Как се създава запитване за FindTime

FindTime е добавка на Outlook за планиране на събрания. Организаторът може да изпраща множество опции за време чрез FindTime и да минимизира имейлите назад и напред в планирането.

За да планирате събрание в Outlook с FindTime:

  1. Създайте нов имейл или изберете имейл, на който да отговорите.

  2. Списък на хората, които са необходими за събранието в и незадължителните участници в Як

  3. В раздела Начало изберете отговор със запитване за събрание.

    FindTime > отговор със запитване за събрание

  4. Изберете настройките на събранието

    : Продължителност на събранието на FindTime

    • Продължителност: изберете продължителност от списъка.

      • Изберете 8 часа за целодневно събрание.

      • Изберете по избор в падащото меню "час", за да зададете собственото си време. Максималната продължителност е 23 часа 59 минути.

    • Работно време: Проверете, за да ограничите времената на предлаганите срещи само за работни дни и часове.

      Забележка: Работните часове, които се използват по подразбиране, се извличат от настройките на организатора и не отговарят на тези настройки на Exchange. Те не могат да бъдат открити по подразбиране от 8 до 5 ч.

    • Часова зона: изберете падащото меню часова зона, за да промените часовата зона на събранието.

      Забележки: 

      • Използваната часова зона се извлича от настройките на организатора, но можете да изберете нова от списъка.

      • Лятното часово време е взето предвид и събрания след годишния превключвател показват правилния час

  5. FindTime разглежда графиците на участниците (ако са налични) и предлага подходящи часове за събранието.

    Забележка: FindTime използва своя акаунт заMicrosoft 365 Business, за да получи достъп до вашия календар и календари на присъстващите във вашата организация, за да определи наличността. Календарите, които не са свързани Microsoft 365 акаунт, не се поддържат.

    Използвайте връзките, за да сортирате опциите на събранието.

    Опции за достъпност и време на FindTime.

    • Достъпност: изброява най-добрата опция (време, когато всички необходими участници в събранието са безплатни) първо. Факторите, които се използват за определяне на най-добрата опция, включват колко участника са безплатни, колко от тях са необходими срещу.

    • Time: изброява опциите в хронологичен ред.

      Забележка: можете да превъртате дните и месеците, като използвате стрелките. Наличните дни са подчертани в зелено. По-тъмен зелен указва дни с повечето опции и по-светло зелено и червено показва повечето конфликти. Почивните дни са маркирани на разположение, ако не е избрано работно време .

    • Иконите за хора показват дали са необходими участници в събранието, както и тяхната достъпност.

      Клавиш за иконите за хора

      • Подчертано: задължително

      • Зелено: налично

      • Жълт: може да е зает

      • Червен: зает

      • Сив: неизвестен

    • Можете да използвате иконите, за да получите достъп до повече информация.

      • Изберете Икона за състоянието на поканените , за да отворите тавата на състоянието на участника.

      • Посочете върху иконата на всяко лице или, за да видите информацията за тяхната достъпност.

      • Изберете Икона "Календар" , за да видите календара си.

  6. Изберете няколко подходящи часа за събранието.

    • Квадратчето за отметка "час" се променя на "син" при избиране.

    • Можете да изберете максимум 20 пъти.

      Избрани опции за събрание

  7. Изберете Напред.

  8. Въведете местоположението на събранието.

    • Онлайн събранията са разрешени по подразбиране. Изберете квадратчето за отметка онлайн събрание , за да го забраните. 

      Екранна снимка на екрана "ново запитване за събрание"

      Когато е избрано онлайн събрание , FindTime ще насрочиSkype за бизнеса илиMicrosoft Teams събрание. FindTime ще използва това, което е зададено от вашата организация, като канал за онлайн събрание по подразбиране. 

      Забележка: Ако сте записали настройка заSkype за бизнеса в таблото, FindTime ще използва това вместо Microsoft Teams. Ако искате да използватеMicrosoft Teams, изтрийте настройкатаSkype за бизнеса в таблото.

  9. Изберете Настройки на анкета и превключете опции за включване/изключване .

    • Предупреждавай ме за актуализации на анкети: ще получавате имейл всеки път, когато участникът гласува. Съобщението включва текущото състояние на запитването и опция за планиране.

    • Планиране кога участниците достигат консенсус: календарно събитие се планира автоматично, ако всички необходими присъстващи са гласували в полза на конкретен час. Ако са налични няколко опции, опцията най-ранна ще бъде планирана.

    • Задръжте избраните часове в моя календар: За всеки път, когато предлагате предложение, във вашия календар се поставя entative събитие. Всички трюмове се премахват, когато е планирано или отменено запитване.

      Забележка: Все още можете да изтривате избраните часове за събрание в този момент, като изберете X в списъка избрани времена .

  10. Изберете Вмъкване на имейл.

  11. FindTime вмъква във вашия имейл часа на препоръчваните часове за събрание. Изберете Edit Options , за да промените настройките на събранието, ако е необходимо.

    Забележка: Ако направите промени и отново вмъкнете времето за събранието, трябва ръчно да изтриете първоначалната покана.

  12. Изберете " Изпрати ", за да изпратите поканите за събрание и да започнете процеса на гласуване.

  13. Ще получите директна връзка към страницата за гласуване за вашето събрание.

Забележка:  Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас? Ето статията на английски за справка.

Бъдете на крачка напред с Microsoft 365

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×