Научете за групите на Microsoft 365

Последна актуализация 30 септември 2020

Групи на Microsoft 365 е услуга, която работи със Microsoft 365 инструменти, които използвате, за да можете да си сътрудничите със съотборниците си, когато пишете документи, създавате електронни таблици, работите по планове на проекти, насрочване на събрания или изпращане на имейл.

Тази статия ще ви помогне да се запознаете с групите и ще ви даде някои полезни връзки към следващите стъпки.

За последните новини и видеоклипове за Групи на Microsoft 365 вижте Блогове на Office

Съвети: 

  • Ако търсите информация за използването на групи с контакти на Outlook, за да изпратите имейл до списък с хора, като например група приятели, вижте Създаване на група с контакти или списък за разпространение в Outlook за PC.

  • За да научите повече за услугата за семейна безопасност на Microsoft и как една група от семейства ви помага да поддържате връзка с членовете на семейството си и да ги пазите на устройства с Windows 10, Xbox и устройства с Android, вижте група на Microsoft Family.

Какво представляват Групи на Microsoft 365 ?

Групи в Microsoft 365 ви позволяват да изберете набор от хора, с които искате да си сътрудничите, и лесно да настроите набор от ресурси за тези хора, които да споделят. Ресурси, като например споделена папка „Входящи“ на Outlook, споделен календар или библиотека с документи за съвместна работа по файлове.

Не е необходимо да се безпокоите за ръчното разрешаване на всички тези ресурси, защото добавянето на членове към групата автоматично им дава необходимите разрешения за инструментите, които вашата група предоставя. Освен това групите са новото и подобрено изживяване за това, за което използвахме списъците за разпространение или споделените пощенски кутии.

Съвет: За информация за надстройването на вашите традиционни списъци за разпространение, за да Групи на Microsoft 365видите тази статия.

Конкретните ресурси, които са предоставени, зависят в известна степен от груповия опит, който вашият екип иска да има. Докато обмисляте опциите, е важно да запомните, че рядко се случва един размер да е подходящ за всички. Различните отбори могат да предпочетат да работят по различни начини и Microsoft 365 има инструменти за разрешаване на сътрудничество в каквато и да е форма на вашите екипи.

Можете да създавате Групи на Microsoft 365 от различни инструменти, включително Outlook, Outlook в уеб, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams и др. Кой инструмент да изберете, за да започнете, зависи донякъде от типа на групата, с която работите. Например в Microsoft обикновено започваме от Outlook, когато създаваме група, организирана около имейл и календар. Ако групата е за комуникация из цялата фирма, предпочитаме да започнем с Yammer. За съвместна работа, базирана на чат, сме стартирали нашата група от Microsoft Teams.

Когато създавате група, ще трябва да решите дали искате тя да бъде поверителна, или публична група. Съдържанието в публична група може да бъде видяно от всеки във вашата организация и всеки във вашата организация може да се присъедини към групата. Съдържанието в поверителна група може да се вижда само от членовете на групата, а хората, които искат да се присъединят към поверителна група, трябва да бъдат одобрени от собственик на групата.

Забележка: В момента групи, създадени от Outlook в уеб, са поверителни по подразбиране.

Не могат да бъдат видени нито публични групи, нито поверителни групи от хора извън вашата организация, освен ако тези хора не са били специално поканени като гости.

За повече информация относно промяната на вашите групи от публични към лични (или обратно), вижте Направете групи на Microsoft 365 публични или частни.

Собственици, членове и гости

Собствениците на групи са модераторите на групата. Те могат да добавят или премахват членове и да имат уникални разрешения, като например възможността за изтриване на разговорите от споделената папка „Входящи“ или за промяна на различни настройки за групата. Собствениците на групи могат да преименуват групата, да актуализират описанието или картината и други. Ако сте запознати с ролите на SharePoint, тогава собственикът на групата е администратор на колекцията от сайтове.

Съвет: Най-добрата практика е да имате поне двама собственици за група, ако можете. По този начин, ако един собственик е недостъпен, другият може да направи промени в групата.

Членовете на групата са редовните потребители във вашата организация, които използват групата за съвместна работа. Те имат достъп до всичко в групата, но не могат да променят настройките на групата. В SharePoint те се наричат членове на сайта. За информация за добавяне или премахване на членове на групата вижте Добавяне и премахване на членове на групата в Outlook.

Гостите са като членове на групата, но те са извън вашата организация. По подразбиране вашите потребители могат да канят гости да се присъединят към вашата група и можете да контролирате тази настройка. За повече информация вижте достъп за гости в групи на Microsoft 365.

Изберете типа на групите, които искате да използвате:

Ако предпочитате споделения режим на съвместна работа при „Входящи“, тогава опитът на групите в Outlook е за вас. Като създадете група в Outlook, ще получите:

  • Споделена папка „Входящи“ – за разговори по имейл между вашите членове. Тази папка има имейл адрес и може да се настрои да приема съобщения от хора извън групата и дори извън вашата организация, подобно на традиционните списъци за разпространение

  • Споделен календар – за планиране на събития, свързани с групата

  • Библиотека с документи на SharePoint – централно място за съхранение и споделяне на файлове от групата

  • Споделен бележник на OneNote – за събиране на идеи, проучвания и информация

  • Екипен сайт на SharePoint – централно хранилище за информация, връзки и съдържание, свързани с вашата група

  • Planner– за разпределяне и управление на задачи от проект между членовете на групата

Не е необходимо да създавате ръчно някой от тези ресурси; създаването на групата автоматично ги създава вместо вас и присвоява необходимите разрешения за членовете на групата, така че да могат да започнат да ги използват веднага.

Можете да осъществявате достъп до тези ресурси чрез познатия настолен клиент на Microsoft Outlook (2016 или по-нова версия), чрез Outlook в уеб, чрез Outlook 2016 за Mac (само за споделена папка "Входящи") или чрез Outlook Mobile. Ще намерите своя Групи на Microsoft 365 в навигационния екран вляво в настолната версия на Outlook или в уеб.

Ще намерите групите си на навигационния екран отляво в Outlook или Outlook в уеб

С новата карта за посочване на Групи на Microsoft 365 имате бърз достъп до споделени ресурси на групата. Просто посочете името на групата в Outlook в уеб или SharePoint.

Изображение на новата карта за посочване на групи в Office 365

Най-новата част от нашето сътрудничество е Microsoft Teams. Microsoft Teams е вътрешният цикъл за вашия екип – постоянна, базирана на чат работна област, в която можете да провеждате неформални разговори в реално време, разговори около много конкретни теми или специфични подгрупи в групата. 

Yammer пренася корпоративната социална среда във вашето сътрудничество. Това ви помага да правите нови връзки и открития в цялата организация. Това може да ви помогне да комуникирате и да обсъждате идеи за цялата фирма или по общи интереси.

Чрез създаване наMicrosoft 365 свързана група в Yammer ще получавате:

  • Група на Yammer – често срещано място за разговори и споделяне на информация

  • Библиотека с документи на SharePoint – централно място за съхранение и споделяне на файлове от групата

  • Споделен бележник на OneNote – за събиране на идеи, проучвания и информация

  • Екипен сайт на SharePoint – централно хранилище за информация, връзки и съдържание, свързани с вашата група

  • Planner – за разпределяне и управление на задачи по проект между членовете на групата

Можете да получите достъп до тези инструменти чрез Yammer в браузъра си или чрез приложението Yammer на вашето устройство с iOS, Android или Windows Phone.

След като дадена група изпълни предназначението си, можете да я изтриете, за да освободите системни ресурси и да спре да се показва в списъците. Вижте Изтриване на група. Ако не искате да се налага да помните да изтривате остарели групи, вашият администратор може да зададе правила за изтичане на срока, които ще доведат до изтичане на срока на старите групи и автоматичното им премахване след определен период от време. Вижте: правила за изтичане на срока за Microsoft 365.

Забележка: Съдържанието на този раздел е предназначено за администратори.

Има три основни модела на осигуряванеГрупи на Microsoft 365: отваряне, ръководен или контролиран. Всеки от тях има свои предимства.

Модел

Предимства

Отвори (по подразбиране)

Потребителите могат да създадат собствени групи, ако е необходимо, без да трябва да чакат или да безпокоят ИТ.

Администрирани

Потребители искат група от ИТ. Той може да ги напътства в избора на най-добрите инструменти за сътрудничество за техните нужди

Контролирани

Създаването на групи се ограничава до определени хора, екипи или услуги (вижте: управление кой може да създава групи на Microsoft 365)

Ако искате да управлявате начина, по който се именуват Групи на Microsoft 365 ви, можете да използвате правила за имена, за да принудите имена на групи да се придържат към определени стандарти, включително предварително фиксирани или суфикси, както и да блокират нежелателни имена. Вижте правилата за именуване на групи на Microsoft 365 за повече информация.

Всяка група има поне един собственик, който може да добавя или премахва членове, както и да прави някакви основни корекции за групата и нейното съдържание. Обикновено собственикът прави това в Outlook. Вижте: Добавяне и премахване на членове на група в Outlook. Ако собственик на група (или собственици) напусне организацията по някаква причина, администраторът може да присвои нов собственик на групата. Вижте Присвояване на нов собственик към изолирана група.

Освен това, ако имате разрешения на администратор на Exchange Online , можете да администрирате вашите групи от центъра за администриране на Microsoft 365 (вижте управление на членството в група в центъра за администриране на Microsoft 365) или от PowerShell (вижте управление на групи на Microsoft 365 с PowerShell .

Може да дойде време, когато искате да изтриете група от вашия клиент. За информация как да изтриете група вижте: Изтриване на група. Ако група случайно е изтрита администраторите могат да възстановят тази група за до 30 дни, вижте: възстановяване на изтрита група на Microsoft 365.

Ако предпочитате по-автоматизиран начин за управление на жизнения цикъл на вашата Групи на Microsoft 365, можете да използвате правила за изтичане на срока , за да изтече групата в определен интервал от време. Собствениците на групата ще получат имейл 30, 15 и 1 ден преди изтичането на групата, което им позволява лесно подновяване на групата, ако все още е необходимо. Вижте: правила за изтичане на срока за Microsoft 365.

Ограничения за групи

Максимален брой...

Стойност

Собственици на група

100

Групи, които потребител може да създаде

250

Групи, които може да се създават от администратор

До лимита от 500 000 за клиент по подразбиране

Брой потребители

Повече от 1000, макар че само 1000 имат достъп до разговорите в група едновременно.

В големи групи е възможно потребителите да забележат закъснения при достъпа до календара и разговорите в Outlook

Брой на групите, на които потребителят може да бъде член

 1000

Съхранение на файлове

1 терабайт + 10 гигабайта за абониран потребител + допълнително закупено място за съхранение. Можете да закупите неограничено по размер допълнително място за съхранение.

Размер на пощенската кутия на групата

50 GB

Максималният брой на групите по подразбиране, който Microsoft 365 организация може да има в момента е 500 000.

Ако планирате да използвате функцията "Group нефиксирани" от Azure Active Directory Connect, максималната дължина е 448 знака, свързани с атрибута "Описание".

За повече информация относно мястото за съхранение в SharePoint Online вижте SharePoint Online – ограничения и SharePoint Online – софтуерни граници и ограничения.

Управлението на вашата Групи на Microsoft 365 е по-ефективно, когато имате информация за действие за използването на групи. Центърът за администриране на Microsoft 365 има инструмент за отчети , който може да ви позволи да виждате неща като използването на място за съхранение, колко активни групи имате и дори как потребителите използват групите. Вижте: Microsoft 365 съобщава в центъра за администриране за повече информация.

Групи на Microsoft 365 ви дава редица инструменти за съответствие, защита на информациятаи откриване на електронни данни.

Вж. също

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×