярни документи на Microsoft Word .
-
Изберете дали искате съветникът да свърже вашите адресни данни в съществуващ документ на Word, или да започнете с нов празен документ.
-
Щракнете върху OK.
Word стартира и показва раздела пощенски съобщения и екрана "циркулярни документи".
-
Работете чрез стъпките на съветника, като щраквате върху връзките напред и назад в долната част на екрана за циркулярни документи.
-
В стъпка 3 на съветника няма да се налага да избирате списъка получатели. Това е определено, когато сте го избрали в Access. Може обаче да поискате да прецизирате списъка, като щракнете върху Редактиране на списъка на получателите. В полето, което се отваря, можете да премахнете отделни получатели от обединяването, да приложите филтри, да сортирате списъка и т. н.
-
В стъпка 4 от съветника напишете писмото (освен ако не работите със съществуващ документ).
-
Поставете курсора в документа там, където искате да се появяват адресните данни, и щракнете върху адресен блок, ред за поздравили още елементи в екрана за циркулярни документи, за да вмъкнете данните на Access в документа. В полетата, които се появяват, изберете желания формат и щракнете върху съгласуване на полета , за да сте сигурни, че полетата съвпадат правилно.
-
В стъпка 5 на съветника щракнете върху бутоните напред (>>) и назад (<<), за да визуализирате как ще изглеждат обединените данни, когато отпечатате документа.
-
В стъпка 6 на съветника щракнете върху печат и изберете желаните опции за печат.
-
Запишете и затворете документа на Word.
Забележки:
-
Ако трябва да се върнете и да регулирате някои от настройките за обединяване, след като сте завършили съветника, всички операции са достъпни в раздела пощенски съобщения в Word.
-
Ако направите промени в проекта в базата данни на Access, може да се наложи да регулирате някои от настройките за обединяване в Word, за да направите обединяването да работи правилно.
-
Съветникът за циркулярни документи е проектиран около работа с данни за пощенски адреси. Все пак можете да използвате функцията за циркулярни документи, за да обедините всякакъв вид данни с Word, като например записи за инвентаризация, задачи или каквото съхранявате в Access.
-
За по-подробна информация за функциите за циркулярни документи на Word вижте следните статии:
Забележка: Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас? Ето статията на английски за справка.
