Използване на шаблона за база данни на Access

Използвайте шаблона за бази данни на Access , за да следите имена, адреси, телефонни номера и друга информация. Тази нова версия на популярния шаблон за Access ви позволява да категоризирате всеки контакт, да изпращате имейл съобщения и да създавате карти с адреси.

Искате да гледате видео за използването на този шаблон? Вижте тази статия, Използвайте шаблона за база данни за контакти.

Забележка: Шаблонът за базата данни за контакти е актуализиран през последните няколко години. Тези инструкции препращат към най-новата версия на шаблона, налична за изтегляне. Ако стъпките по-долу не съвпадат с това, което виждате, вероятно използвате по-стара версия на шаблона.

Първи стъпки

В тази статия покриваме основните стъпки за използване на шаблона за база данни за контакти.

Подготовка на базата данни за използване

  • Когато отворите базата данни за първи път, Access показва формуляра за добре дошли. За да предотвратите показването на този формуляр следващия път, когато отворите базата данни, изчистете отметката от квадратчето Показвай добре дошли при отварянето на тази база данни .

    Затворете формуляра за добре дошли, за да започнете да използвате базата данни.

  • За да се уверите, че цялото съдържание на базата данни е разрешено, в лентата за съобщения щракнете върху Разрешаване на това съдържание.

    За повече информация относно разрешаването на съдържание на базата данни вижте статията Решете дали да се доверите на база данни.

Добавяне на контакти от Microsoft Outlook

Ако използвате Microsoft Outlook, можете да добавите контакти от тази програма, без да се налага да въвеждате отново информацията.

  1. Във формуляра за списък с контакти щракнете върху Добавяне от Outlook.

  2. В диалоговия прозорец избор на имена за добавяне изберете имената, които искате да добавите към базата данни.

  3. Щракнете върху Добави и после върху OK.

Търсене на контакт

Полето за бързо търсене ви позволява бързо да намерите контакт във формуляра за списък с контакти .

  • Във формуляра за списък с контакти , в полето за бързо търсене въведете текста, който искате да търсите, и след това натиснете клавиша ENTER.

    Access филтрира списъка, за да покаже само тези записи, съдържащи търсения текст. За да се върнете към пълния списък, щракнете върху Изчисти текущото търсене. (Това е X в полето за търсене.)

Показване или скриване на колони

Във формуляра за списък с контакти някои полета (колони) са скрити по подразбиране. За да промените кои полета да се показват:

  1. Щракнете върху Показване/скриване на полета.

  2. В диалоговия прозорец Показване на колони Поставете отметка в квадратчето до всяка колона, която искате да покажете. Изчистете отметката от квадратчето, за да скриете колоната.

Показване на подробни данни за контакт

Формулярът за подробни данни за контакт ви позволява да виждате и въвеждате повече информация за всеки контакт. За да покажете формуляра за подробни данни за контакта:

  • Във формуляра за списък с контакти щракнете върху Отвори до контакта, който искате да видите.

Добавяне на картина

Във формуляра подробни данни за контакта можете да добавите картина за контакта.

  1. Под рамка на картина щракнете върху Редактиране на картина.

  2. В диалоговия прозорец прикачени файлове щракнете върху Добави.

  3. В диалоговия прозорец избор на файл отидете до папката, която съдържа файла.

  4. Изберете файла, който искате да добавите, и след това щракнете върху Отвори.

  5. В диалоговия прозорец прикачени файлове щракнете върху OK.

Забележка: Можете да прикачвате множество файлове към всеки контакт, включително различни типове файлове, като например документи или електронни таблици.

Показване на карта на адреса на контакт

Във формуляра подробни данни за контакта , ако сте посочили уличен адрес за контакта, можете да покажете карта на това местоположение:

  • Щракнете върху щракнете, за да съпоставите.

Показване на отчети

Базата данни за контакти включва два доклада: указател и телефонен указател. За да се покаже отчет:

  • В навигационния екран, под отчетищракнете двукратно върху отчета, който искате да покажете.

Можете да създадете собствени персонализирани отчети. За повече информация вижте статията Създаване на прост отчет.

Промяна на базата данни за контакти

Можете да персонализирате базата данни за контакти, като добавите ново поле към таблицата контакти и след това добавите това поле към формуляра за списък с контакти и формуляра за подробни данни за контакта .

Добавяне на поле към таблицата "Контакти"

  1. Затворете всички отворени табулатори.

  2. В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата " Контакти ".

  3. Превъртайте надясно, докато не видите колоната с име Add New Field. Щракнете двукратно върху заглавието на колоната и въведете името на полето.

Първия път, когато въвеждате данни в колоната, Access задава типа на данните вместо вас.

Добавяне на поле към формуляр

След като поле е добавен към таблица, можете да го добавите към формуляр.

  1. Щракнете с десния бутон върху формуляра в навигационния екран и след това щракнете върху изглед на оформление.

  2. В раздела Структура, в групата Инструменти щракнете върху Добавяне на съществуващи полета.

  3. Плъзнете желаното поле от списъка с полета във формуляра.

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×