Преминаване към основното съдържание

Конфигуриране на управлението на записи на място

Възможността за управление на записи на който и да е сайт дава на диспечерите на записи повече контрол върху това как се обработват бизнес и юридически записи с дългосрочна стойност. Управлението на записи "в място" също позволява тези записи да бъдат част от работна област за сътрудничество, която се изпълнява заедно с другите документи, по които работите.

В зависимост от организационната структура на решението за управление на записи, можете да активирате управление на записи на място на ниво колекция от сайтове и можете по-нататък да забраните ръчно деклариране на записи на ниво списък или библиотека. Настройката по подразбиране за списъци и библиотеки обаче е, че ръчната декларация за записи е разрешена, когато функцията е активирана на ниво колекция от сайтове.

Забележка: В SharePoint online въведохме използването на етикети за съхранение, за да декларираме съдържание като записи, което ефективно замества необходимостта да се използва Центърът за записи. Ако използвате център за записи, можете да продължите да го използвате заедно с етикети за съхранение. Но за да се придвижвате напред, за целите на управление на записи, ви препоръчваме да използвате етикети за съхранение вместо центъра за записи.

Активиране на управление на записи на места в SharePoint

Ако все още не е готово, трябва да активирате управление на записи на места, преди да можете да изпълнявате тези задачи. Ако сте го активирали, пропуснете тези стъпки.

  1. Придвижете се до сайта от най-горно ниво.

  2. Щракнете върху настройки Бутон за настройки на Office 365 , след което щракнете върху Настройки на сайта

    В SharePoint, свързан с група, щракнете върху Настройки, щракнете върху съдържание на сайтаи след това щракнете върху настройки на сайта.

  3. Под администриране на колекция от сайтовещракнете върху функции на колекцията от сайтове.

  4. В функции на колекция от сайтовеНамерете управление на записи на място , след което щракнете върху Активирай.

Конфигуриране на управлението на записи на място за колекция от сайтове

Ако вашето решение за управление на записи се разпростира върху множество сайтове, можете да конфигурирате настройките на управлението на записи по следните начини:

  • Задайте видове ограничения за поставяне върху документ, когато той е деклариран като запис.

  • Задайте дали всички списъци или библиотеки в един сайт позволяват ръчно деклариране на записи.

  • Указване кой може ръчно да декларира и да отменя деклариране на документи като записи.

За конфигуриране на управлението на записи на място за колекция от сайтове

Забележка: Първо трябва да активирате функцията за управление на записи на място на ниво колекция от сайтове, преди да можете да завършите тази процедура.

  1. Придвижете се до сайта от най-горно ниво.

  2. Щракнете върху настройки Бутон за настройки на Office 365 , след което щракнете върху Настройки на сайта

    В SharePoint, свързан с група, щракнете върху Настройки, щракнете върху съдържание на сайтаи след това щракнете върху настройки на сайта.

  3. Под администриране на колекция от сайтовещракнете върху Настройки на декларации за записи.

  4. На страницата Настройки на декларация за запис, в секцията ограничения за записа изберете опцията, която указва вида на ограниченията, които ще бъдат поставени върху даден елемент, когато той е обявен за запис. Тази настройка не засяга елементи, които вече са декларирани като записи.

    • Без допълнителни ограничения   това ограничение е полезно, ако искате записите да имат отделни правила за съхранение от не-записите, но не искате да блокирате записите да бъдат изтривани или редактирани.

    • Блокиране на изтриване   това е ограничението по подразбиране за центъра за записи.

    • Блокиране на редактиране и изтриване    Това ограничение е полезно, ако искате да заключите напълно документ, така че да не може да се редактира или изтрива. Икона на катинар е свързана с документ, за да се покаже визуално, че елементът е заключен.

  5. В секцията достъпност на деклариране на записи изберете опцията, която указва дали елементите могат да бъдат ръчно декларирани като записи в списъци и библиотеки по подразбиране. Ако е избрана опцията не е налична във всички местоположения , елементите могат да бъдат декларирани като записи само чрез правилата или работния поток.

    Една опция в секцията за достъпност на деклариране на записи ви позволява да отмените декларирането на запис. За да направите това, в подробни данни за съответствие, до състояние на записщракнете върху отменяне на деклариране на запис. Ще бъдете подканени да потвърдите, че искате да отмените декларирането на елемент като запис.

    Забележка: Опцията "Отменяне на деклариране" се появява само за елементи, които са декларирани като записи.

  6. В раздела роли на деклариране Задайте типовете потребители, които могат да декларират или отменят декларирането на елементи като записи.

    • Всички сътрудници и администратори на списъци    Всеки потребител с разрешения "Редактиране на елементи" за списък може да декларира и да отменя декларирането на елементи като записи.

    • Само администратори на списъци    Само потребители с разрешения "управление на списък" за списък могат да декларират и отменят декларирането на елементи като записи.

    • Само действия с правила    Само действия с правила или потребителски код, който се изпълнява като системен акаунт, могат да декларират и отменят декларирането на елементи като записи.

  7. Щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Конфигуриране на управлението на записи на места за списък или библиотека

Можете да конфигурирате настройките за управление на записи, за да разрешите или забраните създаването на записи в определени списъци или библиотеки в сайт. Можете също да конфигурирате списъците и библиотеките, така че всички елементи, които са добавени към тях, да бъдат декларирани автоматично като записи.

За конфигуриране на управлението на записи на места за списък или библиотека

  1. Отидете в списъка или библиотеката, които искате да конфигурирате за управление на записи.

  2. За библиотеки, под инструментиза библиотеки щракнете върху раздела библиотека . За списъци, под инструменти за списъцищракнете върху раздела списък .

  3. В лентата на библиотеката щракнете върху Настройки на библиотеката. За списъци щракнете върху Настройки на списък.

    В SharePoint online щракнете върху Настройки и след това щракнете върху настройки на списък или Настройки на библиотеката.

    Забележка: Ако не виждате бутона на лентата, препращан към тази процедура, може да се наложи да регулирате разделителната способност на екрана или размера на прозореца на браузъра, за да разгънете всички налични бутони на лентата. Можете също да щракнете върху бутона за групиране, за да разгънете селекцията на бутона на тази група.

  4. В страницата "Настройки на списък" щракнете върху Настройки на декларации за записи.

  5. На страницата Настройки на декларация за запис , в раздела достъпност на ръчно деклариране на записи направете едно от следните неща:

    • Изберете дали искате да използвате настройката на колекция от сайтове по подразбиране.

    • Разрешаване на ръчно деклариране на записи за този списък или библиотека.

    • Никога не разрешавайте ръчно декларирането на записи за този списък или библиотека.

  6. В секцията Автоматична декларация изберете дали искате елементите, които са добавени към този списък или библиотека, да бъдат автоматично декларирани като записи.

  7. Щракнете върху OK.

Забележка:  Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас? Ето статията на английски за справка.

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×