Използване на шаблона за база данни на Access за управление на задачи

Подготовка на базата данни за използване

• Когато отворите базата данни за първи път, Access показва формуляра за добре дошли. За да предотвратите показването на този формуляр следващия път, когато отворите базата данни, изчистете отметката от квадратчето Показвай добре дошли при отварянето на тази база данни .

  Затворете формуляра за добре дошли, за да започнете да използвате базата данни.

• За да се уверите, че цялото съдържание на базата данни е разрешено, в лентата за съобщения щракнете върху Разрешаване на това съдържание.

  За повече информация относно разрешаването на съдържание на базата данни вижте статията Решете дали да се доверите на база данни.

Търсене на задача или контакт

Полето за бързо търсене ви позволява бързо да намерите задача във формуляра за списък със задачи или контакт във формуляра за списък с контакти .

• Въведете текста, който искате да търсите, в полето за бързо търсене и след това натиснете клавиша ENTER.

  Access филтрира списъка, за да покаже само тези записи, съдържащи търсения текст. За да се върнете към пълния списък, щракнете върху Изчисти текущото търсене. (Това е X в полето за търсене.)

Филтриране на списъка със задачи

Във формуляра за списък със задачи можете да филтрирате списъка със задачи и да записвате предпочитаните си филтри за бъдеща употреба.

1. Приложете филтри, като щракнете с десния бутон върху формуляра и изберете желаните филтри.

2. Щракнете върху Запиши филтъра.

3. Във формуляра подробни данни за филтър въведете име и описание на филтъра, след което щракнете върху Затвори.

4. Използвайте квадратчето за отметка филтър , за да приложите записан филтър, или щракнете върху (Изчисти филтъра) , за да премахнете филтъра.

Показване или скриване на колони

В списъка със задачи и формуляра за списък с контакти някои полета (колони) са скрити по подразбиране. За да промените кои полета да се показват:

1. Щракнете върху Показване/скриване на полета.

2. В диалоговия прозорец Показване на колони Поставете отметка в квадратчето квадратчето за отметка до всяка колона, която искате да покажете. Изчистете отметката от квадратчето, за да скриете колоната.

Показване на подробни данни за задача или контакт

Формуляра подробни данни за задачата и формулярът подробни данни за контакт ви позволяват да преглеждате и въвеждате повече информация за даден елемент. За да покажете формуляра за подробни данни за задачата или формуляра за подробни данни за контакта :

• В формуляра подробни данни за задачата или формуляра за подробни данни за контакт щракнете върху Отвори до елемента, който искате да видите.

Добавяне на прикачени файлове

Във формуляра подробни данни за задача и формуляр за подробни данни за контакт можете да добавяте картини и други прикачени файлове.

• Под рамката за картина във формуляра подробни данни за задачата щракнете върху Добавяне или премахване на прикачени файлове.

  Под рамката за картина във формуляра подробни данни за контакт щракнете върху Редактиране на картина.

• В диалоговия прозорец прикачени файлове щракнете върху Добави.

• В диалоговия прозорец избор на файл отидете до папката, която съдържа файла.

• Изберете файла, който искате да добавите, и след това щракнете върху Отвори.

• В диалоговия прозорец прикачени файлове щракнете върху OK.

Добавяне на контакти от Microsoft Outlook

Ако използвате Microsoft Outlook, можете да добавите абонати или задачи от тази програма, без да се налага да въвеждате отново информацията.

1. Във формуляра за списък с контакти щракнете върху Добавяне от Outlook.

2. В диалоговия прозорец избор на имена за добавяне изберете имената, които искате да добавите към базата данни.

3. Щракнете върху Добави и после върху OK.

Показване на карта на адреса на контакт

Във формуляра подробни данни за контакта , ако сте посочили уличен адрес за контакта, можете да покажете карта на това местоположение:

• Щракнете върху щракнете, за да съпоставите.

Показване на отчети

Базата данни за задачи включва няколко отчета, включително активни задачи, подробни данни за задача, адресна книга за контакти др. За да се покаже отчет:

• В навигационния екран, под отчетищракнете двукратно върху отчета, който искате да покажете.

Можете да създадете собствени персонализирани отчети. За повече информация вижте статията Създаване на прост отчет.

Добавяне на поле към таблицата ' ' задачи ' '

1. Затворете всички отворени табулатори.

2. В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата " задачи ".

3. Превъртайте надясно, докато не видите колоната с име Add New Field. Щракнете двукратно върху заглавието на колоната и след това въведете името на полето.

Първия път, когато въвеждате данни в колоната, Access задава типа на данните вместо вас.

Добавяне на поле към формуляр или отчет

След като поле е добавен към таблица, можете да го добавите към формуляр или отчет.

1. Щракнете с десния бутон върху формуляра или отчета в навигационния екран и след това щракнете върху изглед на оформление.

2. В раздела Формат, в групата Контроли щракнете върху Добавяне на съществуващи полета .

3. Плъзнете желаното поле от списъка с полета във формуляра или отчета.