Използване на шаблона за база данни на Access за студенти

Използвайте шаблона за базата данни на Access , за да следите информацията за учениците си, включително за спешни случаи, медицинска информация и информация за техните пазители. Можете също да търсите и филтрирате студенти, да проследявате посещаемост на курсисти, да показвате или скривате колони и да нанасяте Студентски адреси.

Искате да гледате видео за използването на този шаблон? Вижте тази статия, Използвайте шаблона за базата данни за студенти.

Забележка: Шаблонът за базата данни за студенти е актуализиран през последните няколко години. Тези инструкции препращат към най-новата версия на шаблона, налична за изтегляне. Ако стъпките по-долу не съвпадат с това, което виждате, вероятно използвате по-стара версия на шаблона.

Използване на базата данни

В тази статия ние покриваме основните стъпки за използване на шаблона за база данни за студенти.

Подготовка на базата данни за използване

  • Когато отворите базата данни за първи път, Access показва формуляра за добре дошли. За да предотвратите показването на този формуляр следващия път, когато отворите базата данни, изчистете отметката от квадратчето Показвай добре дошли при отварянето на тази база данни .

    Затворете формуляра за добре дошли, за да започнете да използвате базата данни.

  • За да се уверите, че цялото съдържание на базата данни е разрешено, в лентата за съобщения щракнете върху Разрешаване на това съдържание.

    За повече информация относно разрешаването на съдържание на базата данни вижте статията Решете дали да се доверите на база данни.

Търсене на ученик

Полето за бързо търсене ви позволява бързо да намерите ученик във формуляра за списък със студенти .

  • Въведете текста, който искате да търсите, в полето за бързо търсене и след това натиснете клавиша ENTER.

    Access филтрира списъка, за да покаже само тези записи, съдържащи търсения текст. За да се върнете към пълния списък, щракнете върху Изчисти текущото търсене. (Това е X в полето за търсене.)

Филтриране на списъка с ученици

Във формуляра за списък със студенти можете да филтрирате списъка с ученици и да записвате любимите си филтри за бъдеща употреба.

  1. Приложете филтри, като щракнете с десния бутон върху формуляра и изберете желаните филтри.

  2. Щракнете върху Запиши филтъра.

  3. Във формуляра подробни данни за филтър въведете име и описание на филтъра, след което щракнете върху Затвори.

  4. Използвайте квадратчето за отметка филтър , за да приложите записан филтър, или щракнете върху (Изчисти филтъра) , за да премахнете филтъра.

Показване или скриване на колони

Във формуляра за Студентски списък някои полета (колони) са скрити по подразбиране. За да промените кои полета да се показват:

  1. Щракнете върху Показване/скриване на полета.

  2. В диалоговия прозорец Показване на колони Поставете отметка в квадратчето до всяка колона, която искате да покажете. Изчистете отметката от квадратчето, за да скриете колоната.

Показване на подробни данни за учениците

Формулярът за подробни данни за учениците ви позволява да преглеждате и въвеждате повече информация за ученик, включително картини, пазители, информация за спешни случаи и посещаемост. За да покажете формуляра за подробни данни за ученика :

  • Във формуляра за списък с ученици щракнете върху Отвори до елемента, който искате да видите.

Добавяне на картина

Във формуляра за подробни данни за ученика можете да добавяте картини и други прикачени файлове.

  • Под рамка на картина щракнете върху Редактиране на картина.

  • В диалоговия прозорец прикачени файлове щракнете върху Добави.

  • В диалоговия прозорец избор на файл отидете до папката, която съдържа файла.

  • Изберете файла, който искате да добавите, и след това щракнете върху Отвори.

  • В диалоговия прозорец прикачени файлове щракнете върху OK.

Забележка: Можете да прикачите няколко файла за всеки елемент, включително различни типове файлове, като например документи или електронни таблици.

Добавяне на ученици от Microsoft Outlook

Ако използвате Microsoft Outlook, можете да добавите ученици от тази програма, без да се налага да въвеждате отново информацията.

  1. Във формуляра за списък с ученици щракнете върху Добавяне от Outlook.

  2. В диалоговия прозорец избор на имена за добавяне изберете имената, които искате да добавите към базата данни.

  3. Щракнете върху Добави и после върху OK.

Показване на карта на адреса на ученик

Във формуляра за подробни данни за ученика , ако сте навършили уличен адрес за ученика, можете да покажете карта на това местоположение:

  • Щракнете върху щракнете, за да съпоставите.

Показване на отчети

Базата данни за учениците включва няколко доклада, включително всички ученици, алергии и медикаменти, информация за спешни случаи, информация за Гардиъни др. За да се покаже отчет:

  • В навигационния екран, под отчетищракнете двукратно върху отчета, който искате да покажете.

Можете да създадете собствени персонализирани отчети. За повече информация вижте статията Създаване на прост отчет.

Промяна на базата данни за учащи

Можете да персонализирате базата данни за студенти, като добавите ново поле към таблицата ученици и след това добавите това поле към формуляра за Студентски списък , формуляра за подробни данни за ученика и отчета за всички ученици .

Добавяне на поле към таблицата "ученици"

  1. Затворете всички отворени табулатори.

  2. В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата ученици .

  3. Превъртайте надясно, докато не видите колоната с име Add New Field. Щракнете двукратно върху заглавието на колоната и въведете името на полето.

Първия път, когато въвеждате данни в колоната, Access задава типа на данните вместо вас.

Добавяне на поле към формуляр или отчет

След като поле е добавен към таблица, можете да го добавите към формуляр или отчет.

  1. Щракнете с десния бутон върху формуляра или отчета в навигационния екран и след това щракнете върху изглед на оформление.

  2. В раздела Структура, в групата Инструменти щракнете върху Добавяне на съществуващи полета.

  3. Плъзнете желаното поле от списъка с полета във формуляра или отчета.

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

×