Най-важни въпроси за извличане, вкарване и създаване на версии

Най-важни въпроси за извличане, вкарване и създаване на версии

Как да извличате, вкарвате или отхвърляте промени във файлове в библиотека.

Не, извличането на файл само променя условието на файла, за да позволява само да редактирате файла.

Ако отметнете даден файл и не го запишете обратно, промените няма да се запишат. Ако искате да запазите промените, винаги записвайте файла.

Начинът, по който записвате файла, зависи от редактора или инструмента, който използвате. Ако редактирате текстов файл онлайн, трябва изрично да щракнете върху Запиши. Ако обаче редактирате в Microsoft 365 приложение, като например в Word или Excel, можете да затворите документа и той автоматично ще се запише.

Ако отметнете даден файл, запишете го и след това анулирате извличането, промените няма да се запишат обратно в библиотеката.

По подразбиране всеки с разрешение за редактиране в библиотека с документи може да промени файл. Можете обаче да настроите библиотеката да изисква от някого първо да проверява файла, преди да го промени.

Трябва да сте собственик на библиотека с документи или администратор на сайта или да имате сходни разрешения, за да направите тази настройка.

  1. Отворете библиотеката, която искате да изискате извличане.

  2. В SharePoint щракнете върху настройки Бутон "Настройки" с формата на зъбно колело а след това щракнете върху Настройки на библиотеката.

    Меню "Настройки" с избрано "Настройки на библиотеката"

    В SharePoint 2013 и SharePoint 2016 изберете страницаи след това Настройки на библиотеката.

    Бутон ' ' настройки на библиотеката ' ' в лентата
  3. В страницата "Настройки" изберете Настройки на версиите.

    Диалогов прозорец ' ' настройки на библиотеката ' ' с избрани версии.
  4. В страницата Настройки на версиите превъртете надолу и щракнете върху да , за да изисквате извличане на документи, преди да могат да бъдат редактирани.

    Диалогов прозорец ' ' Настройки ' ' с осветена опция за редактиране на документи

По подразбиране библиотеката с документи позволява на членовете с разрешение за редактиране да променят и редактират файлове, без да ги проверяват. За да предотвратите това, разрешете задължително извличане в библиотеката. Трябва да сте собственик на библиотека с документи или администратор на сайта или да имате сходни разрешения, за да направите тази настройка.

  1. Отворете библиотеката, която искате да изискате извличане.

  2. В SharePoint щракнете върху настройки Бутон "Настройки" с формата на зъбно колело а след това щракнете върху Настройки на библиотеката.

    Меню "Настройки" с избрано "Настройки на библиотеката"

    В SharePoint 2013 и SharePoint 2016 изберете страницаи след това Настройки на библиотеката.

    Бутон ' ' настройки на библиотеката ' ' в лентата
  3. В страницата "Настройки" изберете Настройки на версиите.

    Диалогов прозорец ' ' настройки на библиотеката ' ' с избрани версии.
  4. В страницата Настройки на версиите превъртете надолу и щракнете върху да , за да изисквате извличане на документи, преди да могат да бъдат редактирани.

    Диалогов прозорец ' ' Настройки ' ' с осветена опция за редактиране на документи

Бърз начин да видите кого е извлечена колоната, е да посочите иконата за извлечени icon image , за да видите съвет, който ви казва кой е извлечен файлът.

Можете също да добавите извлечената от колоната в изгледа по подразбиране на библиотеката. По този начин всеки може лесно да види кой има извлечен документ. За да научите как да добавите извлечени по колони в SharePoint, вижте Създаване на колона в списък или библиотека.

Още информация

Създаването на версии е начин да създадете хронология на промените за даден документ, който изисква управляван цикъл на публикуване на основни версии или основни и второстепенни версии.

Хронология на версиите с изтрита второстепенна версия

Включване на версиите

Разрешаване и конфигуриране на версии за списък или библиотека

Щракнете върху "Добави", за да плъзнете файлове в библиотека

Използване на плъзгане и пускане   

Най-често използваният начин за качване на файлове е чрез плъзгането им от компютър или мрежова папка в библиотеката с документи. Първо, отворете библиотеката в сайта. След това, намерете в компютъра документите, които искате да качите, изберете ги и ги плъзнете до мястото в библиотеката, където пише плъзнете файловете тук.

Ако не виждате опцията за плъзгане и пускане на файлове, инсталирайте най-новата версия на своя софтуер на браузър или Microsoft Office. Тази функция изисква минимум Office 2013 или най-новата версия на Microsoft Edge, Internet Explorer, Firefox или Chrome.

Отворен прозорец на Explorer

Използване на командата "Отваряне с Explorer"   

Тази команда отваря Windows Explorer на компютъра ви, но показва структурата на папките на сървърния компютър, който стои в основата на сайта. От време на време може да се наложи да копирате или преместите много документи от дадена библиотека в друга библиотека.

Забележка: Отворете с Explorer в SharePoint 2013 и SharePoint 2016 или Гледайте във файловия мениджър, като SharePoint работят само в Internet Explorer 10 или 11. Не се поддържа от Microsoft Edge, Google Chrome или Mozilla FireFox.

Например може да искате да преместите всички документи, създадени преди повече от една година, от една библиотека в друга, за да архивирате информацията. Или може да искате да копирате документи от ваша библиотека в един сайт в друга ваша библиотека в подсайт, когато сменяте работни групи.

Можете също да управлявате файловете в папката, например да копирате, преименувате, изтривате и т.н.

Плъзгане на файлове в библиотека

Използване на командата за нов документ   

В изнесеното съдържание "Създаване на нов файл" щракнете върху "КАЧВАНЕ НА СЪЩЕСТВУВАЩ ФАЙЛ". В диалоговия прозорец, който се показва, щракнете върху "Преглед", за да качите отделни файлове.

Предимството на този подход е, че работи без значение какъв браузър или версия на браузър имате в момента.

Свързани съвети за извличане, вкарване и създаване на версии   

По който и начин да качвате, имайте предвид следното за извличането, качването и създаването на версии, когато са позволени:

  • Ако качвате файл в библиотека, която изисква файловете да бъдат извлечени, файлът първоначално се извлича при вас. Трябва все пак да вкарате файла обратно, за да могат другите хора да го видят и редактират.

  • Ако библиотеката е конфигурирана да проследява версиите на файла, вие обикновено качвате файла като нова версия, която тогава става част от хронологията на версиите на файла.

  • Ако библиотеката изисква да добавите стойности към една или повече колони на библиотеката, като например име на отдел или номер на проект, трябва все пак да редактирате стойностите и да вкарате документа, преди качването да е завършено.

Още информация

Можете да получите нов документ, който да се добави като нова версия, е да извлечете изхода и да заместите цялото съдържание с новата версия. След като извлечената версия бъде модифицирана, проверете отново. SharePoint ще направи ново копие, запазвайки по-стари версии (при условие че сте го конфигурирали за това). За повече информация относно версиите вижте как работи работата със версии в списък или библиотека?.

Не, за съжаление от средата на SharePoint няма начин да зададете напомняне или да получите датата, на която документът е извлечен. Има програмни интерфейси за приложения (API), които ще му позволят, но те изискват да се запише програма по избор. Говорете със своя администратор или дизайнер на сайта.

Като визуална работа, Гледайте за иконата за извлечени icon image или Добавете извлечени по колони към библиотеката. За да научите как да добавите извлечени по колони в SharePoint вижте Създаване на колона в списък или библиотека.

Ако качвате файлове в библиотека, която изисква файловете да са извлечени, файлът първоначално се извлича при вас. Можете да видите файловете, но другите не могат и това е лесно да не се вземе предвид. Преди другите да могат да видят или редактират файловете, се уверете, че сте попълнили всякакви задължителни свойства, след което вкарайте файловете.

Още информация

Ако някой ви изпрати връзка към файл на SharePoint и щракнете отгоре, никога не забравяйте да прочетете заглавната лента, за да видите дали не казва само за четене, преди да започнете редактирането. Ако това е така и библиотеката има разрешение за извличане, трябва да извлечете файла. Можете винаги да отидете до библиотеката, като проверите URL адреса, за да намерите библиотеката.

Но ако файлът е документ на Office, като например Word, Excel или PowerPoint, е много по-лесно. Първо, поставете документа в Режим на редактиране, щракнете върху раздела Файл, след което намерете бутона Управление на версии, който можете да използвате за извличане на файла.

Но забележете, че също е възможно друг потребител вече да е извлякъл файла, така че в този случай командата Извличане няма да е налична.

Колко често сте виждали това?

Прозорец за съобщения, който предлага възможност да запазите извлечен файл в локална папка за чернови

Функцията за локални чернови съществува за няколко версии. Отмятането на квадратчето Използвай локалната ми папка "Чернови" ви дава възможност да вземете файла офлайн улеснява намирането на файла на вашия компютър, ако трябва да го отворите по-късно, когато не сте свързани към мрежа. По подразбиране папката се нарича Чернови на SharePoint и се намира в папката Документи или Моите документи. Между другото не виждате този диалогов прозорец, ако изберете два или повече файла за извличане.

Времената обаче се промениха. Ако искате да работите с файлове офлайн, тогава най-доброто нещо за вас е да използвате OneDrive за работата или учебното заведение, което улеснява страшно много взимането на която и да е библиотека с документи офлайн и автоматичното синхронизиране на промените. OneDrive за работата или учебното заведение се предоставя с Office 2013, а също има и самостоятелна версия.

Още информация

Библиотека, организирана в папки, често има изглед по подразбиране, който показва всички папки. Ако искате да вкарате много файлове в много папки, създайте нов изглед, който "изравнява" библиотеката, така че да можете да виждате всички файлове в един изглед без папки. За да направите това, изберете Показване на всички елементи без папки под Папки в страницата за редактиране на изглед. Докато сте там, можете да увеличите ограничението за файлове, за да можете да виждате всички файлове наведнъж, като също така увеличите Брой елементи за показване под Лимит на елемент. Това улеснява в една операция да изберете всички файлове, които трябва да вкарате.

Още информация

Ако сте синхронизирали библиотека с OneDrive за работата или учебното заведение, все още можете да извличате файлове в браузъра. Можете да видите иконата за извлечени icon image в браузъра, за да укажете, че файлът е извлечен. Все пак няма икона за извличане на файла в локалната папка на вашето устройство, тъй като локалната папка не знае какво е състоянието на файла за извличане/вкарване на файл в SharePoint.

Въпреки това в локалната папка можете да направите следното:

  1. Да щракнете с десния бутон върху име на файл.

  2. Изберете Преглед онлайн или изберете OneDrive за работата или учебното заведение, след което щракнете върху Отиди на браузъра.

Сега можете бързо да видите библиотеката на SharePoint и състоянието за извличане/вкарване на всеки файл в библиотеката.

Не е нужно да чакате този потребител да се върне.

Администратор на сайт или библиотека може да използва разрешението Замяна на извличане, което позволява вкарване на документ или отхвърляне на извличане на документ от друг потребител. Но внимавайте от последиците от това действие. Вашият колега, който е във ваканция, може да иска да добави локалното копие на своите промени обратно в документа в библиотеката и двете версии трябва да се съгласуват или ръчно, или чрез използване на инструменти за сравнение, като например предоставените от Word и Excel.

Още информация

Просто казано, извличането и вкарването на файлове е начин да заключите даден файл за ексклузивно редактиране и след това да освободите заключването за другите. Имайте предвид своя стил на сътрудничество, когато създавате библиотеки, организирате файловете си и решавате как най-добре да сътрудничите. Има няколко начина да сътрудничите с останалите по отношение на документи. Таблицата по-долу може да ви помогне да решите кой е най-добрият за вас.

Стил на сътрудничество

Типични проблеми

Най-добра практика

Неформален

Ежедневни екипни документи, слабо или рядко редактиране и редки конфликти при редактиране

Забранете изискването за извличане (това е настройката на библиотеката по подразбиране), но все още ще можете да извличате отделни документи според нуждите си.

Съавторство

Лесно сътрудничество в реално време върху документи с продукти на Office на клиентски компютри и с използване на Office за уеб

Забранете изискването за извличане и избягвайте извличането на даден файл, тъй като е несъвместим със съавторството

Формален

Непрекъснато коментиране и преглед и одобрение на документ

Разрешете изискването за извличане

Ето някои допълнителни съвети и трикове, ако разрешите извличането в дадена библиотека:

  • Избягвайте да държите файловете извлечени за твърде дълго време. 

  • Добавете колона Извлечено от към изгледа по подразбиране на библиотеката. По този начин другите лесно ще могат да видят кой в момента е извлякъл документ. Ако тази колона не е в изглед, все още можете да посочите иконата за извлечени icon image , за да видите съвет, който ви казва кой е извлечен файлът.

  • Помолете преди да завърша извличането на някой друг.

  • Избягвайте да редактирате файлове, които вече са извлечени.

  • Помнете, че промените не се виждат от другите хора, докато не бъдат вкарани.

Още информация

Ако все още имате проблеми или срещате неочаквано поведение, може би е време да заведете искане за обслужване.

Свързване с поддръжката за бизнес продукти – помощ за администратори

Забележка:  Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас? Ето статията на английски за справка.

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×