Намаляване на размера на вашата пощенска кутия и файлове с данни на Outlook (. pst и. ost)

Намаляване на размера на вашата пощенска кутия и файлове с данни на Outlook (. pst и. ost)

Колкото повече имейли изпращате и получавате, толкова по-голяма ще бъде вашата пощенска кутия в Outlook. Големите пощенски кутии могат да отнемат повече време за отваряне и търсене и много доставчици на имейл, включително Microsoft 365, ограничават максималния размер на пощенската ви кутия. Ако получите съобщение, че пощенската ви кутия е над ограничението за размер, изтриването на съобщения и папки може да ви помогне, но ако съхраните информацията си във файл с данни на Outlook (. pst), този файл с данни може да не се свие автоматично.

Забележка: Ако използвате POP или IMAP акаунт, цялата информация за вашия имейл акаунт, включително вашите папки, имейл съобщения, контакти, календар и информация за задачата, се съхранява във файл с данни на Outlook (. pst). Ако използвате акаунт за Microsoft 365, Exchange или Outlook.com, копие на вашата пощенска кутия се съхранява в офлайн файл с данни на Outlook (. ost).

За да намалите размера на вашия файл с данни на Outlook (. pst), можете да уплътните файла с данни. Офлайн файлове с данни на Outlook (. ost) не могат да бъдат уплътнени. Вижте намаляване на размера на офлайн файл с данни (. ost) за повече информация. 

Има няколко начина да намалите размера на пощенската си кутия. 

Можете да използвате инструмента за изчистване на пощенската кутия , за да видите размера на пощенската си кутия и отделните папки. Този инструмент също може да ви помогне да търсите по-стари или много големи съобщения, които може да искате да изтриете или да се придвижат във файл с данни на Outlook (. pst).

Често причината за голямата пощенска кутия е една голяма папка "Изтрити елементи". Инструментът предоставя бутон, за да видите размера на папката "Изтрити елементи" и да изпразните папката "Изтрити елементи".

Понякога Outlook ще съхранява конфликтните елементи в папка, наречена конфликти. Конфликти се случва, когато копие на елемент, съхранен на вашия имейл сървър, не е синхронизирано с копие на елемент, съхранен на вашия локален компютър. Инструментът за изчистване на пощенската кутия може да изтрие тези конфликти вместо вас.

Изпълнение на инструмента за изчистване на пощенската кутия

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху инструменти> изчистване на пощенската кутия.

  3. Изберете Преглед на размера на пощенската кутия, намиране на елементи, по-стари от, намиране на елементи, които са по-големи от, преглед на изтритите елементи, изпразване на папка "Изтрити", Преглед на размера на конфликтиили празни конфликти , за да изпълните желаната задача

Използване на "Почистване на разговор" за премахване на излишните съобщения

В дълга имейл нишка често има много съобщения, съдържащи цялата една и съща информация като предварителни съобщения. "Почистване на разговор" може да премахне тези излишни съобщения автоматично. За повече информация вижте използване на "Почистване на разговор" за изтриване на излишните съобщения.

Търсене на големи съобщения

Можете да търсите всички съобщения, които са по-големи от определен размер, от полето за търсене на Outlook. Щракнете в полето за търсене и въведете: размерсъобщение: >5 МБ. Това ще намери всички съобщения, които са по-големи от 5 МБ. Можете да изтриете някои или всички от тези съобщения или да ги прехвърлите към друг файл с данни на Outlook (. pst). За повече информация за преместването на елементи вижте Преместване или копиране на съобщение между папки.

Ако изтриете елементи от файл с данни на Outlook (. pst), файлът автоматично се уплътнява във фона, когато не използвате компютъра си, ако Outlook се изпълнява. Можете също да стартирате веднага процеса на уплътняване. Може да са необходими няколко минути, за да уплътните файл с данни на Outlook (. pst). Не можете да уплътните офлайн файл с данни на Outlook (. ost). 

  1. Можете да изтриете всички елементи, които не искате да запазите, и да изпразните папката " Изтрити елементи ".

  2. Щракнете върху файл, за > настройки на акаунт >Настройки на акаунт

  3. В раздела файлове с данни щракнете върху файла с данни, който искате да уплътните, и след това щракнете върху Настройки.

  4. Щракнете върху раздела разширени > Настройки на файл с данни на Outlook.

  5. В диалоговия прозорец Настройки на файл с данни на Outlook щракнете върху Уплътни сега и след това щракнете върху OK.

Забележка: Не е необходимо да излезете от Outlook, след като уплътните файл с данни на Outlook (. pst).

Инструментът за изчистване на пощенската кутия се използва, за да се вижда размерът на вашата пощенска кутия и отделните папки. Можете също да архивирате по-стари елементи в архивен Файл с данни на Outlook (.pst) и да изпразните папката " Изтрити елементи ".

  1. Щракнете върху Файл.

  2. Щракнете върху инструменти> изчистване на пощенската кутия.

  3. Изберете Преглед на размера на пощенската кутия, намиране на елементи, по-стари от, намиране на елементи, които са по-големи от, преглед на изтритите елементи, изпразване на папка "Изтрити", Преглед на размера на конфликтиили празни конфликти , за да изпълните желаната задача

Ако изтриете елементи от файл с данни на Outlook (. pst), файлът автоматично се уплътнява във фона, когато не използвате компютъра си и Outlook се изпълнява. Можете също да стартирате веднага компактен командата. Може да са необходими няколко минути, за да уплътните файл с данни на Outlook (. pst).

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху Настройки на акаунт и после щракнете върху Настройки на акаунт.

  3. В раздела файлове с данни щракнете върху файла с данни, който искате да уплътните, и след това щракнете върху Настройки.

  4. Щракнете върху уплътняване сега.

Забележка: Не е необходимо да излезете от Outlook, след като уплътните файл с данни на Outlook (. pst).

Можете да използвате инструмента за изчистване на пощенската кутия , което ви позволява да преглеждате размера на пощенската си кутия и отделните папки. Можете също да архивирате по-стари елементи в архивен файл с лични папки (. pst) и да изпразните папката " Изтрити елементи ".

  1. В менюто инструменти щракнете върху изчистване на пощенската кутия.

  2. Изберете Преглед на размера на пощенската кутия, намиране на елементи, по-стари от, намиране на елементи, които са по-големи от, преглед на изтритите елементи, изпразване на папка "Изтрити", Преглед на размера на конфликтиили празни конфликти , за да изпълните желаната задача

Най-горе на страницата

Ако изтриете елементи от файл с лични папки (. pst), файлът автоматично се уплътни във фона, когато не използвате компютъра си и Outlook се изпълнява. Ако искате незабавно да намалите размера на файла, можете да принудите уплътняване. Процедурата за уплътняване на файла с данни може да отнеме няколко минути.

  1. В менюто файл щракнете върху управление на файлове с данни.

  2. Щракнете върху файла с данни, който искате да уплътните, и след това щракнете върху Настройки.

  3. Щракнете върху уплътняване сега.

Забележка: Не е необходимо да излезете от Outlook, след като уплътните. pst файл.

Най-горе на страницата

Намаляването на размера на файла с офлайн папки (. ost) може да подобри производителността, ако сте изтрили голямо количество от елементите. Тази процедура не изтрива елементи, които са записани на сървъра.

  1. Можете да изтриете всички елементи, които не искате да запазите, и след това да изпразните папката " Изтрити елементи ".

  2. В менюто Инструменти щракнете върху Настройки на акаунт.

  3. В списъка изберете Microsoft Exchange Serverи след това щракнете върху Промяна.

  4. Щракнете върху Още настройки.

  5. Щракнете върху раздела Разширени и след това щракнете върху Настройки на файл с офлайн папки.

  6. Щракнете върху уплътняване сега.

Забележка: Не е необходимо да излезете от Outlook, след като уплътните. ost файла.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×