Как работи версиите в списъци и библиотеки

Когато версиите са разрешени в списък или библиотека, можете да съхранявате, проследявате и възстановявате елементи в списък и файлове в библиотека всеки път, когато те се променят. Създаването на версии, комбинирано с други настройки, като например извличане, ви дава контрол върху съдържанието, Публикувано във вашия сайт. Можете също да използвате версии, за да прегледате или възстановите стара версия на списък или библиотека.

Можете да създавате списъци в Microsoft SharePoint – приложението за списъци в Microsoft 365 или Teams. За да научите повече, вижте Добавяне на елементи от списък. Научете как да направите първите стъпки със списъците в Microsoft Teams.

Общ преглед на версиите

Всеки, който има разрешение за управление на списъци, може да включва или изключва версии за списък или библиотека. Версиите са налични за елементи от списъка във всички типове списък по подразбиране – включително календари, списъци за проследяване на проблеми и списъци по избор. Предлага се и за всички типове файлове, които могат да бъдат съхранявани в библиотеки, включително страници с уеб части. За повече информация относно настройването и използването на версии вижте разрешаване и конфигуриране на версии за списък или библиотека.

Забележка: Ако сте Microsoft 365 клиент, създаването на версии сега е включено по подразбиране, когато създавате нови библиотеки, и автоматично ще запише последните версии на 500 на документ. Това ще ви помогне да предотвратите загубването на важни документи или данни. Ако имате съществуващи библиотеки във вашия сайт или на вашия екипен сайт, които нямат разрешени версии, можете по всяко време да включвате версиите.

Можете да използвате версии за:

  • Проследяване на хронологията на версиите    Когато е активирана версия, можете да видите кога е променен елемент или файл и кой го е променил. Можете също да видите кога са променени свойствата (информация за файла). Например, ако някой промени крайния срок на елемент от списък, тази информация се показва в хронологията на версиите. Можете също да видите коментарите, които хората правят, когато проверяват файлове в библиотеки.

  • Възстановяване на предишна версия    Ако сте допуснали грешка в текущата версия, ако текущата версия е повредена или ако просто харесвате по-стара версия по-добре, можете да заместите текущата версия с по-стара. Възстановената версия става нова текуща версия.

  • Преглед на предишна версия    Можете да видите по-стара версия, без да презаписвате текущата си версия. Ако преглеждате хронологията на версиите в документ на Microsoft Office, като например файл на Word или Excel, можете да сравните двете версии, за да определите какви са разликите.

Ако вашият списък или библиотека ограничава версиите, трябва да се уверите, че сътрудниците са наясно, че по-старите версии ще бъдат изтрити, когато се достигне ограничението за версиите.

Когато създаването на версии е разрешено, версиите се създават в следните ситуации:

  • Когато за първи път се създава елемент от списък или файл или при качване на файл.

    Забележка: Ако се изисква извличане на файл, трябва да вкарате файла, за да създадете първата му версия.

  • Когато се качи файл, който има същото име като съществуващ файл.

  • Кога се променят свойствата на елемент от списък или файл.

  • Когато документ на Office бъде отворен и записан. След като документът се отвори отново, ще се създаде нова версия след записването на редактиране.

  • Периодично, когато редактирате и записвате документи на Office. Не всички редакции и записва създаването на нови версии. Когато записвате редакциите си често, например всяка нова версия улавя точка във времето, а не всеки отделен Edit. Това е обичайно, когато автоматичното записване е разрешено.

  • По време на съавторство на документ, когато друг потребител започне да работи по документа или когато потребител щракне върху Запиши, за да качите промените в библиотеката. 

В даден момент може да има до три текущи версии на даден файл: извлечената версия, най-новата второстепенна или чернова версия и най-новата публикувана или главна версия. Всички други версии се считат за исторически версии. Някои текущи версии са видими само за потребители, които имат разрешения да ги преглеждат.

Обикновено главна версия представлява важно събитие, като например файл, изпратен за преглед или публикация, като има предвид, че второстепенната версия е незавършена работа, която не е готова за прочитане на всички участници в сайта. В зависимост от начина, по който работи вашият екип, може да е по-вероятно да има нужда от последните му второстепенни версии, като например версия, която е била редактирана наскоро. Във времето екипът ви може да е по-малко вероятен за нужда от по-стара второстепенна версия.

Някои организации проследяват главни и второстепенни версии на файлове в техните библиотеки. Други проследяват само основните версии. Главните версии се идентифицират с цели числа, като например 5,0; второстепенни версии се идентифицират с десетични числа, като например 5,1.

Повечето организации използват второстепенни версии при разработване на файлове и основни версии, когато са достигнати определени постижения или когато файловете са готови за преглед от широка аудитория. В много организации Проектът за защита е зададен така, че да позволява само собственик на файла и хора, които имат разрешения за одобрение на файлове. Това означава, че второстепенните версии не могат да се виждат от всеки друг, докато не се публикува главна версия.

Главните версии са налични за списъци, но второстепенните версии не са налични. Всяка версия на елемент от списък е номерирана с цяло число. Ако организацията ви изисква одобрение на елементи в списък, елементите остават в очакване на състоянието, докато не бъдат одобрени от някого, който има разрешения да ги одобри. Докато сте в състояние на очакване, те се номерират с десетични числа и се наричат чернови.

За повече информация относно разрешаването и настройването на версии, включително основни и второстепенни версии, вижте разрешаване и конфигуриране на версии за списък или библиотека.

Номерата на версиите се добавят автоматично всеки път, когато създавате нова версия. В списък или библиотека, които имат разрешени основни версии, версиите имат цели числа, като например 1,0, 2,0, 3,0 и т. н. В библиотеки Вашият администратор може да разреши създаването на версии за главни и второстепенни версии. Когато се проследяват второстепенни версии, те имат десетично число, като 1,1, 1,2, 1,3 и т. н. Когато една от тези версии е публикувана като главна, номерът му става 2,0. Следващите второстепенни версии са номерирани в 2,1, 2,2, 2,3 и т. н.

Когато отхвърлите извличането, номерът на версията не се променя. Ако последната версия е версия 3,0, тя остава в 3,0, след като отхвърлите извличането.

Когато изтриете версия, версията отива в кошчето и номерът му отива с нея. Хронологията на версиите ще показва останалите номера на версиите. Другите номера на версиите не се променят. Например ако имате документ, който има минимални версии 4,1 и 4,2, и решите да изтриете версия 4,1, получената Хронология на версиите показва само версии 4,0 и 4,2. Следната картина показва това.

За повече информация относно разрешаването и настройването на версии, включително основни и второстепенни версии, вижте разрешаване и конфигуриране на версии за списък или библиотека.

Хронология на версиите с една изтрита второстепенна версия

Можете да конфигурирате кой може да преглежда черновите на елементите от списъка и файловете. Черновите се създават в два случая:

  • Когато е създадена или актуализирана второстепенна версия на файл в библиотека, която проследява главни и второстепенни версии.

  • Когато елемент от списък или файл е създаден или актуализиран, но все още не е одобрен в списък или библиотека, в който се изисква одобрение на съдържание.

Когато проследявате основни и второстепенни версии, можете да укажете дали хората трябва да разполагат с разрешение за редактиране на файлове, преди да могат да преглеждат и прочитат второстепенна версия. При прилагане на тази настройка хора, които имат разрешение да редактират файла, могат да работят върху файла, но тези, които имат разрешение само за прочитане на файла, не могат да виждат второстепенната версия. Например може да не искате всеки, който има достъп до вашата библиотека, да вижда коментарите или редакциите, докато се редактира даден файл. Ако се проследяват основни и второстепенни версии и все още никой не е публикувал основна версия, файлът не е видим за хора, които нямат разрешение да виждат черновите.

Когато се изисква одобрение на съдържание, можете да укажете дали файловете, които чакат одобрение, могат да бъдат преглеждани от хора с разрешение за четене, хора с разрешение за редактиране или само автора и хората с разрешение да одобряват елементи. Ако и двете основни и второстепенни версии се проследяват, авторът трябва да публикува главна версия, преди файлът да може да бъде подаден за одобрение. Когато е необходимо одобрение на съдържанието, хората, които имат разрешение да четат съдържание, но нямат разрешение да виждат черновите, ще видят Последната одобрена или главна версия на файла.

Независимо дали хората имат разрешение да редактират файла, или не, ако хората търсят файл, който е в второстепенна версия, те няма да получат резултати за него.

Някои организации разрешават неограничени версии на файлове, а други прилагат ограничения. Можете да откриете, след като сте проверили най-новата версия на файл, че липсва стара версия. Ако вашата Последна версия е 101,0 и забелязвате, че вече не е версия 1,0, това означава, че администраторът е конфигурирал библиотеката да позволява само 100 главни версии на файл. Добавянето на 101-ва версия кара първата версия да бъде изтрита. Остават само версиите от 2,0 до 101,0. По подобен начин, ако се добави версия на 102nd, ще останат само версии от 3,0 до 102,0.

Администраторът може също да реши да ограничи броя на второстепенните версии само до тези за определен номер от най-новите версии. Например ако са позволени основни версии на 100, администраторът може да реши да задържи второстепенни чернови само за последните пет главни версии. Номерът по подразбиране на второстепенни версии между основни версии е 511. Ако се опитате да запишете друга второстепенна версия, ще видите съобщение за грешка, което ви казва, че трябва първо да публикувате документа.

В библиотека, която ограничава броя на основните версии, за които запазва второстепенни версии, второстепенните версии се изтриват за предходните главни версии, когато е достигнато ограничението за версии. Например ако запазвате чернови само за 100 основни версии и вашият екип създава 105 основни версии, само основните версии ще бъдат запазени за първите версии. Малките версии, свързани с първите пет главни версии, като например 1,2 или 2,3, се изтриват, но основните версии – 1, 2 и т. н. се запазват, освен ако вашата библиотека ограничава и основните версии.

Ограничаването на броя на версиите като цяло е добра практика. Това означава, че можете да пестите място на сървъра и да намалите претрупването за потребители. Но, ако вашата организация е задължена да записва всички версии по юридически или други причини, не прилагайте никакви ограничения.

За повече информация относно разрешаването и настройването на версии, включително ограничения, вижте разрешаване и конфигуриране на версии за списък или библиотека.

Забележки: SharePoint в Microsoft 365 и SharePoint Server, както за настройките на библиотеката, така и за настройките на списъка, се разрешават до 511 второстепенни версии за основна версия. Този номер не може да бъде променен.

  • Библиотеки

    • SharePoint в Microsoft 365 на версиите    изисква версии за библиотеките; SharePoint Server ви позволява да изберете без версии като опция.

    • Главни версии   SharePoint в Microsoft 365 настройки на библиотеката позволява диапазон от 100-50000 основни версии; Настройки на SharePoint Server библиотека позволява диапазон от основни версии на 1-50000.

    • Второстепенни версии    Настройките за SharePoint в Microsoft 365 и SharePoint Server библиотека разрешават диапазон от основни версии на 1-50000, които могат да имат второстепенни версии.

  • Списъци

    • Версии    Настройките за списък SharePoint в Microsoft 365 и SharePoint Server ви позволяват да забраните версиите.

    • Главни версии    Настройките за списък SharePoint в Microsoft 365 и SharePoint Server разрешават диапазон от основни версии на 1-50000.

    • Второстепенни версии    Настройките за списък SharePoint в Microsoft 365 и SharePoint Server разрешават диапазон от основни версии на 1-50000, които могат да имат второстепенни версии.

Създаването на версии се включва автоматично, когато се създава библиотека, а не при създаване на списък. Всеки, който има разрешение за управление на списъци, може да включва или изключва версиите. В много сайтове това е същият човек, който управлява сайта, тъй като списъците и библиотеките наследяват разрешенията от сайта. Освен че разрешава създаването на версии, собственикът на сайта (или друг човек, управляващ списъка или библиотеката) решава дали да изисква одобрение на съдържание, кой може да преглежда черновите на елементите и дали е необходимо извличане. Всяко от тези решения оказва влияние върху начина, по който функционират версиите. Например ако лицето, което управлява Библиотека, реши да изисква извличане, номерата на версиите се създават само при вкарване на файл. Ако е необходимо одобрение на съдържанието, номерата на основните версии не се прилагат, докато файловете не бъдат одобрени от някого, който има разрешение за това.

Важно: Ако хората, които работят в библиотеката ви планират да съавторят на документи, не конфигурирайте библиотеката да изисква извличане. Хората не могат да работят като съавтори, когато документите, от които се нуждаят, бъдат извлечени.

За да научите как да включите версии за списък или библиотека, вижте разрешаване и конфигуриране на версии за списък или библиотека.

Ако във вашата библиотека е разрешена създаването на версии, лицето, което го настрои, определя дали да се проследяват главни, и второстепенни версии, и също така определя кой може да вижда второстепенните версии. В повечето случаи, когато се изисква одобрение на съдържание, само собственикът на файла и хора, които имат разрешение да одобряват елементи, могат да виждат второстепенните версии. В други библиотеки всеки, който може да редактира файлове в библиотеката, или всеки, който има разрешение за четене в библиотеката, може да вижда всички версии. След като версията бъде одобрена, всеки, който има разрешение за четене на списъка или библиотеката, може да види версията.

Макар че списъците нямат основни и второстепенни версии, всеки елемент, който е в очакване на състоянието, се разглежда като чернова. В повечето случаи само авторът на елемента и лицата, които имат разрешения "пълен контрол" или "Проектиране", могат да виждат черновите. Чернова се показва в Чакащо състояние за тези хора, но други виждат само последната одобрена версия в хронологията на версиите. Ако файлът е отхвърлен, той остава в очакване на състоянието, докато някой, който има необходимите разрешения, не го изтрива.

По подразбиране чакащият елемент или файл е видим само за своя създател и за хората с разрешение за управление на списъци, но можете да укажете дали други групи от потребители могат да преглеждат елемента или файла. Ако вашата библиотека е настроена за проследяване на основни и второстепенни версии, лицето, което редактира файла, трябва първо да публикува основна версия на файла.

За повече информация относно настройването на одобрение за документи вижте изискване на одобрение на елементи в списък или библиотека на сайт.

Забележка: Чернова на защита, в някои списъци и библиотеки е конфигурирана така, че да позволява на всички потребители на сайта да виждат едновременно Чакащи и одобрени версии.

Когато извлечете файл от библиотека, която има включена версия, се създава нова версия при всяко вкарване обратно. А ако са разрешени основни и второстепенни версии, можете да решите при вкарване какъв тип версия вкарвате. В библиотеки, където се изисква извличане, версиите се създават само при вкарване.

В библиотеки, в които не се изисква извличане, се създава нова версия при първото записване след отварянето на файла. Всеки следващ запис записва замести версията, която създадохте с първото записване. Ако затворите приложението и след това отворите отново документа, първият запис ще бъде отново генериран. Това може да доведе до много бързо нарастване на броя на версиите.

За повече информация за вкарване и излизане вижте извличане, вкарване или отхвърляне на промени във файлове в библиотека.

Важно: Ако сте в съавторство на документ, не го извличайте, освен ако нямате основателни причини да попречите на други хора да работят по документа.

Изискването за извличане може да помогне на екипа ви да се възползвате максимално от създаването на версии, тъй като хората конкретно определят кога да бъде създавана версия. Версия се създава само когато някой извлече файл, промени го и след това го вкара обратно. Когато извличането не е задължително, се създава версия, когато някой първо запише файл, а тази версия се актуализира, когато лицето го затвори. Ако този човек или някой друг след това отвори и запише файла отново, се създава друга версия. В зависимост от ситуацията може да не възнамерявате да създавате множество версии, ако например трябва да затворите файл, за да участвате в събрание, преди да завършите извършването на промени във файла.

Когато извличането е задължително, не могат да се добавят файлове, да се променят файловете или да се променят свойствата на файла, без първо да се извлича файлът. Когато хората вкарват във файлове, те ще бъдат подканени да предоставят коментари за направените от тях промени, което ще ви помогне да създадете по-смислена Хронология на версиите.

Забележка: Ако библиотеката ще съхранява файлове на Microsoft Project (. MPP), които се синхронизират със списъци със задачи във вашия сайт, трябва да се изчисти отметката от квадратчето Изисквай извличане .

За повече информация относно изискването за извличане вижте Настройване на библиотека за задължително извличане на файлове.

Списъците и библиотеките имат разрешения, свързани с версиите и извличането, които се различават в зависимост от нивото на разрешение, което се прилага към потребител или конкретна група. Човек, който може да редактира нивата на разрешение, може да конфигурира тези разрешения по различен начин или да създаде нова група с персонализирани нива на разрешение.

Тези разрешения разрешават гъвкавост при управление на вашата библиотека. Например може да искате някой да може да изтрие версии на файл, без да има разрешение да изтрие самия файл. Разрешение за Изтриване на версии не е същото като разрешение за изтриване на елементи, така че можете да осигурите персонализирано ниво на управление.

Таблицата по-долу показва разрешенията, които са свързани с версиите и извлеченията, и към кои нива на разрешение по подразбиране се прилагат.

Разрешение

Ниво на разрешение по подразбиране

Преглед на версии

Пълен контрол, проектиране, сътрудничество и четене

Изтриване на версии

Пълен контрол, проектиране и сътрудничество

Замяна на извличане

Пълен контрол и проектиране

Одобрение на елементи

Пълен контрол и проектиране

За повече информация относно разрешенията вижте запознаване с нивата на разрешение.

Оставете ни коментар

Беше ли полезна тази статия? Ако е така, кажете ни в края на тази страница. Ако не е била полезна, ни напишете какво е било объркващо или е липсвало. Моля, включете вашата версия на SharePoint, операционна система и браузър. Ще използваме вашата обратна връзка, за да проверим внимателно фактите, да добавим информация и да актуализираме тази статия.

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×