Когато версиите са разрешени в списък или библиотека, можете да съхранявате, проследявате и възстановявате елементи в списък и файлове в библиотека, когато се променят. Версиите, комбинирани с други настройки, като например плащане, ви дават контрол върху съдържанието, публикувано във вашия сайт. Можете също да използвате версии, за да прегледате или възстановите стара версия на списък или библиотека.

Общ преглед на версиите

Всеки, който има разрешение за управление на списъци, може да включва или изключва версиите за списък или библиотека. Версиите са налични за елементи от списък във всички типове списъци по подразбиране– включително календари, списъци за проследяване на проблеми и списъци по избор. Предлага се и за всички типове файлове, които могат да се съхраняват в библиотеки, включително страници с уеб части. За повече информация относно настройването и използването на версии вижте Разрешаване и конфигуриране на версиите за списък или библиотека.

Забележка: Ако сте клиент Microsoft 365, версиите сега са включени по подразбиране, когато създавате нова библиотека или списък, и той автоматично ще запише последните 500 версии на документ. Това ще ви помогне да предотвратите загубата на важни документи или данни. Ако имате съществуващи библиотеки или списъци на вашия сайт или на вашия екипен сайт, които не са разрешени за версии, можете да включите версиите за тях по всяко време.

Можете да използвате версиите за:

  • Проследяване на хронологията на версия    Когато версиите са разрешени, можете да видите кога е променен елемент или файл и кой го е променил. Можете също да видите кога свойствата (информация за файла) са променени. Ако например някой промени крайната дата на елемент от списък, тази информация се показва в хронологията на версиите. Можете също да видите коментарите, които хората правят, когато проверяват файлове в библиотеки.

  • Възстановяване на предишна версия    Ако сте направили грешка в текущата версия, ако текущата версия е повредена или просто харесвате по-добра предишна версия, можете да заместите текущата версия с предишна. Възстановената версия става новата текуща версия.

  • Преглед на предишна версия    Можете да прегледате предишна версия, без да презаписвате текущата си версия. Ако преглеждате хронологията на версиите в документ Microsoft Office, като например файл на Word или Excel, можете да сравните двете версии, за да определите какви са разликите.

Ако вашият списък или библиотека ограничава версиите, трябва да се уверите, че сътрудниците са наясно, че по-старите версии ще бъдат изтрити, когато бъде достигнато ограничението за версията.

Когато версиите са разрешени, версиите се създават в следните ситуации:

  • Когато за първи път бъде създаден елемент от списък или файл или когато се качи файл.

    Забележка: Ако е необходимо плащане на файл, трябва да проверите файла, за да създадете първата му версия.

  • Когато се качи файл, който има същото име като съществуващ файл.

  • Когато свойствата на елемент от списък или файл се променят.

  • Когато документ Office бъде отворен и записан. След като документът се отвори отново, ще се създаде нова версия, след като бъде записано редактиране.

  • Периодично, когато редактирате и записвате Office документи. Не всички редакции и записвания създават нови версии. Когато записвате редакции често, например всяка нова версия заснема точка във времето, а не всяко отделно редактиране. Това е често срещано, когато автоматичното запис е разрешено.

  • По време на съавторство на документ, когато друг потребител започне да работи върху документа или когато потребителят щракне върху запиши, за да качи промените в библиотеката. 

Може да има до три текущи версии на файл по всяко време: извлечената версия, най-новата второстепенна или чернова версия и най-новата публикувана или основна версия. Всички други версии се считат за исторически версии. Някои текущи версии са видими само за потребители, които имат разрешения да ги преглеждат.

Обикновено основна версия представлява контролна точка, като например файл, подаден за преглед или публикация, докато второстепенна версия е в ход работа, която не е готова за четене от всички участници в сайта. В зависимост от начина, по който работи вашият екип, е възможно екипът ви да има по-голяма вероятност да се нуждае от най-новите му второстепенни версии, като например версия, която е редактирана наскоро. С течение на времето е по-малко вероятно вашият екип да се нуждае от по-стара второстепенна версия.

Някои организации проследяват както основни, така и второстепенни версии на файлове в своите библиотеки. Други проследяват само основните версии. Основните версии се идентифицират с цели числа, като например 5,0; второстепенните версии се идентифицират с цифри след десетичния знак, като например 5,1.

Повечето организации използват второстепенни версии, когато файловете са в процес на разработване, както и основни версии, когато се достигнат определени важни събития или когато файловете са готови за преглед от широка аудитория. В много организации защитата на черновата е зададена така, че да позволява само собственика на файл и хората, които имат разрешения да одобряват файлове. Това означава, че второстепенните версии не могат да се виждат от никой друг, докато не бъде публикувана основна версия.

Списъците поддържат само основни версии. Всяка версия на елемент от списък е номерирана с цяло число. Ако вашата организация изисква одобрение на елементите в списък, елементите остават в състояние "Чакащи", докато не бъдат одобрени от някого, който има разрешения да ги одобри. Докато са в състояние "Чакащи", те са номерирани с десетични числа и се наричат чернови.

Максималният брой второстепенни версии е 511 и броят на основните версии може да бъде коригиран. За информация относно задаването на броя на основните версии прегледайте раздела Управление на броя на версиите.

Ако използвате онлайн приложение или най-новата настолна версия и се опитате да запишете друга второстепенна версия извън максималната сума, ще заместите най-новата второстепенна версия. Ако използвате стар клиент, няма да можете да записвате или качвате никакви промени изобщо. За да избегнете презаписване или да продължите да качвате промени,трябва да публикувате следващата основна версия. След това отново ще можете да публикувате до максималния брой второстепенни версии за тази основна версия. За да научите как да публикувате нови версии, прегледайте Публикуване или отмяна на публикация на версия на файл.

Забележка: Като презаписвате или не записвате второстепенни версии, във вашия файл на практика няма версии. Тъй като актуализираните приложения ще презаписят най-новата версия, а старите клиенти изобщо няма да записват нищо, след като улучите второстепенните версии ограничават хронологията на вашите документи вече не се проследява.

За повече информация относно разрешаването и настройването на версии, включително основни и второстепенни версии, вижте Разрешаване и конфигуриране на версиите за списък или библиотека.

Номерата на версиите се добавят автоматично всеки път, когато създавате нова версия. В списък или библиотека с разрешена основна версия версиите имат цели числа, като например 1.0, 2.0, 3.0 и т.н. В библиотеките вашият администратор може да разреши версии както за основни, така и за второстепенни версии. Когато се проследяват второстепенни версии, те имат десетични числа, като например 1.1, 1.2, 1.3 и т.н. Когато една от тези версии е публикувана като основна версия, номерът й става 2,0. Следващите второстепенни версии са номерирани 2.1, 2.2, 2.3 и т.н.

Когато отхвърлите плащане, номерът на версията не се променя. Ако най-новата версия е версия 3.0, тя остава в 3.0, след като отхвърлите плащане.

Когато изтриете версия, версията отива в кошчето и номерът й отива с нея. Хронологията на версиите ще показва оставащите номера на версиите. Другите номера на версиите не се променят. Ако например имате документ, който има второстепенни версии 4.1 и 4.2, и решите да изтриете версия 4.1, получената хронология на версиите показва само версии 4.0 и 4.2. Следващата картина показва това.

За повече информация относно разрешаването и настройването на версии, включително основни и второстепенни версии, вижте Разрешаване и конфигуриране на версиите за списък или библиотека.

Хронология на версиите с изтрита една второстепенна версия

Можете да конфигурирате кой може да преглежда чернови на елементи от списъци и файлове. Черновите се създават в две ситуации:

  • Когато в библиотека, която проследява основни и второстепенни версии, се създава или актуализира второстепенна версия на файл.

  • Когато елемент от списък или файл е създаден или актуализиран, но все още не е одобрен в списък или библиотека, в която се изисква одобрение на съдържанието.

Когато проследявате основни и второстепенни версии, можете да зададете дали хората трябва да имат разрешение да редактират файлове, преди да могат да преглеждат и четат второстепенна версия. Когато тази настройка е приложена, хората, които имат разрешение да редактират файла, могат да работят по файла, но тези, които имат разрешение само да четат файла, не могат да виждат второстепенната версия. Може например да не искате всеки, който има достъп до вашата библиотека, да вижда коментари или редакции, докато се редактира файл. Ако се проследяват основни и второстепенни версии и никой все още не е публикувал основна версия, файлът не се вижда за хора, които нямат разрешение да виждат чернови.

Когато се изисква одобрение на съдържание, можете да укажете дали файловете, които чакат одобрение, могат да се преглеждат от хора с разрешение за четене, хора с разрешение за редактиране или само автора и хората с разрешение да одобряват елементи. Ако се проследяват както основни, така и второстепенни версии, авторът трябва да публикува основна версия, преди файлът да може да бъде подаден за одобрение. Когато се изисква одобрение на съдържание, хората, които имат разрешение да четат съдържание, но нямат разрешение да виждат черновите, ще виждат последната одобрена или основна версия на файла.

Независимо дали хората имат разрешение да редактират файл, или не, ако хората търсят файл, който е в второстепенна версия, няма да получи резултати за него.

Някои организации позволяват неограничени версии на файлове и други прилагат ограничения. Може да откриете, след като сте проверили в най-новата версия на файл, че липсва стара версия. Ако вашата най-нова версия е 101.0 и забележите, че вече няма версия 1.0, това означава, че администраторът е конфигурирал библиотеката да разрешава само 100 основни версии на файл. Добавянето на 101-ва версия води до изтриване на първата версия. Остават само версии от 2.0 до 101.0. По същия начин, ако се добави 102-ра версия, остават само версии от 3.0 до 102.0.

Администраторът може също да реши да ограничи броя на второстепенните версии само до тези за зададен брой най-новите версии. Ако например са разрешени 100 основни версии, администраторът може да реши да запази второстепенните чернови само за последните пет основни версии. Максималният брой второстепенни версии между основните версии е 511. За повече информация относно публикуването на основна и второстепенна версия и какво се случва, когато имате повече от максималната второстепенна версия, прегледайте раздела Основни и второстепенни версии. За да научите как да публикувате нови версии, прегледайте Публикуване или отмяна на публикация на версия на файл.

В библиотека, която ограничава броя на основните версии, за които запазва второстепенни версии, второстепенните версии се изтриват за предишните основни версии, когато бъде достигнато ограничението за версията. Ако например запазите чернови само за 100 основни версии, а вашият екип създава 105 основни версии, само основните версии ще бъдат запазени за най-ранните версии. Второстепенните версии, които са свързани с петте най-ранни основни версии , като например 1.2 или 2.3, се изтриват, но основните версии – 1, 2 и т. н. – се запазват, освен ако вашата библиотека не ограничава и основните версии.

Ограничаването на броя на версиите обикновено е добра практика. Това означава, че можете да пестете място на сървъра и да намалите претрупаното за потребителите. Но ако организацията ви е необходима, за да запишете всички версии по юридически или други причини, не прилагайте никакви ограничения.

За повече информация относно разрешаването и настройването на версии, включително ограничения, вижте Разрешаване и конфигуриране на версиите за списък или библиотека.

Забележки: Както SharePoint в Microsoft 365, така и SharePoint Server, както за Настройки, така и за списък Настройки позволяват до 511 второстепенни версии на основна версия. Този номер не може да бъде променен.

  • Библиотеки

    • Версиите    SharePoint в Microsoft 365 изисква версии за библиотеки; SharePoint Server ви позволява да изберете Без версии като опция.

    • Основните версииSharePoint в Microsoft 365    библиотека Настройки позволява диапазон от 100-50000 основни версии; SharePoint Server библиотека Настройки позволява диапазон от 1 до 50000 основни версии.

    • Второстепенни версии    Както SharePoint в Microsoft 365, така и SharePoint Server библиотека Настройки позволяват диапазон от 1 до 50000 основни версии да имат второстепенни версии.

  • Списъци

    • Версии    Както SharePoint в Microsoft 365, така и SharePoint Server списък Настройки ви позволяват да забраните версиите.

    • Основни версии    Както SharePoint в Microsoft 365, така и SharePoint Server списък Настройки позволяват диапазон от 1 до 50000 основни версии.

    • Второстепенни версии    Както SharePoint в Microsoft 365, SharePoint Server списък Настройки позволяват диапазон от 1 до 50000 основни версии да имат второстепенни версии.

  • Ако сте клиент на Microsoft 365, версиите се включват автоматично, когато създавате библиотека или списък.

  • За SharePoint Server, версиите се включват автоматично, когато създавате библиотека, но не и когато създавате списък.

Всеки, който има разрешение за управление на списъци, може да включва или изключва версиите. В много сайтове, който е един и същ човек, който управлява сайта, тъй като списъците и библиотеките наследяват разрешения от сайта. В допълнение към разрешаването на версиите собственикът на сайта (или друго лице, което управлява списъка или библиотеката) решава дали да изисква одобрение на съдържанието, кой може да преглежда чернови и дали е необходимо плащане. Всяко от тези решения оказва влияние върху начина на работа на версиите. Ако например лицето, което управлява библиотека, реши да изисква напускане, номерата на версиите се създават само когато даден файл е вкаран. Ако се изисква одобрение на съдържанието, номерата на основните версии не се прилагат, докато файловете не бъдат одобрени от някого, който има разрешение за това.

Важно: Ако хората, които работят във вашата библиотека, планират да съавторство на документи, не конфигурирайте библиотеката да изисква напускане. Хората не могат да работят като съавторство, когато документите, от които се нуждаят, са извлечени.

За да научите как да включите версиите за списък или библиотека, вижте Разрешаване и конфигуриране на версии за списък или библиотека.

Ако версиите са разрешени във вашата библиотека, човекът, който я настройва, определя дали да проследява както основните, така и второстепенните версии, а също така определя кой може да вижда второстепенните версии. В повечето случаи, когато се изисква одобрение на съдържание, само собственикът на файла и хората, които имат разрешение да одобряват елементи, могат да виждат второстепенните версии. В други библиотеки всеки, който може да редактира файлове в библиотеката или всеки, който има разрешение за четене до библиотеката, може да вижда всички версии. След като версията бъде одобрена, всеки, който има разрешение за четене до списъка или библиотеката, може да вижда версията.

Въпреки че списъците нямат основни и второстепенни версии, всеки елемент, който е в състояние "Чакащи", се счита за чернова. В повечето случаи само създателят на елемента и лицата, които имат разрешения за пълен контрол или проектиране, могат да виждат чернови. Чернова се показва в Състояние "Чакащи" за тези хора, но други виждат само най-новата одобрена версия в хронологията на версиите. Ако файлът бъде отхвърлен, той остава в състояние "Чакащи", докато някой, който има необходимите разрешения, не го изтрие.

По подразбиране чакащ елемент или файл се вижда само за създателя му и за хората с разрешение за управление на списъци, но можете да укажете дали други групи потребители могат да преглеждат елемента или файла. Ако вашата библиотека е настроена да проследява както основни, така и второстепенни версии, лицето, което редактира файла, трябва първо да публикува основна версия на файла.

За повече информация относно настройването на одобрение за документи вижте Изискване на одобрение на елементи в списък на сайтове или библиотека.

Забележка: Защитата на черновата, в някои списъци и библиотеки, е конфигурирана така, че да позволява на всички потребители на сайта да виждат както чакащи, така и одобрени версии.

Когато проверявате файл от библиотека, в която е включена версията, се създава нова версия всеки път, когато го проверявате отново. И ако основните и второстепенните версии са включени, можете да решите при регистрацията кой тип версия проверявате. В библиотеките, където се изисква плащане, версиите се създават само при настаняване.

В библиотеките, където не се изисква плащане, се създава нова версия при първото записване след отваряне на файла. Всеки следващ запис замества версията, която сте създали с първия запис. Ако затворите приложението и след това отворите отново документа, първото записване отново ще доведе до версия. Това може да доведе до много бързо пролифериране на броя на версиите.

За повече информация относно влизането и напускането вижте Напускане, влизане илиотхвърляне на промени във файлове в библиотека .

Важно: Ако съавторствате на документ, не го проверявайте, освен ако не разполагате с основателна причина да попречите на други хора да работят по документа.

Изискването за напускане може да помогне на екипа ви да се използва максимално от версиите, тъй като хората изрично определят кога да бъде създадена версия. Версия се създава само когато някой провери файл, промени го и след това го провери отново. Когато не се изисква напускане, се създава версия, когато някой за първи път запише файл и тази версия се актуализира, когато лицето го затвори. Ако това лице или някой друг след това се отвори и запише файла отново, се създава друга версия. В зависимост от ситуацията може да не възнамерявате да се създават няколко версии, например ако трябва да затворите файл, за да присъствате на събрание, преди да приключите с извършването на промени във файла.

Когато е необходимо извличане, хората не могат да добавят файлове, да променят файлове или да променят свойствата на файла, без първо да изтъклят файла. Когато хората проверяват файлове, те ще бъдат подканени да предоставят коментари за направените от тях промени, което помага за създаването на по-смислена хронология на версиите.

Забележка: Ако библиотеката ще съхранява Microsoft Project (.mpp) файлове, които са синхронизирани със списъци със задачи на вашия сайт, трябва да бъде изчистено квадратчето Изисквай отмятане.

За повече информация относно изискването за плащане вижте Настройване на библиотека, която да изисква напускане на файлове.

Списъците и библиотеките имат разрешения, свързани с версиите и напускането, които се различават в зависимост от нивото на разрешение, което се прилага към потребител или определена група. Някой, който може да редактира нивата на разрешение, може да конфигурира тези разрешения по различен начин или да създаде нова група с персонализирани нива на разрешение.

Тези разрешения позволяват гъвкавост в управлението на вашата библиотека. Например може да искате някой да може да изтрива версии на файл, без да има разрешение да изтрива самия файл. Разрешението за изтриване на версии не е същото като разрешението за изтриване на елементи,така че можете да предоставите персонализирано ниво на управление.

Таблицата по-долу показва разрешенията, които са свързани с версиите и напускането и към кои нива на разрешения по подразбиране се прилагат.

Разрешение

Ниво на разрешение по подразбиране

Преглед на версии

Пълен контрол, проектиране, принос и четене

Изтриване на версии

Пълен контрол, проектиране и принос

Замяна на извличане

Пълен контрол и проектиране

Одобрение на елементи

Пълен контрол и проектиране

За повече информация относно разрешенията вижте Разбиране на нивата на разрешение.

Оставете ни коментар

Беше ли полезна тази статия? Ако е така, кажете ни в края на тази страница. Ако не е била полезна, ни напишете какво е било объркващо или е липсвало. Включете вашата версия на SharePoint, операционна система и браузър. Ще използваме вашата обратна връзка, за да проверим внимателно фактите, да добавим информация и да актуализираме тази статия.

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединяване към Microsoft Office участници в Insider

Беше ли полезна тази информация?

Доколко сте доволни от качеството на превода?
Какво е повлияло на вашия потребителски опит?

Благодарим ви за обратната връзка!

×