Използване на циркулярни документи за персонализиране на писма

Циркулярните документи ви позволява да създадете група персонализирани писма, където всяка буква е еднаква в оформлението, форматирането, текста и графиката, с изключение на персонализираните части като приветствието.

Подготовка на писмото

  1. Отидете в " пощенски съобщения ", за да стартирате циркулярни документи > > писма.

    Менюто "Старт" на циркулярни документи с избрани букви

  2. В Word въведете основния текст на писмото, което искате да изпратите до пощенския ви списък.

Настройване на пощенския списък

Вашият пощенски списък е източник на данни, който съдържа информацията, която Word използва, за да персонализира писмото ви. Вижте източници на данни, които можете да използвате зациркулярни документи.

Ако трябва да сортирате или филтрирате пощенския си списък, вижте циркулярни документи: редактиране на получатели.

Добавяне на персонализирано съдържание към писмото

Добавете съдържание към писмото си, което е различно за всеки човек, който го получава.

  1. Отидете на пощенски съобщения > адресен блок.

    Като част от циркулярните документи на Word, в раздела Пощенски съобщения, в групата Напиши & Вмъкване на полета изберете адресен блок.

  2. Изберете формат за името на получателя в диалоговия прозорец Вмъкване на адресен блок .

    Опции за ''Адресен блок''

    За повече информация вижте Вмъкване на адресен блок.

  3. Изберете OK.

  4. Изберете Ред за поздрав.

    Като част от циркулярните документи на Word, в раздела Пощенски съобщения, в групата Напиши & Вмъкване на полета изберете ред за поздрав.

  5. Изберете формата, който искате да използвате, в диалоговия прозорец Вмъкване на ред за поздрав .

    За повече информация вижте Вмъкване на ред за поздрав.

  6. Изберете OK , за да вмъкнете полето ред за поздрав.

  7. Отидете на файл , за > запишете.

За да вмъкнете друга потребителска информация от вашия пощенски списък, вижте Добавяне на полета за циркулярни документи един поедин.

Визуализиране и отпечатване на буквите

  1. Отидете на пощенски съобщения > Предварителни резултати , за да визуализирате писмата си.

    В Word, в раздела "Пощенски съобщения", групата за "Визуализиране на резултатите".

  2. Изберете напред Бутон "Следващ запис" за резултати от визуализацията на циркулярни документи или предишен Бутон "Предишен запис" за резултати от визуализацията на циркулярни документи , за да превъртите Въпреки, че вашите данни са настроени да бъдат сигурни, че имената и адресите изглеждат добре.

  3. Опцията за избор на Предварителни резултати отново превключва от обединените резултати обратно към полетата за циркулярни документи в писмото

  4. Изберете готово & обединяване > Отпечатване на документи.

    Изберете Редактиране на отделни документи, Отпечатване на документиили Изпращане на имейл съобщения.

    Като част от циркулярните документи на Word, в раздела Пощенски съобщения, в групата Готово изберете край на обединяването на &, след което изберете опция.

Записване на персонализираното писмо

Отидете на файл , за > запишете. Когато запишете циркулярния документ, той остава свързан с пощенския ви списък за бъдеща употреба.

За да използвате повторно вашия циркулярен документ, отворете циркулярния документ. Изберете да , когато Word ви подкани да запазите връзката.

Подготовка на основния документ

  1. Отидете в " пощенски съобщения ", за да стартирате циркулярни документи > > писма.

    Формулярни писма

  2. В Word въведете основния текст на писмото, което искате да изпратите до пощенския ви списък.

Настройване на пощенския списък

Вашият пощенски списък е източник на данни, който съдържа информацията, която Word използва, за да персонализира писмото ви. Вижте източници на данни, които можете да използвате зациркулярни документи.

Ако трябва да сортирате или филтрирате пощенския си списък, вижте циркулярни документи: редактиране на получатели.

Добавяне на персонализирано съдържание към писмото

Добавете име, адрес и други полета във вашата база данни чрез променливи полета.

  1. Отидете на пощенски съобщения > Вмъкване на поле за обединяване и изберете полето, което искате да добавите.

    В раздела "Пощенски съобщения" е осветена опцията "Вмъкване на поле за обединяване"

    Продължете да добавяте полета, докато не добавите цялата информация, която искате, в писмото си.

  2. Изберете OK.

Визуализиране и отпечатване на буквите

  1. Отидете на пощенски съобщения > Предварителни резултати , за да визуализирате писмото си. Използвайте стрелките наляво и надясно, за да превъртате през всеки запис.

    В раздела "Пощенски съобщения" е осветена опцията "Визуализиране на резултатите"

  2. За да направите допълнителни промени, изберете Визуализация на резултатите отново, за да се върнете към изгледа полета.

  3. Когато буквите изглеждат по желания от вас начин, изберете пощенски съобщения > завърши & обединяване > Отпечатване на документи.

    В раздела Пощенски съобщения, завърши & обединяване и опцията печат на документи са осветени

    Отидете на пощенски съобщения > завърши & обединяване > Редактиране на отделни документи , за да преглеждате и актуализирате всяка буква поотделно преди отпечатването.

  4. Изберете файл > печат , за да отпечатате буквите.

Записване на персонализираното писмо

Когато запишете циркулярния документ, той остава свързан с пощенския ви списък за по-късна употреба.

За да използвате повторно вашия циркулярен документ, отворете циркулярния документ. Изберете да , когато Word ви подкани да запазите връзката.

Можете да научите повече за начина на работа на циркулярни документи за писма в следното видео, което е част от курс на обучение.

Вашият браузър не поддържа видео. Инсталирайте Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.
Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×